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1、工程公司行政辦公用品及財產管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、辦公用品及財產管理制度1、辦公用品的采購、領用及管理（1）辦公用品管理辦法：集團公司各部門所需的辦公用品及辦公設備，由 集團公司辦公室統一購置；各子公司需要的辦公用品及辦公設備，由子公司辦公 室統一購置，其他部門無權單獨購置。（2）各公司、各部門領用物品需到辦公室填寫“辦公用品申請單”，詳細注 明申請人及申請內容，經部門負責人簽字后到辦公室領取。（3）辦公室必須嚴格遵守公司財務制度，合理開支，及時購置并責成專人 負責辦公用品的入庫、記帳、保管、領2、用及登記（只計數量）工作，財務部門定 期核對。（4）對于公司新聘工作人員的辦公用品，由部門出具辦公用品領用單，詳 細標明物品的名稱和所需數量，并由部門經理簽字、辦公室審批后方可為其配備。（5）員工應節約使用，杜絕浪費。（6）各種報刊、雜志由集團辦公室統一征訂。2、低值易耗品、固定資產管理制度（1）公司低值易耗品、固定資產統一由各公司辦公室管理，對各公司、部 門使用的財產進行造冊登記，做到責任到人，專人負責，辦公室備案。（2）辦公設施如辦公桌、椅、文件栢等因責任人沒有做到愛護，在使用過 程屮因管理失職造成損壞或丟失的，或沒有及時維修造成無法使用的，則按其原 價負責賠償，所賠資金上交各公司財務部。3、（3）公司人員如因離職、調動等而引起的財產變動，統一由辦公室進行調 整，并重新辦理登記手續。（4）各公司辦公室會同財務部每年組織一次低值易耗品和固定資產盤點工 作，對于短缺、丟失、損壞的資產要查出原因，由責任人賠償；落實不到責任人 的，由辦公室承擔賠償責任。凡屬賠償的物品一律以人民幣計價，辦公室向財務 部核實所購價格后填寫“資產丟失、損壞賠償單”，由資產盤點人員、辦公室主 任、賠償人主管領導、賠償人簽字后，將賠償款項交到本公司財務部。二、印章管理制度1、公司公章及合同用章，由辦公室責成專人保管；財務專用章、名章由各 公司會計、岀納分別保管。2、管理人員應嚴格控制公司印章的使用范圍，并應按照簽發4、規定用印。3、各部門因業務聯系，出公函和介紹信等，須經辦公室主任簽字后方可蓋 印；公司內部往來文件經辦公室主任審核后加蓋公章；對外往來函件經分管副總審核 后加蓋公章；集團及各子公司對外簽訂各種合同、協議，必須先由各級領導逐級 審核后加蓋公章。合同、協議簽訂后送交公司辦公室存檔一份。4、蓋章完畢后，需由承辦人、負責人在登記簿上簽字。5、空白、空頭介紹信、空白表格一律不得用印，特殊情況須總經理批準方 可蓋印。6、用印要求與方法：（1）公司印章蓋在文件正面；（2）蓋印文件應蓋騎縫印；（3）蓋公司名章除特殊規定外，如另行規定或無固定要求，一般遵循以下 要求蓋印要求：A、公司名稱章一般蓋于公司名稱、部門5、名稱等右側。B、要求位置恰當，騎年蓋月，印跡清晰，端端正正。7、印章管理人員應對印章嚴密保存，無論何人用印，都應由管理人員親手 蓋印。8、管印人員若有事外出，由分管領導指定專人代管。必須攜帶印章外出時， 要由總經理批準，帶印章者要嚴格管理，防止丟失。三、檔案管理制度（一）、檔案管理的原則：1、檔案資料應合理分類，科學管理，妥善保存。2、檔案指定專人負責管理，注意防水、防蟲、防潮、防盜，保證原始資料 的完整性。3、文書類檔案交由辦公室指定專人保管；員工人事檔案由人事專管員保管； 財務檔案由財務部專人保管。（二）、檔案管理的要求：1、建立檔案登記簿，收文后，由檔案員根據日期對文件進行統一編號、分 6、類整理，同時編制檔案分類表，存入檔案，借閱檔案時，需相關領導批準，并進 行登記。檔案文件資料排列要遵循以下原則：（1）根據文件的形成時間、內容、形式、重要程度、簽發部門等進行分類 存放、保管；（2）批復、批示在前，請示、報告在后；（3）正件在前，附件在后；（4）正本在前，定稿在后；（5）轉發文件在前，被轉發件在后。2、各公司、各部門移交的檔案資料，必須完整準確、字跡清晰。3、合同存檔應具備營業執照，法人身份證及其它有效證件的復印件。4、任何人未經集團董事長批準不得隨意銷毀公司檔案。5、批準銷毀的檔案資料，管理人員要認真編制清單，逐級報批。6、檔案管理員應對公司一切檔案保密。（三）、歸檔范圍:17、本公司的歷史、大事及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄咅、錄像 等載體記載的各種有價值的記錄資料。2、與公司生產經營、業務拓展活動相關的、具有參考、利用價值的文件資 料。3、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。4、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。5、上級機關發來的與本公司有關的決定、指示、條例、計劃等文件資料。6、公司的規劃、年度計劃、統計資料、決議、決定、委任書、協議、合同、 項目方案等具有參考價值的文件材料。7、本公司員工履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、考核記載、人事任 免等人事檔案資料。8、本公司財務總賬、明細帳、報表及原始憑證等檔案資料。9、本公司設備臺帳、設8、備技術與使用說明書、圖紙等設備技術檔案資料。10、本公司各類證書、榮譽、資質等其他資料。（四）、檔案的借閱：1、檔案借閱應辦理登記手續，借閱原件需總經理簽字。2、集團董事長、總經理、副總、辦公室主任可通過檔案人員直接借閱非保 密級檔案。3、公司其他人員需借閱檔案時，須嚴格履行審批手續，經主管副總（子公 司經總經理）批準，辦理提檔手續，并按期歸還。4、借閱檔案人員必須注意愛護、保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。 嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借。如確需摘錄和復印的，凡屬保密檔案，必須經公司 總經理簽批后可摘錄和復印。四、辦公設備及打印、復印管理制度（一）、辦公設備1、辦公設備實行專管專用，操作者必須熟9、悉設備性能和規程，嚴格按正確 的程序進行操作。2、未經專用人員允許，他人不得隨意使用，嚴禁使用設備進行與工作無關 的操作。3、定期對電腦進行磁盤掃描、碎片整理、殺毒等口常維護工作。4、保持辦公設備清潔，做好日常清理工作。5、使用中岀現故障，要請專業維修人員進行檢修，他人不得隨意操作。6、嚴禁隨意安裝與工作無關的其它軟件（如游戲、光碟等）。7、操作者應對打印、復印的文件、資料內容保密。（二）、文件打印1、公司打印文件，到辦公室進行打印。所有擬定的文件，要觀點明確、文 理通順、語言簡煉、字跡清晰、標點符號正確、篇幅力求簡短。2、打印出的文件應保證準確、整齊、清晰、美觀，打完后由擬稿人校對， 校對必10、須認真負責。3、打印文件一次成稿，做到節約用紙。4、報表、合同、對外報送的資料使用A4紙，內部文件可使用B5紙。5、打印需辦理登記手續。（三）、資料復印1、復印資料只限本公司工作業務需要。2、使用屮注意對設備進行維護，并力求節約用紙，杜絕浪費。3、復印內容必須字跡清楚，干凈整齊。4、不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經公司領導批準。5、復印需辦理登記手續。五、電話管理制度公司電話包括內線電話、外線電話。內線電話用于公司各部門之間內部聯系; 外線電話用于日常對外業務的聯系。（一）、電話的使用1、電話實行卡式管理，根據具體業務情況，實行一人一卡或多人一卡制， 如因個人原因話卡發生損壞丟11、失，要負責賠償。2、員工使用本部門專用電話，通話要求簡捷明了。3、接聽電話使用公司統一用語您好，德奧公司”，在鈴響三聲之內接聽， 并做好來電登記。（二）、話費管理1、內線電話各部門內線電話只用于公司內部Z間聯系。2、外線電話（1）每月1日一5日由辦公室輸入話費，各部門責成專人攜帶本部門全部 話卡集屮輸費，并由承辦人簽字。（2）因業務量增加超支話費，需責任人提出申請，經公司總經理或分管副 總簽字批準，辦公室審核后方可補輸。（3）各部門話費控制由本部門負責人進行監督管理，如月話費超出定額， 超出部分從本部門負責人當月工資屮扌II除（特殊情況除外）；如發現撥打聲訊業 務的，按產生費用的雙倍處罰。（412、）電話通話時間：與業務單位通話要求講究技巧、節省時間，提高工作 效率。本公司內部樓層最好用內線電話傳話，盡量減少外部話費支出。（5）工作吋間嚴禁長吋間接打私人電話。（6）因工作需要，確需開通國內長途電話業務的部門，由責任人提出書面 申請，經分管領導、辦公室審核后方可開通。六、車輛管理制度（一）、車輛安排1、各部室申請用車由公司辦公室或分管責任領導調派車輛；辦公室遇大型 接待活動或工作需要時有權直接調用車輛。2、車輛應按核準的時間、地點、用途行駛，不得隨意更改地點與派車事由 而跑私車，遇特殊情況，司機應及時與辦公室聯系，以免影響其它工作。3、2公里以內辦事不派車，特殊情況除外。4、工作時間內車輛13、每完成一次任務后，司機將車開到公司指定停車地點， 本人應回該公司辦公室報到，等待新任務。（二）、車輛使用1、公司新購買的車輛，未辦理完保險手續嚴禁出車，如手續未辦理完而私 自出車造成車輛損壞或其他事故的，駕駛人員承擔由此帶來的一切損失及責任。2、各公司、各部室用車需到所屬辦公室填寫派車單，詳細填寫用車事由、 出車路線等內容、經相關領導批準后方可用車。3、行車前進行安全檢查，發現故障及時維修保養，確保行車安全，行駛屮 注意文明行車，市內駕駛速度不得超過60公里/吋，長途高速路駕駛速度：白天 不超過120公里/時，晚上不超過100公里/時。4、下班后將車輛停到指定地點，未經批準不準開車在外過夜，如14、經發現， 罰款100元/次。（三）、車輛保養與維護1、司機按規程對車輛進行定期保養、維修，由辦公室統一管理，并對車輛 的車況及衛生進行不定期檢查，如發現不合格者罰款20元/次。2、車輛發生損壞或故障，應立即向辦公室匯報，由辦公室根據具體情況責 承有關人員進行維修處理。3、辦公室應于每月月底核算出每輛車月行駛路程，根據月出車累計公里數， 看實際加油量與該車當月耗油量（一般耗油量）是否接近，百公里耗油不準超過 規定指標的20%。4、司機應做到禮貌行車，愛護車輛，每天擦洗一次。長途出行前后及途中 要進行擦洗，保持車輛清潔。（四）、違反交通規則、發生交通事故或意外事故的處理1、司機應遵守交通規則，違反15、交通規則被處罰的，由駕駛人承擔全部責任。2、車輛及其配件被竊或意外丟失，應按具體情況處理，如認定司機負全部 責任，則由司機賠償。3、發生交通事故，根據交通部門的責任認定，如駕駛人負全部責任、主要 責任、同等責任或次要責任的：（1）停止工作，停發工資，做出深刻檢查，負責事故的處理。（2）如因交通事故司機被吊銷駕駛執照的，待事故處理完畢后，公司再予決 定是否繼續聘用。4、發生交通事故，根據交通部門的責任認定，如駕駛人不負事故責任的， 駕駛人正常工作。5、由于司機過失發生輕微事故，造成車輛損壞或人員輕微傷害，給予司機 降級處罰。6、未經批準司機私自出車或違反交通法規造成交通事故，由此發生的一切 事故16、及人員傷亡、經濟損失等所有法律責任，全部由司機本人承擔，公司保留向 公安機關報案和訴訟的權力。（五）、其它1、公司車輛由專職司機駕駛，要求司機具備高素質、高技能，具有三年以 上駕齡，熟悉交通法規，嚴禁酒后駕車。2、注意維護公司形象，不得隨意泄露公司機密。3、司機陪領導或公司人員請客吃飯，司機單獨就餐，領導批準者除外。七、衛生管理制度為樹立企業形象，給人家營造一個文明、衛生、舒適的工作環境，特制定本 制度：（一）、各部室辦公室內衛生由本部室或部門工作人員負責清掃；辦公樓內的 公共區域衛生（包括會議室、走廊、陽臺、扶手、衛生間等）由保潔員負責清掃。（二）、每天早晨上班后（15分鐘內）將辦公室內衛生17、打掃干凈，下班時將桌面 整理完畢，檢查電腦、照明等其它用電設備是否關閉，一切正常后方可離開辦公 室。（三）、每月15日（特殊情況另行通知）進行衛生大掃除，下午4： 00由辦公 室委派1名代表進行衛生檢查。（四）、各部門室內衛生應隨時保持清潔，全體員工都要養成良好的衛生習慣， 不亂扔雜物、不隨地吐痰、不胡亂涂抹。（五）、衛生標準：1、桌面干凈整潔，無私人物品；2、地面干凈整潔、無紙屑雜物，窗明幾凈、無印痕；3、辦公用品擺放井然有序，墻壁禁止張貼紙畫、釘物等；4、細微處干凈整潔不留死角；5、辦公設備（桌椅）等按公司規定位置整齊擺放；6、暖瓶、垃圾筐等物品要擺放至隱蔽處；7、樓道間的樓梯、扶手、垃圾桶要保持干凈、整潔；衛生間做到干凈、無 異味；八、安全管理制度1、財務部門重要票據、支票、印鑒章等一律放置保險箱內，并隨吋上鎖。 保險箱內嚴禁存放大額（2000元以上）現金。貴重物品和重要文件由專人保管、責任到 人。2、每天下班或節假前，應關好門窗、電燈、水龍頭或其它用電、用水設施。3、各重要部室，如財務、檔案室，要嚴格管理，防止事故發生。4、外單位來訪人員需通過保安部聯系方可進入辦公樓內，并應將車輛停到 指定位置。5、保安人員須加強自身素質培養，堅守崗位，認真履行職責，做好交接班 記錄，保護公共財產安全，維護公司內部的治安秩序。6、每個員工要掌握相關的防護常識和技能，增強安全意識。