信息技術公司應收賬款監管管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1099422
2024-09-07
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1、 信息技術公司應收賬款監管管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 公司應收賬款監管制度一、工作目的為保證公司能最大可能的利用客戶信用拓展市場以利于銷售公司的產品,同時又要以最小的壞帳損失代價來保證公司資金安全,防范經營風險;并盡可能的縮短應收帳款占用資金的時間,加快企業資金周轉,提高企業資金的使用效率二、工作范圍包括發出產品賒銷所產生的應收帳款和公司經營中發生的各類債權。具體有應收銷貨款、預付購貨款、其他應收款三個方面的內容。三、工作職責應收帳款的管理部門為公司的財務部和業務部,業務部門負責客戶的聯系、數據傳遞和款2、項催收,財務部負責信息反饋,財務部們和業務部門共同負責客戶信用額度的確定。四、工作的基本要示1、信息管理基礎工作的建立由業務部門完成,公司業務部應在收集整理的基礎上建立以下幾個方面的客戶信息檔案一式兩份,由業務經理復核簽字后一份保存于公司總經理辦公室,一份保存于公司業務部,業務經理為該檔案的最終責任人,客戶信息檔案包括:a、客戶基礎資料:即有關客戶最基本的原始資料,包括客戶的名稱、地址、電話、所有者、經營管理者、法人代表及他們的個人性格、興趣、愛好、家庭、學歷、年齡、能力、經歷背景,與本公司交往的時間,業務種類等。這些資料是客戶管理的起點和基礎,由負責市場產品銷售的業務人員對客戶的訪問收集來的3、;b、客戶特征:主要包括市場區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方向、經營政策、經營特點等;c、業務狀況:包括客戶的銷售實績、市場份額、市場競爭力和市場地位、與競爭者的關系及于本公司的業務關系和合作情況;d、交易現狀:主要包括客戶的銷售活動現狀、存在的問題、客戶公司的戰略、未來的展望及客戶公司的市場形象、聲譽、財務狀況、信用狀況等。2、客戶的基礎信息資料由負責各區域、片的業務員負責收集,凡于本公司交易次數在兩次以上,且單次交易額達到1萬元人民幣以上的均為資料收集的范圍,時間期限為達到上述交易額第二次交易后的一月內完成并交業務經理匯總建檔。3、客戶的信息資料為公司的重要檔案,所有經管人員須妥4、慎保管,確保不得遺失,如因公司部份崗位人員的調整和離職,該資料的移交作為工作交接的主要部分,凡資料交接不清的,不予辦理離崗、離職手續。4、客戶的信息資料應根據業務員與相關客戶的交往中所了解的情況,隨時匯總整理后交業務經理定期予以更新或補充。5、財務部門應于每月后10日前提供一份當月尚未收款的應收賬款帳齡明細表,提交給業務部門、主管市場的副總經理。由相關業務人員核對無誤后報經業務主管及主管市場的副總經理批準進行賬款回收工作。該表由業務員在出門收帳前核對其正確性,不可到客戶處才發現,不得有損公司形象;6、業務部門應嚴格對照財務部們報來的帳齡明細表,及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況,對未按期結算回款5、的客戶及時聯絡和反饋信息給主管副總經理。7、業務人員在與客戶簽定合同或的協議書時,應對應客戶的約定單次銷售金額和結算期限,并在期限內負責經手相關賬款的催收和聯絡。如超過信用期限者,按以下規定處理:超過1-10天時,由經辦人上報部門負責人,并電話催收;超過11-30天時,由部門經理上報主管副總經理,派員上門催收,并由業務部門對經辦人給予相應懲罰;超過61-90天時,并經催收無效的,由業務主管報總經理批準后作個案處理(如提請公司法律顧問考慮通過法院起訴等催收方式),并由業務部門對經辦人給予相應懲罰;8、業務員在外出收帳前要仔細核對客戶欠款的正確性,不可到客戶處才發現數據差錯,有損公司形象。外出前需6、預先安排好路線經業務主管同意后才可出去收款;款項收回時業務員需整理已收的帳款,并填寫應收帳款回款明細表,若有折扣時需在授權范圍內執行,并書面陳述原因,由業務經理簽字后及時向財務交納相關款項并銷帳。9、清收帳款由業務部門統一安排路線和客戶,并確定返回時間,業務員在外清收帳款,每到一客戶,無論是否清結完畢,均需隨時向業務經理電話匯報工作進度和行程。任何人不得借機游山玩水。10、業務員收帳時應收取票據,若收取銀行票據時應注意開票日期、票據抬頭及其金額是否正確無誤,如不符時應及時聯系退票并重新辦理。若收匯票時需客戶背面簽名,并查詢銀行確認匯票的真偽性;如為匯票背書時要注意背書是否清楚,注意一次背書時背7、書印章是否與匯票抬頭一致,背書印章名稱是否為發票印章名稱一致。11、收取的匯票金額大于應收帳款時非經業務經理同意,現場不得以現金找還客戶,而應作為暫收款收回,并抵扣下次帳款;12、收款時客戶現場反映價格、交貨期限、質量、運輸問題,在業務權限內時可立即同意,若在權限外時需立即匯報主管,并在不超過3個工作日內給客戶以答復。如屬價格調整,回公司應立即填寫價格調整表告知相關部門并在相關資料中做好記錄;13、業務人員在銷售產品和清收帳款時不得有下列行為,一經發現,一律予以開除,并限期補正或賠償,嚴重者移交司法部門。a、收款不報或積壓收款。b、退貨不報或積壓退貨。c、轉售不依規定或轉售圖利。14、業務人員8、全權負責對自己經手賒銷業務的賬款回收,為此,應定期或不定期地對客戶進行訪問(電話或上門訪問,每季度不得少于兩次),訪問客戶時,如發現客戶有異常現象,應自發現問題之日起1日內填寫“問題客戶報告單”,并建議應采取的措施,或視情況填寫“壞帳申請書”呈請批準,由業務主管審查后提出處理意見,凡確定為壞帳的須報經主管市場的副總經理(總經理)審核后,報總經理審批后按相關財務規定處理。15、業務人員因疏于訪問,未能及時掌握客戶的情況變化和通知公司,致公司蒙受損失時,業務人員應負責賠償該項損失-以上的金額。(注:疏于訪問意謂未依公司規定的次數,按期訪問客戶者。)16、業務部門應全盤掌握公司全體客戶的信用狀況及來9、往情況,業務人員對于所有的逾期應收帳款,應由各個經辦人將未收款的理由,詳細陳述于帳齡分析表的備注欄上,以供公司參考,對大額的逾期應收帳款應特別書面說明,并提出清收建議,否則此類帳款將來因故無法收回形成呆帳時,業務人員應負責賠償-以上的金額。17、業務員發現發生壞帳的可能性時應爭取速報業務主管,及時采取補救措施,如客戶有其他財產可供作抵價時,征得客戶同意立即協商抵價物價值,妥為處理避免更大損失發生。但不得在沒有擔保的情況下,再次向該客戶發貨。否則相關損失由業務員負責全額賠償。18、“壞帳申請書”,有關客戶的名稱、號碼、負責人姓名、營業地址、電話號碼等,均應一一填寫清楚,并將申請理由的事實,不能收10、回的原因等,做簡明扼要的敘述,經主管銷售經理核準,報送總經理審批,轉送財務部以做賬務處理。19、凡發生壞帳的,應查明原因,如屬業務人員責任心不強造成,于當月份計算業務人員銷售成績時,應按壞賬金額的-%先予扣減業務員的業務提成。第六章:應收賬款交接制度第三十二條:業務人員崗位調換、離職,必須對經手的應收帳款進行交接,凡業務人員調崗,必須先辦理包括應收帳款在內的工作交接,交接未完的,不得離崗,交接不清的,責任由交者負責,交接清楚后,責任由接替者負責;凡離職的,應在30日向公司提出申請,批準后辦理交接手續,未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予發放,由此給公司造成損失的,將依法追究法律責任。11、離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準,在生效日期前要交接完成,若交接不清又離職時,仍將依照法律程序追究當事人的責任;第三十三條:業務員提出離職后須把經手的應收帳款全部收回或取得客戶付款的承諾擔保,若在一個月內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的就不予辦理離職;第三十四條:離職業務員經手的壞帳理賠事宜如已取得客戶的書面確認,則不影響離職手續的辦理,其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經手人的離職而無效。第三十五條:“離職移交清單”至少一式三份,由移交、接交人核對內容無誤后雙方簽字,并監交人簽字后,保存在移交人一份,接交人一份,公司檔案存留一份;第三十六條:業務人員接交時,應與客戶核對帳單,遇有疑12、問或帳目不清時應立即向主管反映,未立即呈報,有意代為隱瞞者應與離職人員同負全部責任;第三十七條:公司各級人員移交時,應與完成移交手續并經主管認可后,方可發放該移交人員最后任職月份的薪金,未經主管同意而自行發放由出納人員負責;第三十八條:業務人員辦交接時由業務主管監督;移交時發現有貪污公款、短缺物品、現金、票據或其他憑證者,除限期賠還外,情節重大時依法追訴民、刑事責任;第三十九條:應收帳款交接后一個月內應全部逐一核對,無異議的帳款由接交人負責接手清收,(財務部應隨時對客戶辦理通訊或實地對帳,以確定業務人員手中帳單的真實性。);交接前應核對全部賬目報表,有關交接項目概以交接清單為準,交接清單若經交13、接、監三方簽署蓋章即視為完成交接,日后若發現帳目不符時由接交人負責。 公司應收款管理制度應收賬款管理制度第1章 總則第1條 目的。為保證企業最大可能利用客戶信用拓展市場,同時防范應收賬款管理過程中的各種風險,減少壞賬損失,加快企業資金周轉,提高企業資金的使用效率,特制定本制度。第2條 適用范圍。本制度所稱的應收賬款,包括賒銷業務所產生的應收賬款和企業經營中發生的各類債權,主要包括應收銷貨款、預付購貨款、其他應收款三個方面的內容。第3條 應收賬款主管應于每月最后3日前提供一份當月尚未收款的應收賬款賬齡明細表,提交給財務經理、銷售經理及營銷總監。第4條 銷售業務員在與客戶簽訂合同或協議書時,約定14、單次銷售金額和結算期限,并在期限內負責經手相關賬款的催收和聯絡。第5條 銷售部應嚴格按照應收賬款賬齡明細表,及時核對、跟蹤賒銷客戶的回款情況。第6條 清收賬款由銷售部統一安排路線和客戶,并確定返回時間,銷售業務員在外清收賬款時,無論是否清結完畢,均需隨時向銷售經理電話匯報工作進度和行程。第7條 銷售業務員于每日收到貨款后,應于當日填寫收款日報表一式四份,一份自留,三份交企業財務部。第8條 銷售業務員收取的匯票金額大于應收賬款時,非經銷售經理同意,現場不得以現金找還客戶,而應作為暫收款收回,并抵扣下次賬款。第9條 銷售業務員收款時對于客戶現場反映的價格、交貨期限、質量、運輸問題,在業務權限內時可15、立即給予答復,若在權限外需立即匯報銷售經理,并在不超過3個工作日內給予客戶答復。第10條 銷售業務員在銷售產品和清收賬款時不得有下列行為,一經發現,分別給予罰款或者開除處分,并限期補正或賠償,情節嚴重者移交司法部門處理。1收款不報或積壓收款。2退貨不報或積壓退貨。 3轉售不依規定或轉售圖利。4代銷其他廠家產品。5截留,挪用,坐支貨款不及時上繳。6收取現金改換承兌匯票。第4章 應收賬款交接第17條 銷售業務員崗位調換、離職,必須對經手的應收賬款進行交接。第18條 凡銷售業務員調崗的,必須先辦理包括應收賬款、庫存產品等在內的工作交接,交接未完,不得離崗,交接不清的,責任由移交者負責,交接清楚后,責16、任由接替者負責。第19條 凡銷售業務員離職的,應在30日前向企業提出申請,經批準后辦理交接手續,未辦理交接手續而自行離開者其薪資和離職補貼不予發放,由此給企業造成損失的,將依法追究法律責任。第20條 離職交接以最后在交接單上批示的生效日期為準,在生效日期前要完成交接,若交接不清又離職時,仍將依照法律程序追究當事人的責任。第21條 銷售業務員提出離職后須把經手的應收賬款全部收回或取得客戶付款的承諾擔保,若在1個月內未能收回或取得客戶付款承諾擔保的則不予辦理離職手續。第22條 離職銷售業務員經手的壞賬理賠事宜如已取得客戶的書面確認,則不影響離職手續的辦理,其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經手人的17、離職而無效。第23條 “離職移交清單”至少一式三份,由移交、接交人核對內容無誤后雙方簽字,保存在移交人一份,接交人一份,企業檔案存留一份。第24條 銷售業務員接交時,應與客戶核對賬單,遇有疑問或賬目不清時應立即向銷售經理反映,未立即呈報,有意代為隱瞞者應與離職人員同負全部責任。第25條 銷售業務員辦交接時由銷售經理監督;移交時發現有貪污公款、短缺物品、現金、票據或其他憑證者,除限期賠還外,情節重大時依法追究其民事、刑事責任。第26條 應收賬款交接后1個月內應全部逐一核對,無異議的賬款由接交人負責接手清收。第27條 交接前應核對全部賬目報表,有關交接項目概以交接清單為準,交接清單若經交、接、監三18、方簽署蓋章即視為完成交接,日后若發現賬目不符時由接交人負責。第5章 附則第28條 本制度解釋權歸企業財務部。第29條 本制度自頒布之日起執行。 xx信息技術有限公司 財務部應收帳款日常管理制度 為了進一步規范應收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系,對應收帳款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制,特制定本管理規范。 一、建立客戶檔案,進行有效的信用評估和跟蹤記錄: 二、事前控制:(簽約到發貨) 從初識客戶到維護老客戶,業務人以及經辦業務的各級管理人員都應全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進行交易。 對客戶的審查內容(5W): 1、who 人員素質,銷售業績,社會關系 2、where 19、地理位置,物流配送情況 3、when 從事本行業的時間,何時開始合作,有否合作經歷 4、what 信用檔案,有無不良紀錄 5、why 關鍵點,為什么要合作,合作原因,合作動機,合作前景 對客戶的評定等級 A 類客戶,回款2個月內 B 類客戶,回款5個月內 (最好預付一部分貨款) C 類客戶,回款8個月內 (必須預付一部分貨款) D 類客戶,回款時間相當長,不可靠 (必須貨款兩清) 簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對,合同的每一項內容,都有可能成為日后產生信用問題的憑證。合同是解決應收帳款追收的根本依據。 在銷售合同中應明確的主要內容 : 1、明確交易條件,如:品名、規格、數量、交貨期20、限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等; 2、明確雙方的權利義務和違約責任; 3、確定合同期限; 4、簽訂時間和經辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章); 5、電話訂貨,最好有傳真件作為憑證。 合同的簽訂必須經過市場部經理審核確認才可以蓋章。 三、 事中控制:(發貨到收款) 1、發貨查詢,貨款跟蹤。每次發貨前客服部必須與銷售合同保持核對;公司在銷售貨物后,就應該啟動監控程序,根據不同的信用等級實施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進行適度催收,同時注意維持跟客戶良好的合作關系。(由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤) 收帳策略如下: A 類客戶,按常21、規合同 B 類客戶,最好預付一部分貨款 C 類客戶,必須預付一部分貨款 D 類客戶,必須貨款兩清 2、回款記錄,帳齡分析。財務要形成定期的對帳制度,每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次帳目,形成定期的對帳制度,不能使管理脫節,以免造成帳目混亂互相推諉、責任不清;并且詳細記錄每筆貨款的回收情況,經常進行帳齡分析。 有幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差。 1、產品結構為多品種、多規格; 2、產品的回款期限不同,或同種產品回款期限不同; 3、產品出現平調、退貨、換貨時; 4、客戶不能夠按單對單(銷售單據或發票)回款; 以上情況會給應收帳款的管理帶來困難,定期對帳避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越22、滾越大,而造成呆、死帳現象,同時對帳之后要形成具有法律效應的文書,而不是口頭承諾。 四、事后控制:(欠款到追收) 1、欠款到追收。對拖欠帳款的追收,要采用多種方法清討,催收帳款責任到位。原則上采取大區經理負責制,再由大區經理落實到具體的業務員身上。如果是單一的大區經銷商或代理商,則由客服中心定期對其進行溝通、催付。 對已發生的應收帳款,可按其帳齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實催討責任。對于確實由于資金周轉困難的企業,應采取訂立還款計劃,限期清欠,采取債務重整策略。應收帳款的最后期限,不能超過回款期限的1/3( 如期限是60天,最后收款期限不能超過80天);如超過,即馬上采23、取行動追討。 2、總量控制,分級管理。財務部門負責應收帳款的計劃、控制和考核。銷售人員是應收帳款的直接責任人,公司對銷售人員考核的最終焦點是收現指標。貨款回收期限前一周,電話通知或拜訪負責人,預知其結款日期,并在結款日按時前往拜訪。 追款三步驟: 、聯系:電話 聯系溝通 債務分析 分析拖款征兆 銷售人員或客服中心要適時與客戶保持電話聯系,隨時了解客戶的經營狀況、 財務狀況、個人背景等信息并分析客戶拖款征兆。 、信函: 期限 實地考察 保持壓力 確定追付方式 銷售人員要對客戶進行全程跟進,與客戶接觸率與成功回收率是成正比的,越早與客戶接觸,與客戶開誠布公的溝通,被拖欠的機會就會越低。并且給予客戶24、一個正確的觀念,我們對所有欠款都是非常嚴肅的,是不能夠容忍被拖欠的。 、走訪:資信調查 合適的催討方式 銷售人員要定期探訪客戶,客戶到期付款,應按時上門收款,或電話催收。即使是過期一天,也應馬上追收,不 應有等待的心理。遇到客戶風險時,采取風險預警和時時、層層上報制,在某個責任人充分了解、調查、詳細記錄客戶信用的情況下,由主管、經理等參與分析,及時對下屬申報的問題給予指導和協助。 3、對已拖欠款項的處理事項 : 、文件:檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備; 、收集資料:要求客戶提供拖欠款項的事由,并收集資料以證明其正確性; 、追討文件:建立帳款催收預案。根據情況不同,建立三種不同程度的追討文件預告、警告、律師函,視情況及時發出; 、最后期限:要求客戶了解最后的期限以及其后果,讓客戶明確最后期限的含義; 、要求協助:使用法律手段維護自己的利益,進行仲裁或訴訟。 五、預警管理: 1、每一客戶會計年度終結,必須取得欠款人對所欠款的書面確認。 2、任何應收款應在發貨之日起,逾期一年零六個月,一律報告公司總經理,并通知公司法律顧問啟動催討程序。