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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度文化傳媒公司檔案員崗位職責及借閱、保密制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案員崗位職責1、 認真貫徹執行檔案法規，講究職業道德熱愛本職工作，為發展檔案事業盡職盡責。2、 努力學習科學文化知識，鉆研業務，掌握本機關種類檔案的分類、組卷、編目、保護、利用的知識和技能，搞好所屬機構的業務指導工作。3、 對本單位應歸檔的文件材料按時收集、分類、整理、組卷、書寫編目、保證案卷質量、做到管理科學，方便利用，努力實踐檔案工作的標準化、規范化。4、 堅持原則，保守機密，忠于職守，堅守崗位，不將檔2、案材料擅自帶離工作崗位或給無關人員傳閱。5、 熱情接待查檔人員，為查檔者提供方便，提供檔案做到及時、準確。6、 做好檔案信息利用，資料收集，編制檢索工具，編研和檔案統計工作。7、 做好檔案的收進、移出和統計工作。8、 認真做好檔案鑒定工作，對已超過保管期限確無利用價值的檔案材料提出存毀意見，編造銷毀清冊，經領導和單位審核后，按規定程序進行銷毀，并報市檔案行政管理部門備案。檔案借閱制度1、職能部門人員借閱檔案，需經主管領導批準，辦理借閱登記手續，方可查閱。 2、借閱機密檔案，必須經主管領導批準后，在閱覽室內查閱。3、外單位查閱本單位檔案，必須持單位介紹信。寫明利用目的，內容及來人政治面目，經主管3、領導批準后，方可查閱，但一律不得借出。4、借閱檔案者未經許可，不得隨意抄錄、復印和拍照原文。5、借閱人員必須愛惜檔案、資料，保持檔案的清潔與完整，不得在檔案上勾劃、涂改、污損、抽頁，注意保密，不得轉借和遺失。如發現問題，根據情節輕重，依法處理。6、檔案員有責任檢查借閱者歸還的檔案，了解保管情況和利用效果。借閱人員有義務匯報、介紹利用情況。7、借閱期限，按要求用畢歸還。如需借走，或延長時間，必須經單位主管檔案工作的領導批準，方可辦續借手續，期限為期一年，到期必須歸還檔案保密制度1、嚴格遵守、執行黨和國家的保密制度、維護檔案的安全、完整和統一。2、機密檔案要妥善保管加強保密措施。3、機密檔案、資料4、的借閱，必須履行嚴格的領導審批手續，經領導批準后，方可在指定的場所閱讀，不得外借。5、機密檔案不準摘抄或復制。 6、檔案員或查閱人員對檔案的內容要保密。不得在公共場所談論，不準攜帶檔案文件回家，探親，訪友。造成失密、泄密要追查當事者和工作人員的責任。檔案庫房管理制度1、檔案庫房內有“九防”措施：即防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。并定期檢查、通風。2、保持庫內清潔，做好溫濕度記錄，使庫房相對濕度保持在45%60%之間，溫度保持在1424左右為宜，如有異常情況及時采取改進措施。3、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆等危險物品和與檔案無關的物品。停電時應用手電照明，不得使用蠟5、燭等明火器具。4、庫房設專人管理，無關人員一律不得進入庫房。隨時關好門窗，確保檔案安全。5、檔案出入庫情況應有詳細記錄，借閱的檔案收回時，及時放回原處，不得前后錯位。6、案柜的擺放應做到整齊美觀。遠離窗戶，隨時做好保潔工作。檔案統計制度檔案統計工作是檔案工作中一項獨立的工作環節，也是保證檔案工作質量，提高檔案工作水平的一項有效方法。 1、檔案統計工作應準確、及時、科學。2、根據檔案資料的查閱、借閱登記，每年統計一次利用效果情況。3、凡立卷歸檔的文書、會計、科技、聲像檔案，應分類填寫登記簿，年終匯總立卷情況。4、經檔案室移交出去或銷毀的檔案，應進行統計登記。立卷歸檔制度一、歸檔范圍：凡是本單位在6、各項工作活動中直接形成的、已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。二、歸檔時間1、文書檔案：本年度各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，在次年一月底前由檔案室管理人員統一布置立卷，經本部門負責人審定后，每年三月份移交檔案室集中統一保管。2、會計檔案由財務部門年終立卷，保存一年后，移交綜合檔案室保管。4、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置、合同、說明書、安裝、調試、驗收記錄等文字材料，指定負責人員，收集整理。設備投入使用后及時移交檔案室保管。5、聲像檔案在每項工作活動完畢后隨時整理歸檔。 6、實7、物檔案：單位獲榮譽獎品、銅牌等按時間順序隨時編號歸檔三、歸檔要求1、應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確，按照文件材料的形成規律及其內在聯系，進行分類、立卷，使案卷能正確反映出本校工作活動的真實情況，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數。3、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，同時要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復寫紙制作文件。4、案卷封面各個項目應填寫清楚、準確；卷內文件材料按規定次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。5、歸檔案卷要按一定次序系統排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號。6、歸檔手續，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，應編制“移交清單”一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。- 6 -