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1、擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一條 總則（一） 為規(guī)范公司檔案管理、保證擔(dān)保項(xiàng)目資料及人事資料的安全與完整，特制定本制度。（二） 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理?yè)?dān)保業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄并反映擔(dān)保業(yè)務(wù)的重要憑據(jù)，包括未保項(xiàng)目的客戶檔案；已保項(xiàng)目（含在保和脫保項(xiàng)目）、擔(dān)保投資項(xiàng)目、業(yè)務(wù)合作項(xiàng)目等形成的文書(shū)檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、客戶檔案；反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)力證書(shū)。（三） 檔案管理的目標(biāo)是“在流程中完成，在收集中整理，在補(bǔ)充中完備”。第二條 業(yè)務(wù)檔案管理（一） 公司檔案管理將根據(jù)客戶檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)2、閱、提取、保管、銷毀、人員交接等流程執(zhí)行，做到分類科學(xué)、流程收集與補(bǔ)充、方便查閱、及時(shí)移交，嚴(yán)防毀損散失，確保業(yè)務(wù)檔案完整與安全，確保相關(guān)法律手續(xù)完備與有效。（二） 業(yè)務(wù)檔案按擔(dān)保客戶或項(xiàng)目建立，做到一戶一檔，分類編序管理。公司內(nèi)部管理資料實(shí)行集中管理。（三） 檔案管理責(zé)任部門(mén)。行政人事部是公司業(yè)務(wù)檔案管理的責(zé)任部門(mén)，對(duì)以下不同性質(zhì)的檔案有保管責(zé)任：1. 未保項(xiàng)目的客戶檔案；2. 已保項(xiàng)目（含在保和脫保項(xiàng)目）、擔(dān)保投資項(xiàng)目、業(yè)務(wù)合作項(xiàng)目等形成的文書(shū)檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、客戶檔案；3. 反擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)力證書(shū)。第三條 業(yè)務(wù)檔案分類（一） 公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案細(xì)分1. 權(quán)證類檔案主要包括抵（質(zhì)）押物的權(quán)屬證書(shū)3、及相關(guān)抵（質(zhì)）押反擔(dān)保物的文件、清單、證明、保險(xiǎn)單、評(píng)估書(shū)等界時(shí)脫保后需還給客戶的檔案，存放在行政人事部，業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)部門(mén)有清單備查；2. 要件類檔案主要包括借款合同、擔(dān)保合同、委托擔(dān)保協(xié)議、擔(dān)保協(xié)議、公證書(shū)、律師見(jiàn)證書(shū)、抵（質(zhì)）押保證反擔(dān)保協(xié)議等法律訴訟時(shí)需要的檔案，該類檔案經(jīng)部門(mén)經(jīng)理以上批準(zhǔn)才能對(duì)外借閱；3. 備查類檔案主要包括客戶基本資料、審批過(guò)程資料、保后檢查資料等用于查詢的檔案，經(jīng)檔案管理員同意可以借閱。（二） 公司內(nèi)部管理資料列為綜合類，內(nèi)容包括各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記表、業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告及有關(guān)業(yè)務(wù)處理意見(jiàn)等。（三） 客戶（項(xiàng)目）檔案及公司內(nèi)部管理資料包括重權(quán)證原件等，均以客戶（項(xiàng)目）為單4、位，分區(qū)、分類存放在檔案柜，存放順序按檔案編號(hào)排列：立卷區(qū)：存放在保項(xiàng)目的權(quán)證類、要件類、備查類檔案；屬重點(diǎn)管理的檔案；歸檔區(qū)：存放解保項(xiàng)目的權(quán)證類、要件類、備查類檔案；綜合區(qū)：存放公司內(nèi)部管理資料檔案。第四條 業(yè)務(wù)歸檔要求1. 歸檔的業(yè)務(wù)檔案必須為原件或與原件核對(duì)蓋有“經(jīng)核對(duì)與原件相符”章的復(fù)印件，不允許是傳真件，與文件有關(guān)的簽報(bào)、批示等附屬材料均應(yīng)齊全完整；各擔(dān)保業(yè)務(wù)部門(mén)在排列資料清單時(shí)，需依照一定的順序（見(jiàn)附件：業(yè)務(wù)檔案歸檔要求）。2. 同一筆業(yè)務(wù)的原件及附件形成同一檔案，應(yīng)放在一起組卷；3. 卷內(nèi)文件要逐頁(yè)編號(hào)，使用號(hào)碼機(jī)在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序打號(hào)，有效頁(yè)編一個(gè)號(hào)；4.5、 組卷資料由歸檔責(zé)任人逐件填寫(xiě)一式三份資料目錄，連同檔案移交管理部，并履行移交手續(xù)；5. 資料目錄歸檔責(zé)任人、監(jiān)交人各存一份，案卷組卷一份；6. 歸檔時(shí)間：各擔(dān)保、委托貸款項(xiàng)目的業(yè)務(wù)檔案必須在保證合同、保函或委托貸款協(xié)議生效后的十個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)，并交行政人事部立檔保管； 7. 保證合同、保函或委托貸款協(xié)議生效后的十個(gè)工作日內(nèi)檔案資料不齊全的，仍必須將已有資料先行歸檔，對(duì)缺項(xiàng)資料應(yīng)列入缺項(xiàng)資料清單，并注明缺項(xiàng)的原因，交檔案保管員審核。原項(xiàng)目審核人根據(jù)合理的時(shí)限跟蹤缺項(xiàng)資料的歸檔。對(duì)于業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔的資料，檔案保管員不得拒收，如因拒收造成損失或評(píng)級(jí)、調(diào)級(jí)的，由檔案管理員負(fù)責(zé)。8. 任何部門(mén)或6、個(gè)人都不允許保存、銷毀應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)資料原件。第五條 業(yè)務(wù)檔案管理流程（一） 檔案移交業(yè)務(wù)發(fā)生后，項(xiàng)目業(yè)務(wù)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)整理好擔(dān)保業(yè)務(wù)原始資料，在出具保函后五個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目相關(guān)資料交部門(mén)負(fù)責(zé)檔案收集的業(yè)務(wù)助理，經(jīng)業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)收集并登記業(yè)務(wù)資料移交清單，經(jīng)客戶經(jīng)理和業(yè)務(wù)助理雙方簽字確認(rèn)；由業(yè)務(wù)助理整理并確保檔案的完整、準(zhǔn)確性后將全部資料移交行政人事部業(yè)務(wù)檔案管理員，雙方簽字確認(rèn)。客戶經(jīng)理可對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)資料復(fù)印保存。（二） 在首次歸檔時(shí)必須具備的資料1. 確立業(yè)務(wù)關(guān)系的經(jīng)濟(jì)合同類資料與銀行簽訂的保證合同、借款合同等；與項(xiàng)目公司簽訂的協(xié)議，如擔(dān)保協(xié)議、委托貸款協(xié)議、經(jīng)濟(jì)咨詢服務(wù)協(xié)議等；2. 反7、擔(dān)保措施類資料 在簽訂保證合同前應(yīng)已辦理的反擔(dān)保措施文件，如抵押協(xié)議、股權(quán)質(zhì)押協(xié)議、無(wú)限責(zé)任保證書(shū)、內(nèi)部認(rèn)購(gòu)協(xié)議、預(yù)售合同等； 與反擔(dān)保措施相關(guān)的其他重要文件，如項(xiàng)目公司的董事會(huì)決議、董事會(huì)成員名單及簽字式樣、股東會(huì)決議、法定代表人身份證明等；3. 擔(dān)保公司內(nèi)部文件資料；4. 項(xiàng)目公司基本資料；5. 其他資料。（三） 可后續(xù)歸檔的資料1. 在申請(qǐng)簽訂保證合同、保函或委托貸款協(xié)議時(shí)暫未完成的相關(guān)資料，但此類資料須經(jīng)有權(quán)審批人審批認(rèn)可；2. 在正常操作情況下，后續(xù)發(fā)生與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料：保后監(jiān)管報(bào)告；保后監(jiān)管過(guò)程中獲得的資料；所取得的物權(quán)憑證的復(fù)印件；擔(dān)保過(guò)程中同意用款審批表；同意用款通知書(shū)復(fù)印件。8、（四） 其他應(yīng)歸檔的資料 各擔(dān)保公司管理部對(duì)擔(dān)保業(yè)務(wù)后續(xù)發(fā)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料的歸檔，須積極督促項(xiàng)目經(jīng)理歸檔，并派審核人員定期檢查檔案，確保每一個(gè)業(yè)務(wù)檔案的完整性； 物權(quán)憑證的移交：物權(quán)憑證應(yīng)從業(yè)務(wù)部門(mén)移交到行政人事部，由行政人事部移交至財(cái)務(wù)部；行政人事部在接受一般檔案和要件檔案的同時(shí)，也應(yīng)對(duì)物權(quán)憑證的及時(shí)移交情況進(jìn)行檢查。（五） 立卷：檔案管理員對(duì)業(yè)務(wù)員移交的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理及立卷，填寫(xiě)立卷檔案卷內(nèi)文件目錄，同時(shí)建立歸檔檔案保管清冊(cè)。此工作要在三個(gè)工作日之內(nèi)完成。（六） 歸案：檔案管理員憑免除擔(dān)保責(zé)任書(shū)將已完成擔(dān)保責(zé)任的客戶檔案從立卷區(qū)抽出，將其轉(zhuǎn)入歸檔區(qū)重新編號(hào)保管，同時(shí)建立歸檔檔案保9、管清冊(cè)。（七） 調(diào)閱：檔案的借、查閱應(yīng)嚴(yán)格辦理相應(yīng)的審批手續(xù)，客戶經(jīng)理調(diào)閱擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱單，登記調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱內(nèi)容，報(bào)行政總監(jiān)批準(zhǔn)同意后方可查閱。（八） 擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，確需外借應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可查閱。行政人事部在對(duì)外借出檔案時(shí)，應(yīng)審核借閱期限的合理性，并嚴(yán)格按審批的期限跟蹤外借檔案的歸檔。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸檔處理。行政人事部應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定對(duì)歸檔檔案及借閱情況進(jìn)行登記造冊(cè)。（九） 業(yè)務(wù)部門(mén)可調(diào)閱備查類檔案，要件類及權(quán)證類檔案只能由行政人事部調(diào)閱。（十） 提取：因業(yè)務(wù)需要需提取財(cái)務(wù)保管的重要權(quán)證時(shí)，要經(jīng)由檔案管理人員辦理調(diào)閱手續(xù)后，到財(cái)務(wù)部簽字領(lǐng)10、取，收回權(quán)證時(shí)，交由法律專員返還財(cái)務(wù)部并注銷登記。（十一） 保管：檔案管理人員要對(duì)業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務(wù)檔案。要定期檢查各類檔案的保管情況，并書(shū)面記錄檢查結(jié)果。（十二） 銷毀：保管期滿的業(yè)務(wù)檔案，要由檔案管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，并編造業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，列名檔案的名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)要共同派員監(jiān)銷，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總經(jīng)理。第六條 業(yè)務(wù)檔案管理責(zé)任（一） 委托貸款、擔(dān)保項(xiàng)目放款(或出具保函)后10個(gè)工作日內(nèi)，未將檔案資料整理歸檔的，以及1個(gè)月內(nèi)未補(bǔ)齊所缺資料，未能通過(guò)行政人事部審核驗(yàn)收的，均視為未11、歸檔。（二） 對(duì)于擔(dān)保項(xiàng)目放款(或出具保函)后10個(gè)工作日內(nèi)，未將檔案資料整理歸檔的，每個(gè)項(xiàng)目將從該項(xiàng)目經(jīng)理A角的當(dāng)月績(jī)效工資中扣罰500元。當(dāng)月累計(jì)有2個(gè)及以上未完成的，從其當(dāng)月績(jī)效工資中扣罰500元的相應(yīng)倍數(shù)。對(duì)在1個(gè)月內(nèi)未補(bǔ)齊所缺資料，未能通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管理部審核驗(yàn)收的，將暫停該項(xiàng)目經(jīng)理新項(xiàng)目的報(bào)會(huì)申請(qǐng)。（三） 業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理對(duì)本部門(mén)員工承擔(dān)相同比例的連帶責(zé)任，但最高限額不超過(guò)1000元。（四） 行政人事部檔案管理員要確保檔案資料的完好和安全，若發(fā)生已提交檔案資料遺失經(jīng)界定責(zé)任無(wú)誤的，從其當(dāng)月績(jī)效工資中扣罰500元/個(gè)，行政人事部總監(jiān)承擔(dān)連帶責(zé)任，但最高限額不超過(guò)1000元。（五） 行政人事部每12、季度統(tǒng)計(jì)檔案歸檔情況，編制處罰清單報(bào)行政人事總監(jiān)、總經(jīng)理。對(duì)于特殊情況未能完成檔案歸檔的，要事先得到公司總經(jīng)理的審批同意。（六） 對(duì)于暫停項(xiàng)目報(bào)會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案歸檔的，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后方可恢復(fù)項(xiàng)目報(bào)會(huì)，但罰款將不再返還。（七） 對(duì)故意損毀、遺失、擅自銷毀、涂改、偽造公司擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料的，視情節(jié)輕重給予500元到2000元的處分。（八） 風(fēng)控部每月對(duì)行政人事部的檔案管理情況進(jìn)行檢查，每缺失一項(xiàng)，對(duì)檔案管理員及行政人事總監(jiān)分別給予10元的罰款。（九） 風(fēng)控部每季度將檔案檢查情況上報(bào)至總經(jīng)理核查。第七條 附則（一） 本制度由行政人事部負(fù)責(zé)解釋、修訂和完善。（二） 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。