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1、實業集團總部大樓文明辦公管理工作編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文明辦公管理制度一、目 的為維護集團總部辦公區的辦公秩序，規范員工文明辦公行為，嚴肅勞動紀律，強化集團基礎管理，樹立現代企業形象，制定本管理制度。二、適用范圍適用于集團總部大樓文明辦公管理工作。三、職 責1、集團總裁辦公室負責對辦公區內文明辦公的全面管理、監督、檢查、獎罰工作。2、集團各部門、各子公司負責本單位文明辦公的具體管理工作。四、內 容（一）辦公區內務管理1、物品擺放1.1辦公區的桌、椅、辦公設備均須按公司規定位置放置，以規范、整齊、統一為原則2、，不得私自隨意調整；1.2辦公區內不得隨意亂放、亂扔報紙、資料，必須放置規定地方，上班時應保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關的其他用品；1.3下班前應將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌旁的恰當位置；1.4紙簍、雨傘等物品按規定放置，無規定則放在隱蔽處；1.5脫下的衣服應掛在衣架上。2、清潔衛生2.1保持地面干凈、清潔，無灰塵、污漬、紙屑等垃圾；2.2辦公桌椅、屏風無灰塵；辦公設備無積塵；2.3文件柜及其它辦公設施整潔、不堆放雜物；2.4不得在辦公區隨意吐痰；2.5門窗無明顯積塵或污跡；2.6若辦公區設有保潔人員，則辦公室人員負責監督檢查；若未設保潔人員，則每個辦公室必須安排衛生值日。3、其3、它3.1員工應愛護個人的辦公用品、設施和設備,發現問題及時解決.本人不能解決的,必須由專業人員協助處理,確保辦公工具的有效使用；3.2未經許可，辦公區內不得堆放、懸掛或張貼物品，不得在已懸掛或張貼的圖片上隨意描畫，違者每次罰款200元。（二）個人儀容儀表管理要求1、服飾著裝：1.1上班時間著裝要整潔、莊重、大方（統一配備工作服的人員,如:治消、保潔、停車場工作人員等，必須穿工作服），衣服鞋襪搭配要得當，不允許著個性化較強的衣服，領帶、領花結正，扣齊紐扣，不允許敞開外衣，不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上；1.2上班時間（每周五及節假日前一天除外），男員工夏季必須穿襯衣，打領帶，冬季必4、須著西裝，打領帶；女員工必須著職業裝；1.3制服外衣衣袖、衣領不顯露個人衣物，制服外不顯露個人物品，口袋內不裝過大過厚物品；1.4上班統一佩戴工作牌，工作牌應端正地掛在胸前；1.5除因公或經批準外，非當班時間，不穿著或攜帶工作服外出；1.6鞋、襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，女員工不允許穿過高鞋跟的鞋，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走。工作完畢應在工作場所將鞋擦拭干凈；1.7女員工應穿肉色絲襪，男員工不允許穿肉色絲襪；1.8非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋；1.9男女員工均不允許戴有色眼鏡。2、須發：2.1女員工前發不遮眼，不梳怪異發型；男員工后發根不超過衣領(其中：保安員應5、留平頭)，不蓋耳，不留胡須；2.2所有員工頭發應保持整潔光鮮，不允許染除黑色以外的其他顏色；2.3所有員工不允許剃光頭；2.4男員工應每天剃須。3、個人衛生：3.1保持手部干凈，指甲不允許超過指頭兩毫米，指甲內不允許殘留污物，不涂有色指甲油；3.2員工應經常洗澡，勤換衣服。衣服因工作而弄濕、弄臟后應及時換洗；3.3上班前不允許吃有異味食品，保持口腔清潔、口氣清新，早晚刷牙，飯后漱口；3.4保持眼、耳清潔，不允許殘留眼屎、耳垢；3.5女員工應淡妝打扮，不允許濃妝艷抹，避免使用味濃的化妝品；3.6每天上班前應注意檢查自己的儀表，上班時不能在客人面前或公共場所整理儀容儀表，必要時應到衛生間或工作間整6、理。4、其它根據工作需要，個別單位或個人不能執行本章節中的個別條款，可書面申請，報集團領導審批同意后，并報集團總裁辦公室備案，可另行執行。（三）員工行為規范管理1、站姿站立要端正，挺胸收腹，眼睛平視，嘴巴微閉，面帶笑容，雙臂自然下垂，雙手不叉腰。2、坐姿就坐時姿態要端正，就坐要輕緩，上身要直，人體重心垂直向下，腰部挺起，手自然放在雙膝上，雙膝并攏；目光平視，面帶微笑。就坐時不得出現以下幾種姿勢： 坐在椅上前俯后仰搖腿蹺腳； 雙手抱于胸前，蹺二朗腿或半躺半坐； 趴在工作臺上； 晃動桌椅發出聲音。3、行走3.1行走時走姿端莊，身體稍向前傾，挺胸收腹、兩肩放松、上體正直、兩臂自然前后擺動，步伐輕快穩7、重；3.2行走時不得把手放入衣袋里，也不得雙手抱胸或背手走路；不許搖頭晃腦、吹口哨、打響指、吃零食；3.3在工作場合與他人同行時，不得勾肩搭背，不得嬉戲打鬧；3.4行走時，不得隨意搶道穿行；在特殊情況下，應向他人示意后，方可越行。4、舉止行為4.1辦公區內注意交談方式，以免影響他人工作，工作時間內不得圍聚在一起聊天、嬉鬧等；4.2工作時間內不得吃零食、閱讀無關書報或聽隨身聽等；不得半躺半坐；不得從事與工作無關的活動；4.3上班時間內不得長時間打私人電話；4.4中午休息時不得聚眾喧嘩、打牌、下棋、在電腦上打游戲等；4.5辦公區內嚴禁吸煙，吸煙須到指定處；煙頭必須置入專用器具中，不得隨意丟棄；4.8、6工作時間不得在陽臺或吸煙區長期逗留；4.7除因公務需要，下班前嚴禁喝酒；4.8公司配備的桶裝水只能飲用，不得用作洗手、涮杯等；4.9嚴禁向洗漱池及景觀植物內倒入茶水、雜物及有油漬的東西;洗漱人員應保持衛生間地面衛生,避免將水漬灑落在地板上；4.10愛護園區內花草, 共同維護園區衛生,禁止向園區內扔紙屑果皮等；4.11各科室應指定由專人負責對門窗、燈光、辦公區電器設備、空調、窗簾(高度)進行管理,辦公室如無人值守，最后離開者應隨手關燈、關門、關窗，切斷辦公室內包括飲水機在內所有電器的電源。物管處夜間值班人員負責巡查，發現問題立即通知其部門負責人，次日上班報集團總裁辦備案并在OA系統予以通報；49、.12節約能源，在空調運行時，關閉窗戶；白天日光充足時，關燈辦公；4.13在走廊、過道、電梯或活動場所與領導、顧客相遇時，應主動致意，禮讓領導、顧客先行；4.14在指行方向時，應將手臂伸直，手指并攏，手掌向上，自然伸向指引的方向，并注意對方是否已看清目標；4.15談話時，手勢不宜過多，幅度不宜過大。5、語言5.1稱呼語：總裁、總經理、小姐、夫人、太太、先生、同志、先生、女士等，不能稱呼“哥”、“姐”；5.2問候語：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、辛苦了、您回來了；5.3歡迎語：歡迎您來XX集團、歡迎光臨；5.4告別語：再見、晚安、明天見、祝您一路平安、歡迎您下次再來； 5.5道歉10、語：對不起、請原諒、打擾您了，失禮了；5.6道謝語：謝謝、非常感謝；5.7應答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關系、這是我應該做的；5.8征詢語：請問您有什么事？我能為您做什么嗎？需要我幫您做什么嗎？您還有別的事嗎？請您好嗎？5.9基本禮貌用語10字：您好、請、謝謝、對不起、再見。6、對來訪人員：6.1主動說：“您好，請問您找哪一位”或“我可以幫助您嗎”；6.2確認對方要求后，說：“請稍等，我幫您找”并及時與被訪人聯系，并告訴對方：“他馬上來，請您先坐一下，好嗎？”6.3如果要找的人不在或不想見時，應禮貌地對對方說：“對不起，他現在不在，您能留下名片或口訊嗎？”；6.4如果11、有需要，可將顧客帶到接待室等候，并送上茶水；6.5當來訪人員離開時，應說：“歡迎您再來，再見！”7、乘電梯時應注意：7.1主動按“開門”鈕；7.2電梯到達時，應站在門旁，一只手斜放在梯門上，手背朝外，以免梯門突然關閉碰到顧客；另一只手微微抬起放在胸前，手心朝上，五指并攏，指向電梯面帶微笑地說“電梯來了，請進”；7.3顧客進入電梯后再進電梯，面向電梯門，按“關門”鈕，關閉電梯時，應防止電梯門夾到他人的衣服、物品；7.4等電梯門關閉呈上升或下降狀態時，轉過身與電梯門呈45度面向顧客；7.5電梯停止，梯門打開后，首先出去站在梯門旁，一只手斜放在梯門上，手背朝外，另一只手五指并攏，手心向上，指向通道，12、面帶微笑地說：“到了，請走好。”7.6禁止使用電梯進行貨物搬運,若有特殊情況,經物管處同意后方可使用,使用中應注意不能把電梯轎箱劃痕或損壞。8、接聽電話：8.1鈴響三聲以內必須接聽電話；8.2拿起電話，應清晰報道“您好，XX集團”、“您好，和駿公司”、“您好，嘉寶公司”等等；8.3認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍等，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人(或轉給當事人，如果當事人不在，應告訴來人)；如對方有事相告或相求時，應將對方要求逐條記錄在工作日記內，并盡量詳細回答；8.4中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時，應先征得對方同意，并表示歉意；8.5通話完畢，須等對方放下電話后，方可放下13、電話。9、用餐管理：9.1依次排隊就餐；9.2用完餐把餐具放到指定地點；9.3用餐時不得高聲喧嘩，不亂倒飯菜，保持桌面清潔。10、其它：10.1不得穿皮鞋進入草坪、運動場；10.2加強辦公區的安全保衛工作，嚴格本單位資金、設備、資料、檔案安全，并嚴格本單位的保密工作。（四）員工考勤督察嚴格按照集團考勤制度相關條款督促執行。（五）檢查、監督、獎罰1、各單位負責人在工作日內每天至少巡視一次所屬單位員工的著裝、儀容儀表、辦公區內務等情況；2、集團總裁辦公室負責每月組織集團人力資源部、監察審計部、和駿公司、嘉寶公司、和駿物流公司進行一次不定期檢查，記錄檢查結果；3、集團總裁辦公室保衛部設 “巡視員”，14、在工作日內每天對辦公區內務、儀表儀態、行為舉止等進行督查，并對違規者給予指正,勸其整改,情節嚴重者或屢教不改者；“巡視員”可當場開具100500元人民幣罰款單；其主管領導承擔連帶責任；4、集團總裁辦公室將檢查結果在OA系統上予以通報；對檢查結果好的單位，給予通報表揚，對存在問題的單位，給予通報批評，并要求限期整改達標；對問題較嚴重的單位，報經集團領導批準處以該單位負責人2002000元人民幣的罰款；5、集團總裁辦公室將檢查結果進行年度統計報集團公司，作為年度工作先進單位評選的參考條件。五、本制度解釋權歸集團總裁辦公室。六、本制度從下發之日起執行，XX集發（XX）041號XX集團總部文明辦公管理制度（試行）同時廢止。XX實業集團有限公司XX年五月二十七日