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1、企業經營采購管理業務流程與規程制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 采購管理目標11 采購業務目標采購業務目標主要是指企業在一定條件下購買生產、經營所需物資過程中應達到的目標。具體內容如圖2-1所示。目標1按質按量按時完成采購任務，經濟高效地滿足企業運營發展的物資需求，確保供應穩定目標2建立“統一管理、統一采購、統一儲備、統一結算”的物資采購供應管理體制目標3在全球范圍內搜索資源，追求物資采購性能價格比最優和供應總成本最低目標4實行協議采購、招標采購和詢比價采購三者結合，提高物資供應效率目標5爭取獲得有利付款2、條件與付款方式，保證按照合同結算條款履行資金支付責任目標6及時組織資金，嚴格審查付款手續，降低付款風險目標7強化物資供應過程控制，增強物資供應工作主動權目標8物資采購過程公開、規范有序、合規合法目標9物資采購合同或協議符合國家法律法規、外貿政策和企業內部規章制度圖2-1 采購業務目標12 采購財務目標采購財務目標是指企業通過對采購活動進行內部控制，確保資金安全以及最大化利用。具體內容如圖2-2所示。目標1按照企業內部會計制度，真實、準確、完整地核算物資價值以及相關債權債務目標2確保資金支付安全目標3減少資金的占用目標4規范付款方式與程序及與供應商對賬的工作程序，確保付款正確，減少資金損失圖2-3、2 采購財務目標2 采購業務風險1 采購經營風險采購經營風險是指企業在采購經營活動過程中可能存在的風險。具體如圖2-3所示。采購行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失內容內容內容1制度不健全或有漏洞，制度執行不到位和監督考核不力，導致違紀違規問題發生內容內容內容2物資需求計劃不明確、不及時，變更頻繁，不能夠有效滿足企業運營發展的需求內容內容內容3請購依據不充分、不合理，相關審批程序不規范、不正確，可能導致企業資產損失、資源浪費或舞弊現象發生內容內容內容4物資供應過程控制能力弱，采購物資質量不能滿足技術要求，影響企業運營發展內容內容內容5分散對外采購，不能形成整體和批量采購優4、勢，造成采購資金的浪費和流失內容內容內容6供應商選擇不當，指定或變相指定供應商，給企業造成經濟損失，滋生腐敗內容內容內容7物資采購一單一價、一單一招標、一單一簽約，供需關系不穩定，供應費用增加內容內容內容8重復儲備、庫存結構不合理，儲備資金占用大內容內容內容9采購驗收程序不規范，可能造成資產損失或賬實不符內容內容內容10采購合同或協議條款權責不清，審批程序不當，或不符合國家相關規定及貿易政策，導致經濟糾紛和經濟損失內容內容內容11圖2-3 采購經營風險2 采購財務風險采購財務風險是指企業在采購活動的會計核算過程中出現的風險。具體如圖3-4所示。資金分散使用，付款時間、方式、金額不恰當造成資金效5、益的流失內容內容內容1結算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應付賬款，導致財務數據不準確、不完整內容內容內容2會計核算不規范，不能如實反映財務狀況，影響財務報告的真實性內容內容內容3圖2-4 采購財務風險3 采購管理業務流程31 請購與審批控制流程請購與審批控制流程業務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監督檢查方法相關制度1根據需求提出采購需求申請2匯總各部門的采購需求3庫存分析、物資需求分析4編制采購申請單，提出申請5權限范圍內審批6制定并完善采購實施方案7實施采購1需求部門采購部審核審批檢查需求單等是否填寫規范、資料是否完備采購授權與審批制度2采購部審核審批檢查采購需求匯總6、表單是否填寫正確、規范采購授權與審批制度3采購部倉儲部監督需求分析、庫存分析方法是否科學、合理采購授權與審批制度4采購部審核審批檢查申請單是否填寫規范、資料是否齊全采購授權與審批制度5財務部、主管副總、總經理采購申請檢查是否按規定權限范圍進行審批，有無越權現象采購授權與審批制度6采購部審核審批檢查采購方案是否科學，是否經過審批程序采購授權與審批制度7采購部倉儲部、質檢部監督采購過程是否符合國家與企業相關規定采購與驗收控制細則32 采購與驗收控制流程采購與驗收控制流程業務流程序號責任部門/人配合/支持部門不相容職責監督檢查方法相關制度1制定并執行采購計劃與方案2供應商篩選、談判，確定價格3簽訂采7、購合同或協議4到貨核對5物資驗收6出具驗收報告7相關問題處理8物資入庫與臺賬登記1采購部相關部門審核檢查采購活動是否按照計劃與方案進行采購與驗收控制細則2采購部技術部、生產部、質檢部審核審批檢查是否按規定篩選供應商、采購價格是否合理采購與驗收控制細則、供應商評價管理辦法3采購部總經理法務部、行政部審核審批檢查采購合同是否符合國家與企業規定，是否經審批程序采購與驗收控制細則、合同法4倉儲部采購部檢查是否執行到貨核對、物資與采購單是否相符采購與驗收控制細則5質檢部采購部、倉儲部采購檢查是否按照規定的驗收程序進行驗收采購與驗收控制細則6質檢部采購部、倉儲部審核審批檢查質檢報告內容的真實性和數據的準確8、性采購與驗收控制細則7采購部倉儲部、供應商審批檢查解決方案的可行性以及是否符合企業利益采購與驗收控制細則8倉儲部采購部檢查入庫臺賬編制是否規范，賬實是否相符采購與驗收控制細則4 采購管理業務流程相關細則、辦法、規定、制度41 采購授權與審批制度制度名稱采購授權與審批制度制度編號受控狀態執行部門監督部門生效日期第1章 總則第1條 目的為加強物資采購管理，明確采購授權范圍與審批權限，規范公司的采購審批工作，提高采購效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司正常運營發展所需所有物資的采購作業，包括原材料、設備、辦公用品等。第3條 公司執行采購各相關部門及崗位責任制1采購部是公司物資采購的歸9、口管理部門，負責物資需求信息的匯總、提出采購申請、制訂采購計劃、供應商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結算付款申請等工作。物資需求部門填制物資需求單，經部門主管審批簽字后報采購部匯總審核。3質檢部負責采購物資的質量檢驗，出具驗收報告等工作。4倉儲部協助開展物資驗收工作，辦理物資入庫手續及進行物資登記與保管。5財務部負責按采購合同進行采購付款審核、辦理付款作業并做相關賬務處理。第4條 采購作業需明確各不相容崗位職責分離的原則，以達成有效的采購制約與監督。1請購與審批崗位分離。供應商選擇與審批崗位分離。3采購合同或協議的擬定與審核、審批崗位分離。4采購、驗收與記錄崗位分離。5付款申請、審批與執10、行崗位分離。第2章 采購申請審批第5條 年度采購計劃的制訂與審批1各部門必須在每年12月底之前做好采購部下發的第二年度物資計劃申請表填報工作。在填報第二年度物資計劃申請表時，各部門應根據公司下達的年度工作任務情況制訂出全年運營發展所需的物資用量計劃，確保本部門計劃符合運營和發展的需要。3各部門物資需求計劃經部門經理審核簽字后提交采購部。4采購部匯總和審定各部門的年度需求，編制年度采購計劃，提交主管副總進行審核。5年度采購計劃經主管副總審批通過后，采購部將其作為最終采購計劃反饋至相關部門。第6條 月度采購計劃的制訂與審批1各物資使用部門于每月25日前根據次月工作計劃填寫物資需求單，由部門經理簽字11、后交采購部。倉儲部相關人員根據庫存情況向采購部提供相關存貨數據，并提供相關物資的采購預警。3采購部匯總各部門的物資需求單并根據庫存對其進行修正后，編制月度采購申請計劃（如下表所示）報相關權限范圍內的領導審批。月度采購申請計劃編號： 年 月 日名稱規格請購數量庫存數量采購數量一次交貨分批交貨交貨日期備注4審批工作在每月28日前完成。5采購人員根據審批結果實施采購。6采購部及時將各部門未列入公司采購計劃的項目反饋到各部門。第7條 采購相關人員需嚴格執行采購申請審批權限規定（如下表所示）。采購申請審批權限規定采購項目采購金額（元）審批人屬統購項目的原料、物料及其他物資/部門經理、總經理非屬統購項目的12、原料、物料及其他物資生產性設備3 000元以下采購部經理3 00010 000元部門經理、采購部經理10 000元以上部門經理、總經理非生產性設備300元以下采購部經理3002 000元部門經理、采購部經理2 000元以上部門經理、總經理辦公用品300元以下采購部經理3005 000元部門經理、采購部經理5 000元以上部門經理、總經理第8條 審批工作原則1采購申請按權限規定，逐級審批，總經理行使最后審批權。審批內容主要是確定是否應采購、按什么標準采購以及采購的數量、質量。3審批的經濟性原則是指在滿足公司生產經營需求的前提下最大限度地減少開支。第9條 對預算外請購單的審批，除執行以上審批手續外13、，一律報總經理審批。第10條 采購計劃增補審批程序1相關部門經理審批增補需求計劃申請表，將增補需求計劃申請表遞送采購部。采購部接到相關部門報送的增補需求計劃申請表后一個工作日內編制月度增補采購計劃。3采購部經理半個工作日內審批月度增補采購計劃。4主管副總一個工作日內審批采購部經理審批同意的非生產類和5萬元以上的生產類月度增補采購計劃。5采購部將采購部經理或主管副總審批同意的月度增補采購計劃報財務部。6財務部經理根據資金狀況，針對月度增補采購計劃簽署部門意見，半個工作日內將5萬元以內的生產類增補計劃直接反饋給采購部門，非生產類的和采購金額超5萬元的生產類增補計劃由主管財務的副總在半個工作日內審批14、。7將主管財務副總同意后的月度增補采購計劃反饋給采購部，采購部去除價格因素抄送需求部門。第11條 撤銷請購的審批流程1原請購部門通知采購部門停止采購，同時于物資需求單的第一、二聯加蓋紅色“撤銷”戳記并注明撤銷原因。若未執行采購，則采購部于原請購單上加蓋“撤銷”章后，轉原請購部。3若已簽訂采購合同且請購單已送倉儲部待辦收料，采購部應通知撤銷部門，并由倉儲部據此將請購單退回原請購部門。第12條 緊急采購的審批程序1請購部門填寫緊急采購申請審批單（如下表所示），注明需采購物資的基本信息，如名稱、規格、型號、底價、建議價格等，同時詳細說明緊急采購的原因，經部門經理簽字后，交公司領導審批。緊急采購申請審15、批單物資名稱型號/規格用途底價參考價格請購數量請購原因請購部門經理確認主管副總/總經理審批申請部門： 申請人： 申請日期：緊急采購的物資價值在5 000（含）元以下的，請購部門需報采購總監審批，審批同意后，轉交采購部實施緊急采購作業。3緊急采購的物資價值在5 000元以上的，請購部門需報公司總經理審批，審批同意后，轉交采購部實施緊急采購作業。4特殊情況下，請購部門可直接請示公司總經理，在緊急采購后補辦相關審批手續。5對于一些低值易耗生產物資的緊急采購，允許由采購部經理直接審批先行采購，再補充相關手續與文件。第3章 采購合同審批第13條 合同簽署前，有關責任人應當對合同初稿會審稿所涉內容進行全面16、審查。合同審查的具體分工和流程如下。1公司財務部主要負責對合同價款的形成依據、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。法律顧問主要對合同內容條款的合法性進行審查并提出審查意見。3主管副總負責對合同所涉內容進行全面審查并提出審查意見。4總經理根據相關部門所提意見、辦理程序的規范性以及其他認為需要審查的內容對合同進行審閱并簽署意見。5采購部經理在審查后簽字認可合同文本。6采購部根據總經理的審查意見修改合同文本，并將總經理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查后，由公司總經理或受總經理授權的相關人員正式簽署合同。第14條 公司根據對初稿會審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂合同，零星物資根據財務部17、設備部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂合同。第15條 采購簽約權限規定1公司采購部經理有權簽署采購標的額在5 000元以下的采購合同。公司主管副總有權簽署合同標的額在5 00010 000元的采購合同。3合同標的額在20 000元以上的采購合同需由公司總經理簽署。4公司直屬分支機構和分公司采購合同在公司總經理的授權范圍內簽署。第4章 采購驗收審批第16條 質檢人員根據公司的檢驗程序執行抽檢、判定，根據檢驗結果填寫檢驗報告，經采購部、倉儲部、質檢部會簽后報相關領導審批，其審批權限與采購簽約的權限規定相同。第17條 若采購物資規格、數量或質量與采購訂單或合同有差異，采購部需及時18、與供應商聯系，協商解決辦法，并報主管副總或公司總經理審批。第18條 特采申請與審批程序規定1經質檢部負責人確認為不合格物資后，采購部根據生產經營需求決定是否申請特采，使用部門也可根據生產經營情況提出特采申請。申請特采時，必須詳細填寫特采作業申請書，寫明不合格原因及特采原因。3由采購部召集技術部、質檢部、使用部門相關負責人召開會審會議，針對不合格原因、采購合同、技術工藝進行分析并得出結論，與會人員簽署是否同意特采申請的處理意見。4會審意見呈交采購總監、公司總經理進行審核并簽署最后意見。第5章 附則第19條 本制度由總經理批準后執行、修改或廢止。第20條 本制度實施后，凡既有的類似規定自行終止，與19、本制度相抵觸的，以本制度為準，與國家有關規定相抵觸的，以國家有關規定為準。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期42 采購與驗收控制細則細則名稱采購與驗收控制細則細則編號受控狀態執行部門監督部門生效日期第1章 總則第1條 目的為規范公司采購與驗收作業，明確采購及驗收人員的工作職責，加強采購過程控制與采購質量控制，特制定本細則。第2條 適用范圍公司的采購活動以及采購物資驗收活動均應遵照本細則辦理。第3條 職責1采購部負責采購的計劃、組織與實施工作。倉儲部收貨人員負責物資的清點、登記以及按照實際數量填報驗收單等工作。3質檢部人員根據標準嚴格執行質量檢查驗收，不合格品驗收不予通過。第4條 20、控制原則1結合生產經營需要開展物資采購工作，保障原材料和各項物資的連續供應。在保障供應的前提下，選擇優質物資，確保采購物資質量合格。3開拓貨源基地，優化供應渠道，降低采購成本。4驗收工作嚴格執行公司驗收標準，杜絕違規、違法及暗箱操作。第2章 采購申請與審批第5條 物資需求部門填寫物資需求單，詳細注明需求物資的品名、型號、技術標準、數量、預計價格、需求原因、要求到位時間等，并提交部門經理審批。第6條 物資需求部門將經部門經理審批通過后的物資需求單提交采購部，采購部匯總并結合年度采購計劃和庫存情況編制公司的采購申請單，按權限規定報相關領導審批。第7章 采購部將經審批通過的采購申請單交財務部，財務部21、根據本期預算及財務總監的意見審核批準并蓋章。第8條 若無法于需用日期辦妥采購申請單，必須及時通知請購部門。第9條 物資需求部門若需要變更申請采購物資的規格或數量，必須立即通知采購部，及時根據實際情況更改采購計劃。第10條 緊急采購應填寫緊急采購申請表，經部門經理審批后，由公司采購總監核準后才能列入采購范圍。第11條 緊急采購時，由請購部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。第12條 材料檢驗須試車方能實施者，物資需求部門應于“備注”欄注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。第13條 免開請購單事項規定如下。公司規定零星采購及小額零星采購物資項目、招待用品采購項目免開請購單，請22、購部門填寫行政總務品申請單委托行政部辦理。第3章 采購過程管理第14條 公司采購部根據采購物資的性質選擇采購方式，一般采用招標采購、詢價議價采購、定價采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。采購方式說明表采購方式采用說明適用范圍招標采購1對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規格、數量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標押金等信息予以詳細列表，登報公告在規定時限內收齊投標供應商的標書并準備開標工作3根據供應商報價、服務等進行評標，確定中標單位4招標過程出現舞弊行為或結果高于底價時，采購人員有權廢標，以議價處理對于大宗、貴重和批量性物資的采購可采取招標采購的方式詢價、議價采購1選擇3家以上符合采購條23、件的供應商作為詢價對象供應商提供報價的物資規格與請購規格不同時，采購人員應送需求部門確認3對于已核定的材料，采購部必須經常分析或收集資料，作為降低成本的依據4針對品質、交期、服務等方面進行談判對于市場供應充足的材料、用品或項目物資，可采用詢價議價方式獲得最優價格定價采購通過定價以現款收購采購物資數量巨大、無法由一兩家供應商全部提供，或是市面上該物資匱乏時，可采用定價采購的方式公開市場采購公開市場采購是指采購人員在公開交易或拍賣場所進行的隨時動機式的采購，價格的變動較為頻繁一般適合用于大宗物料的采購第15條 供應商選擇程序1采購人員應不定期收集供應商信息，收集內容包括供應商的資質、經營范圍、服務24、質量等。采購人員應從生產需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商，根據考察結果編寫供應商情況分析表，詳細登記供應商各方面的情況。3采購部經理根據供應商情況分析表初步篩選符合條件的供應商，分析各供應商優劣，確定兩家以上備選合作供應商。4采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產品規格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。5采購部相關人員根據談判結果擬定供應商選定方案，報主管副總與總經理審核。6采購部根據審批結果選定供應商，并擬定采購合同。第16條 采購部協同生產部經理、質檢部經理、財務部經理、法務人員等召開采購合同評審會，根據25、供應商情況分析表等對采購合同進行評審，提出評審意見，并確定供應商的采購份額。第17條 若采購合同金額在總經理審批權限內，采購合同由公司總經理批準執行；若采購合同金額超出總經理審批權限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。第18條 采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執行采購，并將采購申請表和采購合同轉交財務部進行結算付款。第19條 采購部人員負責跟進供應商履約情況，填寫采購工作日報并上報相關部門，確保按進度完成采購作業。第4章 采購價格管理第20條 公司各有關單位和部門均有義務協助提供價格訊息，以便采購部進行比價參考。第21條 采購部根據調查價格信息對采購物資成本進行分析，目的在于26、確定物資成本的合理性和適當性。進行成本分析的項目包括以下7項。1物資的制作方法和生產工藝。物資制作所需的特殊設備和工具。3物資生產所耗費的直接或間接的人工成本。4物資生產所耗費的直接或間接的材料成本。5物資生產制造所需費用或者外包費用。6物資營銷費用。7物資管理費用以及稅收。第22條 公司通過對物資價格的計算（如下表所示）確定供應商的價格底線，協助進行采購談判。物資價格計算說明表計算公式說明P物資的價格X物資生產制造所需材料的用量a物資所需材料的單價Y物資生產制造所需要的標準時間（主要作業時間+作業準備時間）b單位時間的工資率c單位時間的費用d修正系數，主要指非正常狀態下的特殊情況，包括趕貨、27、試用樣品的生產等Z物資生產商的預期利潤第23條 采購價格審核審批。1采購人員詢價、議價完成后，于請購單上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。采購部經理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經理親自與供應商議價，并將議價結果報公司主管副總與總經理審核。3主管副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。第24條 已核定的采購單價如需上漲或降低，應以單價審核單形式重新報批，且附上書面的原因說明。第25條 對于單價漲跌的審核，應參照價格的審核審批流程執行。第26條 采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。第5章 采購物資驗收第27條 采購驗收時必28、須有采購人員、質檢員、收貨員三方同時在場，指定的第一驗收人員不在時可讓替補驗收員驗收，但必須有指定的三方人員驗收。第28條 驗收結束后，采購人員、質檢員、收貨員三方應當在驗收單（如下表所示）上簽字，方可報送財務部做賬務處理。驗收單類別申請號碼廠商名稱約交日期收貨日期統一發票號碼材料 半成品 成品序號訂單號碼品名規格材料編號申請數量單位實收單價金額累計數量數量件數備注檢驗結果檢驗人第29條 內購物資核單點收1物資運達后，收貨人員應檢查供應商所提供的發票、送貨單、出廠檢驗報告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規格、訂單編號等內容是否填寫完備。收貨員點收時，應先核對其送貨單內容與訂購單29、有無錯誤或是否存在超交現象，并核對實物。3收貨員如發現數量、品種、規格有異時，應通知采購部處理，對于數量短缺的，應由供應商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確認。第30條 外購物資核單點收1物資送達后，收貨人員依照裝箱單以及訂購單開箱核查物資的名稱、規格、數量等。開箱后，收貨人員若發現所裝物資與裝箱貨物訂購單內容不一致時，應通知采購部經辦人進行處理。第31條 物資質量檢驗。1質檢員應按照供應商提供的各項技術指標或按照招標文件中承諾的技術指標、功能和檢測方法進行驗收。若驗收過程中發現貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，質檢員應及時告知采購人員通知供應商前來處理或聯絡公證處前30、來公證，并盡可能維持其狀態以利于公證作業的進行。3供應商或公證單位確認后，采購部開立索賠單（如下表所示）呈部門負責人核實。索賠單索賠單編號： 開單日期：供應商編號供應商名稱索賠原因索賠事項物資編號規格型號單位數量單價小計金額合計索賠結果采購員采購經理4質檢部應詳細記錄驗收情況并出具驗收報告，嚴格按照合同的品名、規格、型號等逐項驗收，對所有不合格項進行記錄，以便及時與供應商或公證單位索賠、交涉。5驗收完畢后，質檢部應當對驗收合格的物資編制一式多聯、預先編號的驗收報告，內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量、質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務的依據，并及時報告采購部和財31、務部。第32條 驗收結果處理1交貨數量超過訂購量的部分應退回供應商；屬于自然溢余的，在驗收單“備注”欄注明自然溢余的數量或重量，經采購部經理同意后進行收貨，并告知采購人員。交貨數量未達到訂購數量時，以要求補足為原則，由采購人員聯絡供應商進行處理。3對于驗收合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，再由倉庫人員入庫定位。4對于驗收不合標準的物資，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于驗收報告上注明不合格原因，經負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。第33條 退換貨作業1對檢驗不合格的物資辦理退換貨時，采購人員應開立退換貨處理單并附有關貨物檢驗報告單呈采購經理簽字確認后辦理。對于已付款但物資在保修期或保質期內出現質量問題的，公司需負責聯系維修或索賠，并將賠償收入、賠償物資清單及賠償原因說明等全部上報財務部門。第6章 附則第34條 本細則的擬定和修改由公司采購部負責，經公司總經理審核后批準執行。第35條 本細則自公布之日起實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期