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1、金屬制品公司業務跟單流程管理制度附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 目的：為規范業務作業流程，理順工作關系，提高工作效率，加強業務管理，提升客戶服務，特制定本制度。二、 程序：1、 接單：1.1釋義：接單也即合同的簽定，訂單的取得。1.2下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，傳真, Email或書面合同等方式。1.3接單的途徑：交易會，出訪，參展，邀請客戶來訪，網站，等等。1.4接單的形式：1.4.1合同。確認書：它比合同要簡化些，其中包括協議書。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入，。1.5接單的程序：接2、單的程序可分為詢價，發價，還價和接受四個環節。報價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，報價通常是一方在收到對方的詢價后作出的。接受：買方或賣方同意對方在報價中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。1.6相關流程：16.1業務應對訂單相關的輸入文件進行收集、整齊，并進行編號；業務必須按公司規定的客戶信息及跟蹤表，進行建檔和跟蹤，了解客戶信息和有計劃的拜訪；拜訪方式分為：電話溝通、QQ溝通、上門造訪、以及其他可以接受的方式；每月一號將將客戶信息及跟蹤表交副總/總經理審閱；業務科每季度要對客戶經營3、狀況和信譽度進行一次評審，以防止發生壞帳。2、審單：即審核合同：2.1審單內容：確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2.2審單方法：產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？ 有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。 約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。單價，總額的審查：付款4、方式審查：A.付款方式是否能接受？支票 ，付定金、分期付款等等。B. 支付的貨幣能否接受？包裝要求的審查：工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？，客戶要求包裝時公司將其計價客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書） 內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并運輸送達完成安裝。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。交貨方式的審查： 運輸主要有海運5、，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用汽車運輸。2.3審單步驟：業務將客戶的包裝、交期、品質、規格、交貨方式等在客戶訂單中進行詳細的記錄；填好客戶訂單后，送交總經理初審；業務須填寫工程設計任務書，將其與總經理批準后的客戶訂單，以及客戶訂單相關的輸入性文件一起下發到工程科進行工程設計；工程科設計完成后，業務須將客戶訂單、訂單相關的輸入文件、開料表、設計圖等送財務進行成本審核；2.3.5通過財務成本審核后交總經理復審，通過后將客戶訂單下發到生產部。3、關于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步；3.1 準備樣品。3.1.1工廠現有的款式3.1.2新款6、3.1.3客戶來樣。3.2要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要客人進行書面確認。新品修改最多三次。跟單員一定要保存好最終的確認樣，做好更改記錄，更改后必須有客戶的書面確認，以免客人在下單時找不到確認樣。作為跟單員，我們要做到：有完整的產品資料（包括：三視圖、包裝圖、材積）。新品的成本，價格要進行核算。新品的材質要留有實樣，圖樣和工藝數據。客戶的來樣要保存好原樣。3.4作業流程：業務跟單員在客戶需要樣貨時，按公司要求報填樣貨生產指令單，獲總經理批準后，方可下單生產。4、生產過程跟蹤：4.1生產過程跟單的基本要求：4.1.3按時交貨：要使生產進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時7、交貨跟單的要點：按質交貨：生產出來的產品符合訂單的質量要求。4.2生產過程跟單的流程：4.2.1下達生產指令單 ：跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產指令單。生產指令單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等；下單前要與生產部協調交期，有爭議時報總經理批準后再施行；4.2.3分析生產能力：，生產指令單下達后，要和生產部及各車間分析公司的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？4.2.4制定生產計劃：生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產計劃；4.2.5根據生產進度表進行生產進度跟蹤；常見的異常類型A. 原計劃8、錯誤。 B. 機器設備有故障。 C. 材料沒跟上。 D. 不良率和報廢率過高 。E. 臨時工作或特急訂單的影響。 F. 前制程延誤的累積。 G. 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高。H. 因客戶或公司對產品出現新的要求，產生變更。4.3交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，二取消訂單。4.4.訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進9、行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔，客戶或公司變更時生產或品質要求時，要將變更記錄進訂單變更表，并及時下發到相關各部門。4.5相關流程：4.5.1下單：將經總經理復審批準后的訂單指令單送交生產部計劃員；4.5.2跟蹤：根據生產進度表和實際現場生產進度進行跟蹤，出現交期或品質異常時要記錄進生產異常記錄表，并上報副總總經理審核。5、出貨與貨物運輸：5.1發貨前對每批貨物要進行材積計算，以便選擇合適的運輸車輛盡可能的多裝貨物，以降低10、運輸成本。5.2運輸方式選擇上應選擇，安全、方便、及時、快捷的運輸方式。5.3物流選擇上，要找正規的、價格合理的、有全保的公司和車輛，以保證公司貨物的安全與貨物到達期限。5.4與物流公司或個體司機之間應簽有合同，對交期、貨物安全、付款方式、雙方應承擔的責任與義務等做出限定和規范。5.5相關流程：5.5.1按公司規定，發貨前須經客戶簽名確認，業務再填寫出貨明細表，經倉庫與出貨組對發貨產品規格、名稱、數量、訂單號確認后，報副總總經理批準，方可發貨；5.5.2貨到目的地后，業務跟單須督促公司收貨員工對產品的品種、數量、產品規格、產品狀況進行檢查并登記在發貨出車明細表傳回公司交由業務審查，對出現異常的11、要上報副總/總經理。6、工程安裝跟蹤：6.1業務跟單要對安裝進度進行追蹤，須讓安裝現場管理人員按公司規定填寫工程進度日報表，對工程安裝進度進行監控，有必要時到現場進行核查。6.2 項目店面工程進度或產品品質有異常時須填寫工程異常表將異常進記錄、登記，并上報副總/總經理審核。7、項目達成跟蹤：7.1在工程完工經客戶驗收合格后，須將項目店面完成效果按區域、整體進行拍照，并將項目交期完成情況，客戶的評價、意見或建議，施工中出現了那些問題和問題解決方法，以及未決問題或不足之處進行記錄形成項目工程完結報告，交副總總經理審批。8、貨款回收：8.1在工程完工經客戶驗收合格后，業務要與財務進行貨款回收，以加強12、公司資金周轉，防止壞帳發生。9、客戶投拆：按客戶投訴管理制度執行。10、參考資料：業務管理規定12、附件：客戶信息及跟蹤表客戶訂單樣貨生產指令單生產異常記錄表出貨明細表工程進度日報表工程異常表工程完結報告工程設計任務書客戶信息及跟蹤表客戶名稱文件編號-BD-1.0-100-記錄流水號客戶資料財務資料公司地址戶 名通信地址稅 號公司電話郵 編開戶行傳 真公司官網帳 號業務負責人基本資料發票地址姓 名電 話公司性質E-MAIL傳 真經營項目QQ手 機主要負責人客戶公司資料年營業額經營面積員工數量月營業額負債情況主要客戶主要市場本年度經營狀況與本公司合作項目情況年 份項 目退 貨退貨率營銷額欠款增長13、率年度拜訪記錄月份拜訪方式拜訪人員次數日 期客戶反饋的信息123456789101112備注：本表屬客戶信息項，每年調整評估一次，業務負責人資料每月調整核實一次。制 表：制表日期： 審 核： 批 準：工程設計任務書客戶項目訂單號文件編號-TD-1.0-121-記錄流水號店面地址店面名稱項目設計起始日期項目負責人目標成本項目設計結束日期設計負責人實際成本依據的標準或法律法規（包括名稱、編號、版本、章節號等）：客戶輸入文件（包括：圖紙、照片、要求明細、樣品、其他文件）圖紙編號照片編號要求明細編號樣品編號其他文件編號客戶的特殊要求其它要求復尺差異備注：會簽評審：部門評審人/日期職位部門評審人/日期職14、位業務科生產部品質科財務科編制/日期審核/日期批準/日期客戶訂單客戶名稱文件編號-BD-1.0-101-記錄流水號店面名稱項目級別訂單編號店面地址客戶負責人下單日期品質標準環保標準交 期項目負責人電 話產品規 格數 量品質標準外 觀結構或材質功能或用途客戶特殊要求要求項特殊要求描述包裝方式描述制 表： 制表日期： 審核： 初審： 復審 樣貨生產指令單客戶項目文件編號-BD-1.0-102-記錄流水號客戶訂單號跟單員下單日期品質標準環保標準交 期各環節達成要求部 門負責人下達日期完成日期天數客戶要求簽字確認工程開發生產計劃物料計劃采 購木 工涂 裝組 裝包 裝五 金貨 倉運 輸安 裝其 他制單：15、 制單日期： 審 核： 批 準：交期異常記錄表客戶項目文件編號-BD-1.0-103-記錄流水號異常事件報告發生時間發生地點部門負責人責任人工藝環節訂單號異常類型 A B C D E F G H異常事件描述原因分析糾正措施效果確認對交期的影響申報人： 申報日期： 審 核： 批 準：出貨明細表客戶項目文件編號-BD-1.0-104-記錄流水號客戶訂單號客戶負責人倉庫負責人出貨負責人業務跟單員車輛架駛員車牌號車輛所屬單位車輛保險車輛所有人目的地行程噸位發車日期計劃到達日期所運貨物品名規格數量單位發貨時貨況到達時貨況收貨人確認實際到達日期收貨人確認司機確認備注：制 表： 制表日期： 審 核： 批 準16、：項目工程進度日報表客戶項目文件編號-BD-1.0-105-記錄流水號客戶訂單號工程所在地計劃完成日期施工開始日期施工負責人工程進度區域部件完成面積面積完成率總量占有率所用工時施工責任人墻面地板天花櫥窗展柜飾件配套家具其他施工日期施工人員備注：制 表： 制表日期： 審 核： 批 準：項目異常表客戶項目文件編號-BD-1.0-106-記錄流水號客戶訂單號工程所在地施工日期跟單員施工負責人異常狀況序列異常事件發生區域異常原因責任人處理措施對交期的影響12345678備注：制 表：制表日期： 審 核： 批 準：項目工程驗收報告客戶項目文件編號-BD-1.0-107-記錄流水號客戶訂單號項目所在地客戶要求交期跟單員施工負責人實際交期所用工時人工成本支出客戶負責人運輸成本頁數共2頁第1頁驗收后的施工現場內視整體圖門面外觀圖天花圖地面圖客戶驗收項序列區域驗收滿意度不滿意事項優良事項改進措施1墻面2地板3天花4櫥窗5展柜6飾件7配套家具8其他客戶要求或建議：客戶訂單號頁數共2頁第2頁主要異常狀況序列異常事件發生區域異常原因責任人處理措施效果12345678910備注：成本控制施工總面積總用工時報銷費用用工成本運輸次數運輸成本損耗物資序號品 名規 格數 量單 價合計用 途12345678910物資合計總成本合計制 表： 制表日期： 審 核： 批 準：