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1、公司辦公室相關工作基礎管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一篇:職能第一章：辦公室部門職能負責企業規章制度制訂及企業文化建設；會議組織、來訪接待、后勤管理；行政辦公事務管理；車輛管理；食堂及辦公區衛生管理。第二章：崗位描述一、辦公室主任職責：1、在總經理及副總經理的領導下負責辦公室的全面工作，努力作好領導的參謀助手，起到承上啟下的作用，認真做到全方位服務。2、協助總經理及副總經理調查研究、了解公司情況并提出處理意見或建議，供公司領導決策。3、協助總經理及副總經理作好各項管理工作并督促、檢查落實貫徹執行情況。 2、4、負責各類文件的分類呈送，供公司領導閱批并轉有關部門處理。5、負責公司上下信息互通、左右協調。作好接待工作、來信來訪，及時協調處理好公司各部門間的問題。6、協助公司領導做好各部門考核、評優、檢查等工作。 7、負責處理辦公室職責范圍內的其他事宜，完成領導交辦的其他工作任務。8、負責車輛管理。9、負責食堂和辦公區衛生管理。二、行政文秘（目前由辦公室主任暫時接替）：1、負責文件的收發和保管工作；2、負責接待來訪及咨詢工作；3、負責有關請示和報告等文件的起草、打印、遞發及會議記錄整理；4、負責公司其他文件的歸檔整理；5、負責辦公室主任交辦的其它行政事務工作。第二篇：行政事務管理第一章：行政管理為加強3、公司內部管理，維護正常工作秩序，提高辦事效率，調動全體員工的積極性，根據公司的現存情況特作如下規定：一、考勤制度：公司每周上班時間為星期一至星期五，星期六、星期日休息。上午上下班時間 8：30-12：00下午上下班時間 13：00-17：301、遲到：每天上午8：30以前到辦公室簽到， 8：45以后算遲到，15分鐘后（不包括15分鐘）到辦公室的視為曠工半天，過半天未到的視為曠工一天，特殊情況以公司通知的時間為準。2、早退：每天下午17：30下班時到辦公室簽退，17：30前無故離崗者或未簽退者均為早退。3、請假3.1員工若早上有事不能直接到公司，應在前一日向主管部門經理請假或在當日上午8：30前4、用適當方法向主管部門經理請假，部門經理將未簽到人員的情況在當日上午8：45前報辦公室，否則視為曠工處理。3.2員工當日上午請假的，需在8：30前向所在部門負責人批準并同時報辦公室進行請假登記，未在8：45前登記者視為請假無效。3.3上班時間外出辦事須向部門經理說明原因并填寫“外出登記表”。超過規定上班時間到崗被視為遲到。3.4員工因公需出差時，填寫“出差申請表”，由所在主管部門經理批準的情況下，報辦公室登記考勤，否則視為曠工處理。3.5任何類別的請假都需填寫“請假條”，經部門經理事前批準，并到辦公室登記。如有緊急情況，不能事先請假的，應在兩小時以內電話通知本部門經理和辦公室，在上班當日補辦手續5、，否則以曠工計算。4、外出：員工外出必須在“外出登記表”上登記，未登記的視為曠工一天處理；嚴禁代登記，如若發現，雙方均按曠工違紀處理。 5、請假、遲到、早退和曠工的處理辦法5.1請假：未滿一天者，以工作時間計算，請假時間在半天內的（包括半天）視為請假半天，超過半天的視為請假一天，按個人工資標準由財務核扣。5.2遲到：以每5分鐘為計算單位，不足時視為5分鐘，按每計算單位10元扣減工資；15分鐘后（不包括15分鐘）視為曠工處理。5.3 早退：視為曠工一天處理。5.4 曠工：按正常工資的兩倍核算核扣曠工工資。6、加班： 6.1公司在節假日將安排有關人員值班，負責公司的安全和接待工作，值班人員享有相當6、其二倍日工資額的加班費。6.2 員工加班須符合以下規定：加班人員提出申請，上級主管簽字同意其加班，并報考核部門核準；或上級主管指定其加班的，方可加班。 加班費以半日計算，按其基本工資發放。 每月加班次數不能超過10次（不包括10次）。6.3以下情況不以加班論： 上級主管下達的在工作時間內完成的任務需延長工作時間才能完成工作的 公司在節假日舉行的培訓及公益活動 未經有關部門批準私自加班的7、考勤統計7.1 每月考勤時間：本月1號至本月31號7.2有以下情況之一者，扣除當月全勤獎：全月累計遲到3次者全月累計請假2次者月度曠工1次者7.3對考勤的記錄辦法由公司辦公室每月按此規定，并根據考勤管理制度擬7、定本月考核表，報財務部執行。8、本考勤辦法自公布之日起執行，在公司考勤過程中弄虛作假、不按要求及時上報者將扣除當月雙倍全勤獎。9、本考勤制度由公司總經理負責解釋。二、勞動紀律：1、堅守工作崗位、盡職盡責，不得擅離職守；2、工作時間嚴禁從事與業務無關的事務，不準干私事，不準從事娛樂性活動；3、保守公司機密；4、搞好各辦公區域衛生，保持工作環境整潔；5、勤儉節約，愛護辦公設施，貴重物品誰使用誰負責。下班前，最后離開辦公區的工作人員要主動關閉電源，關好門窗；6、值班人員對于重要事項須隨時向公司領導報告。三、辦公用品領取制度：1、有辦公用品需求的工作人員，如所需辦公用品金額在200元以上者，須出具書面8、申請報部門主管同意后，再由辦公室進行辦公用品的購買或領取；2、領取辦公用品時需在“領用辦公用品登記表”上簽字確認；四、會議制度：公司例會每周五召開一次，無特殊情況下全體人員必須準時參加，會議由總經理主持，由各部門匯報本周工作完成情況，以及下周工作安排計劃。第二章：印章管理一、印章保管：公司公章及合同專用公章由辦公室主任保管，財務章由財務部設專人保管。二、印章使用：1、公司部門或員工需要使用公司印章時，必須經所屬部門主管審核，報有關領導審批后方可使用。2、對外行文使用公司公章時，重要行文由總經理簽發，總經理不在崗時由副總經理簽發；一般業務和事務性行文件由辦公室遞發。3、凡涉及公司的重大經濟行為，9、如以公司名義對外簽訂重要經濟合同、提供擔保、提供抵押、向外借款、投資合作、出具承諾函等，在使用公章時，應報總經理審批。4、所有需要加蓋公司公章的介紹信、證明以及對外發出的任何公文，應統一編號登記，以備存查。5、原則上不開具加蓋公司公章的空白介紹信、證明、合同、附有公司抬頭的公文紙等。如因公務需要或其它特殊情況需要開具時，必須經董事長和總經理審批同意后方可開出。使用人在使用后必須向辦公室說明開出書件的用途，向辦公室交回未使用的書件。6、非特殊情況，嚴禁將公司公章帶出公司。如確需帶出公司，須經公司董事長和總經理審批同意后方能帶出，并辦理相關的借用手續。7、在公司出現丟失、損毀或被盜時，辦公室或部門10、印章保管人要立即向公司報告，及時采取有效措施，盡量減少由此產生的各種損失。 第三章會議管理一、會議管理：為建立高效、務實的公司運作機制和決策反饋機制，規范公司會議運作，提高會議質量和效率，結合公司實際情況，特制定本制度。1、董事會會議是指董事會在職責范圍內研究決策公司重大事項和緊急事項而召開的會議，由董事長主持召開，根據議題可請有關部門及相關人員列席。2、辦公會議是指各部門主管以上人員參加的會議，一般由董事長或總經理主持，主要是在職責范圍內討論、匯報和布置日常工作。3、專題會議是指由公司領導成員召集的會議，研討專項工作，解決疑難問題。主持人或召集人不在崗時可委托相應的其他領導主持。二、會議服務11、程序：（一）、會前準備工作：1、按規定提前發出會議通知（根據會議內容采用口頭或書面形式）； 2、安排會議室及布置會場； 3、發放會議相關資料； 4、參會人員須在“會議簽到表”上簽名；5、根據需要安排記錄員，記錄會議內容。（二）、會間紀律：1、會議期間須關閉一切通訊設備；2、積極配合會議主持人完成會議的各項議程，發言踴躍、闡述清晰；3、不得交頭接耳，影響與會者發言；4、認真做好會議記錄，領會會議精神。（三）、會后清理工作：會議結束后，將會議紀要交辦公室存檔。其他會議上的資料也由辦公室保管。辦公室嚴守保密原則，會議議事過程及決議，要及時督促相應部門付諸執行，有知悉范圍和時間控制的會議內容不得向外泄12、露。第四章檔案管理一、基本要求：1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業務由辦公室專職檔案員（目前由辦公室主任暫時接替）負責。財務檔案的日常管理由財務部自行負責；2、歸檔范圍：公司正式的收文、發文（除公文正文外，還應包括它的附件）、公司的各類證件、規劃、年度計劃、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料；3、對本公司規定的歸檔材料，必須按規定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據為已有；4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整，必須保證整潔、安全。二、歸檔時間和份數：對公司需歸類的文件必須當天整理歸檔，并注明份數13、做好記錄。三、查（借）閱：1、公司部門主管以下員工查閱檔案，需經部門主管同意后報辦公室主任核準，并辦理查閱手續； 2、查閱檔案時必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經辦公室主任批準。第五章文書管理一、發文：1、起草：公文文體、格式等使用準確、符合規范要求；文字要準確、精練，條理要清楚，層次要分明，用語要規范，公司各部門的文件由各部門負責人起草報辦公室審核，總經理簽發。2、審批：根據文件的性質和范圍由相應權屬范圍內的管理人員審批。3、發送：文件簽發后，送辦公室統一安排打印，打印好后送回起草部門校對，校對無誤方能復印14、蓋章。文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存備查。二、收文：1、文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。2、外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。三、文印工作：1、公司的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門經理15、不在時，可經辦公室主任同意后辦理。3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。4、工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員前來取回，不得延誤。5、辦公室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。6、辦公室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。7、辦公室工作人員初次違反上述規定的，給予批評或處50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經濟損失的，處50元以上罰款直至辭退。第六16、章 車輛管理1、為加強本公司車輛的保管及有效運用，特制定本辦法。2、本辦法所指車輛系指公司的全部車輛。3、本公司的車輛由辦公室統一負責管理，并指派專人負責保養。4、車輛應由有駕駛執照及駕駛經驗的駕駛員駕駛，需由他人駕駛時，應善盡駕駛人責任。5、專職駕駛員應每周對公司的車輛實施定期檢查及保養，以維持機件壽命，確保行車安全，并負責一切違規費的繳納及維修。6、車輛的有關證件及保險資料統一由辦公室保管。7、各部門需要使用車輛時，應事先經單位主管核準后填寫“行車申請表”交辦公室調派。8、各部門派車外出時，應依下列規定辦理：(一)車輛為公司公務專用車輛。(二)車輛不得運載任何與業務無關的職員或物品。(三)車輛行前應特別注意安全檢查。(四)車輛行車途中應特別注意安全行駛及遵守交通規則，若有違規罰款，由駕駛員負擔。8、司機填報“行車申請表”呈辦公室主任審核并核對實際里程。9、“行車申請表”上所填寫里程數應與車輛里程表相符，不符的數應由司機負責繳納差數里程的汽油費。10、節假日或上班時間外出車輛的使用應呈報辦公室主任核準后方可調派。11、經呈準的非公用派車，應負擔使用里程的油資，由申請人于派車翌日連同行車執照、車鑰匙一并繳交到辦公室，否則停止其以后的使用權。12、車輛駛回后應停放在公司指定場所，并將車門鎖妥。13、本辦法經呈董事長和總經理核準后公布實施，修改時亦同。