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1、地產置業公司辦公室職責、考勤管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Xx 置業辦公室管理制度第一章 總 則一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。二、 本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。第二章 辦公室職責一、 辦公2、室管理人員直接受辦公室主任領導，在分管領導的主持下開展辦公室的各項工作。二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、 負責公司文書管理、證件管理、合同檔案管理、印章管理、物資管理和維修、一般物品采購、車輛管理、考勤管理等工作，保證各項事務有序開展。四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待等工作。六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，第三章 考勤管理為使公司考勤工作制度化、規3、范化，維護工作秩序，提高工作效率，結合本公司實際，特制定本制度。一、適用范圍 本考勤制度適用于公司辦公室人員，公司辦公室負責員工考勤，考勤表作為財務每月計發工資的依據。二、作息時間上午：8：0012：00 下午：2：006：00（夏季）上午：8：3012：00 下午：1：305：30（冬季）以上時間安排根據實際情況可作調整，具體安排以公司文件為準。三、指紋打卡制度1、公司實行上、下班指紋錄入打卡制度。2、打卡次數：一日兩次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3、打卡時間：打卡時間為上班到崗時間和下班離崗時間。4、因公外出不能打卡：因公外出不能打卡應填寫簽卡單,注明外出日期、事由、外出起止時4、間。因公外出需事先申請，如因特殊情況不能事先申請，應在事畢到崗當日完成申請、審批手續，否則按曠工處理。因停電、電腦故障未打卡的員工，上班前、下班后要及時到辦公室填寫簽卡單，由部門經理簽字證明當日的出勤狀況，報分管領導批準后，交由辦公室備案，月底由考勤員據此上報考勤情況計發工資。上述情況考勤由各部門主管協助辦公室進行管理。四、遲到、早退1、所有員工要按時上下班，不遲到，不早退。2、所有員工遲到、早退，按公司考勤管理制度處理。3、忘記打卡或考勤機無法識別指紋的的員工，在忘記打卡或打不起指紋二天內必須填寫簽卡單并經部門領導和分管領導簽字后留辦公室備案生效，否則，未辦理或過期辦理無效，每月考勤統計中出5、現既無指紋考勤記錄，又無書面手續，辦公室將按缺勤處理。4、本著人性化的原則，辦公室考勤打卡允許10分鐘彈性時間，每月不準超過5次。上班時間開始后10分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論處，扣罰10元/次；超過30分鐘以上者，按曠工半天論處，扣罰半天工資。提前30分鐘以內下班者，按早退論處，扣罰10元/次；超過30分鐘者，按曠工半天論處，扣罰半天工資。 5、因應酬或者其他工作原因導致無法正常打卡，原則上允許30-60分鐘的彈性上下班時間，并填寫簽卡單。五、請、休假1、事假須事先寫請假申請單，3天（包括3天）由部門負責人同意、分管領導批準，3天以上由總經理批準；公司高管請假直接由總經理批準；請假申請單6、交由辦公室備案，計入考勤。2、總經理、分管領導、部門負責人都外出或休假時，由辦公室簽字即為有效。3、假期延續 在1天以內（包括1天）應先電話征得部門負責人同意，部門負責人再及時告知辦公室審核，假期延續生效； 在2天以上（包括2天）應先電話征得部門負責人同意、分管領導批準，部門負責人再及時告知辦公室審核，假期延續生效； 上班當天應立即辦理續假手續，否則公司以曠工處理。4、除疾病、災害、親友病?；蛑卮笫鹿士墒潞笱a辦手續外，員工一律由本人至少要提前半天填寫請假單，原則上不得由別人代請假、臨時請假。5、事先未辦好手續，且無合理解釋及未經批準的請假單，一律作曠工處理。6、突發事件如生病、重大事故等，無法7、事先辦理請假手續時，須在當天由本人向部門負責人電話報告，再由部門負責人告知辦公室，并于上班日當天補辦好手續，否則按無故缺勤處理。7、員工每月請事假次數不得超過2次，每次不得超過3天（如有特殊情況，請報總經理批準）。8、請假者須將經辦事務交待其它人員代理，并于請假單內注明。9、請假理由不充分或有礙工作時，公司可酌情不予給假或縮短假期。10、請病事假者扣除當天全部工資。11、管理人員按照月休4天標準休假（包括法定節假日，春節除外）。12、員工可酌情選擇調休，調休需寫調休申請單經部門領導同意、分管領導批準后，報辦公室備案計入考勤。六、加班1、基本原則：公司鼓勵員工在每天工作時間內完成本職工作，因員工8、私人原因延長工作時間不視為加班。員工確因工作需要加班，應當履行必須的登記手續，否則不視為加班。2、因公司工作需要安排休息時間加班的人員，加班工作時間按相關規定給予相應的加班工資。3、享受加班工資的員工要事先提交加班登記表，由辦公室簽字審核，經分管領導批準同意，方可支付加班費。第四章合同管理制度一、總 則1、為規范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要，實現公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發生，維護公司合法權益，根據中華人民共和國合同法和有關的法律、法規，結合公司實際情況制定本辦法。2、本辦法適用于公司一切合同管理活動。3、本規定所稱合同，是指公司在經營管理活動中，與其它平等主體的自9、然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。第四條 本辦法所稱合同管理，是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監督、檢查與考核等全過程的管理活動。4、合同經辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作，實行“誰訂立，誰負責”和“誰主管，誰負責”。主要職責為：（1）負責組織本部門職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款；（2）全面準確地填寫合同條款，必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續；（3）負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質量，收集使用單位意見；（4）及時妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報公司領導審10、查、批準；（5）及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料，及時反映合同履行中出現的法律問題；（6）參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關的一切資料；（7）安排專人負責合同管理工作，及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作，建立本部門合同臺賬；訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一意見，然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經辦部門的，由與該項業務最相近的部門負責，二、合同管理部門1、工程成本部為公司合同管理的主管部門，統一管理公司的合同工作。其主要職責是：（1）負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實施；（2）11、組織宣傳貫徹合同法及相關法律法規，組織對各業務部門合同經辦人的培訓；（3）參與公司對外訂立重大合同的談判；（4）參與標書評審和合同評審；（5）對合同訂立、變更及解除進行審查把關；（6）負責公司各類合同執行情況的監督檢查；（7）協調單位內部和外部合同關系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟；（8）合同管理中需要解決的其他問題。2、公司財務部是合同財務監督部門，主要職責：（1）負責從財務角度審查和監督合同的訂立和履行情況，注重在價格、結算方式、票據等方面進行審查把關；（2）負責發票的審查、簽收、簽發。核對發票金額和合同金額、發票內容與合同內容是否一致；合同批準程序是否符合規定，程序不完備的，拒絕付款；（12、3）負責按合同結算條款收、付款；三、合同的訂立訂立合同應嚴格按中華人民共和國合同法的要求及本辦法的有關規定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。1、合同談判須由相關部門負責人共同參加，不得一個人直接與對方談判合同。 2、合同訂立的程序：合同談判經辦人草擬合同各相關部門會簽審查總經理批準辦公室簽章。3、合同經辦人負責對合同會簽單主要內容的填寫，除合同價款及付款方式必須準確填寫外，對某些重要合同的訂立的目的或背景、涉及的某些重要談判結果必須填寫清楚，必要時應將相關內容的復印件附在合同會簽單后。經辦人應該對自己所填寫內容簽字確認。4、合同初稿由經辦人負責遞交各相關人員會簽，經辦人有義務對會簽人員的疑13、問予以解答說明。5、合同初稿會簽完畢，經辦人應對會簽意見進行匯總，如某些會簽意見不正確應及時與相關會簽人員溝通解決，解決不了向上級匯報再做處理。最后，經辦人應將正確的意見納入合同文本，并在合同會簽表上簽字以示對會簽意見已做修改，不能修改的部分應做出說明。6、經辦人拿到公司正式定稿的合同后復印規定的份數，先在合同上加蓋我公司騎縫章，然后交對方簽字蓋章，最后由公司相關領導簽字后蓋章、交對應業務部門執行（經辦人對最后蓋章的合同內容與正式定稿的合同內容負責審核，內容應保持完全一致）。7、合同簽訂一律一式四份，其中辦公室、財務部、工程成本部及乙方各一份，經辦人應將最后正式定稿的合同的電子文本交辦公室存檔14、。8、合同會簽單各部門的審批期限為半天，遇總經理外出，經辦人可電話征得總經理同意。第五章 一般物品管理制度一、目的為規范公司物資的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責任明確，節儉節約，避免浪費，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于本公司各部門、全體員工對各類物資的采購、領用及保管等。三、一般物品的分類按辦公室權限劃分，一般物品分為辦公用品、酒類物品、物業用品和銷售物料三類。1、辦公用品主要指：筆、膠水、圖釘、復印紙、標簽紙、打印紙、墨盒、橡皮擦、筆芯、夾子、涂改液、記事本、檔案盒（夾）、計算器、線插板、剪刀、起釘器、訂書機、筆筒等價值較低的日常用品；2、酒類物15、品主要指公司接待用的白酒、紅酒等；3、物業用品主要指：洗衣服、洗手液、檫手紙、廁所紙等日常物業用品；4、銷售物料主要指：為銷售服務的各項銷售用品，如紙杯、單頁、海報、玻璃杯等。四、物品管理職責1、公司辦公室為物品的歸口管理部門,辦公室設行政文員專職負責物品的日常管理；各部門設一名兼職物品管理員，負責每月物品申請的統計和物品的領用。2、辦公室負責公司各項物品采購計劃的統計、項目分類及費用核算，并辦理審批手續；3、辦公室定期對物品進行盤查，實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。4、根據物品所屬類別，對物品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。5、各部16、門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。五、物品的申請、審批、采購（制作）、入庫管理及領用登記1、公司各項物品的購買、制作申請需要填寫物品購買申請審批表，由部門負責人統一進行初審，部門負責人是辦公管理費用控制的責任人，其簽署的批準意見對辦公費用控制構成相應領導責任，各部門填寫的物品購買申請審批表在得到批準后，應當交到辦公室統一采購、制作； 2、物品申請審批流程：部門申請辦公室財務部分管領導總經理；3、各部門在填寫物品購買申請審批表時，需注明需要時間、規格等，銷售物料的制作必須附制作樣圖。4、除需定制的銷售物料外，一般物品的采買期限為2天，遇特別17、情況無法正常采購、制作，辦公室有義務向各部門說明。5、辦公室采購完物品后，由財務部和辦公室統一簽字監督入庫，并填寫入庫登記表。財務部在接到物品付款單據時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字，確認無誤的準予付款。6、各部門憑物品購買申請審批表可以領用已采購回公司的辦公用品。在領用時，領用人應當在辦公室的物品領用表上簽上領取人姓名和日期。六、物品的報修及報廢公司對固定資產類物品的保修、報廢實行審批管理。各部門如有固定資產類物品損壞，不能使用的，應當依據以下程序進行處理。1、可使用物品出現問題的應當提交維修申請審批表，經批準同意后報與辦公室，辦公室需安排人員在最短時間內予以解決。2、對維18、修不成的固定資產類物品實行報廢處理。報廢應當是在提交過維修申請，經過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過了維修技術人員的故障認定，方可由該物品的管理部門填寫辦公用品報廢申請表，經部門經理審核，行政辦公室簽字確認，報公司總經理審批后報廢事項方為成立。第六章 車輛管理一、目的為合理調配和使用好公司用車，保證行車安全，根據公司實際情況，特制定本規定。 二、車輛使用及安全管理1、公司車輛均由辦公室統一安排、統一管理、統一調配。對于公司所配的車輛，應專人專用，不得私自借給他人使用，不得私自調換使用車輛。需出車時提前到辦公室申請登記審批，并在回車后到辦公室簽到。2、市內一般出車審批流程：辦事19、人填寫出車登記表申請辦公室同意司機簽字出車；出市審批流程：辦事人填寫出車登記表申請辦公室同意，分管領導批準司機簽字出車。3、車輛只能用于公司業務工作，未經批準不能用作其它用途。非公事不準在節假日和平時下班時間使用車輛，確因特殊情況需使用的，必須經報辦公室同意、分管領導批準后方可使用。4、駕駛員出車，必須帶齊有關證照。駕駛員應加強安全法律法規、安全知識和安全技能學習，牢固樹立安全第一意識，自覺遵守有關法律、法規和交通規則，禁止酒后駕駛，做到謹慎駕駛，確保安全。5、駕駛員應嚴格遵守車輛操作規程，加強對車輛的經常性安全檢查，定期維護保養，嚴禁帶故障出車。任何時候、任何情況下，發生事故必須立即電話報告20、辦公室，并在回單位后寫出書面情況報告。6、駕駛員通訊工作時間必須暢通。除指派用車外，駕駛員必須按時上下班，保證在崗在位，自覺服從調度，做到隨叫隨到。非工作時間，車輛必須停車入庫，如有請假情況，須將車鑰匙交回辦公室。7、凡因違章被公安機關處理或罰款的（如闖紅燈、超速、違停等），一切費用由駕駛人自行負擔，公司不予報銷。三、維修管理1.車輛實行定點維修。一般情況下駕駛員提出維修，辦公室填寫維修申請審批單經批準后方可維修，維修費用由辦公室會同財務部負責結算，維修費用一律以對公轉賬。 2.因公外出，途中車輛發現故障需臨時維修，須請示隨車領導同意后，電話告知辦公室主任方可就地維修。駕駛員需持舊部件及有效票21、據進行費用核銷。凡未按要求、私自維修的，費用自行承擔。四、油卡管理1.油卡實行“統一管理、定點加油”，駕駛員持油卡加油需到辦公室登記，登記需注明加油時間、加油金額、加油地點及加油車輛牌照，辦公室每周在網上對油卡進行數量核驗。2.除長途行車和特殊情況外，不得自行購買油料。外出途中購買油料須經隨車領導簽字或是打電話經領導同意，辦公室審核后方可辦理報銷。第七章 印章管理辦法一、目的為加強印章管理，規范用章行為，特制訂本制度。二、范圍公章、法人章刻制、啟用、管理及使用。三、印章的刻制和啟用1、印章的刻制必須符合國家有關印章刻制的規定；2、根據實際需要，需新刻或重刻印章的，應報總經理批準后方可到公安機關22、辦理刻制手續，原有印章立即繳銷；3、未經審批，任何部門和個人不得擅自刻制印章，擅自私刻印章或有意隱瞞、拒絕登記者，一經發現，必須追究其責任，由此造成的民事、經濟、法律糾紛和后果，由當事人承擔；四、印章的管理1、公章、法人章統一由辦公室主任負責管理，財務章和部門專用章由各部門負責人管理；2、印章管理人員應嚴格履行審核登記手續，因使用印章不當而造成損失的，應追究其相應責任；3、印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶外出，必須填好印章外出使用登記表經辦公室同意、分管領導批準，并及時歸還；4、印章如不慎遺失，辦公室應及時向分管領導報告，并上報有關部門備案；若印章損壞，辦公室應向分管領導申請更換；5、印章管理人員如工作變動，應及時上繳印章，由重新確定的印章管理人員另行辦理接收手續，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息，不得私自轉交他人；6、印章應妥善保存，及時清洗，確保印章清晰、端正；7、嚴禁在空白紙上加蓋印章。五、印章的使用公司宣傳、企業管理、對外業務、公司決策、行政事務等有關文書（包括各類合同）需加蓋印章時，必須填寫印章使用登記表獲得相應審批后，印章管理人員方可辦理，印章使用審批流程為：申請人申請部門經理辦公室分管領導總經理。第八章 附 則一、本制度經總經理批準后正式實施。二、本制度最終解釋權歸辦公室所有。