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1、商場門店組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)工作手冊編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 二、整體組織架構(gòu)采取中央集中采購，總部設(shè)在上海，生鮮食品是窗口產(chǎn)品，比較重視采購產(chǎn)品成本，有自己的定牌產(chǎn)品并陳列于最好位置。采購中心總經(jīng)理經(jīng)理助理自有品牌總監(jiān)聯(lián)采總監(jiān)消費(fèi)品采購生鮮采購非食品采購食品采購紡織采購店長食品科長紡織科長非食品科長消費(fèi)品科長生鮮科長三、經(jīng)營理念l 現(xiàn)收自運(yùn)營制：首創(chuàng)并應(yīng)用成功的現(xiàn)收自運(yùn)營配銷制(C&c)使該集團(tuán)短時(shí)間內(nèi)在德國及歐洲等其他21個(gè)國家迅速成長并活躍于全世界。l 經(jīng)營宗旨：進(jìn)銷低價(jià)位，現(xiàn)金結(jié)算，勤進(jìn)快出，自備運(yùn)輸工具，2、降低流通成本，縮短流通時(shí)間。l 市場策略：只關(guān)注目標(biāo)客戶，知道他們的需要，提高經(jīng)營效率。l 未來發(fā)展：把批發(fā)市場作為自己的競爭對手，預(yù)計(jì)開店到40家四、總部/門店的權(quán)限：l 上海總部統(tǒng)一談判聯(lián)系人：l 門店組織架構(gòu)門店設(shè)店長一名，助理一名以便處理店內(nèi)事物。服務(wù)部門負(fù)責(zé)接待，處理顧客意見，收銀。銷售部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)產(chǎn)品。在各科組負(fù)責(zé)日常服務(wù)，包括協(xié)助經(jīng)銷廠家訂貨，退貨，產(chǎn)品展示，碼放堆頭TG及服務(wù)于店內(nèi)顧客。電腦控制系統(tǒng)掌握了商品進(jìn)銷庫存的全部動(dòng)態(tài)，將存貨控制在最合理的范圍。當(dāng)商品數(shù)量低于安全庫存，電腦就能自動(dòng)產(chǎn)生定單，向供貨單位發(fā)出定貨通知。客戶可以利用的信息系統(tǒng)查庫存，銷量，開具模擬發(fā)票，退貨單3、，訂單。 l 具體門店分布：序號供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱商場名稱商場編號門店地址聯(lián)系電話郵編注：黃色標(biāo)注為06年新開張門店，綠色標(biāo)注為07年計(jì)劃新開張門店。 五、業(yè)務(wù)運(yùn)作說明l 促銷：總部統(tǒng)一設(shè)計(jì)促銷活動(dòng)，有專門的顧客節(jié)，有為顧客單獨(dú)設(shè)計(jì)的特殊廣告。DM每半月一期。有小店專刊，節(jié)日福利專刊，禮品專刊等。店慶廠家可以不參加。l 價(jià)格： 由總部采購統(tǒng)一制定，有市調(diào)部定期查價(jià)，單件購買并不便宜，主要是為團(tuán)購設(shè)計(jì)的大包裝商品。l 電子系統(tǒng) 有B2B系統(tǒng)和廠家共享，檢查庫存，銷量，模擬發(fā)票，退貨單，下載訂單等。l 物流：有物流部，無物流中心。店內(nèi)裝飾少，成本低，貨架空間充足，大工業(yè)貨架存貨，使空間垂直補(bǔ)貨成4、為可能。l 特殊要求：禁止兒童入內(nèi)、商品要求大包裝、不提供購物包裝袋。l 合同管理合同的簽訂及審核流程1、合同簽訂：基于總部集權(quán)的運(yùn)作模式，并為了避免合同上的糾紛和風(fēng)險(xiǎn)，原則上現(xiàn)我司與保持全國合同的簽訂。由KA總部直接與客戶總部簽訂合同。 2、合同條款：06年合同標(biāo)準(zhǔn)表費(fèi)用名稱費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)備注進(jìn)場費(fèi)新店費(fèi)20000元/店費(fèi)用含全品系進(jìn)場開戶費(fèi)5000元/店僅限新供應(yīng)商開戶新品費(fèi)1000元/SKU/店不退貨補(bǔ)償0.2%不接受任何在經(jīng)營過程中的退貨要求(產(chǎn)品本身的質(zhì)量問題退貨除外)。不接受任何門店殘次、過期產(chǎn)品退貨或者補(bǔ)償要求B2B信息費(fèi)0.2%特殊品牌補(bǔ)償費(fèi)0.6%節(jié)慶費(fèi)0.6%促銷費(fèi)用DM1%全年5、DM由重點(diǎn)客戶部統(tǒng)一安排，區(qū)域提報(bào)品項(xiàng)并配合執(zhí)行TG1%返利無償1%有償/根據(jù)各實(shí)際情況而定說明：1、 有的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)都是按06年大賣場的銷售目標(biāo)不低于3000萬；2、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，各大賣場不允許在合同中收取進(jìn)場費(fèi)和節(jié)慶費(fèi)（此規(guī)定07/1/1開始執(zhí)行），但客戶會(huì)以其它名義收取該費(fèi)用。3、直營模式下的銷售執(zhí)行流程 流程圖電腦訂單及“緊急手工訂單”業(yè)務(wù)員開訂單及相關(guān)簽字流程儲(chǔ)運(yùn)部送貨流程及回執(zhí)保管出具網(wǎng)上模擬發(fā)票供我司核對核對無誤后我司開據(jù)增值稅發(fā)票并交付 貨款托付及我司銷帳我司內(nèi)部帳款核對及與對帳DM、店內(nèi)促銷協(xié)議與投訴l 流程說明A、訂單1） 一般日常訂單由主管或主管助理在“訂貨建議”上訂購6、。電腦部將“訂貨建議” 編制“訂貨編號”生成電腦訂單掛在各供應(yīng)商B2B系統(tǒng)中，電腦訂單（訂單數(shù)據(jù)接口）上列明下列八項(xiàng)信息：供應(yīng)商編號；商場號；訂單編號；訂貨日期；商品編號；商品描述；訂貨數(shù)量（以訂單列明的送貨單位為準(zhǔn)）；計(jì)劃到貨日期； 2） 如果是某個(gè)品種DM促銷期間，或大宗客戶訂購，主管或助理還可以開具“緊急手工訂單”直接傳真我司，訂單具體內(nèi)容同上；“緊急手工訂單”執(zhí)行送貨流程后，B2B系統(tǒng)中會(huì)生成對應(yīng)“緊急手工訂單”的補(bǔ)充訂單作為我司的開票依據(jù)；3） 訂單送貨時(shí)間有效期通常是要求“送貨日期”后三日內(nèi)，但節(jié)假日電腦只儲(chǔ)存100個(gè)訂單號，時(shí)間長的訂單號自動(dòng)消除。（發(fā)現(xiàn)此情況只能由送貨人員直接進(jìn)7、賣場請主管開出“緊急手工訂單”）；4） 我司送貨不能超出電腦訂單所列品項(xiàng)、數(shù)量。特殊情況必須事先與主管電話約定，貨送到時(shí)，由主管開出“緊急手工訂單”。B、開訂單我司相關(guān)人員憑網(wǎng)上的“訂貨單”開具我司的出貨單，注明送貨日期，如果是DM促銷活動(dòng)必須注明促銷申請編號，由主管簽字，文員登記后連同“訂單”打印件交給財(cái)務(wù)開出發(fā)票，由財(cái)務(wù)部開好出庫單，再轉(zhuǎn)送至儲(chǔ)運(yùn)部，儲(chǔ)運(yùn)部按訂單要求安排送貨。C、送貨1） 我司儲(chǔ)運(yùn)部送貨人員送貨時(shí)必須帶好訂貨單、我司出庫單，收貨部收貨后會(huì)電腦打印“實(shí)際收貨記錄單”，并自動(dòng)生成收貨編號，該收貨編號后六位數(shù)會(huì)出現(xiàn)在網(wǎng)上模擬發(fā)票的進(jìn)貨編號信息欄內(nèi)；2） 儲(chǔ)運(yùn)部將送貨出庫單回執(zhí)以及8、出具的“實(shí)際收貨記錄單”統(tǒng)一收集后返回交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理，作為開增值稅發(fā)票的依據(jù)，并備檔以待核查。D、發(fā)票交付1） 所有發(fā)票由業(yè)務(wù)員在開訂單時(shí)注明“發(fā)票自取”，隔日由業(yè)務(wù)員到財(cái)務(wù)部簽收并保管，登記發(fā)票號碼；2） 在收貨后三天左右會(huì)在B2B系統(tǒng)中出具網(wǎng)上“模擬發(fā)票”（共2份，1份為未稅進(jìn)貨金額明細(xì)，1份為含稅信息匯總），上面列明收貨日期、收貨編號、收貨數(shù)量、品種、金額、稅額等信息；我司財(cái)務(wù)在核對模擬發(fā)票所列各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤后按開票要求開具我司增值稅發(fā)票，并將我司發(fā)票及時(shí)寄往總部財(cái)務(wù)部門收，附上明細(xì)列明總計(jì)發(fā)票張數(shù)、郵寄日期、供應(yīng)商編碼等信息，總部在收到我司發(fā)票后會(huì)在網(wǎng)上出具發(fā)票收到確認(rèn)單，并開始計(jì)9、算相應(yīng)帳期；3） 我司發(fā)票金額與“模擬發(fā)票”金額每單允許誤差在10元以內(nèi)。會(huì)根據(jù)我司發(fā)票實(shí)際金額托付，超出10元必須查明原因（差異由重點(diǎn)客戶部協(xié)調(diào)總部采購解決）。品種金額單價(jià)以貨到賣場當(dāng)日合同確定價(jià)為準(zhǔn)。（此項(xiàng)指DM促銷時(shí)間段或約定店內(nèi)促銷時(shí)期段）；4） 總部收到的發(fā)票如有金額誤差或其他原因造成退發(fā)票：責(zé)任在我方，更改發(fā)票重新交送后，此張發(fā)票帳期按送到后開始算；責(zé)任在對方，則帳期按合同規(guī)定貨到45天算；5） 相關(guān)責(zé)任業(yè)務(wù)人員必須在客戶卡上及時(shí)記錄出貨明細(xì)、發(fā)票明細(xì)等資料，以便回款后一一核銷，并跟蹤記錄客戶各品項(xiàng)的進(jìn)、銷、存數(shù)量。E、回款1） 回款是以“轉(zhuǎn)帳托付形式”付款，款托付后，總部財(cái)務(wù)部會(huì)10、將付款明細(xì)單掛到網(wǎng)上B2B系統(tǒng)中供銷帳核對，如有項(xiàng)目帳扣，會(huì)在相應(yīng)金額后面注明“”號；2） 業(yè)務(wù)員憑明細(xì)單填寫“繳款簽收單”交由財(cái)務(wù)簽收后銷帳；3） 業(yè)務(wù)員自己在客戶卡上銷帳，財(cái)務(wù)銷電腦明細(xì)帳。F、對帳業(yè)務(wù)員按月核對客戶卡登記的信息是否與財(cái)務(wù)對帳單相吻合，不吻合的地方必須列出發(fā)票明細(xì)與財(cái)務(wù)核對，或在次月直接聯(lián)系重點(diǎn)客戶部協(xié)調(diào)總部進(jìn)行對帳。G、部門協(xié)調(diào)與投訴1） 一般店內(nèi)促銷活動(dòng)，各分公司與所在地主管談妥具體內(nèi)容獲認(rèn)可后，提出“促銷申請審批報(bào)告”，再通知總部采購，而后簽定“促銷協(xié)議”；2） DM促銷活動(dòng)由公司總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)、落實(shí)，DM促銷供貨價(jià)從我司與促銷協(xié)議約定日期前7天開始執(zhí)行后8天結(jié)束（注意11、促銷活動(dòng)將要結(jié)束幾天內(nèi)除有大宗客戶訂貨，盡量少送貨）；3） 除DM促銷活動(dòng)外，店內(nèi)特價(jià)促銷也必須在雙方約定時(shí)間段前7天后8天按店內(nèi)促銷價(jià)格供給，總部按促銷協(xié)議時(shí)間段調(diào)整門店零售價(jià)，執(zhí)行按店內(nèi)促銷售價(jià)；4） 各門店各品牌排列位置經(jīng)開張確定后，以后一般不再調(diào)整排列位置，除非總部采購另發(fā)通知；5） 各賣場堆樁通常情況下由總部統(tǒng)一安排，但主管也有理由少量調(diào)整堆樁。6） 商場如有我司油瓶外貌不整、漏油等質(zhì)量問題，各賣場相關(guān)業(yè)務(wù)員必須在送貨至賣場時(shí)以新貨調(diào)換。數(shù)量、品種請賣場主管在每次訂單上列明或由促銷小姐統(tǒng)一轉(zhuǎn)告業(yè)務(wù)員。4、經(jīng)銷模式下的銷售執(zhí)行流程 流程圖辦事處業(yè)務(wù)人員定期拜訪門店并建議訂單門店訂單下到12、經(jīng)銷商B2B系統(tǒng)經(jīng)銷商確認(rèn)、打印并開送貨單經(jīng)銷商物流負(fù)責(zé)送貨并確認(rèn)門店收貨并出具電腦收貨單經(jīng)銷商憑收貨單核對網(wǎng)上模擬發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容無誤后開增值稅票并寄總部辦事處業(yè)務(wù)人員按月核查經(jīng)銷商開具發(fā)票之?dāng)?shù)量、金額，以此統(tǒng)計(jì)銷量總部付款至經(jīng)銷商l 流程說明1 訂單1） 辦事處業(yè)務(wù)人員定期拜訪門店，檢查門店的庫存及銷售狀況，根據(jù)銷售狀況建議門店下訂單；2） 門店在網(wǎng)上下訂單至經(jīng)銷商處；2 發(fā)貨7） 經(jīng)銷商根據(jù)訂單內(nèi)容開具送貨單并送貨至當(dāng)?shù)亻T店。8） 在收貨后出具收貨單并蓋章。3 發(fā)票經(jīng)銷商根據(jù)的網(wǎng)上模擬發(fā)票金額開具增值稅發(fā)票寄往總部，開始計(jì)算帳期； 4 回款5 總部在發(fā)票到帳期后，將貨款托付至經(jīng)銷商帳戶；6 若發(fā)生回款額有差異或帳扣金額有異常，通過辦事處業(yè)務(wù)人員協(xié)調(diào)重點(diǎn)客戶部進(jìn)行解決；7 辦事處業(yè)務(wù)人員每月根據(jù)經(jīng)銷商開出的增值稅發(fā)票數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)月度銷售業(yè)績。六、總結(jié)是一個(gè)中心采購制的大型賣場，所以在帳款控制上有一定的難度，但是如果能夠及時(shí)與其總部溝通，應(yīng)該還是能夠控制的。另外，所有的扣款（包括促銷，DM，TG等）均由總部執(zhí)行，故應(yīng)加強(qiáng)與其總部的溝通與聯(lián)絡(luò)。