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1、公司財(cái)務(wù)電算化管理制度附工作流程圖及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目錄第一章 總則3第二章 財(cái)務(wù)電算化組織管理制度3第三章 財(cái)務(wù)電算化操作使用管理制度5第四章 財(cái)務(wù)電算化操作記錄制度6第五章 帳務(wù)系統(tǒng)管理制度7第六章 系統(tǒng)維護(hù)制度10附錄 帳務(wù)系統(tǒng)工作流程圖11附錄 年初帳務(wù)工作流程圖12附錄 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)13附錄4 上機(jī)操作注意事項(xiàng)16第一章 總則 根據(jù)公司財(cái)務(wù)工作的特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況,為了確保財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性、及時(shí)性、安全性，特制訂本制度。本管理制度包括五個(gè)方面的內(nèi)容:2、組織管理制度、操作使用管理制度、操作記錄制度、帳務(wù)系統(tǒng)管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度。第二章 財(cái)務(wù)電算化組織管理制度為建立與日常運(yùn)行相適應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)，明確有關(guān)人員的職責(zé)、設(shè)備的配置及分工，明確人機(jī)關(guān)系、保證人機(jī)協(xié)作，制定本制度。一、財(cái)務(wù)電算化管理職責(zé)根據(jù)目前實(shí)際情況和實(shí)現(xiàn)電算化的需要，財(cái)務(wù)部需具備如下職責(zé)：系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)復(fù)核、數(shù)據(jù)管理。二、崗位職責(zé)財(cái)務(wù)部崗位和財(cái)務(wù)電算化職責(zé)對(duì)應(yīng)關(guān)系如下:1、系統(tǒng)管理（財(cái)務(wù)部經(jīng)理） （1）參與制定本公司財(cái)務(wù)電算化發(fā)展規(guī)劃； （2）根據(jù)財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際情況來建立本單位的財(cái)務(wù)電算化體系和核算方式。會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須符合會(huì)計(jì)制度與本單位核3、算管理的要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政部門和其他有關(guān)部門的要求； （3）負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，并保證和監(jiān)督系統(tǒng)的有效、安全和正常運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)生故障時(shí)應(yīng)及時(shí)查明原因，盡快糾正； （4）協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的關(guān)系； （5）負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立、完善以及系統(tǒng)建立中的各項(xiàng)初始化工作； （6）負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息資源（包括設(shè)備、軟件及文檔資料等）的調(diào)用，提出更新軟件的需求報(bào)告； （7）負(fù)責(zé)管理上機(jī)人員的使用權(quán)限。2、系統(tǒng)維護(hù)（公司信息管理員） （1）定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況； （2）負(fù)責(zé)監(jiān)督系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作； （3）按規(guī)定的程序?qū)?shí)施軟件的質(zhì)量性、適應(yīng)性和正確性進(jìn)行維護(hù)； （4）除4、實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。 3、數(shù)據(jù)錄入 （1）執(zhí)行財(cái)務(wù)部經(jīng)理和信息管理員對(duì)數(shù)據(jù)錄入的具體指揮和要求； （2）按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證，以生成機(jī)制憑證及帳本； （3）及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)； （4）嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)電算化管理中有關(guān)操作、使用的各項(xiàng)規(guī)定； （5）發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反映給財(cái)務(wù)部經(jīng)理和信息管理員。 （6）根據(jù)有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定，及時(shí)進(jìn)行對(duì)帳、結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年等工作 （7）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)，不允許任何人進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作；（8） 注意保管、查閱計(jì)算機(jī)操作記錄，5、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向信息管理員報(bào)告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔。 4、數(shù)據(jù)復(fù)核 （1）對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的憑證負(fù)責(zé)質(zhì)量把關(guān)，保證錄入憑證與手工憑證的一致性； （2）對(duì)已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲應(yīng)在次日復(fù)核完畢； （3）發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤，分析責(zé)任原因，通知有關(guān)人員進(jìn)行修改，總帳會(huì)計(jì)不得擅自修改； （4）復(fù)核后的憑證要加蓋本人印章，并對(duì)復(fù)核結(jié)果負(fù)責(zé)。 5、數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)復(fù)核的職責(zé)由成本會(huì)計(jì)和總帳會(huì)計(jì)分擔(dān)，在成本會(huì)計(jì)分管的帳戶錄入輸入，成本會(huì)計(jì)承擔(dān)數(shù)據(jù)錄入職責(zé)，總帳會(huì)計(jì)承擔(dān)數(shù)據(jù)復(fù)核的職能，反之依然。第三章 財(cái)務(wù)電算化操作使用管理制度操作使用管理為了避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正6、，同時(shí)保證財(cái)務(wù)電算化信息資源正確性、完整性和連續(xù)性，現(xiàn)就操作使用制定以下規(guī)定：、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、信息管理員、會(huì)計(jì)以及其他財(cái)務(wù)部有關(guān)人員有權(quán)上機(jī)操作本系統(tǒng)。2、上機(jī)操作人員必須使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，操作人員要定期修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題，操作人員和信息管理員有不可推卸的責(zé)任；3、上機(jī)人員必須按照各自的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；4、應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；5、不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；6、未經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理和信息管理員批準(zhǔn)，不能執(zhí)行格式化和刪除等命令；7、嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行7、游戲軟件；8、上機(jī)操作注意事項(xiàng)參見附錄。第四章 財(cái)務(wù)電算化操作記錄制度為更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結(jié)果等情況，為此規(guī)定如下：一、操作過程中若有問題則應(yīng)及時(shí)登記記錄，并向信息管理員報(bào)告。二、信息管理員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應(yīng)有明確記錄。對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須填寫運(yùn)行故障報(bào)告單，并向總經(jīng)理匯報(bào)。第五章 帳務(wù)系統(tǒng)管理制度本制度包括操作管理、帳務(wù)處理程序、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。一、操作管理制度、日常業(yè)務(wù)管理必須以自己的真實(shí)姓名進(jìn)入帳務(wù)系統(tǒng)，工作完畢后要及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作；不得將8、口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；原始憑證的審核：數(shù)據(jù)錄入人員在收到原始憑證后，應(yīng)首先根據(jù)公司有關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定審查其真實(shí)性和合法性，確認(rèn)無誤后，錄入系統(tǒng)記帳憑證的審核：財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)及時(shí)、認(rèn)真地審核憑證的規(guī)范性、清晰性，會(huì)計(jì)分錄和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性。如無誤后再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，審核制單人是否蓋章。要將審核后的憑證及時(shí)交會(huì)計(jì)復(fù)核；憑證錄入的管理：會(huì)計(jì)錄入憑證時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)潔、完整地錄入摘要，摘要要反映實(shí)際業(yè)務(wù)情況；及時(shí)進(jìn)行目錄（包括單位、部門、個(gè)人及支票）維護(hù)；復(fù)核后的記帳憑證必須打印輸出，和原始憑證一起裝訂存檔。、年度結(jié)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)應(yīng)依照年初帳務(wù)工作流程圖在新會(huì)計(jì)年度開始后的天內(nèi)完成年初結(jié)轉(zhuǎn)，根9、據(jù)公司現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度，運(yùn)用當(dāng)前在用系統(tǒng)的規(guī)則，正確地設(shè)置、調(diào)整全部級(jí)次的會(huì)計(jì)科目，年初余額在當(dāng)年記帳以前可以修改，當(dāng)年記帳以后如有調(diào)整，只能通過記帳憑證進(jìn)行，會(huì)計(jì)年度中間可以增刪會(huì)計(jì)科目，但對(duì)于已制單或記帳的會(huì)計(jì)科目不得修改或刪除，以上操作必須進(jìn)行書面登記。、其他任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要應(yīng)簡(jiǎn)明規(guī)范。在計(jì)算機(jī)填制的記帳憑證編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號(hào)出現(xiàn)間斷時(shí)，應(yīng)中斷號(hào)后的第一張憑證上注明間斷的編號(hào)，并在打印輸出的該張憑證上注明間斷的原因并簽字蓋章。數(shù)據(jù)復(fù)核必須在屏幕上直接對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的記帳憑證進(jìn)行復(fù)核簽字，同時(shí)要對(duì)打印輸出的記帳憑證或代用憑證簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是10、同一人，記帳憑證在記帳前，必須打印輸出科目匯總表，沒被匯總的記帳憑證不得登記入帳。出納人員可根據(jù)需要設(shè)輔助帳。信息管理員根據(jù)計(jì)算機(jī)使用和人員分工情況以及工作需要確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。每月電算化財(cái)務(wù)信息都都必須進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份是通過對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤副本來實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)的。備份前應(yīng)填寫備份數(shù)據(jù)登記簿，每月備份不得少于一次，此項(xiàng)工作由會(huì)計(jì)執(zhí)行。數(shù)據(jù)備份實(shí)行雙備份，備份軟盤應(yīng)分別存入在兩個(gè)地點(diǎn)，一份交會(huì)計(jì)，一份密封后交秘書存檔。 每年定期對(duì)備份數(shù)據(jù)整理，刻錄到光盤上存檔保存。二、嚴(yán)格遵循帳務(wù)處理程序、日常帳務(wù)處理程序見附錄帳11、務(wù)系統(tǒng)工作流程圖、年初帳務(wù)處理程序見附錄年初帳務(wù)工作流程圖三、關(guān)于帳簿打印、總帳及現(xiàn)金和銀行存款帳均可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)帳裝訂。出納人員每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)以庫(kù)存日?qǐng)?bào)表的形式打印輸出，并在表上簽字或蓋章后交財(cái)務(wù)部經(jīng)理，作為歸檔正式資料。、必須將儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的帳簿打印輸出為書面帳簿，打印明細(xì)帳進(jìn)，根據(jù)各明細(xì)帳的業(yè)務(wù)量滿頁(yè)打印，但每年年末必須將全部明細(xì)帳簿打印輸出，總帳數(shù)據(jù)必須每月打印。、各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)其分管明細(xì)帳及總帳的打印。會(huì)計(jì)年度終了時(shí)，按檔案交接制度及時(shí)交會(huì)計(jì)保存。、作為正式的帳簿不能有“查詢“字樣，否則為非正式帳簿。、各種輔助帳的打印可視管理上的需要隨時(shí)打印。第六12、章 系統(tǒng)維護(hù)制度為保證系統(tǒng)硬件設(shè)備在發(fā)生故障時(shí)能夠及時(shí)修復(fù),為增強(qiáng)系統(tǒng)軟件功能,提高軟件對(duì)新環(huán)境的適應(yīng)性而進(jìn)行修改和擴(kuò)充,制定本制度。1、系統(tǒng)維護(hù)由公司統(tǒng)一進(jìn)行,會(huì)計(jì)不允許修改程序,不允許對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行直接操作;信息管理員不允許進(jìn)行與系統(tǒng)維護(hù)、測(cè)試無關(guān)的數(shù)據(jù)操作。2、軟件維護(hù)工作應(yīng)在財(cái)務(wù)經(jīng)理的參與和控制下進(jìn)行,需經(jīng)執(zhí)行董事的審批方可進(jìn)行。3、維護(hù)工作應(yīng)在不能影響系統(tǒng)正常運(yùn)行前提下進(jìn)行,為了確保維護(hù)修改的正確性,消除因修改給工作帶來的不連續(xù)性,應(yīng)對(duì)修改工作持謹(jǐn)慎態(tài)度,修改后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試方可正常運(yùn)行。4、做好日常維護(hù)記錄,包括維護(hù)目的,內(nèi)容及出錯(cuò)原因等,為今后的操作提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。附錄 帳務(wù)系統(tǒng)13、工作流程圖附錄 年初帳務(wù)工作流程圖附錄 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)一、備用金、按規(guī)定的要求填制憑證；、及時(shí)進(jìn)行目錄維護(hù)，嚴(yán)格控制分戶；、定期按部門、經(jīng)辦人、金額等打印欠款金額表；、按借款不超過一個(gè)月為限及時(shí)催交報(bào)銷；、當(dāng)日業(yè)務(wù)不拖至次日；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。二、現(xiàn)金、認(rèn)真核對(duì)手工憑證與輸入計(jì)算機(jī)憑證的一致性；、每天必須結(jié)帳，與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)；、嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，按庫(kù)存限額存儲(chǔ)；、當(dāng)日業(yè)務(wù)不拖至次日；、每日打印庫(kù)存日?qǐng)?bào)表，一份交財(cái)務(wù)部經(jīng)理，一份自己保存，對(duì)現(xiàn)金日記帳要求滿頁(yè)打印。三、支票管理、新購(gòu)入支票首先按整本、分帳戶一次錄入，待支票使用時(shí)修改日期、限額及用途、使用部門及個(gè)人；、報(bào)帳時(shí)及時(shí)核銷支票；、月末按14、部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報(bào)銷；、作廢支票應(yīng)隨正式支票一起作為憑證附件。四、銀行存款、隨時(shí)錄入銀行對(duì)帳單；、根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款的標(biāo)準(zhǔn)摘要，審核未記帳銀行明細(xì)帳；、根據(jù)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳進(jìn)行對(duì)帳，對(duì)帳后打印出余額調(diào)節(jié)表；、對(duì)于單位未達(dá)帳項(xiàng)要求按部門、經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送交各部門催辦；銀行未達(dá)帳，及時(shí)送開戶銀行查實(shí)；、當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日錄入。五、預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、按制定的標(biāo)準(zhǔn)正確錄入；、根據(jù)往來單位的變化及時(shí)進(jìn)行目錄維護(hù)，每月整理一次，于每月日前交會(huì)計(jì)錄入；、根據(jù)管理的需要，每月進(jìn)行一次帳齡分析；、隨時(shí)與經(jīng)營(yíng)部核對(duì)應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供欠款單位及金額，通知有關(guān)部門清理債15、權(quán)、債務(wù)；、定期（每月一次）對(duì)單位往來帳進(jìn)行核對(duì)；、經(jīng)常與對(duì)方單位進(jìn)行帳目核對(duì)；、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來帳戶分戶；、要對(duì)每月發(fā)生的匯款、匯票等支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，于次月日前交財(cái)務(wù)部經(jīng)理；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。六、費(fèi)用、按有關(guān)規(guī)定正確地錄入憑證；、及時(shí)進(jìn)行部門目錄維護(hù)，每月整理一次，并于每月日前交數(shù)據(jù)錄入員；、根據(jù)管理需要，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門、分項(xiàng)目列出節(jié)約與超支數(shù)額；、結(jié)合所用電子報(bào)表，填好費(fèi)用分配表，反饋到有關(guān)部門；、屬普通帳，統(tǒng)一打印。七、固定資產(chǎn)、及時(shí)與固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì)；、定期與設(shè)備處有關(guān)人員核對(duì)固定資產(chǎn)增減情況；、帳簿打印按普通帳統(tǒng)一打印。八、在建工程、按資金來源及用16、途及時(shí)進(jìn)行核對(duì)；、通過所用電子報(bào)表，建立專項(xiàng)資金管理報(bào)表，反映專項(xiàng)資金使用情況；、及時(shí)進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)；、屬普通帳，帳簿統(tǒng)一打印。九、其它總帳科目、嚴(yán)格執(zhí)行新會(huì)計(jì)制度、新稅制，正確設(shè)置會(huì)計(jì)科目；、按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容；、及時(shí)核對(duì)總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符；、準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額；、隨時(shí)提供長(zhǎng)期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時(shí)間、支付利息情況；、按公司投資的構(gòu)成，掌握“長(zhǎng)期投資”科目?jī)?nèi)容及投資收回情況；、對(duì)于普通帳，可統(tǒng)一打印。附錄4 上機(jī)操作注意事項(xiàng)一、開機(jī)步驟、打開電源開頭；、打開電源開關(guān)；、打開打印機(jī)開關(guān)；、打開顯示器開關(guān)；、打開主機(jī)開關(guān)。二、關(guān)機(jī)步驟、關(guān)上主機(jī)開關(guān)；2、關(guān)上顯示器開關(guān)；、關(guān)上打印機(jī)開關(guān)；、關(guān)上電源開關(guān)；、關(guān)上電源開關(guān)。三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)要間隔一至二分鐘。四、停電后不間斷電源會(huì)發(fā)出警告聲，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤，通過鍵退出。五、使用鍵盤時(shí)要輕擊，切記不可重打。