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1、電力公司變電站項目資料與檔案立卷方法管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案管理制度為規(guī)范xxADB-51xx變電站項目及ADB-53xx變電站項目實施過程中文件和資料的管理，特制訂本制度。1. 總 則 1.1 在本工程實施過程中形成的各類文件和資料（含電子文檔和多媒體信息資料）均應(yīng)負(fù)責(zé)任地完整地完好地保存。對于工程建設(shè)中記載有關(guān)的重要活動、主要過程和現(xiàn)狀以及具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。1.2 項目部負(fù)責(zé)工程檔案的組織、協(xié)調(diào)并指導(dǎo)設(shè)計、施工承包商的工程項目竣工檔案文件的整理和編制；協(xié)調(diào)2、解決工程檔案工作中存在的問題；督促有關(guān)單位及時做好工程階段性歸檔資料的收集、整理及移交工作。1.3 工程文件的具體歸檔范圍同時應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB /T50328-2001規(guī)范附錄A的要求。1.4 除特殊說明外，工程檔案歸檔文本文件應(yīng)為原件。工程檔案文件資料應(yīng)分為文本文件和電子文件兩種，同步整理、編制、移交。1.5 根據(jù)本項目的特點，項目部的檔案資料管理由商務(wù)經(jīng)理總負(fù)責(zé)，并分別在公司總部、xx項目現(xiàn)場辦公室與各施工現(xiàn)場指定一名人員具體負(fù)責(zé)工程檔案的工作。1.6 對文件整理、歸檔的其它要求，按照公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對電子文檔的其它要求還可參照電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T3、18894-2002）執(zhí)行。2. 原件與復(fù)印件的掌握施工中形成的技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量驗評等，主辦人親筆簽字即為原件，移交資料中至少應(yīng)有一套是原件。驗評表、檢驗報告、簽證等文件材料均應(yīng)為正本(必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的必須加蓋單位公章)。材質(zhì)證件、試驗報告、工程聯(lián)系單、設(shè)備缺陷處理單洽商紀(jì)要、索賠文件、材料代用單等，均應(yīng)原件歸檔。文件中如有復(fù)印件應(yīng)由供貨單位或使用單位在復(fù)印件上加蓋質(zhì)檢部門印章并簽字。對于多個單位工程共用的原材料合格證等資料、無法使用原件的單位工程案卷須在復(fù)印件上加蓋原件出處章注明原件所在案卷。由業(yè)主簽發(fā)或反饋的工程聯(lián)系單、傳真、會議紀(jì)要等如為復(fù)印件須4、加蓋原件出處章，注明原件所在單位。熱敏紙傳真件不得作為原件歸檔，應(yīng)由接收人復(fù)印后簽字并加蓋部門公章，視同原件。3. 文件資料的標(biāo)識文件資料的制定者或獲得者應(yīng)對文件版本狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識，如用A, B, C等順序標(biāo)識或用日期來標(biāo)識。文件版本升級后，舊版本文件上應(yīng)加蓋“作廢”章。文檔管理員應(yīng)就此制定修改情況一覽表，或更改通知單，及時通報相關(guān)部門。4. 電子文件用文字處理技術(shù)形成的電子文件，及時注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明軟硬件5、環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。由計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件其中包含視頻、聲頻兩種以上的信息形式，收集時應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。電子文件制作應(yīng)使用不可擦除型光盤。電子文件歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見；如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和軟件一同移交給接收單位。電子文件歸檔時，歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到100%。 5. 資料與檔案的立卷方法5.1 立卷要求ADB-51xx變電站及ADB-53xx變電站各建一個獨立卷宗各卷的立卷內(nèi)容均按下列規(guī)定進(jìn)行，工程檔案文件分卷冊、分冊整理、編制；冊下可分為分冊，6、由立卷單位根據(jù)內(nèi)容多少劃分。5.1.1 xx項目現(xiàn)場辦公室立卷內(nèi)容見附件1。5.1.2 ADB-51xx變電站及ADB-53xx變電站的項目立卷內(nèi)容見附件2。5.1.3 北京總部立卷內(nèi)容見附件3。5.2 立卷說明工程檔案歸檔文件應(yīng)編卷、冊、分冊，每卷應(yīng)有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷人根據(jù)內(nèi)容多少劃分。內(nèi)容少的情況下可放在一個檔案盒中，但是中間應(yīng)放隔頁紙，文件按時間排序，倒序裝訂。卷的起始號為1、2。冊的起始號為01、02。分冊的起始號為001、002（起始號均為數(shù)字）。5.3 卷案封面設(shè)計詳見附件4。5.4 案卷的裝訂每一案卷應(yīng)視文件材料的數(shù)量，采用整卷裝訂和按件裝訂兩種方法。如案卷7、厚度超過20mm，則采用整卷裝訂。如案卷厚度不超過10mm，（特殊分項、分段工程）可采取按照不同的文件材料名稱以件為單位裝訂。5.5 檔案資料的銷毀要銷毀的資料檔案，需要總工與項目經(jīng)理共同監(jiān)銷，并附資料檔案銷毀清冊。項目完工后，由檔案管理員會同有關(guān)人員對所有文件資料進(jìn)行整理、匯總，技術(shù)資料移交給業(yè)主，其余文檔需全部拿回到總部，與總部資料合卷，然后進(jìn)行歸檔。6. 文件借閱原件不得借出。外借原始文件或借閱時間較長者，檔案管理員可以對該文檔進(jìn)行復(fù)印或者掃描。各崗位存檔的文件每季度向資料員歸檔一次。如需要使用歸檔后的文件，則按照規(guī)定的借閱程序辦理借閱手續(xù)。借閱資料應(yīng)及時歸還。對借出歸還的資料要認(rèn)真核對8、清點。收到歸還的資料要及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。存檔或歸檔管理的文件資料原則上僅供項目部內(nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱。借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。7. 歸檔和移交時間7.1 施工日志不得跨月同冊記錄，一個月一本，隔月歸檔，工作人員保留前月施工日志，以方便使用。7.2 下列文件資料應(yīng)在完成后立即歸檔xx現(xiàn)場辦公室：- 單位工程的隱蔽工程全部驗收完畢；- 測量類工作完成后；- 單位工程或分部工程完成后。如重要文件丟失，需及時補(bǔ)回。7.3 文檔移交9、項目完工后，由文檔管理員會同有關(guān)人員對所有文件資料進(jìn)行整理、匯總，技術(shù)資料移交給業(yè)主，其余交公司檔案室保存。8. 附件附件1xx現(xiàn)場辦公室立卷內(nèi)容附件2ADB-51xx變電站及ADB-53xx變電站的立卷內(nèi)容附件3北京總部立卷內(nèi)容附件4卷宗封面設(shè)計附件1xx項目現(xiàn)場辦公室立卷內(nèi)容卷冊類目名稱文件資料內(nèi)容卷冊第一卷工程招標(biāo)及合同文件工程設(shè)計、施工招標(biāo)文件工程設(shè)計、施工承包合同文件工程物資設(shè)備的招標(biāo)文件及定貨合同、協(xié)議第二卷第一冊工程建設(shè)管理文件工程建設(shè)管理大綱文件工程技術(shù)、質(zhì)量、安全管理文件工程物資管理（儲運類）文件工程檔案管理文件第二冊工程建設(shè)期管理文件工程開、竣工報告工程進(jìn)度類文件施工圖會審10、文件協(xié)調(diào)會會議紀(jì)要工程建設(shè)期的文件安全管理及檢查文件工程簡報及月報第三冊工程質(zhì)量管理文件工程階段性及竣工的質(zhì)量及驗收文件工程階段性及投產(chǎn)前的質(zhì)量監(jiān)督檢查申請及監(jiān)督檢查報告成立啟動委員會文件工程啟動方案工程建設(shè)總結(jié)第四冊工程財務(wù)文件收付款結(jié)算施工結(jié)算類文件工程決算書文件第三卷業(yè)主文件往來函件對我技術(shù)文件及報告的批復(fù)文件各類試驗報告的批復(fù)文件整改或停工通知塔基征地、林木砍伐等協(xié)議、批文及土地使用證(復(fù)印件)第四卷第一冊工程設(shè)計文件經(jīng)批復(fù)的設(shè)計文件重大設(shè)計修改報批文件第二冊工程設(shè)計修改文件工程設(shè)計修改工程材料代用設(shè)計通知單第三冊工程設(shè)計竣工圖工程竣工圖（按設(shè)計總目錄順序編制）附件2 ADB-51xx11、變電站及ADB-53xx變電站的立卷內(nèi)容卷冊類目名稱文件資料內(nèi)容卷冊第五卷第一冊建筑工程裝置材料及預(yù)制件文件水泥的安置性及強(qiáng)度試驗報告砂卵石的試驗報告混凝土配合比試驗報告磚、石的復(fù)試報告建筑鋼材的合格證、材質(zhì)證明書、復(fù)試報告（機(jī)械、化學(xué)）、焊接試驗報告混凝土試塊強(qiáng)度報告預(yù)制件檢驗報告第二冊變電一次設(shè)備文件主變、六氟化硫斷路器、隔離開關(guān)、電流互感器、電壓互感器、電抗器、阻波器、電容器、所用變壓器、避雷器等一次設(shè)備的合格證、檢驗報告、開箱記錄、備品備件、說明書、圖紙、維護(hù)手冊等資料文件第三冊變電二次設(shè)備文件保護(hù)、控制、弱電設(shè)備、電氣及熱控儀表、微機(jī)監(jiān)控等二次設(shè)備的合格證、檢驗報告、開箱記錄、備品備12、件、說明書、圖紙、維護(hù)手冊等資料文件第四冊通訊、遠(yuǎn)動、安控工程文件載波、微波、光端機(jī)、遠(yuǎn)動、安控等二次設(shè)備的合格證、檢驗報告、開箱記錄、備品備件、說明書、圖紙、維護(hù)手冊等資料文件第六卷第一冊工程施工管理文件工程開、竣工報告施工組織設(shè)計工程施工質(zhì)量管理文件、質(zhì)量措施工程施工技術(shù)管理文件工程施工安全管理文件及安全大檢查文件工程施工技術(shù)交底文件工程施工協(xié)調(diào)會紀(jì)要工程聯(lián)系單隱蔽工程驗收簽證記錄工程施工質(zhì)量事故及永久缺陷記錄施工日志第二冊建筑工程施工記錄基礎(chǔ)、構(gòu)筑物工程施工質(zhì)量檢查及評級記錄第三冊電氣安裝工程施工記錄電氣一、二次及微機(jī)監(jiān)控設(shè)備安裝施工質(zhì)量檢查及評級記錄第四冊通訊、遠(yuǎn)動、安控工程施工記錄通13、訊、遠(yuǎn)動、安控等設(shè)備的安裝、調(diào)試記錄第五冊電氣調(diào)試工程文件電氣一、二次及微機(jī)監(jiān)控等設(shè)備、儀表的元件、分組、系統(tǒng)調(diào)試試驗記錄、試驗報告第六冊電氣調(diào)試工程文件特殊試驗報告第七冊工程竣工文件工程竣工報告、申請驗收報告工程竣工驗收簽證書工程竣工移交證書及移交清單未定工程及需改進(jìn)工程的清單工程施工總結(jié)附件北京總部立卷內(nèi)容卷冊類目名稱文件資料內(nèi)容卷冊第一卷工程招標(biāo)及合同文件工程設(shè)計、施工招標(biāo)文件工程設(shè)計、施工承包合同文件工程物資設(shè)備的招標(biāo)文件及定貨合同、協(xié)議第二卷第一冊工程建設(shè)管理文件工程建設(shè)管理大綱文件工程結(jié)算類文件人力資源檔案第二冊工程建設(shè)期管理文件設(shè)備技術(shù)資料儲運類文件工程簡報及月報附件卷宗的封面設(shè)計卷編號，Arial體，四號卷名，楷體，三號a) 封面01 卷名 項目名稱項目名稱，楷體，三號b) 書脊背設(shè)計編號（楷體，四號字）卷冊名（允許橫向排版，盡量不用英文做卷冊名），楷體，三號字