通信車載媒體分公司組織業務流程管理制度附表32頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1100213
2024-09-07
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1、通信車載媒體分公司組織業務流程管理制度附表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目 錄1目的:42概況:43分公司組織與管理:53.1分公司組織架構:53.2分公司經營班子:53.3分公司業務經營范圍:53.4分公司各部門職責:54分公司管理理念及思路:75業務流程制度:75.1分公司與總公司業務流程75.2分公司部門間業務流程:95.3分公司與外部業務流程126附錄136.1印章使用申請單136.2印章外借申請單136.3設備需求單136.4請購單136.5維修設備移交登記表136.6合同章使用申請單136.7票據填開2、申請單136.8合同/協議審批表136.9成本核算表136.10設備借用申請單136.11產品發貨單136.12售后服務信息記錄表136.13部門協作單136.14售后服務任務單136.15車載媒體分公司派車單136.16交款登記表136.17車載媒體分公司任務單136.18項目/用戶資料移交表136.19服務通知單136.20設備保管/領用單141 目的:為規范車載媒體分公司運作,實施專業化管理,進一步做好分公司GPS多媒體等業務的運營和銷售推廣工作,特制定本實施細則。2 概況:某車載媒體分公司嚴格按公司法中關于分公司的相關要求進行設立,分公司在總公司領導下確定各項經濟指標后進行獨立運作。分3、公司堅持在遵循某總公司各項規章管理制度下開展各項業務,分公司的項目管理、質量管理、生產管理、經營管理均統一納入總公司各項管理體系。3 分公司組織與管理:3.1 分公司組織架構:總公司經營班子分公司經營班子綜合業務部運營服務中心市場銷售部綜合管理部3.2 分公司經營班子:l 常務副總經理:孔怡,負責分公司全面日常經營管理。3.3 分公司業務經營范圍:l 車載GPS、監控、定位、導航等相關產品的市場推廣銷售及工程建設;l GPS運營服務。3.4 分公司各部門職責:3.4.1 綜合管理部:l 負責分公司行政管理、人力資源管理、質量信息管理等; l 負責分公司市場項目、市場信息、市場渠道、市場價格管理4、;l 負責分公司管理制度及業務流程實施的監督及檢查;l 負責分公司出納工作;l 負責分公司的車輛、合同、印章管理;l 負責分公司企業文化建設;l 負責分公司與總公司接口及協調工作,負責分公司對外合作及與眾一公司接口及相關費用結算。3.4.2 市場銷售部l 負責分公司銷售渠道建立、市場信息收集/分析;l 負責成都出租車新增及更車車輛的市場銷售簽約;l 負責分公司所有系列產品的銷售、推廣及策劃;l 負責分公司市場項目貨款、初裝費及運營費收取及工程協調;l 負責分公司新業務、新產品的引進銷售、推廣及策劃。3.4.3 綜合業務部l 負責成都出租車項目綜合故障率降低;l 負責分公司終端設備的故障控制、疑5、難問題解決;l 負責分公司技術支持及工程安裝實施;l 負責分公司市場項目產品的技術功能實現、程序版本控制;l 負責分公司所有銷售設備的功能及程序版本的測試驗證;l 負責分公司售后服務、客戶關系維護、運營服務費收取;l 負責與出租車行業主管部門的接口及協調工作。3.4.4 運營服務中心:l 負責分公司運營服務中心平臺的業務管理;l 負責分公司運營服務中心平臺系統穩定運行;l 負責分公司所有銷售產品版本歸檔管理;l 負責分公司運營服務中心各項數據原始資料歸檔、核查、匯總及分析;l 負責分公司設備、耗材、工具的采購/維修及庫房管理;l 負責分公司SIM卡請購、充值及移動接口管理;l 負責出租車平臺新6、聞、信息、廣告的下發及眾一結算費用的統計;l 負責分公司設備貨運物流管理。4 分公司管理理念及思路:l 專業化獨立運作,整合各方市場資源,遵循現代科學管理方式,精心策劃、嚴格管理,建立一個高效的企業運作管理模式。l 務實、創新、精細、嚴謹,創建優質的凱天GPS運營服務品牌。l 建立以身作則、嚴格考核、獎懲分明、多勞多得、能上能下的公司管理機制。l 給每一位員工一個職業發展空間和規劃,在公司營造和諧的工作氛圍,激發每位員工的創業激情。5 業務流程制度:5.1 分公司與總公司業務流程(1)總經辦:l 分公司的行政管理按總公司的相關行政管理制度執行。具體管理實施由綜合管理部與總經辦接口;分公司人力資7、源管理依托于總公司體系,分公司內部招聘、培訓、考核由綜合管理部協助實施。l 各部門向總經辦遞交由部門經理、常務副總經理、分管領導簽字認可的印章使用申請單(附表1),申請加蓋總公司印章,涉及金額的按相關制度審批權限執行; l 各部門向總經辦遞交由部門經理、常務副總經理、分管領導、總公司總經理簽字認可的印章外借申請表(附表2)申請印章外借。(2)物資采購部:l 分公司辦公用品采購歸口于總公司物資采購部采購,各個部門應先向綜合管理部提出采購需求,經常務副總經理、分管領導簽字認可后由綜合管理部在總公司物資采購部領取。l 運營服務中心根據設備需求單(附表3)的要求填寫設備請購單(附表4)經部門經理、副總8、經理、分管領導及項目管理部簽字認可后交總公司采購部完成設備的采購工作。l GPS相關配件、攝像頭、DVR、觸摸屏等需要維修時,運營服務中心填寫經部門經理、常務副總經理簽字的維修設備移交登記表(附表5)交總公司物資采購部實施,維修合格后,雙方在交接表上簽字確認。(3)財務部:l 綜合管理部負責與總公司財務報賬接口,流程詳見分公司財務報銷制度。l 綜合管理部負責每月與總公司財務部進行一次當月收款核對。l 各部門向財務部提交經部門經理、分公司常務副總經理、分管領導簽字認可的合同章使用申請單(附表6)申請加蓋采購類合同章。l 各部門向財務部提交經部門經理、常務副總經理或分管領導簽字認可的 票據填開申請9、單(附表7),申請開據加蓋財務章收據及發票等票據。(4)項目管理部:l 綜合管理部負責與總公司項目管理部業務接口,包括市場/工程/供貨項目的立項、結題,上報項目進度及合同到款核對。l 各部門向項目管理部提交經分公司常務副總經理、分管領導簽字認可的合同章使用申請單、合同/協議審批表(附表8)、成本核算表(附表9),申請加蓋銷售/供貨合同章。(詳見車載媒體分公司項目管理規定)l 運營服務中心填寫設備借用申請表(見附表10)或產品發貨單(附表11),經部門經理、分公司常務副總經理和分管領導簽字審批后交總公司項目管理部簽字后辦理設備的借用或出貨。(5)產品部:l 運營服務中心填寫經部門經理、分公司常務10、副總經理簽字認可的售后服務信息記錄表(附表12),將需維修的廣告機交總公司產品部進行維修,維修合格后,雙方在交接表上簽字確認。(6)其他各部門:l 各部門填寫經部門經理、分公司常務副總經理、分管領導簽字認可的部門協作單(附表13)交綜合管理部,由綜合管理部統一交總公司相關部門協作。5.2 分公司部門間業務流程:l 分公司各部門按照部門職責完成相應工作。如部門間需配合完成工作,須由需求部門提出申請,填寫部門協作單,經部門經理簽字后交綜合管理部,綜合管理部將協作單交協作部門執行。若協作部門不能執行或需協調方能執行,則在協作單上將原因寫明后交綜合管理部,綜合管理部交分公司常務副總經理批示后處理。協作11、部門在協作單要求完成時限當日將協作結果反饋協作需求部門,綜合管理部對執行情況及結果進行監督檢查。l 各部門向綜合管理部提交經部門經理、分公司常務副總經理或分管領導簽字認可的票據填開申請單,申請開據加蓋分公司章的收據。l 各部門接到售后服務信息時,立即通知綜合業務部技術客戶組,由綜合業務部技術客戶組填寫經部門經理、分公司常務副總經理簽字認可的售后服務任務單(附表14)交綜合業務部技術工程組實施;5.2.1 綜合管理部與分公司各部門接口l 各部門需加蓋分公司章時,向綜合管理部遞交由部門經理、常務副總經理簽字認可的印章使用申請單申請加蓋分公司公章。凡合同/協議金額在5萬元以上(含5萬元)或其他金額在12、1000元以上(含1000元)及重要事項還須分管領導審批簽字后才能申請加蓋分公司公章。l 各部門需外借分公司印章時,向綜合管理部遞交由部門經理、常務副總經理、分管領導簽字同意的印章外借申請單申請分公司印章外借。l 各部門簽訂的合同/協議在雙方蓋章當日將合同/協議原件及合同實施計劃電子版一并交綜合管理部,由綜合管理部將合同移交總公司財務部及項目管理部。(詳見車載媒體分公司項目管理規定)l 各部門派車前,向綜合管理部遞交由部門經理、副總經理簽字認可的車載媒體分公司派車單(附表15),由綜合管理部進行統一協調安排。l 各個部門的報帳詳見分公司財務報銷制度。l 各部門交款時,綜合管理部需在交款登記表(13、附表16)上簽字確認。l 綜合管理部對各部門管理流程、業務流程進行監督檢查。5.2.2 市場銷售部與分公司相關部門業務接口:(1)綜合管理部:l 市場銷售部在收款當日將所收款項全額移交綜合管理部,交接雙方簽字確認。l 市場銷售部在合同/協議簽訂當日將合同/協議及實施計劃電子版移交綜合管理部,交接雙方簽字確認。(2)綜合業務部:l 市場銷售部向綜合業務部技術工程組下達經由部門經理、分公司常務副總經理簽字認可的車載媒體分公司任務單(附表17)及項目/用戶資料移交表(商務部分)(附表18),提交綜合業務部技術工程組實施。(3)運營服務中心:l 市場銷售部向運營服務中心下達經由部門經理、分公司常務副總14、經理簽字認可的服務通知單(附表19),提交運營服務中心實施。5.2.3 綜合業務部與分公司相關部門業務接口:(1)綜合管理部:l 綜合業務部在收款當日將所收款項全額移交綜合管理部,交接雙方簽字確認,每月10日前將上月收款匯總提交綜合管理部進行核對。(2)市場銷售部:l 綜合業務部技術工程組根據市場銷售部下發的車載媒體分公司任務單進行相關任務實施,實施完畢次日將任務單移交綜合管理部歸檔。(3)運營服務中心l 綜合業務部將經部門經理、分公司常務副總經理簽字認可的設備需求單提交運營服務中心,運營服務中心在需求時間內將設備移交綜合業務部,交接雙方簽字確認。l 綜合業務部將當日新裝/更車/維修/售后實施15、報告等資料移交運營服務中心,雙方在交接表上簽字確認。l 綜合業務部填寫經部門經理簽字維修設備移交登記表移交運營服務中心處理。l 綜合業務部填寫設備保管/領用單(附表20)將每日的拆裝車設備交運營服務中心保管。l 綜合業務部向運營服務中心下達經由部門經理、分公司常務副總經理簽字認可的服務通知單,提交運營服務中心實施。5.2.4 運營服務中心與分公司相關部門業務接口(1)綜合業務部:l 接收到綜合業務部移交的設備需求表實施設備采購或申領,并根據需求表需求時間將設備及時移交綜合業務部,交接雙方簽字確認。l 接收到綜合業務部移交的維修設備移交登記表,運營服務中心根據內容將維修設備移交相關部門處理。設備16、維修返回后,運營服務中心將維修正常后的設備填寫維修設備移交登記表返回綜合業務部。l 接收到綜合業務部移交的新裝/更車/維修等資料時,運營服務中心檢查資料填寫是否完整,如不完整請綜合業務部填寫完整后再簽字確認后錄入臺帳,放入中心共享以便查詢。l SIM卡的申購等管理詳見SIM卡管理規定。l 綜合業務部如需進行軟件更換或升級等情況時,應先提前告知運營服務中心。5.3 分公司與外部業務流程(1)某雅迅l 綜合管理部負責與雅迅進行商務接口;l 綜合業務部負責與雅迅進行技術接口;l 運營服務中心負責與與雅迅進行設備進貨及維修等接口。(2)眾一傳媒l 綜合管理部負責與眾一進行業務接洽,包含費用催收及相關費17、用結算等;l 運營服務中心負責與眾一進行SIM卡接口及廣告新聞的下傳實施。(3)移動公司l 綜合管理部負責與移動進行戰略合作洽談;l 運營服務中心負責與移動進行SIM卡購買、定期的SIM卡充值、SIM卡注銷等接口。(4)FCD合作伙伴l 綜合管理部負責與FCD合作伙伴進行商務洽談,協議簽訂及相關費用的收取;l 運營服務中心負責FCD的穩定運行。6 附錄6.1 印章使用申請單6.2 印章外借申請單6.3 設備需求單6.4 請購單6.5 維修設備移交登記表6.6 合同章使用申請單6.7 票據填開申請單6.8 合同/協議審批表6.9 成本核算表6.10 設備借用申請單6.11 產品發貨單6.12 售18、后服務信息記錄表6.13 部門協作單6.14 售后服務任務單6.15 車載媒體分公司派車單6.16 交款登記表6.17 車載媒體分公司任務單6.18 項目/用戶資料移交表6.19 服務通知單6.20 設備保管/領用單附表1印章使用申請單部 門經 辦 人日 期使用印章名稱份 數用印主要內容部門經理意見分公司領導意見分管領導意見備 注附表2印章外借申請單部 門經 辦 人借 用 日 期歸 還 日 期借 用 原 因部門經理意見分公司領導意見分管領導意見備 注附表3設備需求單 編號:需求部門經辦人填表時間需求時間項目代號任務單編號項目類別項目名稱客戶名稱設備型號數量配置程序版本號SIM卡種類數量資費標準19、需求部門意 見常務副總經理意 見備 注附表4請購單 年 月 日 編號:申請部門請購人請購時間請 購 事 由部門意見公司意見附表5維修設備移交登記表 編號:設備移交情況用戶名稱設備型號設備編號數量故障現象備注移交時間移交人接收時間接收人設備返回情況用戶名稱設備型號設備編號數量維修結果及收費情況備注返回時間返回人接收時間接收人附表6合同章使用申請單申請部門: 申請日期: 年 月 日 申請人:序號用章文件名稱對方單位全稱標的金額份數備注1234注意事項1、 申請人對于各欄信息應填寫完整,字跡力求端正清晰;標的欄請注明合同中采購或銷售的主要貨物或項目名稱。2、 需授權的合同請填寫授權委托書,并用炭素筆20、涂黑授權委托書上不需授權的合同對應序號。3、 為保證用章的嚴謹性,申請人應對該申請單上的信息和用章后的合同承擔相應的責任。部門主管: 分管領導: 總經理:授權委托書 茲授權 同志代表我公司簽訂以上( )項合同,簽約權限為( )合同對應的金額,并委托該同志全權處理與合同相關的銷售/采購交易和結算等業務。附表7票據填開申請單申請部門申請人票據數量(張)日期對方單位名稱發票種類增值稅專用發票增值稅普通發票建筑業發票服務業發票技術交易發票非經營性收據普通收據發票金額(大寫): ¥ 備注:注意事項1、若開具增值稅專用發票需提供對方單位的詳細開票信息。2、在所需票據種類下打鉤確認。部門經理: 常務副總: 21、分管領導:附表8合同/協議、會簽/審批表 評審方式:會簽 o 審批 o 編 號:合同單位:產品型號最終用戶:產品名稱合同金額:單價(元)項目名稱:數 量經 辦 人:軟件價格日 期:合同總價會簽部門及意見付款方式部 門內 容日 期意 見簽 字審 批領導簽字: 年 月 日備 注附表9成本核算表序號產品名稱生產廠家規格型號單位數量單價合計成本單價合 計備 注附表10設備借用申請單借用單位: 年 月 日 借用原因借用產品數量對應產品序列號預計歸還日期部門負責人: 申請人: 常務副總: 分管領導:項目管理部: 產品部:附表11 產品發貨單 年 月 日用戶名稱設備型號數量所需附件是否需要安裝是否為用戶購買22、備注申請人: 部門經理 公司領導附表12售后服務信息記錄表編號:信息接收人:收到信息的時間: 年 月 日 時 信息來源: 電話 傳真 其他方式 客戶部門:聯 系 人: 聯系電話:客戶要求服務方式: 安裝調試 技術服務(含配合試驗) 培訓 維修 檢修 其它客戶要求的服務時限: 年 月 日詳細信息內容記錄:(工程或設備名稱,產品型號,數量,序列號及故障現象。)填表人: 部門領導:附表13部門協作單協作需求部門協作部門主 題協作需求內容協作單下發時間任務完成時限協作需求部門經理意見 協作部門經理意見分公司領導意 見協作結果反 饋備 注 編號:附表14售后服務任務單編號: 申請部門申請人申請時間客戶名23、稱聯系人聯系電話車牌號/自編號車 型完成時間要求維修設備型號PG JG A6 A10 G10 液晶屏 廣告機 攝像頭 其他:任務類別維修(故障現象: )收費情況免費(原因: )收費(金額: )拆裝檢測(內容: ) 配件銷售(設備名稱及數量: )其他:服務方式及地點凱天維修點收費情況免費(原因: )收費(金額: )上門(市內 市外 省內 省外)其他:付款方式預付 現場支付 后付(原因及確定的付款時間: 任務下達部門經理意見分公司領導審批意見實施部門經理意見實施結果備 注附表15車載媒體分公司派車單用車起止時間年 月 日 時 分至 年 月 日 時 分用車部門用車人駕駛員乘車人用車事由起止點 市內 24、市外部門經理: 常務副總: 分管領導: 附表16交款登記表序號公司名稱/車牌號交款時間交款方式票據種類交款具體內容交款金額交款人簽字收款人簽字備注附表17車載媒體分公司任務單編號: 項目代號:申請部門申請人申請時間客戶名稱聯系人聯系電話任務類別GPS安裝 試裝 發貨 工程 完成時間要求使用行業/程序版本號配 置設備型號價格(元)設備單價:數 量服務費單價: ( 年)安裝/拆裝費車牌號/自編號車 型任務內容安裝地點:凱天安裝點 上門安裝(地址: )出貨方式:本地出貨 異地發貨(地址: )系統建設:總控中心 分控中心合同/協議方式已簽 未簽 其它付款方式已付全款 預付 現場支付 分期 后付(期限:25、 )SIM卡方式凱天提供 用戶自備 同意過戶 SIM卡是否收費 用戶充值資費:10元/月 20元/月 5元/月 其它服務類型/服務費A型 B型 C型 D型 備注:未簽合同協議的服務費必須預付任務下達部門經理意見公司領導審批意見任務完成結果反 饋備 注附表18項目/用戶資料移交表商 務 資 料合同名稱合同用戶終端用戶公司地址公司地址郵政編碼郵政編碼負責人及職務聯系電話傳真負責人及職務聯系電話傳真合同簽訂日期合同有效期產品型號/數量單價(元)配置中心軟件總價中心硬件總價合同付款情況全額付清 余款及支付時間服 務 內 容日常維護車臺巡檢及處理要求:照片巡檢及處理要求:車輛維護及維修要求:系統維護及要26、求:SIM卡類型及資費標準類型:移動卡 聯通卡 某卡(凱天提供 眾一提供 雅迅提供 用戶自備 代購過戶 ) GPRS類 資費標準 GSM類 資費標準 3G類 資費標準 免費提供 有償提供(金額): 充值方式:凱天負責充值 金額: 用戶負責充值 凱天代充值(用戶報賬)代充值起止日期:服務費結算服務費單價: ( 含充值費 不含充值費)支付形式:預付 后付 其他支付周期:月付 季付 半年付 一年付 其他賬期結算日期: 首次服務費起止日期: 保修條款(其他承諾)技 術 資 料中心硬件配置用戶自購 凱天代購(清單) 其他: 設備版本號中心建設總控版本 分控版本 其他 中心版本中心序列號正版(序列號: )凱天版(序列號: )地圖版本中心ID號操作員ID號培 訓中心系統操作培訓 終端用戶使用操作培訓 其他約定 系統操作及設備操作手冊發放情況:綜 合 資 料 市場銷售人員技術支持人員設備安裝人員遺留問題合同/協議續簽情況簽訂時間:到期時間:類型:合同 售后協議 類型:合同 售后協議 類型:合同 售后協議類型:合同 售后協議備注附表19服務通知單 編號:下單部門下單人下單時間要求完成時限通知內容下單部門意 見分公司領導意 見執行結果反 饋備 注附表20設備保管/領用單領用日期領用人名稱型號編號數量備注