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1、會計師事務所公司業務檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條、為加強本所業務檔案的管理工作，保證信息資料的安全性、實用性，制定本制度。第二條、綜合部是本所業務檔案的管理部門，由綜合部指派專業人員實行集中統一管理。第三條、檔案管理工作應做到及時、準確，并嚴格執行保密的有關規定。第二章 業務資料的分類第四條、業務工作資料主要包括：（一） 審計資料（二） 驗證資料（三） 評估資料（四） 基建審計資料（五） 其他資料第五條、審計資料是指注冊會計師再審計過程中形成的審計工作記錄和獲得的資料。一般分為綜2、合類工作底稿、業務類工作底稿和備查類工作底稿。（一）綜合類工作底稿是指注冊會計師造審計計劃階段和審計報告階段，為規劃、控制和總結整個審計工作，并發表審計意見所形成的審計工作底稿。主要包括審計業務約定書、審計計劃、審計總結、未審計會計報表、試算平衡表、審計差異調整表、審計報告、管理建議書、被審計單位聲明書以及注冊會計師對整個審計工作進行組織和管理的所有記錄和資料。（二）業務類工作底稿是指注冊會計師再審計實施階段為執行具體審計程序所形成的審計工作底稿。主要包括注冊會計師對審計循環和審計項目所做的符合性測試和實質性測試的記錄和資料。（三）備查類工作底稿是指注冊會計師再審計過程中形成的，對審計工作僅具3、有備查作用的審計工作底稿。主要包括被審計單位的設立批準證書、營業執照、合同、協議、章程、組織機構及管理層人員結構圖、董事會會議記錄重要經濟合同、相關內部控制制度及其評價記錄、驗資報告等資料的復印件或摘錄。該類工作底稿隨被審計單位有關情況的變化而不斷更新，應詳細列明目錄清單，并將更新文件、資料隨時歸檔，注冊會計師在上述資料歸為備查類工作底稿的同時，還應根據需要，將其中與具體審計項目有關內容復印、摘錄或綜合后歸入業務類工作底稿的具體審計項目之后。注冊會計師對從被審計單位或第三者取得的有關文件、資料應標明汽具體來源。第六條、 驗證資料主要包括驗資工作底稿、資信驗證資料及公證資料。一般分為綜合類工作底4、稿，業務類工作底稿和備查類工作底稿。（一） 綜合類工作底稿主要包括驗資業務約定書、被審計單位基本情況表、驗資計劃、驗資報告及其附件等。（二） 業務類工作底稿主要包括貨幣資金、存貨、固定資產、在建工程、無形資產與往來款項、實收資本、資本公積等審驗工作底稿。貨幣資金、實物資產、無形資產等出資的原始憑證復印件應附于上述相應審驗工作底稿之后，對其會計處理的審驗也應記錄于審驗工作底稿。（三） 備查類工作底稿主要包括；1、 被審驗單位的設立申請報告、可行性論證報告以及審批機關的批復等。2、 被審驗單位的合同、協議、章程等。3、 投資者的法人資格證明或身份證明、投資者的營業執照及會計報表資料等。4、 工商行5、政管理部門核準的“企業名稱預先核準通知書”復印件；5、 其他資料。第七條、評估資料主要包括委托協議書、資產評估立項書、資產評估報告書（附底稿）、送審專用材料（附底稿）、有關協議合同、章程、批復文件、資產評估清查明細表、有關財產權屬證明文件等。第八條、基建資料主要包括業務委托書、工程決（結）算審查報告、工程造價鑒定報告、預決算審定書等。第三章 立卷和歸檔第九條 各部、室有關人員應重視和支持業務資料的立卷和歸檔工作。業務資料由項目經理在該項目報告出具30日內，將需存檔的資料進行分類整理裝訂，交綜合部檔案管理人員。任何人都不得將應存檔的資料據為己有，不得以任何理由拖延歸檔。檔案整理裝訂需符合下列要求6、：（一） 將底稿中的傳真件應及時全部復印后放入底稿；（二） 工作底稿中的訂書訂、大頭針、曲別針起出。工作底稿要按照報告、收據、報告會簽單和工作底稿的順序依次排列，不得顛倒。（三） 編制工作底稿頁碼，并編制、打印檔案目錄。（四） 將檔案統一用檔案皮裝訂成冊。第十條 各項目組將整理好的工作底稿交本所檔案管理人員，并辦理好檔案交接手續。第十一條 檔案管理人員將收集的資料應及時整理、立卷和歸檔。第十二條、 磁性介質（如磁盤、光盤等）如需歸檔、各部室人員應帖上標簽，標明存放內容、存放時間。不需要歸檔的磁性介質，需注意保密，未經批準，不得借出。第十三條 立卷歸檔的案卷，應按規定格式認真逐項填寫，字跡要工整7、清晰，案卷題目簡明扼要，并能反映卷內文件的主要內容，案卷存在問題的，應在備注中說明。第四章 檔案保管第十四條 審計、驗證檔案分為永久性檔案和當期檔案。永久性檔案是指那些記錄內容相對穩定，具有長期使用價值，并對以后工作具有重要影響和直接作用的檔案。當期檔案是指那些記錄內容經常變化，只供當期使用的檔案。第十五條 審計、驗證檔案的保管年限如下：（五） 當期檔案報告自簽發之日起至少保存十年；（六） 永久性檔案應長期保存；（七） 不再繼續審計的被審計單位，永久性檔案的保存年限與一年當期檔案的保管年限相同。第十六條 評估、基建檔案自報告簽發之日起至少保存五年。第十七條 立卷檔案必須存放在檔案室內，并注意8、防火、防潮、防蛀、防塵、防磁等工作，要經常保持室內整潔、美觀、嚴禁在室內吸煙，保證檔案安全。第十八條 檔案管理人員對保存的檔案要定期進行檢查，發現問題及時報告，妥善解決。第十九條 檔案管理人員，不再經管檔案時須將本人保管的檔案清單移交，并履行交接手續。第五章 保密和查閱第二十條 有關人員應對檔案中涉及的商業秘密保密。但由于下列情況需要查閱的不屬于泄密；（一） 法院、檢察院及其他部門依法查閱，并按規定辦理必要手續；（二） 注冊會計師協會等行業管理部門對執業情況進行檢查。第二十一條 因工作需要，并經委托人同意，再下列情況下，本所以外的注冊會計師可以要求查閱檔案。（一） 被審計單位更換會計報表；（二9、） 審計合并會計報表；（三） 聯合審計；（四） 本所認為合理的其他情況。第二十二條 檔案管理人員必須熟悉本所檔案的管理規定，并熟悉所管理檔案的歷史和現狀情況，積極為檔案的利用提供便利。第二十三條 借閱檔案，要說明借閱的內容、要求和目的，由借閱人再“借閱檔案登記簿”上登記。第二十四條 借閱的檔案資料，不得擅自帶出單位，不得涂改、拆卷、轉借，用后及時歸還。第二十五條 查閱、借閱檔案人員，必須嚴格執行保密規定。借閱的檔案、資料不得擅自復制，確需復制的經主任會計師批準。第二十六條 非本所人員查閱檔案，需持單位介紹信，經主任會計師批準，方可調閱。第二十七條 檔案管理人員要嚴格按照檔案管理的有關規定辦理借閱手續，并及時將借出檔案的案卷催交收回。第六章 檔案銷毀第二十八條 檔案管理人員應根據檔案內容的重要程度和保存期限，會同有關人員每年對所管理的檔案進行鑒定，對失去保存價值和超過保存期限的檔案提出處理意見，報主任會計師批準后銷毀。第二十九條 已銷毀的檔案，應再案卷總目錄中注明銷毀日期和參加人員。第三十條本制度自年起執行會計師事務所有限公司