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1、公司評(píng)估業(yè)務(wù)檔案工作管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 評(píng)估業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司的業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式、保管期限、管理責(zé)任以及其他檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、中國(guó)資產(chǎn)評(píng)估準(zhǔn)則，結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。第二條本制度適用于公司辦理評(píng)估業(yè)務(wù)與辦理與價(jià)值估算相關(guān)的其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案。公司辦理其他業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案，可參照本制度管理。第三條業(yè)務(wù)檔案是指資產(chǎn)評(píng)估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，反映評(píng)估程序?qū)嵤┣闆r、支持2、評(píng)估結(jié)論的工作記錄和相關(guān)資料。公司的業(yè)務(wù)檔案，是評(píng)估證據(jù)的載體，是出具評(píng)估報(bào)告的主要依據(jù)。公司的業(yè)務(wù)檔案是考查業(yè)務(wù)工作的依據(jù)，是公司全面質(zhì)量管理工作的重要組成部分。第四條業(yè)務(wù)檔案包括紙質(zhì)文檔、電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔。第五條業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)屬于公司。第二章組織管理第六條公司由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的組織管理工作，由綜合部負(fù)責(zé)評(píng)估業(yè)務(wù)檔案的登記及日常管理工作，設(shè)一名檔案管理人員。檔案管理部門(mén)和檔案工作人員的職責(zé)是全面負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人專(zhuān)職（或兼職）負(fù)責(zé)本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案管理工作，配合檔案管理部門(mén)檔案管理人員完成業(yè)務(wù)檔案的移交、歸3、檔等工作；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對(duì)所承辦業(yè)務(wù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案歸檔過(guò)程和歸檔質(zhì)量全面負(fù)責(zé)，是本項(xiàng)目檔案質(zhì)量的直接責(zé)任人。第七條檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及公司的規(guī)定，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé),嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。第八條檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理的公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章業(yè)務(wù)檔案的整理第九條業(yè)務(wù)檔案首先由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在評(píng)估報(bào)告日后30日內(nèi)，及時(shí)將工作底稿與評(píng)估報(bào)告等資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。24、.工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或財(cái)務(wù)報(bào)表的草稿、對(duì)不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯(cuò)誤或其他錯(cuò)誤而作廢的文本，以及重復(fù)的文件記錄等。因各種原因造成的評(píng)估業(yè)務(wù)未完成就終止而形成的底稿，報(bào)公司總經(jīng)理決定保存或銷(xiāo)毀。3.針對(duì)同一基準(zhǔn)日，不同評(píng)估目的，委托資產(chǎn)范圍重疊的評(píng)估業(yè)務(wù)，出具兩個(gè)或多個(gè)評(píng)估報(bào)告，應(yīng)將其視為不同的業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成相應(yīng)類(lèi)型的業(yè)務(wù)檔案。4.整理的資料要做到完整有序，索引號(hào)要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關(guān)系。5.資產(chǎn)評(píng)估檔案的歸檔內(nèi)容參考格式見(jiàn)附件一。第十條整理后的評(píng)估工作底稿，要按工作底稿目錄順序排序，底稿需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交給檔案管理部門(mén)。5、第十一條檔案管理部門(mén)人員整理。檔案管理人員的整理是業(yè)務(wù)檔案的最終把關(guān)，要嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄順序做進(jìn)一步整理。在整理過(guò)程中要注意以下事項(xiàng)：1.要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時(shí)發(fā)生意外。2.紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部?jī)?nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線(xiàn)過(guò)窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯；傳真資料要復(fù)印后才能裝訂。3.如發(fā)現(xiàn)底稿中有問(wèn)題，如：評(píng)估人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員沒(méi)有簽字，主要?dú)w檔資料不全、頁(yè)碼混亂等，要及時(shí)將檔案退回給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重新整理、驗(yàn)收。第十二條業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)6、務(wù)檔案的同時(shí)應(yīng)填好業(yè)務(wù)檔案登記表。業(yè)務(wù)檔案登記表上的主要信息應(yīng)與公司的發(fā)文記錄保持一致。1.資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告業(yè)務(wù)檔案登記表應(yīng)包括：序號(hào)、報(bào)告文號(hào)、簽發(fā)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參加評(píng)估人員和簽發(fā)日期，被評(píng)估單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、資產(chǎn)總額，評(píng)估類(lèi)型和報(bào)告類(lèi)型，收費(fèi)情況等信息。2.利用計(jì)算機(jī)登記的，為防止停電或計(jì)算機(jī)故障等因素影響檔案的使用，每次登記后應(yīng)及時(shí)形成紙質(zhì)文件。第十三條業(yè)務(wù)檔案裝訂和護(hù)封。將整理并登記好的底稿進(jìn)行裝訂、打頁(yè)碼，并附封皮、封底。1.裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁(yè)，不影響閱讀。2.打頁(yè)碼。3.護(hù)封。業(yè)務(wù)檔案的封面應(yīng)有公司的全稱(chēng)、業(yè)務(wù)單位全稱(chēng)、報(bào)告文號(hào)、卷數(shù)、頁(yè)數(shù)、入檔7、盒號(hào)、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應(yīng)用黑色水筆、正楷字體填寫(xiě)以上內(nèi)容，字體要清楚工整。4.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將已移交的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理、登記和裝訂。第十四條業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂、護(hù)封后應(yīng)及時(shí)裝盒。本著便于查找、利用的原則，檔案盒封面寫(xiě)清公司名稱(chēng)、檔案類(lèi)型和年號(hào)；檔案盒脊部寫(xiě)清檔案類(lèi)型、年號(hào)、檔號(hào)、卷數(shù)和盒流水號(hào)等內(nèi)容。第十五條業(yè)務(wù)檔案的碼放。檔案盒應(yīng)以檔號(hào)從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放,檔案碼放不得過(guò)擠，方便于檔案的查閱和整理。為了節(jié)省空間和開(kāi)支，對(duì)于比較厚的、卷數(shù)多的業(yè)務(wù)檔案，可以在檔案的脊部貼上醒目的標(biāo)有年號(hào)和檔號(hào)的標(biāo)簽，直接按順序豎排在檔案柜里也可。第四章業(yè)務(wù)檔案的保管第十8、六條設(shè)專(zhuān)柜保管業(yè)務(wù)檔案，要做好防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案的安全。檔案柜上應(yīng)插有注明柜號(hào)、檔案種類(lèi)、年號(hào)、檔號(hào)的卡片；對(duì)于檔案較多的評(píng)估機(jī)構(gòu)應(yīng)做檔案查找索引，該索引只要包含檔案的名稱(chēng)、年號(hào)、柜號(hào)、層號(hào)就可以了，有些比較特殊的檔案需要單獨(dú)存放的，可在備注欄中注明。第十七條電子檔案等的管理。在評(píng)估活動(dòng)中形成的電子文檔或者其它介質(zhì)形式的文檔均應(yīng)收集齊全，立卷歸檔。電子或者其它介質(zhì)形式的重要工作底稿，如評(píng)估業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的重大問(wèn)題處理記錄，對(duì)評(píng)估結(jié)論有重大影響的現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、詢(xún)價(jià)記錄和評(píng)定估算過(guò)程記錄等，應(yīng)當(dāng)同時(shí)形成紙質(zhì)文檔，分別保存。第五章業(yè)務(wù)檔案的調(diào)（借）閱第十9、八條業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱1.公司業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意；非業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，最長(zhǎng)期限不得超過(guò)一周，自借閱當(dāng)天起算。2公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院依法履行職責(zé)需了解有關(guān)情況，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3.資產(chǎn)評(píng)估協(xié)會(huì)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)依法進(jìn)行的質(zhì)量檢查，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證明經(jīng)辦人身份的證件，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4.其他依法可以查閱的情形。5借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)機(jī)密時(shí)，也不得外借他人。10、6.檔案借閱人應(yīng)當(dāng)保持案卷整潔，不得勾畫(huà)、涂改、偽造、拆頁(yè)，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制的，應(yīng)征得公司負(fù)責(zé)人的同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明來(lái)源。第十九條業(yè)務(wù)檔案的歸還1.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁(yè)等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時(shí)填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單說(shuō)明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失報(bào)告單，寫(xiě)清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負(fù)責(zé)人簽字后存檔，并保留11、追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任的權(quán)利。第二十條業(yè)務(wù)檔案的拆卸。業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)報(bào)告的補(bǔ)充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說(shuō)明”，按規(guī)定批準(zhǔn)后，由檔案管理人員拆卸并及時(shí)裝訂。第二十一條涉及離職員工檔案清理。當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員清理有關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見(jiàn)；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其及時(shí)上交；若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其他員工的，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章業(yè)務(wù)檔案的銷(xiāo)毀第二十二條評(píng)估業(yè)務(wù)檔案自評(píng)估報(bào)告日起至少保存十年。國(guó)家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。評(píng)估機(jī)構(gòu)不得在規(guī)定的保存期內(nèi)對(duì)已完成歸檔的評(píng)估業(yè)務(wù)檔案刪改或者銷(xiāo)毀。保存期屆滿(mǎn)后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)部門(mén)提出書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人書(shū)面同意后銷(xiāo)毀并進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。第二十三條評(píng)估業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。第二十四條監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)認(rèn)真審查、核對(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章。書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)主要負(fù)責(zé)人書(shū)面批準(zhǔn)件應(yīng)作為永久性檔案長(zhǎng)期保存。第七章附則第二十五條本制度由公司綜合負(fù)責(zé)解釋。第二十六條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。XX年六月二十日