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1、分公司經營項目財務支出及報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 分公司財務管理制度 1.目的為規范分公司的財務管理、明確各管理者在費用控制方面的職責、加強費用報銷、個人借款的管理；杜絕不合理之經營管理成本的支出，加強對各項費用的有效控制。 2.范圍適用于分公司全部經營管理活動及分公司全體職員。3.職責3.1公司執行董事、法定代表人兼總裁負責批準由公司董事會審核之各項經營管理費用的開支并對最終結果負責；3.2 監事對公司所有經營管理活動中的各項費用開支擁有最終審批權；3.3分公司經理對分公司范圍內的所有經營活動中2、的各項費用支出的最終結果負責，并對公司財務制度規定范圍內的支出有審批權；3.4 分公司財務管理部負責依據本制度和財務管理規范要求，審核、監督、檢查、處理分公司所有人員的經營管理費用開支行為，并根據公司財務管理部以及分公司經營管理之現狀修改或解釋本制度，分公司財務管理部對分公司各項費用支出票據的合理性、合法性負全責；3.5分公司出納對各項費用支出與所附的原始憑證的數量與金額的一致性負全責；3.6分公司人力資源部對各項福利、補貼費用的合理性負全責；3.7分公司經理對分公司所有經營管理活動各項費用支出的必要性和真實性負責；分公司經理簽署的各項費用將直接進入到分公司的年度經營支出中。3.8分公司全體職3、員必須執行分公司的財務管理制度的管理流程和審批程序，要求自己在分公司經營管理活動中嚴格各項費用的開支，不利用其他手段、措施或提供虛假報銷憑證借故超越費用開支；3.9公司根據分公司項目發展需要設置專門財務管理人員；3.10分公司財務管理人員接受分公司總經理的行政領導，負責分公司與公司在財務管理方面的對接，接受公司財務管理部的專業指導和領導，對公司財務管理部和公司領導負責；3.11分公司財務管理人員負責處理分公司日常的費用的報銷、單據的整理、填報每月應向公司財務管理部的相關報表、稅務處理等相關財務事宜；3.13分公司總經理為分公司財務工作第一責任人。3.14分公司一切財務活動都必須遵照本制度執行，4、如遇本制度與公司財務管理制度相抵觸的需要按照公司財務制度來執行。如確實根據分公司的實際情況需要修改的也必須先按照公司的財務制度執行后根據制度的修改程序來重新修訂。4.賬戶、印章（鑒）和資金的管理4.1賬戶4.1.1 所有開立的賬戶必須報公司財務管理部備案，收入賬戶必須申請開通網上銀行業務及相關的網上支付業務，密鑰分人管理。4.2 印章（鑒） 分公司刻制的公章、財務專用章和負責人私章需要有專人保管。 分公司公章和負責人私章由分公司總經理保管，財務專用章由分公司財務人員進行保管。 分公司財務人員負責對發票、支票和財務票據的整理、保管以及繳銷。4.3 現金的管理 各分公司可以存放一定數目的現金以備日5、常之用，金額控制在2000元以下?，F金超過備用現金額度的部分必須及時送存銀行收入賬戶。 分公司現金保管人員相關資料必須報公司財務管理部備案。 要對備用現金進行定期的盤查清點，每周至少一次，并填寫分公司現金盤點表，以月報的形式向公司財務管理部報送。 分公司財務人員還須登記分公司現金日記帳和分公司支出賬戶銀行日記帳，并每月2日前將電子版本報送公司財務管理部。4.4 支票的管理程序 支票的購買和保管程序：4.4.1.1 出納員應按銀行的相關規定到開戶行購買支票；4.4.1.2 出納員應將新購回的空白支票安全、妥善的存放在保險箱內。 支票的使用程序及注意事項：4.4.2.1 因業務需要使用支票的人員，6、應按費用報銷審核標準作業規程中的相關規 定進行支付項目的審核及審批； 4.4.2.2 出納員根據審核、審批手續完整的支付證明按相關規定填寫支票；4.4.2.3 內容填寫完整的支票應按相關規定加蓋財務專用章、銀行印鑒章；4.4.2.4 出納員應將內容填寫完整的支票存根聯與支付證明一起在支付當天下班前交 財務會計審核后，按相關規定進行相關的帳務處理；4.4.2.5 支票用完后，出納員應編制支票使用明細表交財務會計核對相關帳目資料；4.4.2.6 如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢，出納員應將作廢支票連同存根聯一起 妥善保存；4.4.2.7 出納員或其他經辦人員如遺失內容填寫完整的支票，應及時到開戶7、銀行掛失；如因此造成的損失，由當事人負責全額賠償，并視情節輕重進行處理。4.5 費用公司財務管理部按照各分公司的財務預算情況和工作需要撥付給各分公司支出賬戶相關費用。分公司每月2日前向公司財務管理部報送當月的分公司資金計劃表。 分公司總經理和財務人員必須要審查所報銷費用發票真實合法，發票須是在當月開出的，報銷金額和發票金額須一致，需注明事由、日期、參與人員等。車費、辦公費用須單獨填寫分公司交通費明細表、分公司辦公費明細表。費用的涵蓋范圍分公司的費用包括以下幾項。.1 辦公費：指分公司行政管理人員日常使用的辦公用品開支；辦公用品需集中管理，并由專人負責登記發放，控制使用。.2 交通費：因正常上下8、班發生交通費用支出的一般不予報銷，確因工作需要外出發生的交通費用，憑據據實報銷，未經公司領導批準，不得報銷出租車費。.3 通訊費：指因工作需要配備通訊工具發生的費用；分公司各部門辦公電話。.4交際應酬費：為便于分公司各項工作的正常開展，在業務交往及公關活動中發生的交際應酬費用。.5 差旅費：指因公出差到分公司所在地以外地區所發生的交通費、住宿費、伙食費等費用開支。.6 各分公司租房的租金、物業管理費、保潔費。.7 分公司申請，經過公司財務管理部報公司領導批準的其他費用開支。 費用開支標準所有的日常費用開支在1000元以內的可由各分公司總經理審批之后直接用分公司備用金支付， 1000元以上的費用9、須經分公司財務管理部向公司財務管理部上報，由公司總裁審批后才能支付。分公司可以根據實際情況對經常性耗品的采購采取月結的方式， 相應的合同應報送公司備案，并且每月需要針對需要付的款項編制分公司應付款明細表來反映本月應付、實付以及未付的款項。 申請流程費用開支標準在分公司權限范圍內的，經由分公司總經理審核之后財務人員可以直接支付；費用開支標準在分公司權限范圍外的，由分公司總經理審核無誤后向公司財務管理部申請支付。4.6其他4.6.1各報表報送時間：周報每周五下午3點以前，月報每月2號以前。日記帳只需要報送電子版本。4.6.2各個報表在向公司財務管理部門報送前必須先由分公司總經理確認簽字。4.6.310、報送方式必須電子版本和紙質版本各一份，電子版本在規定的報送時間前發到公司財務管理部相關人員郵箱并抄送到公司分管領導郵箱中，紙質版本采用給公司財務管理部備案。4.6.4每月分公司應向公司財務管理部報送的報表有：見分公司表格明細。5.審批權限5.1費用的審批權限。 日常經營性費用（如：辦公費、辦公室租賃費、水電費、通訊費、郵遞費、材料費、維修費等）：分公司總經理的批準權限為1000元（含）；1000元以上報公司財務管理部門審批； 非日常經營性費用(如：業務招待費、差旅費、出租車費、會務費、培訓費、書報費、職員活動費、社區文化活動費、醫藥費等)；分公司總經理批準權限為1000元（含）、1000元以上11、報公司財務管理部門審批；工程及勞務合同費用：金額在2000元（含）以下的工程及勞務合同，由分公司總經理審批后執行。金額在2000元以上報公司財務管理部門，經公司執行總裁同意批準后執行。所有涉及該項業務的相關合同，均需提交公司存檔備查。5.2物資采購的審批權限因業務需要購置辦公用物資，例如：辦公用品，辦公設備等。單價在500元（含）以下由分公司總經理負責審批， 500元（含）以上須上報公司財務管理部審批； 購置房屋建筑物類、運輸工具類固定資產需附專題報告，經公司執行總裁同意并報執行董事批準。報廢、轉讓固定資產，固定資產盤盈、盤虧的處理，單價2000元（含）以下由分公司經理審批；2000元以上、212、0000元（含）以下由公司執行總裁審批；單價20000元以上，經公司執行總裁同意后，報公司執行董事批準。5.3報銷程序每周的周二、周四為報銷日；其它時間原則上不予報銷。 5.3.2所有開支費用在產生之前，必須事先按照規定的審批流程和程序經過批準后，方能按照報銷程序和相關規定辦理報銷手續。因經營管理需要發生的業務開支，須在一周之內取得合法發票，并由經辦人按照付款申請單的內容認真填寫付款申請單，將報銷所需要的有關附件或證明材料一并報部門主管初審。部門主管必須根據分公司財務管理制度嚴格審核付款申請單，審核的時間在無特殊情況下，不得超過24小時，然后報分公司財務管理部門進行審核。分公司福利補助類費用經13、分公司經理審批后，還需報公司人力資源部相關負責人審核；分公司財務管理部門在接到各部門的付款申請單后，嚴格按照分公司財務管理制度進行審核，并按審批權限報送分公司及公司相關領導審批。 分公司財務管理部在無特殊情況下，須保證付款申請單送達財務管理部最近的報銷日內，即可領取所報銷款項或對不能及時給予報銷的事由做出回應。任何人員在報銷費用開支時，嚴禁將同一筆業務分拆若干單據報銷。若遇特殊情況，須向分公司財務管理部和審批該項業務費用開支的最高領導報告，說明事情原委。5.3.9分公司對外支付費用在1000元（含）以下，可以用現金支付；費用在1000元以上的，應該采用支票支付的形式支付，特殊情況1000元以上14、需支付現金需上報公司財務管理部門。所有發生業務費用報銷的票據，必須是符合國家有關規定的正式票據。任何收款收據、白條、非正式票據一律不得報銷。特殊情況下必須事前請示，而且在報銷時，要注明原因、用途后報請分公司總經理或公司執行總裁批準。5.4交際應酬費報銷符合開支范圍的交際應酬費用，單項金額在1000元(含)以內，報銷時由分公司總經理簽字，公司財務管理部審核，分管該項業務的公司領導審批后據實報銷；單項金額在1000元以上的，經分管該項業務的公司領導審核，分公司總經理簽字，上報公司財務管理部審核，公司執行總裁批準后據實報銷。 分公司總經理本人的交際應酬費用，須上報公司財務管理部審核，執行總裁審批后方15、能報銷。各項交際應酬費用在報銷之前，須在發票的背面填寫簡單說明或用途，包括時間、地點、參加人員等。5.5差旅費報銷出差可享受差旅費報銷制度，出差是指到分公司外的同一城市完成分公司委派的工作任務時間超過1天且不超過20天的工作狀態；職員報銷差旅費需填寫差旅費清單并附有效發票交分公司經理審批，再交分公司財務管理部審核、財務部門根據以下標準審核后方能報銷。如超出公司所規定的差旅費用報銷范圍，需說明情況并上報公司財務部審批方能報銷。往返交通費用：因工作需要出差的分公司管理層可選擇乘坐除飛機頭等艙、公務艙以外的任何交通工具，憑有效票據實報實銷；管理層以下人員可選擇乘坐火車或同等價格的其他交通工具，憑有效16、票據實報實銷，如因工作需要乘坐飛機需由分公司總經理審批才能乘坐。住宿費用；在下列規定的標準房的上限標準內實報實銷。5.5.5兩人以上同行出差，可與職級最高者住同一酒店。對于由出差地統一安排住宿或為了工作便利就近住宿的，按實報銷。超出規定金額的，應提供所住宿酒店之星級證明。5.5.6已交納會務費用并由會議組織單位提供食宿的會議或培訓，出差者不再報銷住宿費用及不再計發出差補助。5.5.7出差地之市內交通費包括機場、車站、碼頭至住宿地的往返交通費用、當地乘車按職位規定費用內實報實銷。5.5.8出差期間的交際應酬費用按交際應酬費報銷程序辦理。項目職位飛機火車輪船長途汽車住宿費（天/人）餐費（天/人）交17、通費（天/人）總經理、副總經理經濟艙軟臥頭等艙臥輔400元/天間100元80元總監、高級經理經濟艙硬臥二等艙臥輔300元/天間80元60元員工經濟艙硬臥三等艙臥輔200元/天間50元50元5.6市內交通費報銷 因業務需要發生的市內交通費報銷規定均在此限。 分公司所有職員外出辦事時，在分公司不派車輛的情況下均給予報銷公交車費用。公交車費用需在車票背面注明時間，事由，起始地點并交由部門主管、財務管理部確認后，報分公司總經理審批方可報銷。 分公司所有外勤人員根據其工作的需要而發生的公交車費用，公司統一購置公交卡，外出使用公交卡均填寫公交卡領用明細單。 出租車費用報銷.1 分公司原則上不報銷出租車費用18、，所有因特殊情況發生的出租車費用報銷均在此限。.2 分公司各部門每月的出租車費用在部門主管、財務管理部確認合理后報分公司總經理審核后，限額為300元/月以內報銷，超出300元/月報公司公司財務審批后方可報銷。5.6.4.3 所有出租車費用報銷時需在車票背面注明事由。5.7機動車輛費用報銷職員私車費用的報銷按公司財務制度相關規定之標準執行分公司車輛費用的報銷.1分公司司機每月可將允許報銷的油料費、停車費、洗車費、維修費、過路過橋費等日常費用，填寫付款申請單，交由分公司總經理、公司財務管理部審核、公司執行總裁審批后實報實銷。.2 因司機違犯交通法規或因工作失職而發生交通事故的賠償費用、車輛修理費用19、人工費、誤工費、醫藥費、營養費等費用，在扣除應由保險公司賠償部分后的剩余部分，全部由司機本人承擔；因司機個人工作失職造成的違章停車、違章超速、違章駕駛、未及時年審等罰款費用，也全部由司機個人承擔；分公司不承擔因司機工作失職而造成的任何罰款、賠償等支出。.3當司機單次駕駛車輛超過200公里即為長途行車，視同出差，住宿費、餐飲費在規定的標準內實報實銷。 5.8借款管理規定 5.8.1因采購物資、出差、外派、交際應酬等其它工作需要須借款時，實行額度控制，具體數額根據該項工作的實際需要、出差的時間、交際應酬的具體情況，由分公司財務管理部在審核該項借款時具體確定。5.8.2所有借款須由經手人填寫借款審20、批單，注明借款用途、借款金額、預計還款時間等，報分公司財務管理部審核；借款金額的審批權限按費用報銷的審批權限執行。5.8.3采購物資、出差、交際應酬等臨時借款需在借款后三十個工作日內還清借款。為了更好的管理個人借款，財務管理部要將所有職員的借款單統一入財務賬，當借款人在借款入賬后歸還結清借款的，財務管理部應開出收據，注明還款事項，借據不再退還個人。5.8.4當借款所需要的工作任務完成后，借款者要以報銷形式歸還借款時，應按規定填寫付款申請單，并在申請單的借款金額處填寫借款金額，報銷與借款的差額多退少補。嚴禁將一張借款單對應多張付款申請單進行報銷。5.8.5對超過應歸還借款期限五個工作日仍未歸還結21、清的借款者，分公司財務管理部門有權在借款者工資中扣還。5.8.6分公司所有借款應本著前款不清、后款不借的原則嚴格遵守。5.10支票使用規定 因分公司工作業務需要，事先領借支票的，須按照規定的審批權限填寫領用支票申請單，經過批準后，方能到分公司財務管理部領取支票。 如需領用金額在5000元以上支票的，經辦人須提前一天通知分公司財務管理部門作好準備，否則所造成對工作之影響，經辦人必須承擔相應的責任。特殊情況下，分公司財務管理部也應本著為顧客服務之心態，認真積極采取措施，以滿足用款單位或用款個人之需要。支票領借后的報銷手續按照本制度相關規定進行報銷。但必須在付款申請單的付款方式中注明已付款項的支票號碼。 6說明6.1分公司財務管理制度是一項既非常實際又非常靈活的制度，我們注意到任何企業的財務管理制度都未必盡善盡美。我們惟有建立一個公開透明的管理體系，我們惟有依賴分公司全體職員的真誠和信譽，依賴分公司全體職員對不合理費用支出的一貫抵制，公司才能獲得長期的發展。6.2分公司財務管理部有權對違反以上制度規定的單位或個人提出通報批評，給予分公司人事管理部門對相關情節嚴重的部門或個人的處理意見，財務管理部有責任、有權利及時將違反分公司費用報銷的行為上報分公司相關領導進行處理。6.3本制度由分公司財務管理部負責解釋和修訂。