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1、公司ERP信息系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章總則第一條 為規范公司企業資源規劃（以下簡稱K/3 ERP）系統的管理，特制定本制度。第二條 K/3 ERP系統各崗位人員的職責管理除有公司有特殊規定外，皆按本制度執行。第三條我司ERP系統分為系統設置管理、銷售管理、采購管理、倉存管理、存貨核算、財務 管理七大類模塊，每個模塊對應一個部門主管，為該模塊總負責人。根據系統職能的設置，對 各模塊最終用戶職責進行界定，共分解出如下崗位：模塊職能部門主要用戶數據輸入員系統資料管理各部門各部門資料文員各部門資料2、文員銷售管理營銷部營銷人員銷售數據處理員采購管理采購部采購人員采購單據處理員倉存管理生產部主產部人員倉庫數據管理員財務管理財務部財務部會計總賬管理員 費用管理員 存貨核算員 應收管理員 應付管理員 現金管理員 固定資產管理員系統維護財務部系統管理員第四條 各部門主管是本模塊的部門負責人，負責聯絡ERP系統工程師解決本模塊最終操作用 戶提出的與系統有關的所有問題。第五條各部門主管必須結合本部門情況組織制定岀本模塊操作規范，說明本模塊主要業務流 程、各流程操作步驟、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作 參考書和培訓新進員工，并在使用過程中使系統不斷趨向完善。第六條 最終用3、戶在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯系部門主管 和系統管理員解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。第七條 K3 ERP系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，K3 ERP系統各崗位 人員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。對上層數據，如發現錯誤必須向相關 人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確；同時做好自己這部分 數據，為下層操作人員提供服務，解答下層數據使用者提出的質疑，確保數據正確。所有人員 如發現錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發現自身操作失誤應及時通知受影響部 門，并采取相應措施及時糾正。笫八條K34、 ERP系統各崗位人員應保管好自己的權限，如因賬號和密碼被人盜用造成數據錯誤 的，所造成的后果由本人承當。第九條K3ERP系統各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免占用系統模塊站點, 同時避免賬號被他人使用。如因此而造成數據錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。第十條K3 EKP系統各級相關人員，均應嚴格遵守本規則各項規定。第二章主要職責第十一條采購管理人員1、負責根據部門主管簽發的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新供應商數據；2、對于新增加供應商應根據編碼原則進行編碼，確保編碼的一致性、統一性；3、負責根據采購申請確定的采購訂單輸入、修改、列印、以及傳送財務部門；4、當日交采購訂單5、委外加工單給物流出入庫控制員，不能因自己的延誤影響物流物料的收發;5、追蹤釆購訂單執行情況，發現問題及時指導糾正。6、跟蹤釆購訂單執行情況，對于不再執行的訂單和委外加工單應及時關閉；7、如發現上層采購屮請單不正確或有疑問，應及時通知生產管理配合解決，如沒有得到解決，應書面向部門主管報告，在有關錯誤解決后才能進行下一步工作；8、如發現本層采購訂單、委外加工單有錯誤，馬上更正并以書面通知物流及財務部；9、審核外購入庫單，負責鉤稽外購入庫單、采購發票、采購費用發票。10、填制采購付款申請單交相關領導簽字。11、核對采購匯總表（明細表）及時索要采購發票。第十二條銷售管理人員1、準確錄入銷售訂單，并根6、據銷售訂單下攤銷售岀庫單、銷售發票。2、對銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票所有信息（包話：業務員、客戶、產品信息、售價、交 貨時I可等）訂單業務的執行情況進行審核。3、負責督促倉管人員及時審核銷售出庫單。4、及時、準確開具銷售回款（退款）單。5、根據K3 ERP銷售模塊報表管理或單據序時簿引出相關報表，并對報表的準確性進行審核。笫十三條倉存管理人員1、及時、準確錄入外購入庫、生產出入庫單、原料領用單、其他出入庫單據，不能影響各項出 入庫業務，保證即時庫存的準確性。2、對所有庫存收發單據的信息（物料、數量、倉庫）進行審核。3、如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正。4、如發7、現倉儲基礎數據、物料基礎數據、庫存單據不正確或有疑問，應及時通知相關人員， 如沒有得到解決，應書面向部門主管反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯 誤。5、負責每天核對實際庫存與系統庫存，發現錯誤應立即查找原因并經相關領導同意后及時做 出修改。第十四條財務管理模塊1 總賬管理人員1.1負責總賬模塊的科目維護更新。1. 2負責錄入日常業務的會計憑證。13負責對憑證信息進行審核。1.4針對實施過程中出現的問題，結合K/3的特點，提出合適的財務解決方案，并能促 進該方案的順利執行；1.5就生產、采購、銷售過程屮的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決 問題的目的。1. 6會運用K8、3 ERP所有管理模塊功能來實現財務核算管理的要求。2. 存貨核算人員2.1負責計算并結轉產品、原材料出入庫成本，生成產品入庫、原料及產品出庫成本憑 證。2.2檢查并監督庫存單據信息的完整性，如發現成本計算有誤，在請示相關領導后負責 調整期初存貨成本差異。2.3月末在所有庫存單據信息完整后，負責及時計算當期原料出庫單價并交生產部計算 當期產品標準成本，不得延誤。2.4負責對13 ERP系統物流系統結賬工作。3. 應付賬款管理人員3. 1負責審核釆購訂單與外購入庫單的價格。3.2負責檢查外購發票、費用發票、外購入庫單鉤稽的準確性與及時性。3.3負責生成外購入庫、暫估入庫、暫估入庫沖回、采購退付款9、憑證。3. 3負責核對付款中請單的金額與供應商的應付款明細是否相符。3. 6檢查對供應商應付賬余額，確保能反映真實的往來。3.7核對暫估入庫匯總表與明細表，督促采購部門及時向供應商索要外購發票。3.8檢查外購發票真偽，如外購發票有涂改、寫跡不清，外購發票公司名頭稅號不符的, 應立即通知采購部取消鉤稽該發票并退回更換合格發票。3.9負責月末應付款管理與總賬對賬工作。4. 應收賬款管理人員4.1負責月末按免稅品種在備查賬套屮錄入增值稅發票，通過稅控接口將增值稅發票導 入金穗軟件并打印稅控銷售發票。核對金穗軟件與K3 ERP備查賬套銷售管理己開發票金 額是否一致。4.2負責生成銷售收入、銷售冋款（退10、款）、銷售折讓憑證。4. 3檢查當天所有銷售出庫單及銷售回款單據信息是否正確，核對銷售出庫單與銷售發票 金額、數量是否一致。4. 4負責月末應收款管理與總賬對賬工作。5. 固定資產管理人員5.1負責維護資產類別、資產編碼，建立變更固定資產卡片。5.2審核固定資卡片信息，確保資產原值、購進使用日期、使用期限、折舊方法、使用部 門的準確。5. 3月末計提固定資折舊。5.4負責生成固定資產購進，變更、處置憑證到總賬系統。5.5負責固定資產管理與總賬對賬工作。6. 現金管理人員6.1出納人員只能用復核記賬功能登記總賬付款（收款）憑證。6.2出納人員在取得暫借款手續時，應及時將暫借款現金金額錄入現金日記11、賬中。6.3負責準確錄入支票使用備查簿，對支票的購入與領用要有完整的信息。6.4月末將銀行對賬單提供給會計人員，由會人員在現金管理模塊中錄入、勾對銀行對賬 單后生成余額調節表。6.5月末出納人員在現金管理中結出現金（銀行存款）余額，檢查總賬現金（銀行存款） 科目與現金管理現金（銀行存款）FI記賬余額是否一致。如果不一致立即使用與總賬對賬 功能找出差異原因。7. 系統管理人員7.1負責系統各級操作人員權限分配。7. 2負責系統日常管理、維護和備份。7.3負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題。7.4協助其它部門主管制定各種方案、制度。7.5負責協調公司內部資源，控制項目進度，配合各部門主管推進系12、統實施。第三章 危機預防及應急處理辦法第十五條系統管理員必須定期進行相關數據備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備 份、每月一次歸檔備份并驗證備份數據的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統分開存 放。第十六條系統管理員泄期檢查服務器等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發現問題要及 時處理；同時通過對關鍵部件采用冗余技術，保證系統穩定運行及數據安全；第十七條在發生系統故障或突發事件發生時，系統管理員必須在第一時間把相關情況向上級 匯報并通知各有關部門采取措施降低市此造成的影響和損失；系統管理員必須根據當時具體情 況制定計劃盡快恢復系統運行。笫十八條各相關職能部門在收到系統管理員故障或突發事件通知后，必須組織本部門相關人員 就有關事項做岀安排，手工解決與系統有關單據處理，待系統恢復正常運行后將手工單據重新 輸入到系統；第十九條 涉及其他如操作流程調整、業務流稈重組等情況，必須首先保證內部各環節的正常運 轉，然后由系統管理員組織各相關部門會議討論決定相關解決辦法并實施。