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1、公司相關業務部門財務費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *費用報銷管理制度1. 編制目的 為相關業務部門熟悉報銷流程，建立標準化操作規范，編制本流程。 2. 員工借款及報銷時間的規定2.1 大于500元的款項方能預借現金，借款時需標明還款日期（一般在費用發生后當月內報銷），不得拖欠，若費用發生后一個季度內尚不報銷或未還清余款，財務部將在其本人次季度第一個月工資中扣還。2.2 員工借款應提前一天通知財務，以便財務計劃庫存現金，個人借款原則上次借款未結清，不允許再借款，特殊情況需總經理批準，到期未還，從工資2、中扣回。如遇支付保證金等款項需提前三天通知財務，以便財務報備并通知銀行支付款項。2.3 公司員工報銷費用，財務每月16-25日為報銷日，因財務月末結賬，每月25號后到次月5號期間財務部不接受任何報銷單據（季度末可適當放寬）。本月報銷款全部在本月發放完畢。 2.4 未借款費用報銷周期為30天，從報銷事項發生之日起算，原則上當月費用當月報銷完畢，全部費用必需在季度內報清，過期不報所產生的損失由個人自行承擔。特殊情況總經理批準例外。2.5 財務開具發票時間：當月6日到25日銷售均可到財務開具發票。當月26號至次月5日為財務結賬期不再開具發票。3. 差旅費報銷制度3.1 差旅費報銷標準崗位城市類別交通3、工具住宿標準（元/晚）通訊餐補貼（元/天）交通費標準總經理一類城市飛機500100實報實銷二類城市飛機26080實報實銷三類城市飛機26060實報實銷副總經理、總編輯、總監、副總監等其他經理級員工一類城市火車3008080二類城市火車2606060三類城市火車2006050其他員工一類城市火車2508050二類城市火車2006050三類城市火車2006050注：A、員工在出差期間，享受通訊餐補貼、交通補貼的同時不再報銷通訊費（包括長途漫游費），餐費，交通費；B、享受出差補貼的天數按實際出差天數計算。C、出差期間交通費標準不包含機場大巴費用。D、特殊差旅報銷事宜以總經理批示為準。3.1.1 城市4、類別 一類城市包括：北京、上海、廣州、深圳 二類城市包括：除一類城市以外的直轄市及省會城市以及計劃單列市 三類城市包括：除一類、二類城市以外的城市3.1.2 出差期間交通費報銷，標準內憑出差當地交通發票據實報銷。銷售人員一般差旅費、交通費、招待費等公司不予報銷（銷售員有傭金與銷售提成）；特殊情況下，通過直屬經理上報至總經理批準后除外。出差需填寫出差申請單，部門主管、總經理審批后，方可借款或報銷。3.1.4國內路程超過1500公里的總監級（含）以下員工亦可乘坐飛機。若國內路程在1500公里以內且機票價格低于火車票也可選擇乘坐飛機。3.1.5購買火車票的訂票費最高不得超過20元，訂票費的原始憑據上5、注明蓋章有效的，須是訂票中心公章或財務章。3.1.6 如因個人原因產生的退票費，公司將不予以報銷。3.1.7普通員工原則上為火車硬臥，特殊情況需要乘坐飛機的，需經總經理審批。3.1.8 出差人員如出現機票票根涂改、丟失的現象，公司將不予以報銷。3.1.9 員工趁出差之便，事先經批準就近回家探親辦事的，繞道和在家期間發生的一切費用自理，且在繞道和在家期間不給任何補貼。3.1.10出差參加培訓、會議期間，培訓方或主持會議方（包括公司內部、外部培訓、會議）提供全天用餐的，出差人員將不再享受餐補貼。4. 交通費及通訊費報銷制度4.1因公外出市內交通、遠途出差原則上不得乘坐出租車，交通方式以公共交通為主6、，如遇特殊情況需要打車，需經部門總監審批后，方可報銷。出租車費報銷時票據背面應注明事由、到達地點。4.2通訊費報銷（嚴格按照各部門及崗位費用額度執行）。5. 其他日常費用報銷財務管理制度5.1 2000元以上的市場、服務費用要提供三方報價并簽定合同，合同要提供對方四證（年檢過的營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證）。市場費的報銷，需提供相關的活動佐證，例如活動照片、小禮品制作小樣（照片）等；5.2 辦公用品、資產購置報銷時除經手人簽字，要求必須由另外一人驗收并簽字確認“已驗收無誤”（即入庫單）。達到固定資產標準的需在費用報賬說明中標明固定資產編碼，單筆費用超過2000元以上的需7、要提供三方報價。5.2.1年度末與行政部進行固定資產盤點核對實存數量。季度末與行政部進行物資及辦公用品盤點核對實存數量。保證賬實相符。5.3 招待費報銷：5.3.1銷售部門的招待費n 原則上不報銷招待費用，需要報銷招待費的需提前報備總經理，總經理簽批后方可提報。n 如果客戶最終確認下單，并有效回款后，且無客戶其他費用產生，過程中公關費用（之前報備總經理和銷售總監的）可報銷部分（原則上不超過合同金額的1%），由總經理確認審批發放。5.3.2運營部門的招待費n 原則上不報銷招待費用，需要報銷招待費的需提前報備總經理，總經理簽批后方可提報。5.3.3市場部招待費用n 原則上不報銷招待費用，需要報銷招8、待費的需提前報備總經理，總經理簽批后方可提報。n 公關費每季度市場部提報公關預算，媒體公關費用一般以現金形式給到對方，但需評估落稿效果，連續2個月落稿情況不理想，公關費用取消。5.3.4公司管理部門的招待費和市場推廣費由總經理控制。5.3.5所有的招待項目都要事先報備，說明招待對象、原因、標準通過總經理批準后由財務部留檔，最后實報實銷。業務招待餐費報銷時，發票背面應注明事由、參與人姓名、招待時間。5.5 加班餐費及加班打車費標準加班餐費：晚8點后，10元/人，標準內憑發票報銷； 公司也會在茶水間為員工提供方便面、餅干等應急食品。加班交通費：晚9：30后，以打卡機考勤為準，報銷時需行政部簽字確認9、打卡時間，方可報銷。5.6 郵寄費發票報銷：郵寄費用報銷需郵寄費用發票、郵件存根聯。 （郵寄前需由行政人員確認物品及郵寄地點后方可郵寄,報銷時需由行政人員確認簽字,未經行政人員確認不予報銷。）5.6.1公司日常物品采購由行政部統一采購，郵寄、報修設備等也由行政部統一管理。財務僅認行政部相關人員報銷相關費用，不得由其他部門員工報銷采購、辦公用品、維修等辦公費用。5.7報銷發票需注意事項：所有報銷必須是公司全稱，不得簡寫、錯寫和漏寫。涉及我方公司名稱必須是：江蘇新浪互聯信息服務有限公司。5.7.2因個人原因不及時報銷，導致開具錯誤又不能重新開具發票的，財務有權不予報銷。5.7.3所有報銷發票均應加10、蓋發票專用章：機打發票不能涂改、手寫無效；手寫發票字跡清晰且無涂改項目；收據、假發票等非正規發票不得報銷，對于發票不合規者財務有權拒絕報銷。5.7.4報銷金額：發票金額與報銷金額不符時，以孰低的原則進行報銷(發票票面不允許用筆隨意更改)。5.7.5時效性：發票具有一定的時效性，發票不能跨年使用（費用發票要求在發生后及時報銷，費用發生一個月后因個人原因未報銷的財務有權不予報銷，年末11、12月份費用發票要求在12月31日前全部報銷完畢）。5.7.6報銷單據要求：所有的發票必須票面整潔、字跡清楚、大小寫金額一致、發票上蓋有發票專用章。6. 流程和審批權限：根據ERP系統流程審批。7. 財務付款方式：轉賬或現金(籌備期付款方式：現金)。8.真假發票的簡單辨認 8.1 發票頭加蓋“全國統一發票監制章-國家/地方稅務局監制”；8.2 收款單位發票專用章；8.3 有密碼區的發票，連續發票密碼區是否不同；8.4 上網查詢真偽，如：江蘇省地方稅務局網站-發票查詢；8.5 帶有熱感應區的發票，可以直接試一下；8.6 拔打12366 ，進行人工查詢?；虻卿?查詢真假票。*財務部2012年8月20日