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1、公司辦公用品購置、發(fā)放領用管理制度附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公用品管理制度為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，根據(jù)公司實際情況，特制定本制度。一、辦公用品分類管理規(guī)定 1、規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。l 固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機、打印機、復印機等。固定資產(chǎn)要遵守固定資產(chǎn)管理制度。l 一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、筆記本、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、印泥、訂2、書釘、大頭針、圖釘、夾子、名片、帳冊、卷宗、檔案袋(盒)、標簽、衛(wèi)生杯、計算品、電池以及清潔用品等。2、員工對辦公用品應本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起，必須以舊換新。3、每位員工須建立個人領用臺帳。4、辦公用品為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。5、不得利用辦公設備干私活、謀私利。不得將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計劃規(guī)定1、各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前提交下月辦公用品申用計劃至行政部。2、行政部核對申用計劃與辦公用品臺帳、庫存后，編制辦公用品月申購匯總表（附件一），呈總經(jīng)理審批，經(jīng)董事長簽字后，指派人員采3、購。 三、辦公用品購置規(guī)定 1、采購人員根據(jù)簽批的辦公用品月申購匯總表實施購買，于月底前完成。 2、采購員須調(diào)查辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和使用質量。 3、臨時急需辦公用品，由需求部門提出申請，行政部審核，總經(jīng)理批準，董事長同意后購置。四、辦公室用品的發(fā)放領用規(guī)定 1、個人辦公用品的發(fā)放領用新員工入職每人按標準配置簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個，本部門未有庫存則到行政部領取，但成本劃入新員工所在部門。個人領用辦公用品應據(jù)實填寫辦公用品個人領用臺帳（附近二），經(jīng)由部門主管審核后保管在本部門。 2、部門辦公用品的發(fā)放領用 剪刀、膠帶、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、4、裁紙刀，按區(qū)域分配。 計算器除財務部門按區(qū)域分配。 部門領用辦公用品應填寫部門辦公用品申領單（附件四），經(jīng)部門主管確認，由行政部依月用量申購計劃表發(fā)放。管理員根據(jù)申請單填寫辦公用品領用記錄（附件三）。 3、會議期間辦公用品的領用，由公司指派會務組組長按部門辦公用品發(fā)放領用規(guī)定辦理。會議結束后，將領用物品交辦公室辦理入庫、移交手續(xù)。五、辦公用品管理員職責1、管理人員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查領用物品登記，做好辦公用品的購置，發(fā)放和庫存管理。2、管理人員必須定期和不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。3、管理人員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、管理人5、員須根據(jù)辦公用品的消耗和領用情況，確定和保證合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接和收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收。1、移交人需逐項列出物品清單，辦公室主任清點核對臺賬確保辦公用品損耗程度，書面標明，移交接收人。2、管理人員需根據(jù)清單核實填寫辦公用品交接登記表（附件五），存檔備查。七、成本管控1、各部門預算每月辦公用品用量成本，并在預算范圍內(nèi)進行月用量計劃申購，因特殊情況超出預算的需總經(jīng)理核準方可購買。2、行政部依各部門預算作全廠辦公用品月用量預算，并在呈簽的辦公用品月用量申購單上注明各部門申購金額及6、總金額。3、對辦公用品成本管控成績優(yōu)異部門及相關負責人給予獎勵，每月辦公用品成本最低且未超出預算范圍的部門，部門主管記小功一次；連續(xù)三個月未超出預算部門，全體部門成員各記小功一次；年度辦公用品成本最低且未超出預算范圍的部門，部門主管記大功一次，全體部門成員記小功兩次；全年12個月辦公用品成本都未超出預算部門，部門主管記大功一次，全體部門成員記小功兩次；全廠年度辦公用品成本控制在預算范圍內(nèi)或低于上年度5%以上者，行政主管及辦公用品管理員各記大功一次。八、違紀處罰1、公司的辦公用品應為辦公所用，私用或帶出公司者，公司將按辦公用品兩倍價格從當月工資中扣出，并給予50元的罰款處理。2、公司辦公用品應本7、著節(jié)約的原則，如有浪費者經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以責任者50元罰款處理。3、員工應自覺愛護各類辦公用品，如有不正當或不合理使用造成損壞應照價賠償，并予以責任者50元罰款處理。4、辦公用品管理員應遵章辦理各項辦公用品管理操作制度，如有違章辦理經(jīng)發(fā)現(xiàn)公司將視情節(jié)輕重給予50元-500元罰款處理。為了加強辦公用品管理制度的貫徹實施，公司實行扣罰連帶責任制。各部門員工因違反管理制度形成罰金處理的部門主管追責雙倍罰金。本制度自公布之日起實施。流程圖流程 說明 職責 使用表單 時間節(jié)點每月25日前月用量申購計劃表各部門主管/文員依本部門實際需求提報月用量申購計劃提報每月26日前月用量申購匯總表行政部統(tǒng)計各用品數(shù)量及部門8、金額月申購計劃匯總呈簽每月30日前月用量申購匯總總經(jīng)理必須由總經(jīng)理審批后方可購買月申購計劃核準月用量申購匯總表當月5日前行政部由行政部統(tǒng)一安排采購采購領料單當月8日前各部門/行政部一次性領取本部門月申購物品領用辦公用品領用登記表當月12日前行政部將采購單、各部門領料單等整理造冊登記入帳附件：附件一：辦公用品申請購置計劃單附件二：個人辦公用品領用臺帳附加三：辦公用品領用記錄附件四：部門辦公用品申領單附件五：辦公用品交接登記單xx年十二月十二日 附件一：辦公用品申請購置計劃單序號申購用品規(guī)格單位數(shù)量預算額度實際金額各部門申 購金額1234567891011121314151617行政主管審核管理員9、總經(jīng)理/董事長審批采購員附件二：個人辦公用品領用臺帳姓名： 部門： 入職時間：序號領用時間物品規(guī)格型號單位數(shù)量以舊換新領用人簽名備注1234567891011121314說明：1.辦公用品領用填寫個人辦公用品領用臺帳，一人一帳。 2.錄音筆、U盤、插線板、計算器、剪刀、訂書機等非消耗性物品需以舊換新。 3.非新入職人員原則上只允許領用筆蕊。 4.員工離職時需上交非消耗性用品，庫管人員簽字，并將本表上交人資部保管。附件三：辦公用品領用記錄領取時間領用物品規(guī)格單位數(shù)量單價總金額備注附件四： 部門辦公用品申領單序號申領物品規(guī)格單位數(shù)量領取時間行政主管審核總經(jīng)理簽審備注附件五： 辦公用品交接登記單日期物品名稱單位數(shù)量移交人所在部門接收人備注