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1、工程公司監理資料信息管理及歸檔制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則：1、 為加強建設工程監理工作的標準化、規范化管理，提高項目監理機構的工作水平，為工程項目建設有關部門分析、指導和評價工程項目建設監理工作質量提供準確、可靠的依據并以備追溯，需建立健全工程項目建設監理資料檔案制度。本項目監理部確定由總監指導和一名專職資料員具體負責資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等工作。2、資料室由專人管理，按城建檔案要求的要求，建立檔案。二、監理工作的流程2.1檔案建立監理資料與信息管理職責分工監理資料分程序資料、內2、部資料、往來資料；程序資料為開停工報審、方案報審、工序、材料報驗等；內部資料為監理規劃、細則、月報、質量評估、總結等；往來資料為合同管理、業主來文、政府行政部門檢查記錄等；程序資料應由施工單位申報，專業監理工程師或總監理工程師審查完成簽批后，資料員核查后歸檔；內部資料由總監或專業監理工程師在總監指導下完成，總監蓋章后，資料員歸檔；往來資料資料員按公司及規范要求歸檔；資料的收發管理制度.1資料的收發文應采用公司配發的專用收發文表式;；.2資料的收發文前應仔細核對收發文編號、事由、簽章等是否與收發內容相符；.3資料的收發文時應登記詳細記錄：收發文時間、收文人、事由、往來單位、編號等。其中收文人應本3、人簽字確認；.4資料的收發文后應及時通知相關負責人。資料的存放、歸檔管理制度.1存檔的工程文件的內容必須真實、有效、完整、準確、系統，與工程實際相符合；.2 存檔的文件應手續完備，盡量采用原件，如為復印件應加蓋原件審核章，并標注原件存放處；.3存檔的文件需進行審查，字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。復印件不得出現模糊無法辨認的情況。存檔使用的紙張應使用標準紙，不應使用方格紙、作業紙等；.4存檔資料內容中有圖有文字的，應文字頁在前圖在后。文字頁較多的應進行編號；.5監理四版表示使用的文件編號需符合在求，例：1208008，代表12年8月第008號；.6資料存放時應按照資料盒名稱分4、類、盒內目錄順序排放。目錄應上墻方便查閱，有分類有目錄，按編目歸檔；.7資料盒脊背應按照公司要求含有：公司名稱標識、項目名稱、資料盒編號、料盒內容標注，其布置方式應滿足規范要求；.8資料盒脊背應準確、標準化、寬度應與資料盒大小相符；.9資料在分部工程完成后應及時整理、封存。2.2檔案立卷資料員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝釘、編制目錄，裝袋（盒）入檔。凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，項目監理部可根據需要決定是否留存。2.3檔案補充外來文件、函件由資料員分類編號登記并形成來文登記，項目監理部有關領導閱后，即立卷歸檔。項目監理部發出5、的文件，由資料員分類編號登記并形成發文記錄，資料齊全經相關領導審批后，即立卷歸檔。2.4檔案查閱項目監理部以外人員來項目部查閱資料檔案，必須經由項目監理部領導同意方可到資料室查閱資料，未經同意不得將資料帶出資料室，如若需借出必須經相關領導同意并立下借據注明借閱時間，在注明時間內完好無損地歸還資料室。2.5檔案安全保密資料室資料柜由專人負責管理，保持整潔、干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。資料管理人員不得外泄檔案中的機密，資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密紙處理或銷毀。三、 監理技術文件的交付及責任1、監理單位對工程技術文件的形成、收集、組6、卷有組織、審核的責任，應及時對工程技術文件進行檢查、審核、簽證、蓋章，組織承包單位完成交工技術文件的歸檔工作。2、需要移交公司監理資料的工程及移交資料內容要求： （1）需要移交公司監理資料的工程分類：A類：住宅及公用建筑工程（28層及以上，單項面積3萬及以上，小區建筑面積12萬及以上）。廠房：18米跨度及以上。省、市優質工程目標工程，省文明工地目標工程。B類：級別A類以下工程。（2）移交資料內容要求： A類工程按本辦法附表一及附表二中全部資料內容； B類工程只需要按照附表四移交公司有關需要存檔的文件內容。3、 工程竣工后,按附表二中案卷題名內容進行整理,并在每個檔案盒的側面貼好案卷題名(2007、30毫米標簽紙,詳見附表一),每個案卷(檔案盒)內應有詳細文件目錄。 （1）對于群體工程,當一個檔案盒裝不下該案卷文件時,可以分上、中、下冊或按流水序號進行分冊。 （2）檢驗批驗收記錄及其工序報驗單不需要存檔,水電分項、(子)分部工程驗收記錄和土建并入一個案卷(案卷七)。（3） 圖紙不需要交公司，因工程特殊情況確實需要暫時留存的設計圖紙，應折疊整齊交到公司。 4、工程完工后,現場監理部應及時將監理資料整理移交給公司,并填寫好資料交接驗收記錄單,辦理移交手續。5、公司收到項目監理部資料后,公司資料員應及時對每個案卷進行檔號的編號,并按附表三填寫好歸檔文件目錄,將資料存入檔案室。檔號的編寫說明: 8、- 具體資料流水號 案卷流水號年度工程流水號6、需移交檔案館的監理資料,由項目監理部在竣工驗收后按要求及時將原件移交建設單位或檔案館,公司保留復印件。需移交檔案館的資料詳見附表四。7、資料保存期：A類工程保存期為五年，B類工程保存期為三年。四、建立資料管理信息系統在本項目監理采用計算機建立工程資料系統，形成本工程資料數據庫。項目監理機構應利用計算機建立臺帳、圖、表等系統文件輔助監理工作控制和管理，要求建立的監理管理臺帳有：（1）工程材料、構配件、設備報驗臺帳；（2）施工試驗（土建、安裝等）報審臺帳；（3）分項（工序）、分部（部位）的驗收臺帳；（4）工程量、月付款報審臺帳；（5）施工進度執行和控9、制臺賬；（6）履行安全監理責任臺賬；（7）合同執行情況的跟蹤及處理過程和管理；（8）現行經濟法規、資料的查詢；（9）其他。歸檔文件目錄 年份: 20xx 工程名稱案卷編號案卷題名備注xxxxx工程20xx-01前期手續20xx-02上級來文20xx-03監理文件20xx-04會議紀要、監理月報20xx-05通知單、聯系單20xx-06投資控制、進度控制20xx-07監理日記、平行檢查及旁站記錄案卷目錄年份: 20xx 序號案卷編號案卷題名詳細內容頁數一20xx-01前期施工手續（）規劃許可證（規劃放線成果圖）（）施工許可證（）圖紙審查意見（）施工合同（）施工中標通知書（直接發包書）（）工程開工10、報審表A120xx-02上級來文（）質監巡查記錄（）安監巡查記錄（）上級主管部門文件及通知二20xx-03監理文件（）監理合同、公司安全管理及培訓制度（）監理中標通知書（直接發包書）（）監理企業資質、人員上崗證（）總監任命書、總監代表授權書（）監理規劃、安全監理規劃B12（）監理細則、巡視旁站制度B13（）監理交底（）工程監理總結報告B10（）工程監理質量評估報告B9（0）質量事故報告及處理意見（1）合同爭議、違約報告及處理意見（2）工程監理資料移交單B15三20xx-04會議紀要（）工地例會B61（）專題會議B62（）監理項目部內部會議B63監理月報（）監理月報B5四20xx-05通知單（）11、進度控制類B21（）質量控制類B22（）費用控制類B23（）安全文明類B24（）設計變更類B25（）建設單位通知單C1（）向主管部門質量安全報告單B14聯系單（）建設單位類B31（）施工單位類B32（）設計單位類B33（）建設單位聯系單C2（5）承包單位通用申報表A8備忘錄（）建設單位類B41（）施工單位類B42（）設計單位類B43暫停令復工申請（）工程暫停令B1（）復工申請表A6五20xx-06投資控制（）工程計量A4.1（）工程款支付審批A4.3（）簽證及索賠A4.2（）工程款支付證書B8進度控制（）總進度計劃A2.11（）月（周、旬）進度計劃A2.12（）延長工期報審A2.2六20xx-12、07監理日記平行檢查及旁站記錄（）監理日記B7（）安全監理日記B7（）監理平行檢查記錄（）監理旁站記錄B11監理日記（）監理日記B7七20xx-08分項、分部驗收記錄（）建筑結構工程分項、分部驗收記錄A3.5、A7（）給排水及暖通分項、分部驗收記錄A3.5、A7（）電氣工程分項、分部驗收記錄A3.5、A7（4）分戶驗收記錄（住宅工程）單位工程驗收記錄（子）單位工程竣工驗收記錄A7八20xx-09材料設備報驗（）建筑結構材料設備報驗A3.3（）給排水材料設備報驗A3.3（）電氣工程材料設備報驗A3.3九十20xx-10施工管理體系制度（）安全管理體系報審表A3.2（）施工現場質量管理檢查記錄施工13、方案審核機械設備報驗（）單位工程施工組織設計A3.1（）分項、分部施工方案A3.1（）安全文明施工專項方案A3.9（）安全防護措施費使用計劃A4.4（）施工起重機械設備報驗A3.4資質審核（）總包企業資質報審A8（）分包單位資質報審A3.6（）特殊工種上崗證20xx-11樁基礎工程按江蘇省建設工程質監站編制的樁基礎分部資料進行整理匯總 附表四監理文件目錄(需要移交市、區建筑工程檔案館的監理資料) 序號監理文件內容份數頁數1監理規劃2監理實施細則3監理月報中的有關質量問題4監理會議紀要中的有關質量問題5工程開工申請表6工程暫停令/復工審批表7不合格項目通知8質量類聯系單/通知單/備忘錄9質量事故14、報告及處理意見10工程延期報告及審批11合同爭議、違約報告及處理意見12合同變更材料13工程竣工（預）驗收質量評估報告14工程監理總結報告15 工程監理資料移交單工程名稱： 編號：B 致：（公司檔案科）我項目監理部現將 工程監理資料移交給公司檔案室,請予以審查、接收。附件：1、 工程監理資料清單 2、 工程監理資料整理歸檔文件項目監理機構（章）： 總監理工程師：日期： 公司檔案科簽收人姓名及時間項目監理機構簽收人姓名及時間審查、接收意見： 負責人： 日期： B15工程監理資料移交單工程名稱： 編號：B15 致：（建設單位）我方現將 工程監理資料移交給貴方,請予以審查、接收。附件：3、 工程監理資料清單 4、 工程監理資料整理歸檔文件項目監理機構（章）： 總監理工程師：日期： 建設單位簽收人姓名及時間項目監理機構簽收人姓名及時間建設單位審查、接收意見： 建設單位（章）： 建設單位項目負責人： 日期：