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1、公司交易及經營業務發票管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 發票的管理制度發票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據，在購銷的環節都是最重要有效憑據之一，為保證公司資產的完整，避免產生不必要的損失，必須加強對發票的購買、領用、保管的管理，現制定如下操作規定和管理制度，望相關部門和人員嚴格執行規范流程和遵守發票管理制度。一、費用發票的管理1、定義。費用發票指因購入的產品或獲取的勞務而取提的發票。2、管理規定。1）凡購入的產品或獲取的勞務必須取得合法的發票，取得的發票根據費用性質粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。2）對于真2、實、合法、合理但內容不完整、計算有誤的發票，應將其退回經辦人，由其負責將發票調換后再行報支。3）收到真實、合法、合理的發票，但發票金額小于報支金額的，按發票實際金額報支。4）收到不真實、不合法的發票，財務必須拒絕報支。5）財務將費用憑證和原始發票作為入帳的依據和附件，與記帳憑證裝訂成冊，按規定年限保管。3、禁止條例。1）對于無法提供合法正確的原始發票的費用，不得報銷；對于無法取得發票的，必須經主管部門經理證明，財務管理中心審核后方可報支。2）對于無原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進行帳務處理，即不得虛列支出。4、處罰條例。1）費用申報人提供虛假發票且造成公司損失的，除全額補償公司損失外3、，另處損失金額30%且不低于100元的罰款。2）現金出納不嚴格保管原始發票，使費用申報人無法進行報銷的，由出納承擔該筆費用。二、進貨發票的管理1、定義。指購進商品用于銷售而獲取的發票（一律為增值稅發票），包括進貨退貨獲取的紅字發票，在我公司商業類公司進貨必須獲得增值稅發票（手機卡除外）。2、管理規定。3）收到進貨發票必須辦理簽收手續，公司內部業務員與臺帳或結算員間轉讓進貨發票也必須嚴格進行簽收，以明確責任。4）代為收取的進貨發票應及時轉交相應的財務人員，并辦理簽收手續。5）收到進貨發票必須進行審核發票的真偽，開具的規范性和準確性，記帳聯與抵扣聯的一致性，對于有疑問的發票應詢問財務人員辯別，對收4、到的假發票、開具錯誤、開具不規范和與進貨不符的發票應退回，退回發票進也必須做好簽收手續。6）進貨發票的供應商名稱應與進貨、付款名稱一致，對于母子性質的集團供應商必須出具相關證明文件和委托文件（加蓋母子公司公章）。7）收到發票必須嚴格保管，在未確認入帳前，保證發票記帳聯和抵扣聯的完整性。8）進貨發票是商品所有權轉讓的證明，是付款的重要依據，進貨發票必須及時處理，自開票日起超過三個月的增值稅發票自動作廢。9）財務入帳后，增值稅發票的記帳聯必須作為相應的記帳憑證附件，一并裝訂成冊，按規定年限保管。10）增值稅發票入帳后，抵扣聯抽下另外整理安全存放，定期交稅務專員（或其他指定人員）進行抵扣聯錄入，每月5、月末結帳后，稅務專員必須核對帳務科目“應交稅金/應交增值稅/進項稅”本月發生額與抵扣聯總額是否一致，如有差異，必須找出原因，防止發生抵扣聯遺失現象。11）12）抵扣聯錄入后應按稅務規定裝訂成冊，并編號存檔并存放指定檔案室。進貨增值稅發票遺失，必須向分公司財務部副經理（分管核算），并及時與供應商聯系，若為電腦打印發票可到稅務所進行認證手續，誰遺失誰負責。3、禁止條例。1）不得根據開具錯誤、開具不規范、與進貨不符的發票進行入帳處理。2）不得收取三不符發票（進貨、結算、付款供應商名稱不一）。3）未收到發票不得進行結算帳務處理。4）發票未進行結算帳務處理前，不得將發票記帳聯與抵扣聯拆分，防止出現遺失造6、成不一致現象。5）不得將發票隨意擺放，抵扣聯錄入后不得隨意散放。4、獎懲條例。1）每年對臺帳或結算員的發票管理入帳工作進行檢查，若嚴格執行上述規定，從不發生違規操作的，獎勵300元。2）發生進貨發票（包括抵扣聯）遺失，造成無法抵扣的，由責任人補償稅金，并扣罰200元。3）增票隨意擺放，每發現一次，對保管責任人扣款100元，發現三次以上予以除名。4）帳務科目發生額與抵扣聯金額不一致，查清原因，對責任人扣款100元；若發票管理員據實不報的，對其扣款100元。5）增票移交不進行簽收手續的，每發現一次對移交人扣款50元。三、銷售發票的管理（一）定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發票，包括增值稅發7、票（下稱增票）和普通發票（下稱小票）。向供應商進行退貨時，應開具退貨證明，由供應商開具紅字發票。（二）增值稅發票的管理1、購買。增票只能由發票管理員購買，發票管理員根據實際用量進行購買，其他任何人員無權購買。2、領用。1）增票的領用人必須限于指定的少數人，且領用人限臺帳、門店財務主管、主管會計和其他指定開票員（財務人員），收銀、出納和其他非財務人員一律不得領用。2）領用時必須在發票管理簿（稅務印發）上辦理簽收手續。3）領用人必須建立“增票領用歸還登記簿”。3、開具。1）增票只能由領用人開具，其他人員不得開具，出納在獲得準許時臨時代為開具；2）將開具增票發票聯和抵扣聯交客戶或供應商時，必須由收取8、人在記帳聯上簽收。3）增票的開具必須符合法律規定，不得虛開、不得開具與實際貨物不一致的增票，必須填寫完整，注明開具人姓名。4、保管。1）完全未使用的增票由發票管理員保管，且必須鎖入保險箱內；2）領用后的增票由領用人負責保管，營業終了后必須鎖入保險箱內；增票使用完畢，按序排列，填寫封面。3）使用完畢的增票必須歸還發票管理員，發票管理員進行審核增票的連續性、開具的規范性，并在原領用人的“增票領用歸還登記簿上”辦理簽收手續，并在自身登記簿上勾銷登記，經稅務局消號后，按序按號存放于指定檔案室；4）另：電腦打印增票必須裝訂成冊，每100份裝訂成一冊，并打印開具匯總表，加蓋封面后一齊裝訂，此工作由領用人負9、責，發票管理員監督。存放要求同3）5、增票的紅沖與作廢。1）因增票開具錯誤且財務尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯次均需加蓋“作廢”章。作廢發票必須保證聯次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡單用針別在一起。2）對于因退貨或發票開具錯誤且財務已入帳的，必須填寫相應的紅字增票，將原發票聯、抵扣聯附于紅字增票后，紅字增票上備注原發票的開具日期和號碼，只需撕下記帳聯即可。3）不管是否財務已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發票的發票聯和抵扣聯，缺一不可，否則紅字發票的開具必須獲得對方稅務同意的“退稅證明”。6、換票。1）換票指客戶需要增值稅發票，但因條件限制無法當即開出，或事后客戶要求換票的，先給客10、戶小票，等增票開具后再換回小票的行為。2）對顧客要求開具的增票，自收到日起，保管期最多為二個星期，二星期內顧客未換取的，將增票還與開票人，不得積壓。3）小票的換票期限為一個月，超過一個月的不得更換。4）門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。5）對于換回的小票，應進行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發票后，紅沖發票記帳聯與增票記帳聯捏對，隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。6）門店收到待換增票，需進行登記，交付客戶時，由其在登記簿上簽收。7）換票工作由門店財務主管操作，門店財務主管嚴格保管增票，不得有遺失現象。（三）普通發票的管理1、購買或印制。1）小票只能由發票管理員購買，發票管理員根據11、實際用量進行購買，其他任何人員無權購買；2）小票的印制必須經稅務所批準后，由發票管理員辦理相關的印制手續；印制發票由發票管理員進行驗收、登記、保管工作。2、領用。1）發票管理員和門店財務主管必須設置“發票領用收回登記簿”。2）發票由發票管理員負責發放，若發票管理員不在應授權指定人進行發放工作。3）門店領用發票后，必須由領用人在“發票領用收回登記簿”上簽收。4）發票應由門店財務主管（無財務主管的，由臺賬負責，下同）進行領用，填寫“小票申領單”，若無法直接親自領用的，必須在申領單上注明授權人，經授權的人員方可進行代為領用，否則發票管理不得發放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的，可不必填寫12、“小票申領單”，若由分公司統一保管的，也需填寫“小票申請單”。5）門店財務主管應注意發票的用量和庫存，制定小票安全庫存量（庫存足以滿足3天以上銷售需要），對于低于安全庫存量的應立即提出申領。6）門店財務主管根據銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發放小票，必須由收銀在“門店發票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據后臺開票需要按需領用，即開具幾份領用幾份，辦理簽收。除收銀、臺帳外，其他人一律不得領用。7）收銀領用小票后應登記“發票領用歸還登記簿”，登記領用日期、小票號碼、份數或本數。3、開具。1）小票實行“誰領用誰開具”，不得互相借用，收銀應直接向門店財務主管領用。2）使用機打小票的，嚴格按操作要求13、進行開具，有贈品的應注明，贈送禮金券或讓利必須加以注示，機打小票不得手工涂改，凡涂改的發票一律無效。3）手工開票的，嚴格按規定開具，開票內容必須齊全，準確填寫商品ID、品名規格、數量、單價、金額、營業員、收款人，大小寫金額一致，有贈品的應注明，贈送禮金券或讓利必須加以注示。4）小票必須按真實的銷售單開具，不得虛開小票，對于不符規定的銷售單或違規開票指示，收銀必須拒絕，并向門店財務主管匯報。5）收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到，對于預收款的一律不得開具，嚴格禁止應收款銷售。4、小票的紅沖與作廢基本同增票，對于不提供原始小票的，不得開具紅字小票。5、保管。1）發票管理員和門店財務主管必須嚴格保14、管未開具的小票，并根據使用需要加蓋發票專用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內，不得隨意擺放。2）營業終了，對于未開具的小票應存放在財務室內，不得放在收銀臺，各門店財務室應提供帶鎖的柜子供收銀存放，門店財務主管（或臺帳）必須每天對發票進行清對，為明確各收銀責任，對未開具的小票應包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應自行進行登記存放數量。次日領取時，收銀進行檢查封口和實際數量的完整性。3）收銀將一批次已開具完小票存根聯交回門店財務主管，機打小票每100份為一冊，裝訂成冊，加蓋封面；門店財務主管審核發票的連續性、開票的規范性，審核無誤在收銀的“發票領用歸還登記簿”上簽收，同時在自身的“門店發票領用收回15、登記簿”上進行登記工作。4）門店財務主管對于收回存根聯按序排列，并按月按號存放。小票存根聯在門店的保管期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發票管理員，上交小票時排列必須與領用時的批次一致，以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票5）公司發票管理員按門店按序號存放存根聯，便于以后查用。6）公司發票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致，發生不一致必須查明原因，發生遺失必須立即報分公司財務部副經理（核算）。7）小票遺失必須立即發布公告，通知相關倉庫人員，嚴密注意遺失小票，防止虛假提貨現象，發現用遺失小票提貨的，立即通知門店經理和財務主管，16、倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的，應及時和收銀人員核實，收款情況；如屬支票付款的，必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后，方可發貨。（四）獎懲條例1、獎勵條例1）每年對門店進行發票管理檢查，門店嚴格執行上述規定，安全有序完整的保管發票，發票的收發領用和監控嚴密清晰，發票庫存與登記簿一致，嚴格執行增票的調換工作，小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門店從不發生發票管理不善狀況的，對門店財務主管獎勵500元，由分公司財務副經理（分管核算）簽發；受獎勵的門店中，若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的，對門店收銀和臺帳獎勵100元，由門店財務主管提出申請，由分公司財務副經17、理（分管核算）簽發。2）發票管理員嚴格保管各類發票存根聯、抵扣聯，并對門店加強監控，存根聯保存有序、整齊，發票庫存量與登記簿一致，當年未發生發票遺失現象，對發票管理員獎勵500元。2、處罰條例1）不按實、完整、連續進行發票收發領用的登記工作，每發現一次對相關登記責任人（發票管理員、財務主管、收銀）扣罰100元，發現三次以上予以除名。2）未開具的發票隨意擺放，每發現一次，對保管責任人扣款100元，發現三次以上予以除名。3）發票存根聯保管凌亂、不按序排號、裝訂的，每發現一次，根據情節對門店財務主管扣罰50100元，發現三次以上予以除名。4）發生小票遺失的，對責任人每缺一份處100元以上罰款；造成公司損失的，必須全額賠償，情節嚴重的直接除名。5）虛開發票，對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款，并除名。6）開票不規范，視情況對開票人扣款10100元，造成損失的，除補償損失外，處損失金額30%以上不低于100元罰款。7）門店財務主管不按規定進行增票換票工作和保管待換取的增票的，每發現一次，對臺帳扣款100元。8）增票未經客戶或供應商簽字就交付的，對責任人扣款50元。四、適用與執行1、外省分公司門店財務主管一般為主辦會計或臺賬。2、上述規定均以商業類核算分公司為基礎，其他行業分公司參照執行。