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1、公司信息化系統操作管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目的為了加強公司信息化系統的管理，確保數據的安全性和準確性，促進公司ERP管理工作規范有序，結合本公司特點，特制定本制度；為了加強對企業信息化建設的統一規劃及管理，本著合理使用、提高效率的原則，特制定本管理規章制度；為了加強企業運營和管理的數據呈現，以數據指標管理公司，便于提供準確數據的給公司領導層決策，特制定本制度； 適用范圍本規定適用于全公司。 名詞解釋 1. ERP：企業資源計劃即 ERP (Enterprise Resource Planning)2、ERP 是一個以管理會計為核心可以提供跨地區、跨部門、跨公司、甚至跨集團整合實時信息的企業管理軟件。針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財務流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。2. 主要責任：各業務部門為各信息化系統使用中的第一責任部門，對本部門模塊負責，財務對總數據負責。3. 激勵：對核心操作人員適當激勵，調動核心操作人員工作積極性，鼓勵其完善公司運營數據，跟進業務流程流轉，保證公司業務更高效、準確的運轉，保障公司賬務數據的準確性。4. 培養：對核心操作人員培訓、激勵，使其用信息化的思想處理業務，并且適當的參與管理業務，為公司培養高素質的后備人才。3、5. 獎懲：對核心操作人員、基礎操作人員、各業務模塊領導等相關人員全面覆蓋獎懲，保證數據和流程的準確性、及時性。6. 培訓：對公司全體員工培訓，滿足業務操作技能需要，提高公司員工計算機操作水平。7. 稽核：通過定期激勵和獎懲，保障公司業務高效、準確的運轉，保障公司運營數據的及時和準確保障公司賬務數據的準確性。8. 運營數據：公司運營管理的各控制點、報表、指標等，公司業務數據呈現的內容。9. 實施和維護：各部門提出需求或者信息化建設規劃，經公司評估和批準，IT部充分調研業務部門相關業務，并通過外部顧問或者其他措施提煉和整合業務部門業務，經公司審批，IT部門制定計劃，在公司政策和外部顧問公司支持下4、，經業務部門大力配合，按時完成相關計劃。10. 二次開發：在信息化系統標準功能不滿足業務的情況下，業務部門提出開發需求，經過公司評估和批準，IT部負責收集需求和按照需求進行二次開發。 功能權責 0. 信息化領導小組：企業信息化建設由信息化項目領導小組統一制定規劃，并納入企業發展戰略，規劃需經公司研究通過。1. 信息化項目領導小組組成成員：組長-總經理副組長-管理中心副總經理組員-各職能部門負責人1. 信息化項目領導小組的職責為：在企業特定發展戰略目標的指引下，結合企業的管理需求、業務流程和信息化實施小組提交的信息化建設建議，對企業信息化建設目標、內容及資金保障進行整體規劃，全面系統地指導和審批5、信息化實施小組做好企業的信息化建設工作。2. 信息化實施/運維/開發小組：企業信息化建設具體事務由信息化項目實施小組統一組織實施。1. 信息化項目實施小組組成成員：組長-管理中心副總經理 副組長：IT部經理副組長-各職能部門負責人組員-系統管理員、核心操作人員、基礎操作人員、IT部實施人員1. 信息化項目實施小組的職責為：根據項目領導小組的信息化建設規劃，制定階段性目標，統一安排人員組織實施，并在具體實施過程中總結信息化建設經驗，形成相關建議定期反饋至項目領導小組。 1. 信息化稽核/獎懲小組：企業信息化建設成果由信息化稽核小組統一組織。1. 信息化項目稽核小組組成成員：組長-管理中心副總經理6、副組長：IT部經理組員-核心操作人員、IT部實施人員、各部門流程制度管理員1. 信息化項目稽核小組的職責為：根據項目領導小組的信息化建設規劃，制定獎懲性制度，統一安排人員組織稽核，并給公司提交稽核和經營數據，形成建議文件，定期反饋至項目領導小組。2. 制度說明 （考核內容說明）3. 模塊權責表:模塊責任領導對該業務模塊數據、實施、項目推進負責，詳情請見附件4. 跨中心合作機制5. ERP 是一個以管理會計為核心可以提供跨地區、跨部門、跨公司、甚至跨集團整合實時信息的企業管理軟件。針對物流、財務流、信息流集成一體化的企業管理軟件；6. IT部負責系統實施、推進、二次開發、維護，財務部對系統數據準7、確性負責，財務部應對其他部門提出具體操作要求，IT部協助財務部將操作要求落實到責任人，并與財務部一起監督；7. IT部負責與財務部一起，指導其他部門制定模塊操作手冊；8. PMC等其他部門應該嚴格按照財務和IT的規定，針對系統，建立崗位操作手冊；9. 各部門反映的問題點，IT部可以以現場確認、小范圍會議討論、擴大范圍會議確認等方式，確定解決方案，形成會議紀要，并按照會議紀要文件或者相關制度監督執行；10. 會議紀要文件必須包含會議時間、參會人、問題點、解決方案、完成時間（可選）、責任（獎懲）、簽字等。11. 核心操作人員激勵和培養12. 核心操作人員參考崗位表核心操作人員崗位參考表部門崗位（不8、限于此表，可以參考實際工作內容）標準/參考人數合計財務部應收會計、應付會計、總賬會計、成本會計、稽核工程師6/238/24PMCMC物控專員、PC計劃專員、倉庫賬務員10/7采購部采購主管0國內銷售中心訂單專員、統籌專員、出貨專員3/3國際銷售中心訂單專員、統籌專員、銷售助理3/3研發中心PDM專員、BOM專員、料品工程師3/2一電精密MC物控專員、PC計劃專員、倉庫賬務員4/4安贏MC物控專員、PC計劃專員、倉庫賬務員3/2人事部考勤專員、薪資專員2/0IT部實施工程師/開發工程師3/11. 核心操作人員推薦標準 1. 參考核心操作人員參考表；2. 主管級（含）以上不計入激勵；3. 崗位工齡9、三個月以下不計入激勵；4. 本職工作完成，當月無IT管理違規記錄（詳見其他IT部各制度文件，違規條數（非行為）約240條以上），且當月工作積極、負責，數據提供準確和及時，配合IT部門和其他部門及時；5. 積極參與運營數據稽核工作、ERP業務實施和推進工作、報表準確提交等；6. IT部核心操作人員不參與該激勵；7. 積極反映系統或者業務中存在的問題，參與解決方案制定，并協助推進解決方案等，可以依高標準激勵，對公司業務貢獻較大的，并按貢獻程度計嘉獎或小功或大功1次.1. 核心操作人員激勵流程每月25號前由IT部提交核心人員獎勵名單，經部門領導、管理中心副總、總經理審批，在當月工資中體現.1. 核心10、人員人數和激勵金額為了不與部門內部的績效考核機制沖突，激勵方式為現金激勵，人數每月10-20人（50%左右），金額150-250元/人，總計金額約1500-5000元每月。1. 全體操作人員獎懲2. 積極反映系統或者業務中存在的問題，獎勵績效2分/次；3. 積極反映系統或者業務中存在的問題，參與解決方案制定，獎勵績效3分/次；4. 積極反映系統或者業務中存在的問題，參與解決方案制定，并協助推進解決方案等，獎勵績效5-10分/次，并計小功一次；5. 提交關鍵指標報表開發需求的，獎勵績效3-5分；對系統推進過程中關鍵數據提供極其不配合的，扣績效3-5分/次；6. 對系統提供有建設性的建議并經采納的11、，獎勵績效2-4分；7. 以上獎勵如果是當月信息化建設核心人員激勵申請表x年x月中人員，獎勵不重復8. 其他獎懲措施見其他相關制度文件（違規條數（非行為）約240條以上），或者簽字檔的會議紀要文件（192.168.15.10b-部門共享區5.IT共享公司信息化建設工作聯絡書&會議紀要），每月扣分上限為20分/人；9. 各部門系統操作用戶不達標扣績效時，部門領導負連帶責任（扣分標準：為本部門系統操作用戶總扣分值1/5（取整），5分（含）以下不計連帶責任，每月扣分上限為20分/人，部門員工加分不能抵消扣分）；10. 針對工作中明顯的不負責任的行為造成扣分，IT部可以額外申請行政處罰（警告、記小過、12、記大過）；11. 對于極少數嚴重的違規操作，影響企業正常運作，給公司帶來較大損失的將由IT部組根據情節嚴重程度上報公司，經公司領導批準給予降職、降薪、辭退等處罰，并按照相關制度賠償公司損失。12. 培訓13. IT部定期和不定期組織相關技能培訓，培訓方式分為培訓室培訓、單對單操作培訓、外部顧問培訓；14. 信息化系統基層操作人員首先由各部門內部組織業務操作培訓，無內部工作交接的可以申請IT部培訓；15. 原則上信息化系統核心操作人員要持證或者考核上崗；16. 為提升公司團隊合作能力，督促領導對部門員工平時操作進行監督，提高企業運作效率減少了人為的錯誤并且可以對錯誤進行事后追蹤，激發公司員工創新13、，IT部會不定期組織對部門領導進行信息化培訓；17. 培訓實際操作可參考公司培訓相關制度，操作人員多次培訓（5次以上）仍然無法勝任系統操作的，IT部可以建議調崗；18. 培訓的根本目的在于為公司當前和未來培養有信息化思維能力的管理者，使公司各環節信息有條件的共享；打通和簡化流程流通環節，加快業務流程重組；使公司業務開展有章可循、結果有跡可查；使公司工作效率提升，通過合理的計劃控制公司運營成本和產品成本；為公司進一步擴大規模規范制度和流程；提高公司競爭優勢。19. 運營報表指標20. IT部調研整理公司運營的相關報表指標，經過信息化系統（手工的除外）設置或者二次開發，形成報表；21. 按照相關模14、塊責任制，IT部推進核心操作人員或者部門領導負責制，使用信息化手段，完整和準確的為公司提供各種報表、指標數據報告；22. IT部可以匯總公司的各種指標和報表（在信息化系統中），配合各系統核心操作人員每月為公司提供報表；23. 對運營數據提供不力的不能申請核心人員激勵款項，并按照相關詳細的制度文件進行處罰;24. 運營數據/指標中的未達標項依據公司其他制度執行。25. 稽核26. 本篇的稽核包含運營數據、制度流程、業務推進、系統操作等方面；27. 稽核證據來源：數據、報表、指標負責人都可以提交稽核證據；IT部定期稽核；IT部指定核心操作人員提供等；28. 稽核結果由IT部報公司審批，經簽字確認，15、根據相關規定進行獎懲；29. 稽核結果依相關規定公布，并提供申訴通道；30. 稽核結果如果制度依據充分，公布流程充分，責任人不簽字可由直接或間接領導代為簽字生效。6 執行表單6.1派生表單6.1.1 信息化建設考核統計表x年x月表單編碼: AEE-RR-047-016.1.2 信息化建設核心人員激勵申請表x年x月表單編碼: AEE-RR-047-026.2 引用表單6.2.1ERP單據應用責任人表表單編碼:AEE-rr-002-027 參考文件公司相關制度文件8 附件信息化系統模塊權責表9 說明9.1本規定經管理中心負責人批準之日起施行。9.2本規定解釋權、監督執行權歸IT部。9.3本規定的修16、訂由IT部提出，廢止權歸公司。附件：信息化系統模塊權責表系統模塊責任部門序號系統操作單據操作用戶數據審核責任領導系統管理/維護ERP小組1整個ERP系統所有成員ERP組長ERP組長銷售管理商務部業務部2客戶檔案信息商務跟單應收會計/商務主管財務經理/商務主管3預測訂單商務跟單專員商務主管商務主管4銷售訂單商務跟單、業助商務主管/應收會計/PMC專員商務主管銷售總監5出貨單商務跟單應收會計PMC倉管員商務主管財務經理倉庫主管6退回處理銷售退回收貨商務跟單應收會計倉管員、售后工程師商務主管/財務經理品質經理采購管理采購部7供應商信息核價單（價目表、調價單）采購開發工程師采購文員采購主管采購總監財務17、經理采購主管采購總監財務經理8采購訂單采購員采購主管/采購總監財務經理/財務總監采購主管/采購總監財務經理/財務總監PMC部9請購單MC物控員PMC主管PMC主管制造副總10標準收貨PMC倉管員倉庫賬務員倉庫主管11采購退貨單PMC倉管員倉庫賬務員倉庫主管委外管理采購部12委外采購訂單采購員采購主管采購總監財務經理財務總監采購主管采購總監PMC部13請購單MC物控員PMC主管PMC主管制造總監14委外領料單MC物控員PMC主管PMC主管制造副總15委外收貨單PMC倉管員倉庫賬務員倉庫主管16委外退料單PMC倉管員倉庫賬務員倉庫主管17委外核銷單PMC倉管員倉庫賬務員倉庫主管庫存管理財務部/PM18、C部/倉庫組18雜收單售后專員PMC及倉庫研發倉管售后工程師倉庫賬務員研發倉管商務主管PMC/倉庫主管開發經理19雜發單售后專員PMC及倉庫研發倉管售后工程師倉庫賬務員研發倉管商務主管PMC/倉庫主管開發經理20調入單PMC及倉庫研發倉管倉庫賬務員研發倉管商務主管PMC/倉庫主管開發經理21借出單業務助理商務跟單電商專員PMC人員研發倉管倉庫賬務員研發倉管業務總監商務主管PMC主管開發經理22還入單售后專員商務跟單PMC人員研發倉管售后工程師倉庫賬務員研發倉管商務主管PMC主管開發經理23盤點差異單PMC人員倉管員財務成本會計PMC主管倉庫主管財務經理24月結、日關賬財務成本會計財務經理工程數19、據開發部25料品ERP維護員BOM工程師開發經理26物料清單（BOM）BOM工程師ERP維護員開發經理27工程變更單BOM工程師ERP維護員開發經理生產管理/MRP需求計劃PMC部/生產部28計劃者工作臺PMC人員PMC人員PMC主管29計劃訂單釋放PMC人員PMC人員PMC主管30生產訂單PMC人員PMC主管/經理PMC主管/經理31生產領料單PMC人員PMC主管/經理PMC主管/經理32生產退料單PMC人員PMC主管/經理PMC主管/經理33完工報告PMC人員PMC主管/經理PMC主管/經理質量管理品質部34質檢單IQC質檢員IQC質檢員品質經理35不合格報告單IQC質檢員IQC質檢員品質20、經理財務管理財務部36應收管理（應收單、收款單、應收核銷，應收結賬）應收會計財務經理/總監財務經理/總監37應付管理（應付單、付款單、請款單、應付結賬）應付會計財務經理/總監財務經理/總監38成本會計(成本計算、成本調整、成本結賬)成本會計財務經理/總監財務經理/總監39現金銀行(存款、提現、取現、轉賬、收款、付款)總賬會計財務經理/總監財務經理/總監40固定資產(資產卡片、資產處理、資產變更)總賬會計財務經理/總監財務經理/總監41總賬總賬會計財務經理/總監財務經理/總監EHR系統人事部42組織架構人事專員人事經理人事經理43人員管理人事經理44考勤管理考勤專員人事經理45薪資管理薪資專員人事經理OA系統IT部46溝通管理系統實施工程師管理中心副總經理IT經理47流程管理48信息發布管理49知識管理信息安全IT部50信息安全管理信息安全工程師管理中心副總經理IT經理BI系統IT部51報表系統實施工程師管理中心副總經理IT經理