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1、集團文件、資料、信息管理與保密制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1目的為了加強對集團內(nèi)部各類文件資料的管理,使之既利于提高效率和質(zhì)量,又利于安全和保密,根據(jù)有關規(guī)定,特制定本制度。2范圍本制度適用于集團各公司、各部門和個人內(nèi)部文件資料借閱、對外報送、新聞宣傳報道等事項中資料的使用、審查、審批和保密管理。3原則集團各類文件資料的管理及保密工作實行“業(yè)務誰主管，保密誰負責”和“自審與送審相結合”、“先審后用，先審后發(fā)”為主要原則。4集團及各公司的文件資料管理及保密工作由集團辦公室及各公司辦公室歸口管理。5資料的保密審2、查審批管理5.1集團保密內(nèi)容是指：5.1.1集團重大決策中的秘密事項。5.1.2集團尚未付諸實施或正在進行研究的生產(chǎn)戰(zhàn)略、生產(chǎn)方向、生產(chǎn)規(guī)劃以及經(jīng)營決策。5.1.3集團內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書以及可行性報告，重要會議記錄。5.1.4集團各子公司財務與結算報告以及各類財務統(tǒng)計報表。5.1.5集團尚未公開的各類信息和規(guī)章制度、計劃、報表及重要文件。5.1.6集團內(nèi)員工人事檔案、工資性、勞務性收入以及資料。5.1.7集團各子公司主要裝置的重要技術參數(shù)、操作參數(shù)及指導生產(chǎn)技術性文件和資料。5.1.8集團有關專利以及專有技術、先進工藝。5.1.9集團領導的個人情況、電傳、傳真、書信。5.1.10集團3、的經(jīng)營數(shù)據(jù)、策劃方案及有損于集團利益的其他事項。5.2集團密級的確定：5.2.1集團的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。5.2.2集團各子公司生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響集團權益的重要決策文件資料為絕密級。5.2.3集團發(fā)展規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、各類操作參數(shù)、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級。5.2.4集團人事檔案、合同協(xié)議、職工工資等收入、尚未公開的各類信息為秘密級。5.3內(nèi)部文件資料的印制、借閱、復制管理5.3.1文件印發(fā)前要根據(jù)內(nèi)容準確確定主送、報送和抄送范圍以及印制份數(shù);凡涉及秘密事項的文件要準確劃定秘密等級，公文的密級由公文制發(fā)部門根據(jù)公文內(nèi)容涉及集團秘密的程度來劃定。5.3.4、2秘密文件一律由文件發(fā)出人或辦公室打印,裝訂,辦公室工作人員應嚴守機密。5.3.3秘密文件要嚴格按照核定的份數(shù)印制,多余的要當即撕毀待銷。集團文件、資料、信息管理與保密制度第1頁共5頁5.3.4打印秘密文件時,要及時刪除或妥善保管電腦里的秘密文件，草紙、廢紙等要妥善保管,定期銷毀(并有監(jiān)銷)。5.3.5秘密文件必須在辦公室閱辦,不得帶回家中,不準攜帶出入公共場所；要控制文件閱讀范圍,按規(guī)定的閱讀級限閱文；若需擴大閱讀或傳達范圍,需經(jīng)主管領導和部門負責人批準。5.3.6復印秘密文件,必須有嚴格的審批、登記制度,并指定專人管理;復印的秘密文件要按正本一樣進行登記和管理。5.3.7涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營5、財務等方面核心數(shù)據(jù)的絕密級資料，須經(jīng)集團總經(jīng)理簽批后方可借閱、復制。5.3.8機密級資料須經(jīng)集團分管領導或本公司總經(jīng)理簽批后方可借閱、復制。5.3.9秘密級資料須經(jīng)集團部門負責人或公司分管領導簽批后方可借閱、復制。5.3.10有關公司財務資料管理，各主管會計在其職責范圍內(nèi)，按會計核算期準確及時的填制會計憑證、登記會計賬薄、編制并報送各種報表、編寫財務會計報告，定期將其整理裝訂成冊進行臨時性保管。在臨時保管期間，財務中心主任有權現(xiàn)場查閱和審查憑證、賬薄、報表及報告。其他任何人不得在未經(jīng)財務中心主任或主管領導批準的情況下出借或復印會計憑證、賬薄、報表及報告。5.3.11公司財務部門需向外部報送的6、會計資料必須經(jīng)集團財務中心主任和主管領導許可并由公司辦公室進行相應登記，加蓋公章后予以報出;公司內(nèi)部其他職能部門需要查閱、審查、借閱、復印、拷貝會計資料的，必須經(jīng)財務部門負責人和財務中心主任批準許可后方能執(zhí)行。5.3.12其他資料須經(jīng)部門負責人簽批后方可借閱、復制。5.3.13經(jīng)批準翻印文件時,要注明翻印單位,時間和份數(shù)。5.3.14秘密文件、資料和其他秘密信息應通過集團網(wǎng)絡系統(tǒng)傳遞，禁止在無保密措施的通信設備上傳輸秘密信息。5.4對外提供資料的保密審查審批管理5.4.1凡對外提供公司系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)等資料，一律以集團管理部提供的數(shù)據(jù)為準，其他任何單位、部門和個人不得提供和使用與其不一致的數(shù)據(jù)。7、5.4.2對外提供資料凡涉及應屬于保密范圍的內(nèi)容一律不予提供，特殊情況下確需提供須集團分管領導或本公司總經(jīng)理審查，經(jīng)集團總經(jīng)理審批后方可提供。5.4.3對外提供資料涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營、財務等方面數(shù)據(jù)須本部門負責人同意經(jīng)集團管理部審查并到集團辦公室備案后方可提供。5.4.4對外提供的其他資料須經(jīng)本部門負責人審批并到本公司辦公室備案后方可提供。5.5接待各級部門來訪的資料保密審查審批管理5.5.1集團辦公室和各公司辦公室是接待各級部門來訪的歸口管理部門，縣（區(qū)）級以上含縣（區(qū)）級部門領導到訪須提前告知集團辦公室備案，并由集團領導決定負責接待的人員，縣（區(qū)）級以下部門領導到訪由各公司自行安排接待事宜8、。5.5.2縣（區(qū)）級以上含縣（區(qū)）級部門領導到訪的接待資料準備須本公司總經(jīng)理集團文件、資料、信息管理與保密制度第2頁共5頁同意經(jīng)集團管理部審查并到集團辦公室備案后方可提供，縣（區(qū)）級以下部門領導到訪的接待資料準備須本公司分管領導同意并到公司辦公室備案后方可提供。5.5.3其他接待情況由各公司辦公室根據(jù)具體情況自行安排接待事宜。5.6新聞報道資料的保密審查審批管理5.6.1集團公司中文網(wǎng)站、英文網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、接待記者采訪等新聞報道資料歸口集團辦公室統(tǒng)一管理，各公司網(wǎng)站由各公司歸口部門管理。5.6.2新聞報道資料的中文數(shù)據(jù)須經(jīng)集團管理部審查后方可發(fā)布，英文資料須經(jīng)集團CFO確認后方可發(fā)布。5.9、6.3在新聞報道中凡涉及集團公司改革與發(fā)展的重大問題、熱點問題，由集團辦公室報集團分管領導審查經(jīng)集團總經(jīng)理審批后方可發(fā)布。5.6.4集團公司的新聞發(fā)布會由集團辦公室組織，由集團公司領導或集團公司新聞發(fā)言人及經(jīng)集團公司領導授權的部門負責人發(fā)布新聞。5.6.5以集團公司名義舉辦的專題新聞發(fā)布會，須由有關公司、部門提出舉辦專題新聞發(fā)布會的申請，經(jīng)集團辦公室審核并報集團總經(jīng)理批準，由集團辦公室會同有關部門共同組織。5.6.6各公司舉辦新聞發(fā)布會，內(nèi)容涉及重大問題，關系集團公司形象的，須上報集團辦公室審核批準。5.6.7集團公司對新聞和信息發(fā)布實行分級審核制度。集團辦公室是聯(lián)系新聞媒體的歸口管理部門。集10、團及各公司門需要聯(lián)系新聞媒體發(fā)布新聞、信息以及其他宣傳、理論文章時，須經(jīng)本部門負責人、分管領導審核同意后報集團辦公室審核確認，由集團辦公室歸口對外發(fā)布。重要新聞、信息以及其他宣傳、理論文章須經(jīng)集團辦公室報集團主管領導審核同意后方可發(fā)布。5.6.8各公司、部門上報集團公司或對外發(fā)布的新聞、信息以及其他宣傳、理論文章，該公司、部門負責人對其負終審責任。5.6.9在新聞媒體發(fā)布新聞和信息，凡屬下列情況者，必須上報集團辦公室審核：以集團公司名義發(fā)布的重要新聞及信息或涉及集團公司領導活動、講話的新聞及信息；對集團公司有重要影響、涉及集團公司重大舉措或社會熱點問題的新聞及信息。5.6.10凡對外發(fā)布、提供11、公司系統(tǒng)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，一律以集團管理部提供的數(shù)據(jù)為準，其他任何單位、部門和個人不得提供和使用與其不一致的數(shù)據(jù)。5.6.11新聞及信息一經(jīng)發(fā)布，必須同時以電子文件和紙質(zhì)文件備案，以便查詢。5.6.12有關企業(yè)在新聞媒體發(fā)布的新聞及信息中首次出現(xiàn)本企業(yè)名稱時，必須使用工商注冊登記的規(guī)范全稱。5.6.13各公司、部門要保持對輿論環(huán)境和新聞報道的準確監(jiān)測，對重大負面新聞報道要正確應對，并嚴格按照集團公司重大事項報告制度，上報集團辦公室。6.xx文件信息管理6.1本制度所指上市文件信息是指所有對公司股票交易價格可能產(chǎn)生影響的文件信息,包括但不限于定期報告、臨時公告、財務數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)及需報批的重大事項。612、.2本制度所規(guī)定的上市文件信息適用于集團本部及下屬全資子公司、控股子公司。集團文件、資料、信息管理與保密制度第3頁共5頁6.3集團董事會辦公室是上市文件信息對外報送和使用的統(tǒng)一管理部門。6.4公司的董事、監(jiān)事、高級管理人員及其他相關人員應當遵守國家信息披露相關法律、法規(guī)、制度的要求,對集團定期報告、臨時報告及重大事項履行必要的傳遞、審核和披露流程。6.5公司的董事、監(jiān)事、高級管理人員及其他相關人員在定期報告編制、公司重大事項籌劃期間,負有保密義務。定期報告、臨時報告公布前,不得以任何形式、任何途徑向外界或特定人員泄漏定期報告、臨時報告的內(nèi)容,包括但不限于接受媒體采訪、業(yè)績說明會、分析師會議、接13、受投資者調(diào)研座談等方式。6.6在集團公開披露年度報告前,在沒有法律法規(guī)依據(jù)的情況下,任何單位和人員不得向外部單位提前報送和上市有關的年度統(tǒng)計報表等資料。對于外部單位提出的報送關于上市公司年度統(tǒng)計報表等無法律法規(guī)依據(jù)的要求,集團及各公司應當拒絕報送。6.7集團及各公司依據(jù)法律法規(guī)的要求應當向外部單位報送年度統(tǒng)計報表等未公開資料或者其他保密信息的,需要將報送的外部單位相關人員作為內(nèi)幕信息知情人登記在案備查。6.8集團及各公司相關部門依據(jù)法律法規(guī)的要求對外報送上市信息前，經(jīng)部門負責人、主管領導審批后報送董事會秘書處，董事會秘書審核批準后方可對外報送，董事會秘書認為擬報送信息屬特別重大信息，還需經(jīng)集團14、董事長特別審核批準的，待董事長簽字確認后，方可對外報送。7.會議及文件保密管理7.1召開秘密程度較高的會議，會前應認真研究安全保密措施，并對與會人員進行保密教育，嚴明保密紀律。7.2出席、列席會議人員名單，由主管會務的領導審定；嚴禁與會議無關的人員進入會場；會議印發(fā)的秘密以上文件，不準帶回家或帶到公共場所。7.3會議期間印發(fā)的秘密文件一律標明密級，統(tǒng)一編號，登記分發(fā)，不得代轉。會議結束前，應收回的文件全部收回。7.4與會人員不得以任何形式對外泄露會議秘密內(nèi)容；凡規(guī)定不準記錄的會議內(nèi)容，一律不得記錄；需公開報道的，稿件須經(jīng)主管領導審查總經(jīng)理審批。7.5涉及集團秘密的會議紀要,均須劃分密級,妥善保15、管與傳閱。8措施8.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告并處以500元以上1000元以下扣款。8.1.1泄漏集團秘密尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。8.1.2已泄漏集團秘密但采取補救措施的。8.2出現(xiàn)下列情況之一的，給予辭退并賠償經(jīng)濟損失，直接追究法律責任。8.2.1故意或過失泄漏集團秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。8.2.2違反本保密制度規(guī)定，為他人所竊取、刺探、收買、提供集團秘密的。8.2.3利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。9集團原有制度如與本制度相抵觸的，以本制度為準，本制度未盡事宜或與國家有關法律、規(guī)定相悖的，按國家有關法律、法規(guī)等規(guī)定執(zhí)行，并及時修改本制度，報總經(jīng)理辦公會審議通過。10本制度由集團辦公室編制、負責解釋并監(jiān)督執(zhí)行。