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1、企業辦公用品采購及使用、維修管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、宗旨為規范公司辦公用品的采購與使用，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。二、適用范圍公司內部所有部門及公司辦公用品的采購。三、管理部門辦公用品的管理部門是行政辦公室，由行政人員監管執行，采購由采購部實施采購。四、日常管理1、用品分為固定資產、管理消耗品、消耗品三大類。固定資產主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、優盤、數碼相機、數碼攝像機、投影儀等。管理消耗品主要指：剪刀、透明膠、固體膠、雙面膠、長2、尾夾、橡皮擦、回形針、簽字筆、鉛筆、印泥、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、檔案袋（盒）、文件夾、文件框、美工刀、剪刀、筆筒、電池等。消耗品主要指：打印紙、復印紙、復寫紙、釘書針、紙杯、垃圾袋以及各種單據等。2、辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負責管理，如計算機、筆類、尺類、橡皮等；如為部門業務共同使用的，由部門負責人指定專人管理，如打印機、復印機等。3、公共財產發生損壞時，使用人或責任人需負相應的責任。4、員工要愛護所有公司的公共設備，離開辦公室，要檢查關閉設備電源及容易發生危險的器具，保證安全。5、任何人未經領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地點，否則一切后果自負。五、固定資產管理13、復印機管理規定 1.1、復印機作為公司內部辦公設備，不得對外開放，更不允許復印與工作無關的資料、文件。1.2、復印機的使用和保養，公司將指定專人進行管理（詳見附表）。1.3、復印機的復印權限：由行政部門人員操作，1.4、若發現復印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做好記錄。1.5、復印機故障報修或其相關耗材的更換，由指定管理員負責上報行政部；若因管理員管理不當出現故障、報修不及時或者登記管理不嚴格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。1.6、全體員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。2、 打印機使用管理規定2.1、打印機作為內4、部辦公設備，不得對外開放，更不允許打印與工作無關的資料、文件。2.2、與打印機直接相連的電腦使用者為該打印機管理員，負責該打印機的管理（詳見附表）。2.3、若發現打印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人，并做好記錄。2.5、打印機故障報修或其相關耗材的更換，由其管理員負責上報綜合行政部；若因管理員管理不當出現故障、報修不及時或者登記管理不嚴格，導致紙張及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。2.6、全體員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。3、計算機管理規定3.1、計算機使用人員必須掌握計算機操作技能，嚴格遵守計算機操作規程，注意安全操作，以防設5、備損壞，嚴禁私自拆卸其配置。3.2、嚴禁使用公司計算機玩任何形式的網絡游戲、瀏覽圖片、傾聽音樂、上網聊天等各種與工作無關的內容。3.3、嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網絡的正常運行。3.4、未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用3.5、計算機使用人員要愛護機器設備，發生故障及時報修。3.6、網絡管理員建立公司計算機檔案，對計算機的相關軟硬件設備的配置、使用及維護等進行統計和登記。3.7、注意防止計算機病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進行檢測，一旦發現病毒要馬上進行清理，若不能達到清理效果，應及時向網絡管理員報告。3.8、凡涉秘材料的存貯和計算機操作系統中的有關密碼均應采取相6、應的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉秘材料等。3.9、下班或者外出不回公司者，必須關掉電腦主機和顯示器，并務必關閉電源。4、傳真機管理規定4.1、公司傳真機的使用和保養，公司將指定專人進行管理。4.2、外單位人員，未經許可，不得使用本公司傳真機設備。4.3、發傳真時，準發與工作無關的文件、資料。若發現傳真與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人。4.4、全體員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。5、辦公電話管理規定5.1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。5.2、外單位人員，未經許可，不得使用本公司電話。5.37、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。6、掃描儀、優盤、數碼相機、數碼攝像機、投影儀等管理規定6.1、掃描儀由公司指定人員進行管理，不得掃描與工作無關的文件、資料。6.2、投影儀由公司網絡管理員負責管理。6.3、數碼相機、數碼攝像機由公司網絡管理員統一保管。6.4、優盤、移動硬盤、筆記本電腦由領用者保管，應愛惜公司財物，如果丟失或者損毀，自行承擔責任。7、空調使用規定7.1 相關術語（名詞定義） 7.1.1 空調管理現場責任人（以下簡稱為現場責任人），是指公共區域、 獨立辦公室、生產車間等空調配置區域的使用者或最高行政職務8、管理者。 1） 每個辦公室指定一名空調管理責任人。 2） 空調管理責任人因故不在工作場所時，應指定代理責任人。 7.1.2 空調遙控器操作和保管人（以下簡稱為遙控器保管人），是指被 部門負責人專門指定按本制度執行空調的開啟、設溫、關機及保管者。 1） 空調遙控器不得轉借他人或人為損毀。 2） 當空調遙控器保管人離職或換崗，應及時辦理空調遙控器移交手 續，由最高職位人監交并指定新的保管人。 3）未指定專人為遙控器保管人的，由現場責任人兼職全權承擔相應的責任。 7.2 責任劃分 7.2.1 空調使用實行“專人負責制”，由部門指定現場責任人全權管理，并承擔相應的責任。有關責任人和員工應根據本制度規定9、使用、管理好空調，切實保障空調能發揮應有的作用，并避免能源浪費。 7.2.2 行政部門應經常派遣設備維修專業人員對辦公區域的空調線路、開關、接線盒以及空調的使用狀況進行檢查，空調的清潔由各部門自行負責，維修、保養工作由設備維修部門負責。 7.2.3 空調一旦出現故障，有關現場責任人應及時向公司行政部報告，由公司行政部統一聯系維修。7.3 空調使用條件 7.3.1 空調作為辦公設施，僅限于各辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調。 7.3.2 空調的使用由指定責任人統一管理，其他人員不得隨意開關，違者罰款20元/次 使用空調時，應先關閉門窗，如需通風換氣要先關閉空調。下班要提前15分鐘關閉空調10、，堅決杜絕開窗使用空調現象。 辦公室在夏季室內最高氣溫達到25以上，方可開啟空調制冷，制冷溫度設置不應低于20，其余時間（晚間、陰雨天等）不得開啟空調；冬季室外氣溫達到5以下的，方可開啟空調制熱，室內溫度不得高于20（以溫度計為準）。 辦公室人員離開辦公室，應即刻關閉空調，嚴禁室內無人情況下開啟空調。 7.3.6 夏季雷雨天氣應立即關閉空調，切斷電源，以免遭受雷擊。 7.4 空調使用注意事項7.4.1 全體員工必須增強節約用電，安全用電意識。任何人不得隨意開啟空調外殼，不得私自拆裝空調開關，也不得在空調線路上亂接線。更不得讓部門以外其他任何人員進入辦公區域開啟空調（專職維修人員除外）。 7.411、.2 空調需要按照使用說明規定進行操作，如發生故障應及時向行政部門報修，不得自行拆卸，否則責任自負。7.5.3 空調使用中不得隨意改變風葉方向，因為人為因素造成空調設備或遙控器損壞的，所發生的維修費用由損壞人承擔。7.5 違規責任 7.5.1 凡違反上述“空調使用條件”開啟空調的（特殊情況事先經批準的除外），給與現場人員罰款30元/次。 7.5.2 凡空調遙控器造成丟失或損壞的，由遙控器保管人照價賠償，賠償金額直接從工資中扣除。 7.5.3 如涉及使用不當或者故意損壞，由使用部門或故意損壞者負責修理或賠償的責任，行政部將視設備損壞情況會同設備保養部對故意損壞者做出相應的處理，并處以罰款。7.512、.4 凡違反本制度規定的，由行政部就處理情況通告全公司，罰款金額從當月工資中扣除。六、采購管理1、辦公室所有辦公用品的采購工作，統一由采購部進行。2、各部門應于每月25日至30日根據工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，由行政部填寫物品采購申請單，交采購部進行審核及采購，具體物品發放依據實際采購情況而定。3、辦公用品采購的一般程序為：A、行政部定期向各個部門統計需采購物料，填寫物品采購申請單（附表一）；B、采購部確認庫存無可用或可替代的物品后，按照規定權限辦理審批，并報告采購人員；超出辦理權限（即大件物品），即由總經理審批；C、得到采購許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門或直接外出13、采購，驗收完畢后簽字確認，即可在財務部核銷賬目；大件物品則需經過詢價、議價、確定、采購、入庫、發放程序，購買后憑簽字簽呈核銷費用。七、用品入庫1、辦公用品入庫前須進行驗收，對于符合規定要求的，由行政人員登記入庫；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續。2、行政人員須對辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。3、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立辦公用品管理臺帳，做到記錄詳細、發放有登記。八、辦公用品的領用1、一般辦公用品的發放，由行政人員依據辦公用品領用標準表（附表四），在登記好辦公用品領用登記表（附表三）后，直接發放給使用部門或個人。2、領取時，領取人須在辦公用品領14、取登記表（附表三）上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項并簽字。領取接待用品(如水果、煙、茶、紙杯等)時應由接待承辦部門或接收此物的人員在辦公用品領用登記表（附表三）上簽字。3、員工領用單價在100元以上的物品，須經部門主管核準同意。4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架等)應列入移交，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。5、特殊辦公用品的發放，應由采購部指定專人負責。6、領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，隨用隨領，用多少領多少，專領專用。7、辦公用品管理人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用品的領取數量和次數，保15、證辦公需要。對于消耗品，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領，領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付。九、辦公用品的保管1、辦公用品由行政部統一保管。2、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。3、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用；替換下的各類辦公設備交由行政部部統一保管，要及時回收。登記造冊，修舊利廢，充分利用。5、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，適時增加庫存，保障16、供給。十、辦公用品的使用1、使用辦公用品應以室為家，牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。2、辦公用品應為辦公所用，不得據為已有，挪作私用；不得用辦公設備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。3、精心使用辦公設備，認真遵守操作規程，及時關閉電源。定期維護保養，最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復印紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復使用；紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發揮各種辦公用品的最大使17、用效率。5、印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數與需用數基本相符，略有余富，避免不必要的浪費。6、對于高檔耐用辦公用品，各部門應盡量協調相互借用，一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故障，由原采購人員負責協調和聯系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。十一、用品轉移1、員工離職時應將所領物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫辦公用品移交表，離職員工簽字確認。2、辦公事務用品如桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需辦理遷移手續后，方可執行。十二、物品維修1、電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公用品出現故障及需維護（加碳粉）時由使用18、部門向行政部提出維修申請。 2、行政部若發現用品為人為故障，應追究使用人或責任人的責任。3、如無法維修，可聯系供應商或外部維修機構進行維修，并填寫辦公用品維修記錄單。4、維修經行政和使用部門驗收后在維修單上簽字作為報銷憑證，相關費用由行政部按規定報銷。5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或新品替換，則需對于該物品進行報廢處理，填寫辦公用品報廢憑證說明情況，并說明是直接淘汰還是需要購置新設備，該表將提交行政部，由決定是否需進行報廢處理。十三、遺失物品管理1、公司員工應愛護和節約的辦公用品，同時應承擔良好保管的義務。2、如辦公物品出現人為遺失，應由保管人員、使用人員及其19、部門負責人共同承擔相應責任。3、如辦公室出現被盜、搶劫等情況，導致貴重辦公物品及公司機密文件被盜，遺失部門應積極配合警察偵破案件，如能追回遺失物品和遺失文件，則相關人員應被處口頭警告，同時被警告人應加強防盜、防劫觀念，積極建議改進防盜措施；如遺失物品及文件不能追回，則由相關人員及部門負責人對該事件負責，具體處罰措施由企管辦商議決定。4、如公司出現內盜情況，一經查出，直接扭送公安局。該人員應歸還被盜物品，并對公司及公司員工所受損失負責，承擔相應責任，公司應視情節給予嚴厲處罰。十三、附則 本規定于發布之日起開始實施，此前公司頒布的相關規定同時廢止。本規定由公司行政部負責解釋。附表一：物品采購申請單20、附表三：物品領用登記表附表四：辦公用品領用標準附表五：辦公用品維修記錄單附表六：辦公用品遺失單附表七：辦公用品報廢憑證附表八：辦公用品移交表附表五：辦公用品維修記錄單日期：_年_月_日 填表人：_編號申請部門申請人維修品名數量維修內容損壞性質維修時間是否已維修備注123456789101112131415161718備注：損壞程度主要分為人為損壞和自然損壞，人為損壞需將賠償金額附備注。附表七辦公用品報廢憑證申請部門申請時間物品名稱配置時間物品編號物品編碼報廢說明領導簽字： 部門意見：財務意見：企管辦意見：附表八 辦公用品移交登記表年 月 日日期物品名稱單位數量移交人所在部門接收人所在部門備注注：此表由管理員登記，如若辦公用品回收，則管理員為接收人，并負責登記入庫。