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1、建設公司工程項目會議管理規定附三查四定表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1 目的12 范圍13 定義14 職責15 程序15.1會議范圍15.2項目啟動會25.3設計方案優化討論會35.4設計聯絡會35.5設計圖紙會審及設計交底會45.6項目協調例會55.7工地例會65.8有關專題會75.9工程項目“三查四定”會75.10工程項目系統調試前檢查會85.11項目總結會95.12會議紀律106相關文件107記錄10工程項目會議管理規定1 目的為了規范工程項目管理過程的有關會議工作，使工程項目建設過程中的有關會議制度2、化、程序化。2 范圍本規定適用于公司對外承接的工程總承包工程項目、專業工程承包項目以及公司內的固定資產投資項目（以下統稱工程項目）。3 定義 無。4 職責a) 公司分管副總經理負責主持召開工程項目協調會、重大問題專題會議等。b) 項目經理負責組織召開項目有關會議。如項目啟動會、設計聯絡會、工程項目整套系統啟動前檢查會、項目總結會等。c) 項目經理部設計/采購/施工/調試經理負責組織召開有關會議：設計方案優化討論會、工地例會、工程項目“三查四定”會、設計圖紙會審及交底會、有關專題會等。d) 工程部負責督促檢查項目經理部按規定及時召開有關會議，解決處理問題。5 程序5.1會議范圍a) 工程項目實施3、階段，會議范圍一般包括項目啟動會、設計方案優化討論會、設計聯絡會、設計圖紙會審及交底會、工程項目協調會及工地例會、工程項目“三查四定”會、工程項目整套系統啟動前檢查會、有關專題會、項目總結會等。b) 項目合同簽定后，召開項目啟動會議，明確項目目標、落實人員、組織機構及相關職責。根據工程項目建設進展情況，適時召開設計方案優化討論會、設計聯絡會、設計審查及設計交底會、工程項目協調會和工地例會、相關專題協調會、工程項目“三查四定”會、工程項目整套系統啟動前檢查會，項目運行結束，工程交付業主或投資方，召開項目總結會。5.2項目啟動會a） 會議目的：項目啟動會議宣告工程項目進入實施階段。通過會議使項目經4、理部所有人員了解項目總體目標、明確各自的職責，以便更加高效地協同工作。b） 會議時間：工程項目合同生效，項目經理部人員落實后立即組織召開。c） 會議準備：項目經理編制項目初步實施方案，會前通知市場營銷部準備介紹合同情況，設計經理準備介紹技術協議情況。d） 參加單位及人員：公司分管副總經理、市場營銷部、工程部、相關部、財務計劃部、物資采購部、項目經理部全體人員。由項目經理部提前1天書面通知相關部門、人員和領導。e） 會議主持人：項目經理f） 會議要求：(1) 市場營銷部商務經理、設計經理分別全面介紹技術協議、合同談判背景、雙方討論的主要問題、最后達成協議、合同的主要條款以及技術協議、合同執行中需5、注意的問題。(2) 項目經理介紹項目組織結構及人員，闡述項目的任務、目標、原則、總體實施計劃以及近期工作安排。(3) 相關部門及參會人員可就工作配合發表意見，討論和確定其它有關事項。(4) 公司分管副總經理對項目實施運作提出意見和要求。g） 會議組織和記錄：項目經理安排專人做會議記錄并整理會議紀要，會后第2個工作日內整理出會議紀要，經項目經理審核后，按公司文件管理規定分發，填寫發文記錄。h） 會議紀要格式見附表一。5.3設計方案優化討論會a） 會議目的：優化設計方案，提高設計質量、降低工程造價。b） 會議時間：項目啟動會召開后2周內，若需調研可在調研后。c） 會議準備：啟動會后，設計經理牽頭組6、織相關專業設計人員，充分閱讀技術協議，各專業設計負責人，書面提出本專業的設計方案和思路，設計經理收到各專業的書面材料后，發送會議通知至參加會議的單位和人員。d） 參加單位及人員：項目經理部所有人員、工程項目所有設計人員、各專業主任工程師、外聘專家、公司分管技術副總工程師、公司總工程師。e） 會議主持人：公司總工程師。f） 會議要求：設計經理匯報工程設計的總體方案，各專業設計負責人匯報本專業的設計方案和思路，與會代表充分發表意見，最終明確工程項目的設計方案。g） 會議組織和記錄：設計經理安排專人做會議記錄并編制會議紀要，會后一周內整理出會議紀要發送至與會單位和人員。h） 會議紀要的格式（見附表二7、）。5.4設計聯絡會a） 會議目的：設計聯絡會一般在工程項目技術協議中都給予了明確，是為了解決工程項目設計過程中的相互配合、互提條件的問題，以便加快工程項目設計進度、提高設計質量，為工程項目施工打下良好的基礎。b） 會議時間：按照工程項目技術協議中明確的時間召開。c） 會議準備：設計聯絡會由工程項目的設計經理負責，要求技術協議談完后，設計經理要根據技術協議中的要求，立即組織開展第一次設計聯絡會的準備工作，對第一次設計聯絡會的每一個問題，都要有書面意見，并準備好相關資料，以后歷次設計聯絡會按此執行。d） 參加單位及人員：項目經理、設計經理、相關部的專業工程師、公司技術副總、以及項目經理部有關人員8、。e） 會議主持人：在業主方，由業主方設計院相關人員主持，或由設計經理或項目經理主持。f） 會議要求：落實技術協議中約定的事項，也可增加有關內容，但要提前一周告訴雙方（業主方設計院、項目經理部）。g） 會議紀要的要求和分發：聯絡會后立即整理出會議紀要，由主持會議方起草，設計經理代表公司在紀要上簽字，紀要帶回公司后，按公司文件管理規定分發，填寫發文記錄。h） 會議紀要格式（可采用一般格式或見附表三）。5.5設計圖紙會審及設計交底會a） 會議目的：為了盡最大可能減少圖紙中的錯、缺、碰、漏，提高設計圖紙質量，方便工程施工和運行、檢修維護，加快工程進度，降低工程造價。b） 會議時間：圖紙會審一般分兩次9、，必要時可安排三次。第一次在初步設計（或基礎設計）出版后，第二次在施工圖出版后，必要時，在項目建設工程中。設計交底安排在施工圖出版后，工程開工前，可以分專業進行，也可所有專業參加，按整個項目進行。圖紙會審分內審和外審，內審是指僅在公司內部范圍進行，外審是指有業主方代表參加的審查。要做到內外有別，外審在內審后進行。c） 會議準備：項目經理部一般在圖紙審查/設計交底的前一周出書面通知，通知有關各方：設計、施工、調試、物資采購、項目經理部等人員要充分閱讀圖紙及有關資料，提出閱圖記錄，交項目經理部。d） 會議參加人員：圖紙審查會，一般項目經理部所有人員、公司分管技術總工程師或其委托人、所在項目的所有設10、計人員必須參加、必要時邀請有經驗的專家（如有過同類項目設計或建設經驗的人員），施工單位技術人員、業主單位技術人員參加（外審時）；設計交底會，一般項目經理部所有人員、相關物資采購人員、施工單位技術人員、監理單位技術人員、業主單位技術人員必須參加。e） 會議主持：圖紙審查會由項目經理主持，設計交底會由項目經理或設計經理主持。f） 會議要求：i. 會前要有閱圖記錄并發至設計人員手中，設計人員要對閱圖記錄給予答復和解釋，專業設計人員要介紹設計意圖，并提出物資采購、工程施工時應注意的事項。ii. 設計、施工、物資采購、項目經理部必須自帶圖紙參加會議。iii. 對圖紙審查/設計交底會上提出的問題，設計人員11、要及時逐條答復，并在會后給出設計變更單。g） 會議組織和記錄：圖紙審查/設計交底會由項目經理負責組織，項目經理安排專人做好記錄、編制會議紀要，并督辦會議紀要的落實情況。會議紀要一般于當天整理完，并發至有關人員。5.6項目協調例會a） 會議目的：該會議是貫徹公司以項目管理為中心的精神，對每個正在運行項目的安全、進度、質量、成本費用進行檢查，尤其是要檢查部門之間有無重大不協調的問題，以便迅速明確解決問題的辦法和措施，推動工程項目有序、快捷、優質地開展。b） 會議時間：項目協調例會每周召開一次，定于每周一下午2：00點整。c） 會議準備：每次會議召開前，各職能部門要檢查上次會議中自身問題的落實情況，12、并對本次會上要提出的問題列出提綱；工程部代表公司檢查上次會議紀要落實情況（包括督辦結果）；項目經理部準備工程進展情況、存在問題以及上次會議中本項目問題落實情況。如項目經理部人員在項目現場無法回公司參加會議，項目經理必須于每周一將上周項目進展周報書面傳真至公司工程部，由工程部安排專人進行匯報。d） 會議參加單位及人員：工程部、采購部、技術部、設計部、財務部、各項目經理部。必要時也可邀請某些專業人員（如財務分析、合同管理等）參加。e） 會議主持：公司分管副總經理。f） 會議要求：i. 首先，依次由各項目經理扼要匯報項目安全、進度、質量、成本費用、物資采購、合同執行等進展情況，以及當前項目進展中存在13、的問題和需要完成的重大任務。對存在的問題，項目經理部要提出初步的解決辦法和措施，對需要解釋的問題說明原因，但匯報時間不超過5分鐘，特別重大問題提出召開專題會討論。ii. 各職能部門匯報上次會議中各自問題落實情況，并對項目經理部提出的問題給予回答，提出本部門的意見、解決辦法和措施。iii. 會議重點必須明確，強調日常相互協調和溝通。對于通過部門間協調可以解決的問題，要求項目經理、各部門負責人應在日常協調和溝通中解決，無需在會上提出。iv. 各職能部門還可就項目情況或組織、管理方面等事宜發表意見。v. 項目經理部、各職能部門發言后，項目管理部代表公司通報上次會議的督辦結果。vi. 公司主管副總經理14、聽取各部門匯報及督辦結果后，就會上提出的緊急、重大或重要問題進行決策，傳達公司對工程項目的管理精神，并對下階段工程項目運營提出要求。g） 會議組織與記錄：項目管理部負責組織會議并安排專人編寫會議紀要，會議紀要應寫明會上討論的問題、決議和行動計劃。會議紀要應最遲在會后第二天及時發放到與會單位和公司領導。h） 會議紀要格式見附表四。i） 每個月的最后一周（第4周）的項目協調會，可邀請公司總經理層所有成員、公司董事會成員（董事會認為需要時）參加，其他參加部門和人員不變。5.7工地例會a） 會議目的：工程項目開工后，應在工地每周召開一次工地例會，協調解決工程進展過程中質量、進度、成本費用、安全、合同執15、行等問題，以便工程有序、快捷地進行。b） 會議時間：由項目經理部結合工地現場實際情況自定。c） 會議準備：項目經理部相關人員（設計、施工、物資供應、調試等）會前要檢查工程進展情況，上次會議落實情況，并對發現的問題提出解決辦法。d） 會議參加人員：項目經理部所有在現場人員、設計工代、業主代表、設備廠家代表、物資采購人員（如在現場）、監理、分包方等。e） 會議主持：施工經理。f） 會議要求：檢查工程項目的安全、質量、進度、成本費用、合同執行等情況，檢查上次會議紀要落實情況，對下階段工程項目進展做出安排。g） 會議組織與記錄：施工經理安排專人編寫會議紀要，會議紀要應寫明會上討論的問題、決議和行動計劃16、，會議紀要應最遲在會后第二天及時發放到與會單位和人員。需要公司后方給與資源支持的，形成紀要后需及時電傳或通過E-mail發送至公司有關部門和領導，并追蹤公司的回應。5.8有關專題會a） 會議目的：工程項目運行過程中，為了及時協調項目有關重大/緊急問題（包括事故及處理方案等），可隨時召開專題協調會，以便工程項目順利開展。b） 會議時間：由召開專題會的部門或項目經理部根據議題情況自定。c） 會議準備：一般由會議發起的部門事先發書面通知（緊急情況可電話通知），通知要說明召開的時間、地點、主持人、參加人員、討論的議題等。d） 會議參加人員：會議發起的部門根據討論議題內容自定。e） 會議主持：會議發起的17、部門安排人主持。f） 會議要求：專題會要求一事一議，議必議決。g） 會議組織和記錄：由會議發起的部門安排專人記錄并編制會議紀要，會議紀要在會議當天發至參加會議人員。5.9工程項目“三查四定”會a） 會議目的：檢查工程施工過程中存在的施工質量隱患、未完工程、設計漏項（三查），對檢查出的問題定任務、定人員、定措施、定整改時間（四定），消除質量隱患、加快工程進度，確保試車一次成功。b） 會議時間：項目經理部根據現場情況確定，一般應在工程實體按設計內容安裝結束，施工單位自檢合格后一周內進行。c） 會議準備：施工經理組織有關單位（含分包單位、物資供應部門等）準備工程過程資料、分項、分部、單位工程質量評定18、資料，項目管理資料、設計圖紙及資料、設備隨機資料，“三查四定”表格，會議通知等。d） 參加會議人員：項目經理部所有人員、分包單位現場技術負責人、業主單位代表、監理單位代表、有關專家等。e） 會議主持：項目經理或其委托人f） 會議要求：與會人員先檢查工程實體、工程資料，將所發現的問題記錄在“三查四定”表中。然后集中討論問題的處理辦法，即定任務、定人員、定措施，定完成時間。g） 會議紀要的要求和分發：項目經理安排專人記錄并編制會議紀要，在會議召開的一周內發至所有參加會議人員和單位。需要公司后方給與資源支持的，形成紀要后需及時電傳或通過E-mail發公司有關部門和領導，并追蹤公司的回應。h） 會議紀19、要的格式可采用一般格式，“三查四定”表見附表五。5.10工程項目系統調試前檢查會a） 會議目的：為了消除影響試車的重要質量隱患、設計問題、不安全因素，檢查落實試車條件，確保試車一次成功。b） 會議時間：工程項目安裝結束具備單機試車條件，單機試車前，由項目經理部根據現場具體情況確定。c） 會議準備：i. 成立試車小組；ii. 單機試車、聯動試車方案已經批準；iii. 單機試車時所需要增加的臨時設施（如管線、閥門、盲板、過濾網等），按試車方案已實施；iv. 單機試車過程所需要的電力、蒸汽、工業水、循環水、脫鹽水、儀表風、工業風、氮氣、燃料氣、潤滑油（脂）物料等由業主單位提供，已經滿足試車要求；v.20、 單機試車過程所需檢測工具、記錄儀器施工單位已經準備好；vi. 單機試車過程所需記錄表格已經準備好。d） 會議參加人員：項目經理部所有人員、設計人員、施工單位人員、業主單位人員、監理單位人員、設備廠家人員、外方專家，試車小組成員等。e） 會議主持：項目經理。f） 會議要求：i. 與會人員首先檢查工程實體，檢查“三查四定”的問題是否整改完，檢查有無影響試車的不安全因素；ii. 查試車系統的完整性；iii. 檢查是否工完、料凈、場地清；iv. 檢查試車所需臨時設施、物料、力能等是否落實；v. 會上檢查試車組織機構落實情況、準備情況；vi. 明確試車計劃、時間安排；vii. 事故預案；viii. 決21、定是否具備試車條件，并簽字確認；ix. 決定試車開始時間。g） 會議的組織和記錄：項目經理安排專人做好會議記錄，并編制會議紀要，在會議召開后兩個工作日內發至參加會議的單位和個人。需要公司后方給與資源支持的，形成紀要后需及時電傳或通過E-mail發公司有關部門和領導，并追蹤公司的回應。h） 工程項目整套系統啟動條件確認表見表六。5.11項目總結會a） 會議目的：總結工程項目建設中的經驗、教訓，提高項目管理水平，給新的工程項目建設提供學習資料。b） 會議時間：工程項目移交業主后的二周內。c） 會議準備：參加項目建設的所有人員寫出工程項目管理小結，并列出發言提綱。會議召開前一周，項目經理部發書面通知22、，通知參加會議的每一個人，通知中說明會議的議題。d） 會議參加人員：項目經理部所有人員，參加項目啟動會的各部門有關人員，必要時也可邀請其他項目經理部人員列席。e） 會議主持：項目經理。f） 會議要求：要求參加項目建設的所有人員都要發言，總結項目建設過程中的經驗和教訓，以及在以后的工程建設過程中應注意的問題。有圖象或圖片盡可以展示。g） 會議組織和記錄：項目經理安排專人做記錄，并編制會議紀要，作為工程總結的資料。會議紀要兩天后發至參加會議的所有人員。5.12會議紀律a） 參加會議人員必須提前5分鐘到會，在簽到簿上簽字。本人不能參加會議，必須向主持人請假，并委托一名代表參加。對三次以上參加會議遲到23、人員提出警告。對多次遲到人員通報批評。b） 為了提高會議的效率，參加會議人員不得中途退場，通訊工具打到振動。6記錄a) 啟動會會議紀要格式b) 設計方案優化討論會會議紀要c) 設計聯絡會會議紀要d) 項目聯絡會議紀要e) 項目協調會議紀要f) 三查四定表g) 工程項目整套啟動條件確認表附表一啟動會會議紀要格式主題： 項目啟動會時間：地點：主持人：參加部門/人員：會議主要內容：一、二、三、領導指示(對項目的要求)：一、二、三、附表二設計方案優化討論會會議紀要主題： 項目設計方案優化討論會時間：地點：主持人：參加部門/人員：會議主要內容：一、二、三、領導指示(對項目的要求)：一、二、三、附表三XX24、X設計聯絡會會議紀要主題： 項目第 次設計聯絡會時間：地點：主持人：參加部門/人員：會議主要內容：一、二、三、附表四工程項目協調會議紀要(第 號)主題：項目管理周例會時間： 年 月 日 時 時地點： 會議室主持人：（公司副總）參加部門/人員:會議主要內容上周各工程情況：領導指示：附表五三查四定表01序號檢查出的問題檢查出問題的類型（設計、施工質量、施工尾項）責任單位責任人整改措施完成時間備注123456789附表六工程項目整套系統啟動條件確認表02序號試車條件責任單位責任人責任人確認簽字備注1試車組織機構成立2試車方案的批準3試車系統的完整性4試車臨時設施及材料的落實5試車檢查工具的準備6試車記錄表格的準備7設備隨機資料8試車力能及物料的準備試車領導小組成員組長副組長技術負責人組員相關責任單位負責人業主單位監理單位施工單位設備廠家總承包單位