通信集團分公司業務流程管理制度24頁.doc
下載文檔
上傳人:職z****i
編號:1100027
2024-09-07
24頁
2.48MB
1、通信集團分公司業務流程管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目 錄1.目的:32.范圍:33.流程管理組織提升演進路徑:34.職責與分工:35.名詞釋義:66. 流程生命周期管理:87.流程的審批與發布流程:108.流程優化流程149. 流程管理保障機制2410. 流程管理激勵機制2511.相關制度/流程/部門:2512.版本管理251.目的:1.1建立、健全流程管理制度,在公司 “以服務促管理、以管理推服務”的要求下,貫徹落實以客戶為中心的流程管理理念,確保公司順暢、高效執行各類流程,為全面提升公司精細化管理水2、平打下堅實基礎。2.范圍:2.1適用人員范圍本方案適用于XX公司各區域分公司、各部門與工會。2.2適用流程范圍本方案適用于XX公司所有跨部門流程、制度、管理辦法,部門內流程、制度、管理辦法可參照該制度進行管理。3.流程管理組織提升演進路徑:4.組織與職責: 4.1流程管理組織架構4.2流程管理領導委員會(以下簡稱“領導委員會”)主任:市公司總經理副主任:市公司副總經理成員:市公司各部門總經理職責:n 指導和監督公司流程管理發展方向。n 審批流程優化需求、行動計劃。 n 簽發流程設計(新增)、優化(更新)和廢止的流程和項目,對關鍵流程進行評審。n 審閱流程執行分析報告。n 審批流程考核方案和結果3、。n 負責確定人才梯隊建設機制,以及建設方案的審核4.3流程管理執行辦公室(以下簡稱“執行辦公室”) 主任:綜合部總經理副主任:綜合部、市場部、網絡部副總經理成員:綜合部企業管理室經理、法律管理室經理、市場部運作管理室經理、網絡部安全室經理、業務支持中心規劃建設室經理、綜合部/網絡部/市場部的若干流程經理骨干、部門流程管理員。職責: n 收集各部門的流程設計、優化需求和培訓需求。n 組織召開相關決策會議。n 每季度與監督委員會召開溝通會,總結工作情況和制定計劃,發布通報。每季度向流程管理領導委員會報告流程體系狀況和流程管理工作進展。n 協調資源,組織開展領導委員會指示的流程設計和優化項目,監督4、通報流程設計和優化項目的工作執行情況。n 組織審核/評審并發布流程。n 維護流程體系框架和流程文件。n 流程易平臺維護推廣,流程E化。n 負責人才梯隊建設工作的宣傳。n 組織員工的流程人才等級認證工作。n 內部流程專家庫的搭建和維護。4.4流程管理監督委員會(以下簡稱“監督委員會”)主任:人力資源部總經理副主任:黨群工作部、財務部、內審部副總經理成員:各部門至少一位專業室室經理、流程管理專家職責:n 在流程經理的配合下,向領導委員會提供流程體系的規劃、梳理與維護的建議。n 每季度組織流程經理對流程執行情況進行監督和審查,匯總流程執行數據,分析流程執行情況。起草流程執行評估報告,向領導委員會匯5、報。n 主動識別、上報流程優化需求,提供總體行動計劃建議。n 向流程經理/團隊提供流程設計和優化方面的指導建議。n 配合執行辦公室審核流程。n 配合人力資源部、流程經理提出和更新流程考核方案和指標。n 策劃流程人才梯隊建設方案,報領導委員會審批,并根據發展要求持續完善。4.5流程經理職責:n 流程的執行和管理。n 識別、提出流程框架更新、流程設計和優化的需求。n 提取流程執行數據并進行統計分析后提交給流程管理監督委員會。n 調查分析流程問題產生的原因,提出解決方案。n 梳理流程,組織流程相關人員對流程進行設計、優化。n 組織開展所負責流程的培訓、實施和推廣。4.6流程管理組織運作圖 5.名詞釋6、義:5.1流程類別流程、制度、管理辦法從組織范圍來分可分為跨部門和部門內兩類,從內容來分可分為涉及具體流程及不涉及具體流程兩類,涉及具體流程的簡稱為“流程類”(下同),不涉及具體流程的簡稱為“非流程類”(下同)。以下主要就后面兩類做出解釋。5.1.1流程類主要指內容包含具體流程操作及配套設計(如表單、模板)的文件。如檔案管理流程、培訓管理程序等。5.1.2非流程類主要指內容不包含具體流程操作,是對某項工作的規范、標準進行說明的文件,如員工教育管理規定、員工積分管理辦法、日常協作上報的表格表頭內容變更(如財務、人力等)等。若該表格包含在某流程文件中,則歸屬流程類。5.2 需求部門 有兩類需求部門7、:n 對自己主管的流程有優化需求的部門,需要執行辦公室和監督委員會協助推行。n 流程使用部門提出優化需求,需要執行辦公室和監督委員會協助推行。6. 流程生命周期管理:6.1 流程生命周期簡介XX公司的流程管理是流程全生命周期管理,包括識別流程優化需求、制定行動計劃、開展輔導培訓、監督流程優化、推動流程E化和評估優化效果六個環節,共同形成流程的閉環管理。如下圖:6.2 流程生命周期各個階段的主要內容6.2.1 識別流程優化需求n 監督委員會年度定期調研、識別(或通過定期流程執行數據分析情況)并生成流程設計和優化需求報告。n 各部門按需識別流程設計和優化需求,向執行辦公室上報需要協助的需求。n 執8、行辦公室定期收集流程培訓需求。n 領導委員會發起的流程優化需求。6.2.2 制定優化行動計劃n 監督委員會制定由其識別、發起的流程設計和優化行動計劃。協助有協助需求的部門制定行動計劃。n 執行辦公室協助需求部門協調資源。n 向領導委員會匯報行動計劃,確認并發布。6.2.3 開展輔導培訓、流程優化n 監督委員會協助有專業輔導需求的部門/團隊明晰流程優化目標、制定詳細的流程優化計劃。n 執行辦公室向監督委員會提出培訓需求,監督委員會審核通過后提供資源,執行辦公室組織開展培訓。n 執行辦公室組織流程優化總結會議,與監督委員會共同回顧流程優化的工作過程,評估工作產出并提供指導意見。n 執行辦公室協調各9、流程團隊在流程優化過程面臨的問題。n 監督委員會確定流程經理認證方案,執行辦公室負責公司內部流程經理認證工作,將流程優化的成果與流程經理認證掛鉤。n 執行辦公室總結提煉流程優化的優秀案例,并上傳至流程易平臺的知識庫。n 執行辦公室組織審核和發布流程。n 監督委員會協助牽頭部門/團隊更新流程考核指標。6.2.4 流程優化監督n 需要監督委員會專業協助的流程優化團隊以月度為單位按照項目管理模板(見附件)填寫項目信息并上報至執行辦公室。n 執行辦公室檢查公司流程優化項目的推進情況,并發布月度通報。n 對于未按照進度要求完成的流程優化項目,執行辦公室提出整改要求。6.2.5 推動流程E化n 流程優化團10、隊向業務支持中心提出流程電子化需求。n 執行辦公室推進流程電子化在流程易平臺中的落實。n 執行辦公室與業務支持中心組織流程電子化需求評審,并由業務支持中心出具流程易需求建設計劃。n 執行辦公室定期(季度或者半年)向領導委員會匯報流程電子化建設和應用情況。n 執行辦公室推廣流程易平臺應用。6.2.6 評估優化效果n 流程經理需定期(季度)提取流程執行數據并上載到流程易平臺,業務支持中心需要協助流程經理提取流程運行的電子化數據,監督委員評估流程執行情況、優化效果。n 監督委員會整理流程評估材料并提交執行辦公室,作為流程考核的基礎資料。7.流程的審批與發布流程:根據“5.名詞釋義”,文件可分為流程類11、與非流程類,這兩類又分別包含跨部門與部門內兩個子類。以下根據不同類別的運作機制進行說明。流程文件發布前,必須先與流程使用的相關部門和人員溝通確認,并報備執行辦公室。在流程易系統提交文件時,相關的溝通文檔作為附件一并上傳。7.1 流程類的審批與發布流程說明序號流程步驟流程描述崗位輸出物關鍵點時限重要操作注意事項1提交流程變更申請填寫流程變更申請表,說明流程變更類型(更新/新增/廢止)、流程基本信息、變更原因、變更內容說明等,提交電子流并附上流程文件給室經理審批。如該流程已經以公文的形式在OA系統發布,則必須附上相關公文。流程經理流程變更申請表2室經理審批審批通過提交給部門經理,不通過則退回流程經12、理室經理審批意見3部門經理審批審批通過,提交給流程管理執行辦公室,不通過則退回流程經理部門經理審批意見4流程管理執行辦公室審批審批并確定是否需要相關部門會簽,如需則提交相關部門審批。流程管理執行辦公室審批意見可參考流程的重要程度,以及流程的附件,如OA公文等做出后續審批范圍5相關部門會簽相關部門會簽后通過后再提交流程執行辦公室。相關部門室經理審批意見6是否需要領導委員會審批執行辦公室根據流程變更大小等因素判定是否需要領導委員會審批。執行辦公室判斷意見可參考流程的重要程度,以及流程的附件,如OA公文等給出判斷7流程管理領導委員會主任審批必要時,領導委員會審批并給出意見。流程管理領導委員會主任審批13、意見8簽發流程文件正式發布。流程文件流程的整體運行時限:無7.2 非流程類的審批與發布8.流程優化流程8.1 由流程領導委員會提出需求的流程優化流程流程說明序號流程步驟流程描述崗位輸出物關鍵點時限重要操作注意事項1提出優化指令領導委員會在季度流程會議上通過討論,對某些需要優化的流程領域達成共識,形成決議,向流程執行辦公室下達優化指令。2組織、協調資源執行辦公室組織相關人員組建團隊、制定計劃。3制定行動計劃優化團隊制定總體行動計劃建議,包括內容、責任人、時間計劃等。優化團隊成員應包含此次優化涉及的所有相關部門成員。4審批如需審批,執行辦公室向領導委員會提交計劃,領導委員會審核計劃的可行性。5輔導14、如需輔導,執行辦公室協調監督委員會相關專家提供工作目標、工作方法、模板、流程框架設計等方面的輔導。6流程優化優化團隊開展流程優化工作。7階段總結視工作密集程度,定期(雙周/月度/雙月)召開項目團隊總結會議,向執行辦公室提交總結與計劃報告。8定期通報執行辦公室定期收集各優化團隊工作總結與計劃,匯編,向領導委員會匯報,通報。9案例總結執行辦公室定期收集各優化團隊案例,匯編、通報、宣傳,并作為考核的基礎數據。10組織審核匯報執行辦公室定期組織優化團隊成果匯報、審核工作,對于未納入執行辦公室組織統籌或無匯報需求的流程的審核,則通過流程易提交審批工作流。11流程審批/簽發執行辦公室負責審批、簽發流程文件15、。必要時領導委員會加批。12流程E化需求優化團隊提出流程E化(在流程易運行、監控)需求,提交執行辦公室。優化團隊提出流程監控和考核方案,并與執行辦公室交流確認。執行辦公室將方案提交給人力資源部、監督委員會備案。13推動流程E化落實執行辦公室與業務支持中心交流確認建設計劃,執行辦公室跟進計劃落實情況。14流程評估監督委員會季度組織流程監控、評估工作(同步驟1、2)。15流程考核、結果上報執行辦公室開展年度流程考核工作,并將結果上報人力資源部。16流程考核人力資源部實現流程考核結果公示、運用。8.2 由流程監督委員會提出需求的流程優化流程流程說明序號流程步驟流程描述崗位輸出物關鍵點時限重要操作注意16、事項1提取流程運行數據流程經理每季度第一個月提取、分析上一季度流程運行數據,同時反饋未納入監控范圍的流程運行情況(流程范圍不限于該流程經理管轄的范圍),對流程問題的解決、優化提出建議,形成文件,提交監督委員會。2季度監控監督委員會匯總、分析季度監控數據,形成流程執行評估報告。3定期調研、識別監督委員會定期(年度)問卷、訪談調研,結合季度監控數據,識別流程設計、優化需求。4制定行動計劃監督委員會制定總體行動計劃建議,包括內容、責任人、時間計劃等。5審批如有必要,監督委員會將行動計劃建議提交領導委員會審核。領導委員會審核計劃的可行并,并指示執行辦公室開展組織開展具體工作。6組織、協調資源執行辦公室17、組織相關人員組建團隊、制定計劃,尋找監督委員會相關專家提供輔導。7輔導相關專家提供工作目標、詳細計劃、工作方法、模板、流程框架設計等方面的輔導。8流程優化優化團隊開展流程優化工作。9階段總結視工作密集程度,定期(雙周/月度/雙月)召開項目團隊總結會議,向執行辦公室提交總結與計劃報告。10定期通報執行辦公室定期收集各優化團隊工作總結與計劃,匯編,向領導委員會匯報,通報。11案例總結執行辦公室定期收集各優化團隊案例,匯編、通報、宣傳,并作為考核的基礎數據。12組織審核匯報執行辦公室定期組織優化團隊成果匯報、審核工作,對于未納入執行辦公室組織統籌或無匯報需求的流程的審核,則通過流程易提交審批工作流。18、13流程審批/簽發執行辦公室負責審批、簽發流程文件。必要時領導委員會加批。14流程E化需求優化團隊提出流程E化(在流程易運行、監控)需求,提交執行辦公室。優化團隊提出流程監控和考核方案,并與執行辦公室交流確認。執行辦公室將方案提交給人力資源部、監督委員會備案。15推動流程E化落實執行辦公室與業務支持中心交流確認建設計劃,執行辦公室跟進計劃落實情況。16流程評估監督委員會季度組織流程監控、評估工作(同步驟1、2)。17流程考核、結果上報執行辦公室開展年度流程考核工作,并將結果上報人力資源部。18流程考核人力資源部實現流程考核結果公示、運用。8.3 由需求部門直接提出的流程優化流程流程說明序號流程19、步驟流程描述崗位輸出物關鍵點時限重要操作注意事項1流程經理及其所在部門或非流程經理及其所在部門根據日常執行、監控、內外部環境變化、工作需要,向流程執行辦公室提出需要協助的流程優化需求。2組織、協調資源執行辦公室組織相關人員組建團隊、制定計劃。3制定行動計劃優化團隊制定總體行動計劃建議,包括內容、責任人、時間計劃等。4審批如需審批,執行辦公室向領導委員會提交計劃,領導委員會審核計劃的可行性。5輔導如需輔導,執行辦公室協調監督委員會相關專家提供工作目標、工作方法、模板、流程框架設計等方面的輔導。6流程優化優化團隊開展流程優化工作。7階段總結視工作密集程度,定期(雙周/月度/雙月)召開項目團隊總結會20、議,向執行辦公室提交總結與計劃報告。8定期通報執行辦公室定期收集各優化團隊工作總結與計劃,匯編,向領導委員會匯報,通報。9案例總結執行辦公室定期收集各優化團隊案例,匯編、通報、宣傳,并作為考核的基礎數據。10組織審核匯報執行辦公室定期組織優化團隊成果匯報、審核工作,對于未納入執行辦公室組織統籌或無匯報需求的流程的審核,則通過流程易提交審批工作流。11流程審批/簽發執行辦公室負責審批、簽發流程文件。必要時領導委員會加批。12流程E化需求優化團隊提出流程E化(在流程易運行、監控)需求,提交執行辦公室。優化團隊提出流程監控和考核方案,并與執行辦公室交流確認。執行辦公室將方案提交給人力資源部、監督委員21、會備案。13推動流程E化落實執行辦公室與業務支持中心交流確認建設計劃,執行辦公室跟進計劃落實情況。14流程評估監督委員會季度組織流程監控、評估工作(同步驟1、2)。15流程考核、結果上報執行辦公室開展年度流程考核工作,并將結果上報人力資源部。16流程考核人力資源部實現流程考核結果公示、運用。9. 流程管理保障機制為監督、促進流程管理相關機構切實落實流程生命周期管理機制,特制訂相關保障機制。9.1 年度優化需求評估機制監督委員會每年初提交年度重點領域流程評估報告,包含診斷意見和提升計劃。通過問卷、訪談方式,結合公司年度發展方向、上一年度流程體系建設、優化工作情況,判斷當前流程優化的重點,形成年度22、重點領域流程評估報告。9.2 日常流程優化需求收集機制 執行辦公室通過流程易或其它平臺定期收集需求。9.3 季度流程監控機制 監督委員會每季度5號前初發起流程運行數據提取、分析工作,納入監控范圍的流程的流程經理根據流程監控模板提取數據,統計、分析流程運行情況。監督委員會根據結果撰寫季度工作報告,此報告作為流程管理季度溝通會輸入材料。流程經理需配合監督委員會調查流程問題產生的原因及提出初步解決方案。9.4 流程管理季度溝通會 每季度第一個月20日前,執行辦公室與監督委員會召開季度溝通會,在會上討論流程管理工作進展、流程優化需求、面臨問題和所需資源,并在領導委員會季度溝通會上匯報相關會議成果。會議23、名稱召開時間持續時間主持人參加人流程管理季度溝通會每季度第一個月20號前1.5小時內綜合部企管室經理執行辦公室、監督委員會主任、副主任及骨干成員會議議程時間匯報人1執行辦公室總結當前工作,介紹下一階段計劃,面臨問題、所需支持15分鐘內綜合部企管室經理2監督委員會總結流程運行情況,介紹下一階段計劃,面臨問題、所需支持15分鐘內監督委員會專業人員3討論及決策40分鐘全體4總結3分鐘綜合部企管室經理上會材料提交人提交時間季度工作報告執行辦公室、監督委員會會前一天匯總至執行辦公室,并由執行辦公室在會前發送與會人員9.5 領導委員會季度溝通會每季度第一個月25日前召開領導委員會會議,聽取執行辦公室、監督24、委員會匯報工作,討論、決策下一階段流程管理工作方向。會議名稱召開時間持續時間會議地點主持人參加人流程管理季度溝通會每季度第一個月28號前1.5小時內待定執行辦公室主任領導委員會主任、副主任、成員;執行辦公室、監督委員會骨干成員會議議程時間匯報人1執行辦公室總結當前工作,介紹下一階段計劃,面臨問題、所需支持15分鐘內執行辦公室主任2監督委員會總結流程運行情況,介紹下一階段計劃,面臨問題、所需支持15分鐘內監督委員會主任3討論及決策40分鐘全體4總結3分鐘執行辦公室主任上會材料提交人提交時間季度工作報告(流程管理季度溝通會修訂后)執行辦公室、監督委員會會前一天匯總至執行辦公室,并由執行辦公室在會前25、發送與會人員10. 流程管理激勵機制在落實流程管理制度的同時,建立對廣大員工(含流程經理、流程專員、其它員工)、部門的激勵機制,鼓勵員工、部門作為流程管理的參與者與主力軍,參與流程標準化、優化的工作。從而提升廣大員工、部門對流程管理的積極性,實現從“要我做”向“我要做”的轉變。對積極參與流程管理工作并表現優異的的員工及部門,將考慮與三維人才機制、流程考核等相結合。11.相關制度/流程/部門: 暫無。12.版本管理版本更改日期更改說明(關鍵點、原因)編制審核批準1.02009-6-24新建,沒有歷史版本覃赟1.12010-4-1結合卓越流程行動,制定流程管理組織提升路徑,修訂管理組織、流程、激勵方案等內容丁建華1.22010-6-25再次明晰了各部門職責,簡化整合了各流程,簡化了激勵機制環節丁建華