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1、公司財務報銷及付款結算業務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務報銷及付款管理制度第一章前言一、編制目的為了規范報銷標準和報銷流程，加強財務管理，確保公司資金按規定支付，結合公司及項目實際情況，特制定本制度。二、適用范圍及定義本規定適用于公司及公司涉及各項目。三、本規定修改及審批本規定由總經理簽批后方可執行。四、執行時間本規定于頒布之日起開始執行。第二章 管理原則2.1 歸口管理原則為便于對各項費用開支情況進行分析考核，公司統一規定費用項目的歸口管理部門，具體如下表列示（包括但不限于）：部門費用類別明細項目運2、營管理部材料費日常所需的材料：垃圾袋、掃把、搽手紙、清潔藥水，伸縮桿等。維修費設備維護、檢測、保養、維修等及采購維修、維護材料備件等。低值易耗品吸塵器，洗地機等設備。能源費水費、電費、燃氣等。運輸費物流費、快遞費等。業務提成根據公司的政策計算的項目提成。營業外支出與經營相關的罰款等。公關費因業務產生的一切公關費用財務部稅金營業稅、個人所得稅等。銀行費用手續費、利息支出等人力資源部工資薪金基本工資（保底工資、績效工資）、補貼（餐補、夜班補貼、工齡工資）、計時工資（節假日加班、臨時兼職工）、社會保險。其他職工福利費（如交通補貼、住房補貼、通訊補貼、職業培養書籍費、生日補貼、節假日福利等）、工會經費3、教育培訓費、內部培訓費等。專業服務費咨詢費、辦證、年審、律師訴訟費等。辦公費用各類辦公耗材、飲用水、文件快遞費等。員工活動旅游、會議費、公司安排員工聚餐等。保險費各類保險：意外傷殘，公眾責任險，財產險等。業務招待費購置禮品、餐費等等（招待外部人員）。差旅費如出差車費、餐費、住宿費等。通訊費辦公室電話費、寬帶網絡費等。外勤辦事車費如公交車費、打車費等總部固定資產總部購置辦公桌椅、電腦及配件等營業外支出總部罰款支出等備注：(1) 未涉及的特殊費用將由總經理根據實際情況單獨指派歸口部門。2.2 預算管理原則2.2.1 年度預算經審議批準后各部門應嚴格按照年度預算進行開支，財務部將在預算期對預算執行4、情況進行監督、檢查，并定期分析、考核。2.2.2 對臨時發生的預算外經費或超預算費用，經辦部門需向歸口部門提交申請，由歸口部門按公司的審批程序補報追加計劃，根據審批權限規定，經批準后方可執行。第三章 授權審批權限規定3.1經濟業務發生前授權審批3.1.1 根據業務發生時間先后分：事前審批、非事前審批；3.1.2 事前審批是指經濟業務發生前，需提報審批通過后，才能進行經濟業務交易。3.1.3 非事前審批是指有的經濟業務可以不需進審批，而由經辦人員直接進行辦理業務。非事前審批項目如下：序號類別項目明細備注1委托收款社會保險貸款利息水、電、氣、能源費等2已簽訂合同根據合同內容固定支付，如設備的購置分5、期款等合同已事前審批 3固定或按固定比率計算的項目稅金、工資薪、貸款利息等。4按批準生效的制度執行員工福利,如通訊、交通補貼等5零星費用物流/快遞費用印刷單據表格、合同、名片、條幅。員工桶裝飲用水。辦公用品費汽油費/停車通行費/過路過橋費市內交通費（員工外出辦事）參照相關制度執行辦公電話費、網絡使用費參照合同繳費年檢費、銀行手續費3.2 報銷及付款授權審批流程3.2.1 報銷或付（匯）款審批流程如下：3.2.1.1 單次報銷或付（匯）款金額800元及以內的審批流程： 經辦人主管部門負責人（部門經理）財務3.2.1.2 單次報銷或付（匯）款金額801-2000元之間的審批流程：經辦人主管部門負責6、人（部門經理）分管領導（業務副總）財務3.2.1.3 單次報銷或付（匯）款金額2001-10000元的審批流程：經辦人主管部門負責人（部門經理）分管領導（業務副總）總經理財務3.2.1.4 單次報銷或付（匯）款金額10000元以上的審批流程：經辦人主管部門負責人（部門經理）分管領導（業務副總）總經理董事會會簽審批財務第四章 報銷及付款流程4.1 報銷及付款流程圖4.2 報銷及付款方式4.2.1 主要通過網上銀行轉賬支付，付款至外部單位，原則上以轉賬、支票方式付款，個別特殊業務除外。 使用支票結算，應自支票簽發日十日內入賬，逾期無效。4.2.3 現金支付，內部員工報銷如需支取現金，須提前告之出納7、備款并在報銷單注明。第五章報銷及付款時效5.1報銷及付款時效5.1.1 費用報銷時效性為遵循企業會計準則和國家相關財務會計制度的規定，正確、合理核算各期損益，當期發生的費用應當期報銷，具體原則如下：5.1.1.1費用類業務報銷時效：原則上應在費用發生后三個工作日內報銷（差旅費應在返程后五個工作日內），最遲不得超過10個工作日；當年發生的費用要求在年底12月31日前報銷，由于特殊原因不能及時報銷的，應由各部門匯總應報銷費用明細總額，上報財務部作為計提費用的依據，并且在次年1月15日之前將原始票據整理粘貼好到財務部進行報銷；5.1.1.2 員工月固定如交通補貼、通訊補貼等以報銷形式體現的福利，應在8、每月24日前報銷；5.1.1.3預付款業務報銷時效：以預付款方式發生的經濟業務，原則上應在接收物品或服務后5個工作日內報銷沖賬。5.1.1.4 月結付款業務：通常情況按合同約定的付款日期進行支付，但各部門應將本月所接收的物品或服務按發生時間、實際接收數量、合同約定單價、金額等進行明細匯總，并于月末最后一天提交至財務部，以便作為存貨、成本入賬的依據。5.1.1.5 所有原始憑證必須為原件財務部受理時間各部門將費用報銷單/付（匯）款申請單交至財務部的時間為：周一至周三。付款周期：審核原始票據及付款信息無誤后3-5個工作日內，特殊情況另行通知；付款時間：對完成審批流程的報銷或付（匯）款申請于每周五進9、行付款。如違反上述規定，財務部有權拒絕辦理。第六章 員工借款6.1借款條件及額度6.1.1 借款額度不超過人民幣3000元；6.1.2 因發生的地點、場所不固定無法確定固定的業務往來單位，如差旅費、業務招待費、新項目考察、員工活動費、停車費，加油費、過路費等；6.2備用金借款6.2.1定額備用金：公司人員因業務需要，需頻繁使用現金，可申請定額備用金；6.2.2員工調動、離職、降職、停職前，必須先到財務部歸還備用金，方可辦理相關變動手續。如未及時歸還，財務部可以通知人力資源部在其工資中直接扣除。6.3臨時性借款6.3.1臨時借款：是指員工因公出差發生的食、住、行等費用，或者備用金不足以支付的特殊10、事項。例如差旅費、新項目考察、員工團體活動等。6.4管理規范：6.4.1因出差而需臨時性借款，需附審批后的出差申請表原件，并根據批準額度填寫借款單，財務根據審批同意的借款單據辦理借款；6.4.2借款原則上以通過網上銀行轉賬支付，如因特殊情況需支付現金請在借款單中注明；6.4.3所需現金金額超過人民幣3000元的需提前一天通知財務部，以便備款；6.4.4借款人須在業務辦理完畢后三個工作日內完成報銷或退還借款手續；6.4.5定額備用金必須于每年12月31日前辦理退還手續，并根據業務需要重新審批辦理；6.4.6員工借款賬齡不得超過30天，如有特殊原因可適當延長，超過60天（特殊情況除外），財務部將通11、知上級主管，并在當月工資中扣減，直至扣完為止；6.4.7原則上，借款管理執行“前款不清，后款不借”的規定。6.5借款單據填寫規范：6.5.1公司員工借款時統一填寫公司印制的借款單；6.5.2借款單聯以及用途：6.5.2.1借款單一式三聯，第一聯：付款憑證聯；第二聯：結算憑證聯；第三聯：結算回執聯；6.5.2.2付款憑證聯：財務付款及會計掛借款人借款處理的原如憑證，嚴禁退還借款人；6.5.2.3結算憑證聯：借款人報銷或還款時的原始憑證；會計根據此聯做賬沖銷借款；6.5.2.4結算回執聯：借款人報銷或還款時，此聯給借款人，作為結清借款的原始憑證；6.5.3借款單填寫要求：6.5.3.1統一用黑色簽12、字筆填寫，字跡公正、清楚，嚴禁草寫；6.5.3.2日期行欄：填寫借款當時的年月日；6.5.3.3資金性質欄：填寫付款方式，即你希望的是轉賬還是現金，如果轉賬需在此處注明開戶名、開戶行、賬號等詳細信息；6.5.3.4部門欄：填寫借款人所在部門；6.5.3.5項目明稱欄：如果借款事由為處理工程項目業務，此處填寫工程項目的具體名稱，否則此處為空；6.5.3.6預算科目欄：此欄為空，統一以員工借款掛賬，報銷還款時沖銷；6.5.3.7借款理由欄：填寫借款的具體事宜,如：X月X日X事到X地出差，X季度員工活動，定額備用金等等；6.5.3.8金額欄：填寫借款的具體金額，大小寫必須一致；出差的，金額須與審批后13、的出差申請表一致；6.5.3.9付款憑證聯最右下角的領款人必須填寫，領款人名字必須與員工身份證上的姓名保持一致；6.5.3.10結算憑證聯和結算加回執聯：填寫借款單時，借款人必須填寫此兩聯中的日期、姓名、金額、用途等事項且與付款憑證聯系保持一致；其余額待報銷或還款時分別由出納和借款人填寫；第七章 付款（結算）業務7.1適用條件： 適用于公司與外部業務單位發生的金額確定的經濟業務。7.2 付款（結算）業務分類：直接結算業務、預付款業務7.2.1直接結算業務是指根據合同約定，在經濟業務發生后，根據實際驗收情況結算付款的業務；此類業務結算時填寫付款結算申請單。 7.2.2 預付款業務是指根據合同約定14、，在經濟業務發生前，需要按進度預先支付部分款項，在業務驗收完成后結算的業務。此業務在預付款時填寫預付款申請單，預付款業務發生驗收完成填寫預付款結算單，以沖銷已預付的款項。7.3 管理規范7.3.1采購業務7.3.1.1采購預付款業務，付款時須提供的原始單據包括但不限于：審批通過的采購訂單原件、合同原件或掃描件；7.3.1.2直接結算類采購業務，結算時提供的原始單據包括但不限于：合同（掃描件）、發票、加蓋對方發票專用章或公章的發貨清單、經審批的采購訂單、收貨人簽字確認的收貨單。7.3.1.3預付款業務須在貨物驗收入庫后10日內完成結算，沖銷預付款，提供的原始單據包括但不限于7.3.1.2條除經審15、批的采購訂單外的原始憑證；7.3.2資本性支出7.3.2.1資本性支出：是指單件金額在2000（含）元以上且使用壽命1年以上的固定資產支出；7.3.2.2預付款業務，首次預付款時須提供的原始單據包括但不限于：合同原件或掃描件、事前審批單、合格發票等；直接結算業務付款時須提供原始憑證包括但不限于：事前審批單、合同原件或掃描件、資產管理部門驗收入庫、合格發票、采購清單；7.3.2.4 預付款業務，資產采購經辦人應在資產驗收入庫后10日內完成結算，沖銷預付款，須提供的原始單據包括但不限于：資產管理部門驗收入庫單、合格發票、資產采購清單；7.4單據填寫規范7.4.1 預算內業務在預算內前小方格內劃“”16、，反之在預算外前小方格內劃“”；7.4.2 支付方式：填寫付款的方式：現金、支票或轉賬，原則上公司均以轉賬方式支付；7.4.3 收款單位：公司名稱、開戶銀行、賬號與合同、發票保持一致；第八章 日常費用報銷8.1 日常費用包括的內容日常費用主要包括：差旅費、業務招待費、交通費、通訊費、辦公費、維修費、運輸費、會議費、辦證審計等中介機構服務費、公關費、低值易耗品、水電費、物管費、房租費等等。日常費用報銷填寫費用報銷單8.2 日常費用的控制原則：對日常費實行預算管理，分級負責、層層把關，在一個預算期內，各項費用的累計支出原則上不得超過預算。對超預算費用按本制度2.2.2條執行。8.3 管理規范及報銷17、標準8.3.1 業務招待費業務招待費是公司經營活動的需要，為促進公司業務發展實現公司經營目標為前提，應按照必要、合理的原則開支。8.3.1.1業務招待盡量安排在公司有協議的酒店用餐。8.3.1.2 陪同人員須在發票和收銀小票后簽字；8.3.1.3報銷原始憑據包括但不限于：事前審批表，即人力資源部提供的業務招待費審批表、發票、收銀小票；8.3.1.4 標準按人力資源部相關政策執行，未達到標準的按實際發生額報銷、超過標準的按標準報銷。8.3.2差旅費8.3.2.1住宿費必須提供出差目的地的住宿發票。8.3.2.2實際出差天數的計算以所乘交通工具車票（機票）顯示出發及返回時間為準，12：00以后出發18、(或12：00以前到達)以半天計，12：00以前出發(或12：00以后到達)以一天計。8.3.2.3凡與原出差申請單審批的地點、時間、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、天數、交通工具的，需按照審批權限規定經領導審批后方可報銷。8.3.2.4出差期間，宴請客戶的需事先電話向相關部門申請，返程后補業務招待費申請表。，8.3.2.5餐補、住宿等標準按公司相關制度執行，標準內據實報銷，超過標準的按標準報銷；8.3.2.6出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用及補助：8.3.2.7 報銷時所附原始憑證包括但不限于：事前審批表出差審批表、發票。8.3.19、3交通費8.3.3.1員工因公辦事發生的乘坐公交車、地鐵等交通費，需明細列明日期、事由、往返地、交通工具、金額等信息，后附相應發票據實報銷；員工上下班發生的交通費按公司福利制度執行；8.3.3.2 員工確因突發且情況緊急需乘出租的，需取得部門經理同意。否則財務予以報銷；8.3.3.3 報銷須提供的原始憑證包括但不限于：相應交通公交發票、外出辦事交通費明細表（部門經理簽字審批）8.3.4維修費8.3.4.1日常維修事項須按所需費用的金額進行審批；8.3.4.2 維修完成后須提供進行經雙方確認的驗收報告，自購維修配件的需提供配件采購明細清單；8.3.4.3 報銷須提供的原始憑證包括但不限于：發票、20、驗收報告、采購清單。8.3.5員工福利費8.3.5.1 標準嚴格按公司福利制度執行；8.3.5.2 通訊補貼、交通補貼由員工于每月24日前填單報銷，附通訊費發票、交通發票；8.3.5.3 生日補貼、節日慰問金由人力資源部于每季20日前或節日后10個工作日內報銷，須附：員工信息、員工領用慰問品明細、發票等原始單據；8.3.6辦公用品、低值易耗品 在預算范圍內參照7.3.1采購業務執行8.3.7 其他零星費用 在預算范圍內據實提供發票及經確認的業務明細后據實報銷。8.4 費用報銷單填寫規范8.4.1標題費用報銷單前橫線處填寫部門名稱，非人名或具體費用明細；8.4.2 部門：費用（業務）歸屬的具體部21、門，歸屬部門按受益原則劃分；須正確填寫，以便準確各部門費用；并在此處列明收款人戶名、賬號、開戶行，未注明者一同視為員工個人工資賬戶；8.4.3 項目名稱：費用（業務）歸屬于公司的具體項目，須正確填寫，以便對項目成本進行歸集；8.4.4 摘要：須列明業務發生時間、事由、業務性質（招待或住宿等），如報銷9月19日（時間）因洽談合作事宜（事由）招待（業務性質）影城管理人員；按費用類別分行填寫，如出差人員同時發生住宿費、車費，餐補等應分行按住宿費、車費、餐補分別歸類匯總，嚴禁加總填寫；8.4.5 附單據張數為歸屬于此類費用的原始憑證數量；8.4.6 領款人：收款人須在此處簽字，如沖銷借款的，此次填寫沖22、銷某人借款；否則，不予支付或沖賬；8.4.7 填寫用黑色鋼筆（簽字筆），嚴禁用鉛筆或其他筆填寫，字跡工整。申請金額必須大小寫一致，嚴禁用涂改液修改，如有錯誤應重新填列和補簽；8.4.8 原始憑證不得偽造、涂改，一經發現，追究當事人責任8.4.9粘貼要求：所有原始憑證按摘要所列費用類別，順序整齊粘貼于費用報銷單左上角，如發票小且數量多者，可先將發票整齊粘貼于粘貼單上后再將粘貼單粘貼于費用報銷單左上角；8.5 單據傳遞規范8.5.1 傳遞原則：單據按審批流程順序傳遞，審批人審批后自動傳遞至下一審批人。8.5.2 非總部辦公室單據傳遞至總部行政處，行政則需按部門交由相關部門人員簽收，審核后按審批流程23、順序傳遞；第九章 報銷及付款發票規范9.1報銷及付款發票規范9.1.1 發票須注明所購物品名稱、規格型號、金額；明細較多者須附發貨清單；9.1.2出差發生的住宿、車票（機票）、業務招待費、過路、過橋費、會議費等發票日期與實際業務發生日期一致；9.1.3發票不得偽造、涂改，一經發現，追究當事人責任；9.1.4發票丟失或開具有誤，須及時聯系對方重新開具；9.1.5發票抬頭開具公司名稱與營業執照、合同、付款單位須保持一致，如實正確填寫發票日期、內容、金額，字跡要求清晰。9.1.6 取得的發票必須真實、合法，蓋有開票單位發票專用章。發票的內容、類型、發票的真偽，如果經辦人不能確認的，應事先咨詢財務部。財務部將拒絕接收不符合要求的票據。 附表單： 附一、借款申請單附二、付款結算（預付款）申請單附三、預付款結算單本制度由財務部負責起草、解釋與修訂。 發文部門：財務部 簽發人：主送單位：公司各個部門 簽發時間: xx年九月四日