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1、控股公司總裁辦公室管理制度及日常行為禮儀規范編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總裁辦公室管理制度第一章 員工日常行為禮儀規范第一節 總則第一條 為加強總裁辦內部管理，更好地規范總裁辦員工的行為禮儀規范，樹立良好的形象 和積極的精神面貌，創造良好的團隊氛圍，特制定本規范。第二條 本規范適用于xx控股有限公司總裁辦公室全體員工。每位員工都應自覺嚴格遵守本規范的要求，自覺維護總裁辦公室及公司形象,樹立起“人人都是xx形象，人人都是xx代表”的正確理念。 第二節 基本行為規范第一條 形象規范1、著裝：著裝應以整齊、清潔、端莊2、大方為原則，凡工作時間需著與工作相適應的商 務裝或正裝，參加公司對外活動均需著正裝。2、儀容：工作時間要注意講究儀表儀容，提倡與工作場合相適應的淡妝。3、談話：提倡將普通話，語言表達要得體，說話語速適中，不要輕易打斷別人的講話，應耐心聽取后發表自己的意見。4、舉止：應時刻注意自己的形象，不能在公共場合做出有損辦公室及公司形象的行為。5、問候：同事之間見面要主動打招呼，問候一聲“您好，您好或再見”。第二條 工作規范1、 上下班時，必須謹記刷卡考勤，否則系統將自動視為未簽到/退或曠工。2、 自覺遵守辦公秩序，保持辦公環境的整潔美觀。3、 辦公室內各類文件、資料、辦公用品應擺放有序，不在辦公桌面上粘3、貼或懸掛任何物品。4、 下班時，要將桌面收拾整齊，座椅歸位，并將抽屜鎖好，切斷工位所有辦公設備的電源。5、 長時間離開工位時，可能會有電話或者客人到訪，應事先拜托給上司或者其他同事，并將椅子全部推入，以示主人外出。6、 如第二天因出差或休假等原因不能按時上班，應提前與相關人員做好交接工作。第三條 工作紀律 1、 準時上下班，各司其職。嚴格遵守工作時間，做到不遲到、不早退。因故遲到和請假的情況必須事先申請，來不及的情況下也必須事先電話聯絡。2、 辦公時間應保持辦公室的安靜，不要喧嘩閑談。在公司內任何場所談話，要以不影響他人工作為宜，保持安靜，有工作溝通需要時應走到相關人員面前輕聲交待。3、 上班4、時間不允許用辦公電話打私人電話，不要在上班時間上網聊天、參與網絡游戲、看網絡電影、關注股票等與工作無關的活動。4、 不在辦公區域高聲喧嘩，應適時調整手機鈴聲，在辦公區域內適當調低，在培訓/會議期間應將手機調至靜音或關機。5、 上下班時間不隨意串崗，不閱讀與工作無關的書籍或處理私人事務。6、 準時參加公司的各類會議，在正常情況下不遲到、不早退。7、 服從公司工作分配和上級工作安排，嚴禁私自調班、調休。8、 重要工作文件應放入抽屜并鎖好，不要隨意翻閱他人文件，未經許可不得擅自進入他人辦公室或使用他人辦公電腦。9、 必須履行對公司機密、業務上的重要信息的保密義務，不得將公司業務及其他經營信息泄露給他5、人。不打聽、不傳播與本人無關或不該打聽不該傳播的事項。10、 不得將公司資料、設備、器材用作私用，如需攜帶外出必須得到部門領導以及相關部門的批準。11、 應正確使用和保管辦公設備及用品，如有遺失或者損壞則根據相關規定進行賠償。12、 下班后，不得在辦公室處理私人事務或長時間無故逗留。13、 在本公司任職期間，不受聘于其他公司或者個人。14、 不接受客戶或其他公司有業務往來的單位及個人提供的金錢或禮物。第四條 辦公室工作規范第三條 請示：下級向上級請示工作或匯報會議精神時，應事先擬好工作計劃或執行意見，同時提供書面材料供領導決策。第四條 匯報：下級向上級匯報工作時，應全面、具體、有條理性，做到有6、成績、有經驗、有不足、有計劃。第五條 尊重服從領導：這是員工的必備素質，與領導交談時要有禮貌，對領導交辦的工作要做到表里如一、言行一致。領導有不足之處要進行善意的提醒和解釋，區分場合，注意節制。遇到苦難時要發揮自己的主觀能動性，克服困難，努力完成任務。第五條 員工意識第六條 專業意識: 應努力使自己成為一名成熟的專業人員，對自己所從事的工作，要擁有不輸給任何人的自信和驕傲，并使自己的服務能讓對方完全滿意。第七條 服從意識：每位員工在工作時間內，必須忠于職守，勤奮工作，服從公司的工作安排。第八條 協作意識：工作中要齊心協力，相互配合，團結協作，積極工作。第九條 責任意識：工作當中各個環節都有著密7、切的聯系，只要有一個人未完全盡責，就會導致全目標無法實現。因此，公司的每一位員工都有責任去努力完成自己所擔負的職責。第十條 成本意識：我們周圍的一切：筆、紙、電話、能源等等都是公司出資購買的，都是成本的一部分，成本中還包含著“時間”這個肉眼看不見的費用。提高工作效率，單位時間成本就能下降，精心使用辦公設備和器材，不僅可以節省成本還可以防止事故的發生。下班時，最后一個離開辦公區域的員工應關上飲水機開關機照明開關，每位員工離開工位時應注意切斷電源開關。第十一條 改善意識：好的建議是從經常思考的頭腦中產生出來的，應當經常樹立問題意識，善于開動腦筋，提出好的、具有建設性的建議并積極匯報給上司。第十二條8、 保密意識：公司經營方面的信息數據，包括市場、用戶、成本、合同、財務、工資、福利、獎金、津貼、專業技術及開發的項目和其他有關的公司專用信息資料均屬于保密范圍，一律不準向任何人透露，泄密者按獎懲管理規定處理。第三節 商務禮儀規范第六條 禮儀語言1、日常工作生活中要善用“請”、“謝謝”、“對不起”、“您好”等禮貌用語。2、言談應誠懇莊重，聲調適度，不可油腔滑調。3、在自己工作區域內或去拜訪客人單位或家庭遇到客人時要主動打招呼問好，見面時不理不睬為不禮貌行為。第七條 介紹禮儀1、介紹相識，先將晚輩或職位較低的人介紹給長尊，把男士介紹給女士，把本單位的人介紹給外單位的人。2、向外單位的人介紹本單位人員9、時，即便是上司也不加先生，只加職位。第八條 握手禮儀1、對親友、長輩及領導，應熱忱問候，可用問好、微笑或握手致敬。2、參加聚會時應先與主人握手，再與其他人握手。3、男士不要主動與女士握手，待女士先伸手時才能相握。4、不要隨便主動伸手與長者、尊者、領導握手，應等他們先伸手時才能握手，原則上以雙手握手為尊。第九條 呈受名片禮儀1、遞呈名片時，名片正面向上、正向，以雙手呈上，說聲“請！這是我的名片”或“您好，我叫”。2、接受名片應雙手接過后，認真仔細看一遍，說“謝謝”，不要隨便亂放。第十條 奉茶禮儀1、對尊長、領導奉茶應左手扶杯，右手托杯底遞向雙方。2、沖茶不必滿杯，半杯多一點即可。第十一條 電話禮10、儀1、在接聽或打電話時電話接通，應先道“您好”，并自報單位或部門名稱、姓名。如撥錯號碼，應禮貌表示歉意。2、電話鈴響三次以內應接聽，如兩部電話同時響起，應及時接聽一個后，禮貌請對方稍候，分清主次分別處理。接到打錯的電話應客氣告之。3、接聽電話時，應回答簡明，聲音清晰。聲音不宜過高，時間不可過長，重要內容應復誦，避免曖昧語詞。4、對方欲通話之人不在現場，應主動告知對方再次聯絡的時間或電話號碼，代人受話，應聽取記錄并轉告。如需回復電話，應準確記錄對方電話號碼及回電時間。5、如接到不屬于自己業務范圍的洽詢電話，應盡量予以解釋，并告知正確的咨詢部門和電話。 第十二條 公共辦公區及電梯禮儀 1、有急事也11、不要跑步，可快步行走。 2、按照右側通行的原則，遇到迎面來人時，應主動讓路。 3、遇到客人找不到想要去的部門時，應主動為其指路。 4、在電梯內為客人提供正確引導。 5、電梯沒有其他人的情況：在客戶/上司之前進入電梯，按住“開”的按鈕，再請客戶/ 上司進入電梯；如到達，按住“開”的按鈕，請客人先下； 8、電梯內有人時，無論上下都是客戶/上司優先。 9、電梯內有其他人時，先上電梯的人應靠后面站，以免妨礙他人進電梯；10、 電梯內不應嬉笑打鬧第十三條 席間禮儀1、入席座位應聽從主人安排，就座時應向客人表示禮讓，若無人安排則可自選下位就座。2、尊長未到齊之前不宜先食，席間應尊重主人和其他客人，不可高聲12、說笑，喧賓奪主。喝湯不宜有聲音，不可用筷子或手指剔牙，必要時應用牙簽，應避席掩蔽為之。3、主人開席致辭祝酒時，客人應停止講話或其他活動，專心聽以示尊重，若主人站立起敬酒，客人應起回敬，喝畢后坐下，盡量等主人招呼后再動筷用膳。第二章 檔案管理制度第三章 總則第一條 目的：為規范和促進總裁辦公室檔案管理工作，提高檔案管理質量與效率，特制訂本制度。第二條 總裁辦公室設立專職或兼職檔案管理員。第四章 檔案管理員工作職責第三條 工作職責：負責總裁辦公室各類檔案的收集、整理、保管、編制電子版檔案和檔案借閱管理等工作，要求做到材料齊全、排放有序、保存完好并做好借閱登記等。第四條 檔案管理員有義務保證檔案的完13、整和安全，發生緊急情況應及時匯報給上級領導，并及時采取有力措施進行處理。第五條 檔案管理員有義務做好檔案的安全保密工作，做到保密檔案不亂放、不遺失、不泄密、嚴格執行公司保密協議的相關規定。第六條 檔案管理員有工作調動或變動時，應做好檔案的交接工作，編制交接目錄并辦理相關交接手續。第五章 檔案管理辦法第七條 歸檔時間：按月度收集，季度、年度分別進行匯總分類存檔。第八條 歸檔范圍第七條 公司印發的公文第八條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。第九條 公司與其他單位簽訂的合同、協議書等文件正本。第十條 公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結、重要發言、會議紀要等。第十一條 上級機關簽發的與14、公司有關的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等文件資料。第十二條 公司對外的正式發文及與公司有關單位來往的文書及傳真。第十三條 公司重要的技術資料、客戶資料等。第十四條 公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。第十五條 公司的歷史沿革、大事記及反應公司重要活動的簡報、照片等。第十六條 公司及公司產品的獲獎證書等。第九條 整理原則：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，分不同價值，便于保管和利用，按年度分類存檔，分別制定電子版和紙質版兩種方式保存。在歸檔的文件資料中，應將每份文件的原件與附件，請示與批復歸放在一起，不得分開。第十條 質量要求：歸檔文件應齊全、完整。紙質文15、件字跡模糊或易褪變的應復制，并附于原件后一并存檔，已破損的有價值文件應予以修復。第十一條 整理方法：文書檔案整理采取分項立卷，根據歸檔范圍和保管期限按時進行歸檔。要求一事一卷，多個小卷裝檔案盒整理。第十二條 總裁辦公室所有原始文件檔案，在未經董事長許可的情況下，一縷不允許外部人員查閱、復印、外傳。第六章 檔案銷毀管理第十三條 根據國家檔案保管期限的規定，制定公司檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。第十四條 檔案超過保管期限后，由檔案管理人員列出清單報相關領導填寫意見，經鑒定復核并填寫好銷毀鑒定報告，編制銷毀清冊后報董事長批準后，在相關部門人員的監督下方可進行銷毀。第十五條16、 需銷毀檔案的填寫銷毀清冊（一式兩份），檔案銷毀后，將鑒定報告、批準手續、銷毀清冊等文字材料一周內歸檔。第七章 公共關系管理制度第一節 總則第一條 目的：為規范管理公司的公共關系以及公共行為，樹立良好的企業信譽和形象，開發并保持公司與政府和客戶溝通的良好渠道，有效傳遞內外信息，以實現公司公共資源的優化配置，增加公司的社會效益和經濟效益，特制訂本管理制度。第二條 公共關系管理體制1、 由總裁辦公室主任負責公司公共關系總協調，公共關系事務統一由總裁辦公室主任負責；2、 總裁辦公室所有成員都要樹立“人人都是公關員”的公關意識。第二節 公共關系維護方案3、 公共關系維護對象1、 公司外部對象 包括政府17、機關、新聞媒體、社會公眾2、 公司業務單位 包括客戶、合作人和競爭對手3、 公司內部對象 包括公司全體員工第四條 公共關系管理原則1、 團結一致原則 公司在進行公關活動時對外口徑要保持一致，各相關人員不能隨意表述自 己的立場。2、 表里如一原則 公司人員在對外宣傳時不得過分吹噓，要以實際行動去說服和感動公眾。3、 有的放矢原則 負責和執行公共關系事務的人員要根據公關目標、任務、對象，精心設計、策劃公關方案、編制公關計劃以起到事半功倍的效果。4、 以誠待人原則 在處理公關事務時，不能一味掩飾缺點，應及時化解、轉化矛盾，切忌弄虛作假，夸夸其談。第三條 公關關系的活動方式 指企業圍繞特定的公關目標和18、任務，將各種公關媒介與方法進行有機組合，形成的具有特定公關職能的工作方法體系。按照功能不同，活動方式可分為以下5種類型：1、宣傳型公關方式就是利用報紙、雜志、電視、廣播、互聯網等各種傳播媒體，向社會傳播企業信息，以形成有利的社會輿論，樹立良好的企業形象的公關活動。2、交際型公關方式就是借助人際交往，通過人與人的直接交流溝通，以求廣結良緣，為企業建立廣泛的社會關系網絡。其主要形式有：宴會、招待會、聯歡會、座談會、茶話會、慰問、專訪、參觀訪問、友誼比賽、信函等。3、公益型公關方式就是通過贊助文化教育體育衛生等公益事業和社會福利事業，來塑造企業形象，提高企業的知名度和美譽度的活動。4、服務型公關方式19、就是提供實惠性服務，以實際行動來獲取社會公眾的了解、信任和好評，樹立良好的企業形象和聲譽。5、征詢型公關方式就是通過一定的信息網絡，獲取社會信息，了解民情民意，為企業營銷管理提供決策參考的公關活動。第三節 公共關系信息管理第六條 公共關系信息的匯編與使用1公共關系信息的匯編由總裁辦公室根據公司實際需要制定公共關系信息管理系統（也可稱作客戶信息管理系統），使用固定的格式編制公共關系信息卡片，卡片的內容包括客戶姓名、工作單位、職位、住址、聯系方式等。（詳見總裁辦公室客戶信息管理系統）。2公共關系信息的管理由總裁辦公室指定專人負責公司公共關系信息的匯編工作，總裁辦公室主任負責公司公共關系的統籌協調和20、管理工作。3公共關系信息的使用（1）公共關系信息的使用須以準確性、有效性、時效性為原則。（2）總裁辦公室相關人員根據客戶信息系統的有效信息對客戶進行定期回訪、維護等。4公共關系信息的更新客戶信息管理系統應隨著客戶情況的變化，加以記錄調整。總裁辦公室相關負責人員應隨時根據進展情況更新客戶信息卡，保證公司公共關系信息管理系統的完整性和時效性。第十三條 公共關系信息的保密管理總裁辦公室所有成員對公司公共關系信息負有保密責任，具體規定及措施參見總裁辦公室管理制度第四章保密制度。第八章 保密制度第二節 總則11、 為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。12、 公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定21、程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項，包括但不限于技術秘密和其他商業機密。13、 公司全體職員都有保守公司秘密的義務，能接觸到公司商業秘密的秘書人員對保守公司秘密負有特別的責任。第三節 保密事項及文件級別第四條 保密事項1、公司重大決策中的秘密事項。2、司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。3、公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。4、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。5、產品供銷情報及客戶資料。6、司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。7、職員人事檔案，工資性、勞務性收人及資料。8、各類技術資料及公司內部管理制度22、。9、經公司確定應當保密的事項。第五條 密級分類：公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。1、絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；2、機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；3、秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。第六條 公司秘級的確定：1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件、技術資料為絕密級；2、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密；3、公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收人、尚未進人市場或尚未公開的各類信息為秘密級。第四節 保密規定及措施第七條 保密規定：屬23、于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總裁辦公室人員執行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由網絡技術人員負責保密。第八條 保密措施： 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：1、 未經董事長或公司相關領導人批準，具不得復制和摘抄公司有保密性質的文件；2、 收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施；3、 在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經董事長批準；4、 不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。5、 公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者可能泄露24、時，應當立即采取補救措施并及時報告總裁辦公室主任或相關領導。6、 員工應履行下列義務：1） 嚴格遵守本企業保密制度，防止泄漏企業技術秘密；2） 不得向他人泄漏企業技術秘密；3） 非經公司書面同意，不得利用該技術秘密進行生產與經營活動，不得利用技術秘密進行新的研究和開發：7、 對總裁辦秘書人員實行“競業限制”制度，限制總裁辦秘書人員的以下行為：1） 自行設立與本公司競爭的公司； 2）就職于本公司的競爭對手；3） 在競爭企業中兼職；4） 引誘企業中的其他員工辭職；5） 引誘企業的客戶脫離企業；6） 在離職后，與企業進行競爭的其他行為。第五節 責任與處罰第九條 出現下列情況之一的，給予警告，并處以100-300元罰款： 1）泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失; 2) 已泄露公司秘密但及時采取補救措施的； 3）如因主觀原因有以上過失者承擔雙倍以上罰責。第十條 出現下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經濟損失：1） 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的；2） 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；3） 利用職權強制他人違反保密規定的。