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1、公司總經理辦公室工作管理制度及程序編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總經理辦公室工作制度與程序制 度辦公室主任崗位職責編 號執 行 職 位辦 公 室 主 任涉 及 部 門 執行程序：辦公室主任崗位職責 對總經理負責，協助總經理監督檢查大廈各項方針、政策、上級指示及各項規章制度的落實情況。 按照董事長指示組織和參加董事會議并做好會議記錄。 組織和參加酒店經理辦公會、行政例會，并負責檢查會議決定事項的執行情況。 組織起草各種業務報告，起草和修改工作計劃、報告、總結、請示、通知等文件，并審查鑒發前的文稿。 搞好大廈的信息管2、理，開展市場調查研究，做好綜合分析和統計工作，制定大廈的規章制度和決定供總經理參考 組織制定大廈行文管理的各項規定，努力使公文管理規范化、專業化，從而提高工作效率。 加強本部門的自身管理，抓好員工的政治、業務學習及考評等，提高工作質量。 負責大廈對外各類經濟合同簽定前的審閱、定稿，安排有關人員做好文件打印、分發、歸檔、接待、印章管理等工作。 會同質檢部巡視、監督、檢查大廈各部門的辦公秩序。 做好信訪接待和處理工作。 代表大廈與外界有關部門機構聯系與合作。 負責大廈保密工作落實。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度辦公室秘書崗位職責編 號執 行 職 位辦 公 室 秘 書涉3、 及 部 門 執行程序：辦公室秘書崗位職責 為董事長、總經理提供相關資料和事務性服務。 負責文件、信函的處理、登記和回復。 負責起草大廈的請示、報告、總結、通知等文件。 負責使用和保管大廈的介紹信、印章、負責與地方職能部門聯系，辦理各類許可證的審批與管理工作。 準確無誤地傳送各級文件和信件的投寄，做好分類保管工作。 做好各類材料打印、分發、各類文件的立卷、歸檔、保管工作。 嚴格保密紀律，對各種“秘密”等級以上的文件，嚴格按保密規定妥善處理。 完成總經理、主任交辦的其他事宜。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度招待用餐管理制度編 號執行職位辦 公 室 主 任涉及部門餐飲部4、食堂、財務部執行程序：招待用餐管理制度A、用餐標準： 酒店客人招待用餐標準分為三個檔次（300元、200元、150元 主食、酒水除外）。特殊情況請示董事長批準或由董事長親自安排方可。 由部門接待的地方職能部門客人、關系單位，招待用餐標準分為兩個檔次（150元、100元 主食酒水除外），特殊情況請示董事長批準。 由部門接待的供貨單位維修、技改人員在員工食堂用餐，由辦公室發放餐券。B、酒水標準： 酒店客人招待酒水標準請示董事長決定。 由部門接待的地方職能部門客人、關系單位，原則上一律只供應適量的本地白酒、啤酒及軟飲料，其余如香煙、果酒、冰淇凌等經批準后方可供應。C、用餐程序： 在營業餐廳安排用餐5、須報總經理批準，并提前到總經理辦公室開招待單，招待單要列明招待單位、時間、標準、人數及餐廳名稱。 餐飲部接待必須履行正常營業手續，提前制定招待用餐固定菜單，填寫點菜單、酒水單，嚴禁無單出品、招待。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度行政管理會議制度編 號執 行 職 位辦公室主任、秘書涉 及 部 門所 有 部 門 執行程序：行政管理會議制度A、決策會議1、參加會議人員：決策會議由董事長主持，總經理、業務總監、行政總監、財務總監參加，也可擴大到部門經理列席。2、決策內容： 確定管理目標，研究長期、中期、短期實施方案和計劃。 確定利潤目標，確定年度營業計劃和營業指標包括利潤指6、標。確定償還能力：對酒店的貸款、投資總額等，決定是按期還是提前還清或投資。 確定市場發展方向，根據市場調查和本酒店客情分析的情況和數據決定業務拓展目標和方向，確定價格政策。 確定酒店的發展：擴大經營范圍使酒店管理業務橫向發展。B、業務會儀業務會儀是由總經理主持召開的部門專業會議，或幾個部門一起開的業務會議，共同分析和策劃業務活動，進行業務溝通。會議提前一星期由總經理辦公室通知，屆時組織安排。1、市場銷售會議由總經理主持召開，總經理辦公室（銷售）、餐飲部、客房部、洗浴部、康樂部、財務部參加，會議內容主要是商討有關市場及其銷售問題，各業務部門向總經理和會議提交如下材料： 市場信息分析報告； 同行業7、酒店的市場銷售情況、經營政策、手段和方法； 提供本酒店的客情分析、外聯，客房預定等情況報告，提供本酒店商品信譽報告； 提供同行飲食信息和市場情況，宴會開座率及其客情分析； 提供本地區各公司、單位業務活動中訂房、訂餐情況報告。2、房務會議 由總經理和業務總監主持召開，由客房部所屬各分部負責人及總經理辦公室（銷售）參加，參加會議人員須提供以下資料和情況報告： 提供開房情況報告，如開房率，住客地區分析，客情報告； 提供長住客和常客的情況報告，以及客人的要求，客人對酒店商品的評價等； 提供房間狀態報告，如好房、壞房、已修理房、待修理房等； 提供房務管理，員工素質，員工狀況的報告； 提供在管理活動中存在8、的問題。3、飲食會議由總經理和業務總監主持召開，餐飲部經理、前廳經理、行政總廚、樓層廚師長、領班參加，會議人員須提供以下資料和情況報告： 飲食銷售的市場情況，同行業經營情況； 本酒店飲食經營情況的資料，各餐廳經營狀況，營業額及指標完成數，成本控制情況； 提供客情分析報告、常客、散客、宴會、酒會、團體包餐等情況的分析報告； 提供出品質量，客人投訴情況； 銷售和市場拓展情況，銷售創意等。4、康樂會議由總經理和業務總監主持召開，康樂部經理、樓層主管、領班參加，會議人員須提供以下資料和情況報告： 康樂銷售的市場情況，同行業經營情況； 本酒店康樂經營情況的資料，康樂項目經營狀況，營業額及指標完成數，成本9、控制情況； 提供客情分析報告、常客、散客等情況的分析報告； 提供服務質量、服務設施、客人投訴情況； 銷售和市場拓展情況，銷售創意等。5、工程會議由總經理和行政總監主持召開工程方面的專業會議，工程部經理、各專業技工參加，會議人員須提供以下資料和情況報告： 設備的更新、更遷、維修保養、技術狀態等資料； 有關酒店基本建設方面的新建、改建、擴建資料； 有關酒店改造、裝修、翻新等資料； 酒店在建工程進展情況。6、人事會議由總經理和行政總監主持召開人事方面的專業會議，人事部經理、培訓部部長參加，會議人員須提供以下資料和情況報告： 酒店各部門人員定編情況報告； 酒店人事統計資料； 各部門須補充人員申請報告；10、 在崗人員及新入職人員培訓計劃。7、經濟活動分析會由總經理和財務總監主持召開財務方面的專業會議，財務部經理、采購部經理、總帳會計、成本會計、資產會計、倉庫主管參加，會議人員須提供以下資料和情況報告： 酒店季度（分月份）財務報表； 月份成本情況、季度成本分析報告； 庫存情況報告；C、經理例會由總經理主持召開酒店所有部門經理參加的業務會議，每周三次，通過會議發展縱向和橫向聯系，進行業務溝通。會議內容：1、聽取部門工作匯報，總經理進行工作講評、策劃和安排 對本周客人的表揚、投訴、建議、處理結果進行講評并提出指令性意見； 對本周經營狀況、服務管理、衛生管理、食品質量進行講評并提出指令性意見； 對本周質11、檢工作提出的問題進行講評并提出指令性意見； 傳達酒店文件精神、董事會會議精神和決議； 對下周工作進行統籌安排。2、參加會議人員要求： 準備有關投訴及處理的情況匯報； 準備質檢工作中存在問題處理結果的匯報； 匯報工作中遇到的疑難問題，提出工作中需部門協調的要求； 需總經理決策的問題等。D、部務例會由總監或部門經理主持召開，每周一次。研究部門工作計劃和下周工作安排。E、部門例會由部門經理、主管或領班組織，班前或班后進行，對當日工作進行安排和小結。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度行政管理會議紀律編 號執 行 職 位辦 公 室 主 任涉 及 部 門所 有 部 門 執行程序：12、行政管理會議紀律 參加會議人員必須提前10分鐘到達會場，在指定區域座位就座，不得無故遲到和中途退場。 非特殊情況不得請假，業務會議、經理例會因故不能參加者必須向總經理請假，與會者到達時必須簽到。 參加會議前必須按照會議要求做好充分準備，準備好相關資料、發言提綱。 大型會議或重要會議,部門經理以上管理人員手機必須調至震動擋，其他人員一律關閉手機。 會議中管理人員及與會議相關人員必須認真做好記錄。 會議中不得交頭接耳，私下議論，隨意走動，須保持會場衛生及會議秩序。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度會議室管理制度編 號執 行 職 位辦 公 室 主 任涉 及 部 門 執行程序13、：會議室管理制度會議室是酒店的經營項目、接待客人舉行會議的場所，為加強管理，規范會議室的使用，特制定本制度： 會議室由酒店總經理辦公室負責管理，內部使用實行申請報批制，外部使用實行有償收費制。 酒店各部門如需使用會議室，須提前向總經理辦公室提出申請，在會議室使用登記簿上簽字，經總經理批準后由辦公室統一安排。 酒店客人或其他單位使用會議室由總經理辦公室負責接待，填寫“會議室使用申請表”，經辦公室主任審核總經理批準后方可使用。 確定使用時間和收費標準后，辦公室要提前下達“會議通知單”，送交相關部門，按照使用單位要求，做好會議接待。 酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入會議室。 會議室設接14、待室，有專人負責引見、招待、迎送來賓。 接待人員未經允許不得移動會議室、接待室的家具及物品。 任何員工不得隨便使用會議用礦泉水、茶葉、咖啡、飲料等食品、用品。 任何員工不得隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。 會議接待人員必須愛護會議室的設施。 會議結束，工作人員要及時整理會場，保持清潔，并去辦公室辦理交接手續。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度印章使用管理制度編 號執 行 職 位辦公室秘書涉 及 部 門 執行程序：印章使用管理制度 大廈印章由辦公室保管，各部門使用的印章由部門指定專人保管。 未經總經理批準，印章保管人不得委托他人代管印章，并且不得帶出辦公室使用。 以大15、廈名義簽署的意向書、合同書、協議書；各部門以大廈名義上報的各種年、季、月報表，均須填寫“印鑒使用審批單”，由總經理辦公室主任批準后使用。 大廈刻制的各類公章，經總經理批準，要留印模存查，作廢的公章應及時封存。 未經允許，嚴禁私自使用大廈公章。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度檔案管理制度編 號執 行 職 位辦公室秘書涉 及 部 門 執行程序：檔案管理制度 各部門辦理完畢的文件（含會議文件）和資料，收回后要按條款類別分別存放，經檢查齊全后，整理立卷歸檔。大廈文件保存、歸檔辦法按字母順序排列，按題目分類或按時間分類，必須在檔案里注明，準確地做好文件索引。 歸檔前要先把材料16、進行分類，可把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便歸檔時方便操作，注意保持清潔。 立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起，卷內頁號一律標在右下角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。 檔案的厚度一般為1、5公分至2公分，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查。紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件；卷宗標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、用鋼筆書寫，字跡要端正；對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制；對裝訂部位過窄，或有安跡的材料，要加紙襯邊； 根據卷內文件之間的聯系還要進行系統排列、擬寫案卷標題、編組號17、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、編制案卷目錄等； 案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，并要編上順序號及注明存放案卷的年號與卷號； 每年檢查一次檔案材料的數量、保管等情況，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全 對于已失去作用的檔案要及時銷毀，銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領導審批后方可銷毀；銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷。 做好保管工作，檔案室的房門、窗戶要堅固，落實實防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠等措施；政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度檔案借閱制度編 號執 行 職 位辦公室秘書涉 及 部 門 執行程序：18、檔案借閱制度 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記，秘密級以上的檔案文件須大廈領導批準后方能借閱。 案卷不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。 借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告領導。 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章19、。政策制定人審 批 人采用日期總經理辦公室工作制度與程序制 度收發文管理制度編 號執 行 職 位辦公室秘書涉 及 部 門 執行程序：收發文管理制度 大廈的收文由辦公室簽收登記，總經理的收文由總經理收，屬大廈領導私人的信件，一律交收件人親自拆封； 公文登記后，轉交領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦應由密書送交，并經登記簽收后才可送交； 各部門實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對經手處理的公文，應事事有下文，件件有落實，催辦有結果，轉辦要及時，防止積壓誤事； 個人或部門對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延。 秘密級以上文件須到保密室閱讀。因工作需要借閱文件應辦理相關手續，用完后及時退還。各級領導及有關人員均不得將秘密文件帶出辦公室； 公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料應整理立卷； 中級以上管理人員離職時，應將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送檔案室登記保管； 需要銷毀的公文經鑒別和主管領導批準，由大廈總經理室定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，要有專人監督，保證不漏銷、不丟失，秘密級文件一律集中按有關規定處理。政策制定人審 批 人采用日期