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1、公司業務外包職責分工與授權批準管理制度和流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 業務外包管理風險與關鍵環節控制1.1 業務外包管理風險企業在開展業務外包活動時，至少應關注圖141所列的可能涉及到的風險。風險1業務外包違反國家法律、法規，可能遭受外部處罰，導致經濟損失和信譽損失風險2業務外包未經適當審核或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐行為而導致損失風險3業務外包策略不科學、承包方選擇不合理，可能導致企業核心資產遭受損失風險4業務外包流程為恰當履行或監控不當，可能導致企業外包戰略失敗或經營效率低下風險5業務外2、包信息保護措施不當，可能導致企業商業秘密泄露風險6業務外包會計處不當，可能導致財務報告信息失真圖141 業務外包管理中存在的風險示意圖1.2 業務外包關鍵環節控制企業在實施業務外包內部控制時，應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環節的控制，具體如圖142所示。關鍵環節1加強業務外包崗位責任控制，規范授權審核制度和外包業務歸口管理制度關鍵環節2加強外包策略制定和承包方選擇的控制，外包策略應科學合理，承包方選擇依據應當充分，外包合同協議應靈活規范關鍵環節3加強外包業務流程的控制，包括對固定資產使用、外部存貨的管理關鍵環節4按有關規定對外包業務進行會計處理圖142 業務外包管理關鍵環節示意圖2 職責分工與3、授權批準2.1 業務外包管理控制崗位職責企業在進行業務外包時，會涉及到以下的管理控制部門或崗位，這些部門的崗位職責權限和不相容職責如表141所示。表141 業務外包管理控制崗位職責一覽表業務外包管理控制崗位主要職責不相容職責1. 董事會及其審計委員會審議、審批重大或核心業務外包項目計劃書申請與執行業務外包項目計劃2. 董事長、總裁審批外包業務流程管理制度審議非核心業務或涉及金額較少的外包項目計劃書審定最終的承包方審議、批準外包合同書審批外包業務付費款項審議因承包方提供附加產品而產生的額外付費申請與執行業務外包項目計劃訂立外包業務合同書支付外包業務付費款項3. 財務總監審核外包業務固定資產、流動4、資產、存貨各項制度審批盤虧盤盈的資產、存貨審批資產、存貨的會計處理結果編制外包業務固定資產、流動資產、存貨各項制度執行會計處理4. 法律顧問審核外包的法律協議或合同文件參與外包業務的談判解釋協議或合同條款，處理相關法律事務審批外包合同協議5. 歸口管理部門負責人審核外包業務流程制度，并監督其執行情況審核經遴選留下的承包方資質，確定13個承包方審核外包合同培訓涉及業務外包流程的員工定期檢查和評價外包業務進展情況主持驗收外包業務成果確認外包業務付費款項審核外包項目計劃書審批外包合同審批外包業務流程管理制度審批外包業務付費款項6.歸口管理部門專員 擬定外包業務流程管理制度跟蹤監督外包業務流程管理制度5、的執行情況根據承包方資質標準及遴選辦法，審核承包方資質并進行初步遴選初步接洽，訂立外包合同提出外包業務的初步檢驗成果，參與項目的正式驗收確認承包方最終提供的產品（服務）的差異，提出改進意見或建議協調處理與承包方之間，以及各承包商之間的爭議申請外包業務正常及額外付費款項審核、審批外包合同審核、審批外包業務流程管理制度審核、審批外包業務正常及額外付費款項7. 職能部門相關負責人組織下屬人員編制外包項目計劃書，并進行初步審核審核外包項目計劃書8.資產管理部門負責人財務部經理 組織編制外包業務固定資產、流動資產、存貨各項制度，并進行審核審查外包業務承包方對企業固定資產、流動資產、存貨的使用情況定期對承6、包方庫存存貨進行檢查組織開展資產、存貨的盤點工作對盤虧盤盈的資產、存貨進行會計處理9. 財務部經理根據成本收益情況，評估業務外包項目計劃審核外包業務相關的會計處理審核外包業務付費款項審核、確認業務外包中的退款及折扣金額執行會計處理審批外包業務付費款項計算業務外包中的退款及折扣金額10. 財務部會計人員預測業務外包項目計劃成本一收益對外包過程中涉及企業資產存量、增量變動進行會計處理對經過審核、審批的盤虧盤盈資產及存貨進行會計處理計算業務外包中的退款及折扣金額審核相關會計處理審核、審批外包業務付費款項審核業務外包退款及折扣金額11. 財務部出納人員支付合同或協議規定的或經批準的外包業務費用計算、確7、認業務外包中的退款及折扣金額2.2 業務外包授權審批制度制度名稱業務外包授權審批制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 為了使企業業務外包活動更加規范、有序，明確各部門和相關崗位在業務外包管理工作中的授權范圍及審批權限，根據國家法律法規及公司章程的規定，特制定本制度。第2條 本制度適用于企業在對采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產管理、人力資源、客戶服務等業務進行外包時涉及的授權審批事項。第2章 業務外包的授權審批范圍及內容第3條 業務外包申請的授權審批1企業相關部門編制外包項目計劃書，具體闡述業務外包背景、外包內容、實施程序、主要風險和預期收益等信息。2相關部門負責8、人審核計劃書。3董事長、總裁對計劃書進行審議。4采購、設計、物流、人力資源管理、客戶服務等非核心業務，或涉及金額小于3 000萬元的外包項目，由董事長、總裁辦公室審議批準。5加工、銷售、營銷、資產管理等核心業務，或涉及金額達3 000萬元（含）以上的外包項目，由董事長、總裁審核后，提交董事會及其審計委員會審議批準。第4條 外包合同簽訂的授權審批1外包業務歸口管理部門對承包方進行資質審核及遴選后，引入合格的外包合作伙伴。根據外包業務性質不同，擬定不同形式的合同文本。2歸口管理部門負責人會同法律顧問對合同進行初審。初審通過后，根據合同金額交由不同級別管理層審批。3合同金額在300萬元以內的外包協議9、，由總裁審批。4合同金額在3003 000萬元的外包協議，由董事長審批。5合同金額在3 000萬元以上的外包協議，提交董事會或股東（大）會審批。第5條 外包業務費用支付的授權審批1歸口管理部門接到承包方付款請求后，在評價外包業務項目的基礎上對其提交的付款申請進行全面確認，修改或刪除不合理部分，計算付款凈金額。2由部門負責人會同法律顧問對付款申請進行審核，并簽發支付證書。3財會人員對支付證書進行審核，財務部門負責人復審合格后，根據支付金額交由不同級別管理層審批。4單次涉及金額在300萬元以內的申請，由總裁審批；3003 000萬元的申請，由董事長審批；3 000萬元以上的申請，由董事會或股東（大10、）會審批。5財務部門負責人確認審批程序無誤后，由財會人員給予支付。第3章 授權期間與授權調整第6條 總裁及以上級別的被授權人，其授權有效期根據公司章程中規定執行第7條 外包業務歸口管理部門的被授權人，其授權有效期自外包項目啟動時始至外包項目結束時終。第8條 發生下列情況時，授權機構可調整或撤銷原授權。1受權人發生重大越權行為。2受權人的行為失當造成重大經營風險或法律責任。3經營環境、內部機構和管理體制發生重大變化。4業務外包計劃發生重大變化。5其他情況。第4章 附則第9條 業務外包項目所涉及的授權審批應當在授權范圍內進行，不得超越審批權限。第10條 違反規定不履行或不完全履行授權審批的行為，要11、追究相關責任人的責任，進行經濟處罰和行政處罰。第11條 本制度由總經辦負責制定和解釋，經總裁審批后執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期3 外包策略及承包方選擇3.1 外包業務承包方選擇流程協助評標簽訂合同擬定合同 部門步驟董事會及審計委員會簽訂合同外包申請開標評標其他相關部門董事長（總裁）編制外包項目計劃書審議外包準備審議歸口管理部門招標階段確定歸口管理部門審核確定承包方資質標準及遴選辦法編制招標合同發布招標合同招標報名及資質預審制定標底組織開標評標、討論定標發放中標通知書擬定業務外包合同簽訂業務外包合同審批審核審批審核3.2 技術服務外包合同范例文本名稱技術服務外包合同范例12、受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門技術服務外包合同 合同編號： 委托方（以下稱甲方）： 服務方（以下稱乙方）： 法定代表人： 法定代表人： 地 址： 地 址： 郵政編碼： 郵政編碼： 聯系電話： 聯系電話： 甲、乙雙方本著互利互惠的原則，就甲方 技術服務問題，經友好協商，根據中華人民共和國合同法有關技術合同的規定及其他相關法律法規的規定，同意就以下條款訂立本合同，共同信守執行。第1條 技術服務名稱、內容、方式和要求11 甲方需要就 技術項目（全稱）委托乙方提供技術服務。12 甲方委托乙方提供的技術服務包括 等方面，具體參見本合同附件技術服務外包具體內容。13 本合同約定的技術服務采用 等方13、式實現，具體參見本合同附件技術服務方式。14 本合同約定的技術服務應達到標準水平為 。第2條 合同履行期限、地點21 甲方協作事項應在 日內完成；乙方應在本合同生效后 日內完成技術服務項目。22 合同履行地點根據服務方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可約定雙方同意的其他地點。第3條 甲方的主要義務31 為了使乙方順利開展服務工作，在合同生效 日后甲方向乙方提供有關技術背景及有關技術數據、原始設計文件、樣品材料等資料。32 甲方向乙方提供工作場所及必要的工作條件，包括交通、食宿（標準）等。33 甲方根據乙方要求及時補充說明有關情況，追加、修補有關資料、數據。34 向乙方支付約定的技術服務費用，費用14、金額及付款方式詳見本合同第五條。35 其他 。第4條 乙方的主要義務41 認真制訂和實施技術服務的計劃，按合同預定期限交付技術服務項目成果。42 乙方在按照甲方要求提供技術服務過程中，應嚴格遵守所在地法律以及甲方有關制度。43 在甲方需要時，乙方有義務告知技術服務項目的實施進度和現狀，并提供階段性匯報，匯報頻度及方式如下： 。44 保存確切系統的技術服務檔案和賬目，確保費用開支的正當、合理。45 其他 。第5條 技術服務費用支付51 乙方為甲方提供合同約定的服務內容，甲方向乙方支付費用總計 ，包括以下事項： 。52 甲方按照如下方式支付上述費用： 。53 甲方報銷乙方提供技術服務過程中產生的開15、支，可報銷的開支類型、報銷憑證及流程詳見附件技術服務項目費用報銷說明。第6條 保密條款61 甲方向乙方提供的技術資料、數據，乙方負有保密的義務。未經甲方允許，乙方不得引用、發表和向第三者提供。62 乙方在提供服務過程中，對所獲知的甲方機密信息及重大業務事項負有保密義務。63 保密義務同樣適用于有關未經注冊或未被授予專利權的發明文件和信息。64 除以上保密事項，甲方有權根據技術服務項目實施情況和外界環境的變化，更新、修正保密條款。65 乙方有違反本協議的情形，無論故意與過失，應當立即停止侵害，并在第一時間采取一切必要措施防止保密信息的擴散，盡最大可能消除影響。 同時乙方需承擔違約責任并向甲方支付16、違約金，違約金的具體數額由雙方協商確定。66 不論合同是否變更、解除或終止，本合同中的保密條款不受限制而繼續有效，甲乙雙方繼續承擔約定的保密義務。第7條 驗收標準及方式71 甲乙雙方本著科學、公正、實事求是的原則，嚴格按照本合同約定的服務內容和要求進行驗收，由甲方出具驗收證明。具體標準參照附件技術服務驗收標準。72 甲方根據技術服務項目的實際情況，采用鑒定會、專家評估的方式驗收或甲方單方認可視為驗收通過。73 經甲方驗收，乙方最終提供的服務與合同約定有差異的，在 期限內由乙方進行調整。第8條 合同中止及違約責任81 甲、乙一方單方面中止或暫停合同，必須提前一個月書面通知對方。因沒有提前通知而造17、成的損失，由違約方承擔責任并按照以下標準支付違約金： 。82 因乙方原因導致本合同未完整履行，甲方有權向乙方索賠，標準如下： 。83 合同爭議解決方式如下： 。第9條 附則91 本合同未盡事宜，雙方應首先友好協商解決。92 本合同自雙方當事人簽字蓋章之日起生效。93 本合同一式二份，甲、乙雙方各執一份。第10條 附件101 技術服務外包具體內容102 技術服務方式103 技術服務驗收標準甲 方： 乙 方： 開戶銀行： 開戶銀行： 賬 號： 賬 號： 單位蓋章： 單位蓋章：代表簽字： 代表簽字：年 月 日 年 月 日編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期4 外包業務流程控制4.1 業務18、外包需求識別流程歸口管理部門負責人 部門步驟董事會及其審計委員會形成業務外包需求說明書需求調查相關職能部門總裁擬訂業務外包需求調查計劃確定外包需求審核歸口整理部門專員組織開展需求調查收集信息需求信息配合分析識別編寫外包需求分析報告審核審批審批配合確認需求目標確認需求范圍審核審批編寫業務外包需求說明書配合執行業務外包需求說明書4.2 外包業務控制流程 部門步驟董事會及審計委員會合同終止準備階段外包實施相關職能部門董事長（總裁）制定外包戰略審議歸口管理部門簽訂外包合同審議確定外包業務內容編制外包項目計劃書分析評估審議審批審核選擇承包方擬定外包合同簽訂外包合同向承包方提供必要的協作條件定期檢查和評價19、外包業務進展驗收外包業務產品（服務）告知承包方進行差異調整外包合同到期，項目驗收合格后交接關鍵技術資料開具或提供付費證書審核審核4.3 外包業務管理制度制度名稱外包業務管理制度受控狀態編 號執行部門監督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為使本企業外包業務流程順暢合理，規范參與業務外包人員的行為，確保業務外包期間企業資產安全，維護企業利益，實現業務外包的戰略目標，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于本企業所有業務外包活動的管理。第3條 外包業務的界定本制度所指的外包業務，主要是指為實現企業的戰略經營目標，通過合同或協議等形式約定由外部服務提供商（以下簡稱為“承包方”）提供的某些部分或全部20、業務。第2章 外包業務流程第4條 制定外包戰略1在決定是否將業務項目外包時，應考慮以下三個方面的因素。（1）此項業務是否是利用本企業沒有的設備、生產系統、專業人員及專門技術。（2）此項業務外包可以降低成本。（3）此項業務外包能夠產生比自己運作更多的利益等。2準確把握企業核心競爭力與盈利環節，避免將企業核心業務外包。第5條 編制外包項目計劃書企業在確定業務外包內容后，指定與該項業務相關的職能部門編制計劃書。計劃書主要包括以下內容。1業務外包的背景，如企業外部環境要求及企業中長期發展戰略。2業務外包內容，將部分還是全部業務職能交由承包商提供。3業務外包的具體實施程序。4業務外包的主要風險和預期收益21、。5其他相關內容。第6條 成立外包業務歸口管理部門1外包項目計劃書通過審核后，成立外包業務歸口管理部門，由業務部門負責人、有關咨詢專家、外包項目協調管理人員、合同協商管理人員等組成，必要時還應包括法律及財會專業人員。2業務歸口管理部門負責業務外包項目的具體實施，確保業務外包流程的順利執行。第7條 選擇承包方1外包業務歸口管理部門發布投標公告，并與候選承包商建立聯系，發放外包項目競標邀請書及相關材料。參與競標的候選承包商應在指定期限之內提交投標書及相關材料，主要內容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。2歸口管理部門對承包方進行資質預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括5個方面。（22、1）承包方類似項目的經驗、服務能力、資格認證和信譽。（2）承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關系。（3）承包方在知識產權保護方面的力度和效果。（4）承包方的性價比是否合適；（5）其他因素。3確定標底并進行公開招標。4組織企業其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門給出候選承包方的綜合競爭力排名，會同相關管理層及其他職能部門負責人分析與候選承包方建立外包合同的風險，根據實際情況挑選出一家或幾家公司作為業務承包方。5歸口管理部門和承包方就外包項目合同的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署外包項目合同。第8條 歸口管理部門負責培訓涉及外包業務流程的員工，確保員工正確理解和掌握業務23、外包項目相關政策制度。第9條 歸口管理部門根據合同約定，為承包方提供必要協作條件，并指定專人定期檢查和評估項目進展情況。第10條 項目結束或合同到期時，歸口管理部門負責對外包業務產品（服務）進行驗收。如承包方最終提供的產品（服務）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調整。第11條 與承包方就最終產品（服務）達成一致后，由承包方提交費用支付申請，歸口管理部門對申請書進行審核。審核通過后，開具付款證書，按照公司規定程序審批，支付承包方費用。第12條 對于因承包方原因導致外包合同未完整履行的，歸口管理部門負責向承包方索賠。1指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟蹤、報告，及時收回相關款項并追究責任人責24、任。2采用法律手段解決長期未決賠款。3若終止對承包方的索賠，由歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司總裁以上級別管理層審批后執行并備案。第3章 業務外包流程中的資產存貨管理第13條 固定資產管理1對于企業所有或有優先購買權的固定資產，如因業務需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企業固定資產管理制度使用和管理。2業務外包歸口管理部門指定專人定期檢查承包方使用和管理固定資產的情況。3交由承包方使用但所有權歸本企業的資產，只能用于外包業務活動。未經企業相關領導人員同意，擅自將固定資產挪作他用的承包方，相關部門應對其采取警告直至解除合同的措施。第14條 流動資產管理1業務外包過程中形成的25、原材料、產成品等流動資產，歸口管理部門要求承包方遵循本企業制定的相關管理政策，如防火、防盜、防未經授權接觸和未經批準轉移等。2對承包方責任造成的流動資產損失，業務外包歸口管理部門有義務責成承包方賠償。3業務外包過程中形成的商業信息材料等，歸口管理部門按照合同中約定的保密條款對承包方的保密工作進行監督。第15條 存貨管理1對于因業務外包需要由承包方購進的存貨，存貨訂單應經我方相關授權領導審核批準，而存貨的數量、質量檢查由承包方負責辦理；歸口管理部負責按企業存貨管理規章制度準確、及時地在存貨系統中予以記錄和反映。2對于因業務外包需要由我本企業銷售給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包項目，不得另作26、他用。歸口管理部門負責監督。3歸口管理部門負責定期組織相關部門（如資產管理部、財務部等）及相關人員對承包方的存貨進行盤點（每月次）。而對于盤盈盤虧的存貨，應經本企業財務總監審批后，方可交會計人員進行會計處理。4對于所有權歸我企業的、在承包方儲存的存貨，歸口管理部門負責監督、檢查承包方是否按本企業存貨庫存管理制度中的要求進行管理；對于檢查中發現的次品、損壞品或過期存貨，應當及時予以確認、分離。5歸口管理部負責指定專人跟蹤、調查外包業務中涉及的所有存貨的一切變動，查明原因，報財務總裁審核后處理。對于承包方無合理原因過度使用存貨，造成企業成本上升，歸口管理部或相關人員有權代表企業要求承包方補償。第4章 外包業務流程中斷防范措施第16條 業務外包歸口管理部門采取承包方競爭機制，選擇多家單位作為業務承包方，以降低一方服務失敗或單方中止合同可能給本企業帶來的損失。第17條 業務外包歸口管理部門定期對所有重要承包方的履約能力進行評估，形成業務可持續能力評估報告，交由企業總裁及以上級別管理層審閱。第18條 根據業務可持續能力評估報告，業務外包歸口管理部門負責及時替換不再繼續具備履約能力的承包方，避免外包業務的失敗造成企業商業活動的中斷。第5章 附則第19條 本制度由企業總裁辦負責制定和解釋。第20條 本制度自年月日起執行。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期