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1、藥業公司總經理辦公室管理制度（公章、名片、對外接待）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總經辦管理制度第一章 工作職責1 總經辦直接對總經理負責。2 負責日常文電的處理和文稿的審核工作，準確迅速、安全地對公文進行處理，并對文稿進行把關。3 做好會務工作，包括會議的審批、通知、材料、服務、記錄、紀要整理、文件立卷等等。4 搞好查辦、催辦。對總經理批示的重要事件要抓好，落實，并及時匯報查辦情況。5 協助總經理安排好工作布局。對重點工作，重要會議和活動提出合理方案，供總經理參考。6 做好總經理決策前的準備工作，收集必要信息并2、做好信息收集分析工作，提供可靠依據、參考、建議和方法；在決策過程中，做好控制工作。根據情況，及時提出補充、調整性意見，在決策貫徹落實后，做好總結評估工作并提出完善化措施。7 做好文件的保管、保密工作。8 搞好后勤保障等服務工作。9 做好公司各內外有關單位的溝通協調工作。10 完善法律意識及框架，從律師角度完善各部合同，加強公章管理。第二章 監督職能第一節 監督職能1) 對各部門行為規范執行情況進行檢查、監督，對各部門各崗位員工的行為進行巡查，督促員工在部門的一切行為活動均嚴格按行為標準執行。2) 對各科室崗位制度執行情況、工作完成情況進行不定時的核查；必要時將進行跟蹤調查，調查各科室匯報情況或3、數據的真實性。3) 對科室與科室、科室與部門之間的工作程序進行核查。4) 查實各級之間的工作協調情況，找出因程序不當而影響公司正常經營的原因，進而督促具體科室或部門及時進行解決，對已造成損失的情況寫成書面報告交總經理。5) 采取抽樣調查、尋訪供應商、參照對比價格等方式對采供部供應物料價格的合理性進行核查。6) 通過現場調查或根據各部門的反饋情況對經營過程中所出現的問題解決的及時性進行監督。 7) 對公司所有人員考勤制度執行情況進行監督。第二節 促進職能1) 促進各部門嚴格按已制定的行為、語言標準進行經營活動，規范員工行為、使公司運作得到有力的控制。2) 促進各級部門就經營問題進行積極有效的溝通4、和協調，以便及時有效地解決各類問題。3) 促進各類供應物料的價、量得到有效的控制，找出價效之間的關系，以便降低生產成本。4) 通過監督和培訓方案的實施促進員工行為規范、操作技能、業務知識得以不斷的提高。5) 能在部門與科室之間建立一個協調解決問題的平臺。6) 修訂相應的行為標準和不符合公司經營實際需要的工作程序。7) 對公司日常各類事務進行協調。8) 對公司所有人員的月績效進行協助考核。9) 通過現場檢查情況決定員工的培訓內容。10) 對各部門的承諾內容進行督促。第三章 對外接待第一節 接待原則接待應遵循“平等、對口、節約、周到、保密”的原則,使客人高興而來、滿意而去：1. 平等原則。對來賓無5、論職務高低，都要平等相待，落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。2. 對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調。3. 節約原則。招待來賓不鋪張浪費，不重復宴請（根據客人具體情況而定）。4. 周到原則。接待程序應銜接周密，接待方式應完善；以禮相待，熱情、周到。5. 保密原則。向來賓介紹情況，注意保守公司機密。重要會議要有記錄。巧妙回避敏感或不宜回答的問題。第二節 接待部門第一條 總經辦負責公司辦公場所的前臺接待工作。總經辦及各部門為公司負責接待的職能部門（對口接待）。第二條 遇到重大接待工作和活動，協助總經理協調各相關部門、機構共同做好此項工6、作。第三節 接待規格、內容和程序第一條 接待規格：1. 高規格接待：陪客比來賓職務高一些。適用于政府部門、金融機構、稅務部門、工商部門、新聞單位派員來人；其他企事業單位來員洽商重要事宜等情況；2. 對等接待：陪客與來賓職務相同。適用于一般性接待活動；3. 低規格接待：陪客比來賓職務低一些。適用于經常性業務往來。第二條 接待內容：前臺接待，工作接待，重大接待。第三條 前臺接待程序：1. 前臺接待來訪時應使用普通話。對來訪客人應主動招呼，禮貌大方，熱情周到。問清來訪目的、被訪部門及人員，是否預約，并通知相關部門及人員。如被訪部門及人員不愿接待，需婉言向客人解釋。2. 對需要會見公司高層領導的客人，7、一定要問清事先有無預約，并請示被找總經理是否接見；對重要客人要引領到會客室。3. 請來訪人員填寫訪客登記簿時應做到以禮相待，有理有節。4. 遇到外來公務檢查人員(公安、工商、稅務、消防、衛生等)，前臺人員應及時報告有關部門接待陪同。5. 不以衣著取人，不得譏諷客人，不與客人爭辯。第四條 工作接待程序：1. 接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務、目的、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。2. 布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，并報請總經理批準。3. 迎接安排。根據來賓身份、人數、性別、預訂招待所或賓館，定好伙食標準，安排好進餐方式、時間、地8、點，按抵達時間派人派車迎接。4. 看望、商議日程。來賓住下后，公司有關人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和詳細目的，商定活動日程并通知有關部門。5. 安排有關領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。6. 組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場；對重要的檢查活動，安排匯報、座談會。7. 根據情況，安排宴請、文藝晚會、參觀游覽等。送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿賬目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。第五條 重大接待工作：由公司高層領導親自組織，總經辦和相關責任部門負責實施。1. 公9、司高層領導布置任務；2. 總經辦和相關責任部門擬定實施計劃及費用預算，報公司高層總經理審批；3. 按計劃實施接待；4. 接待工作完畢，總經辦及相關責任部門及時總結，形成書面報告。第四節 票務及酒店預訂第一條 為規范機票、火車票及酒店預訂管理程序，特明確本規定。第二條 公司總經理、副總經理、部門經理，預訂機票可在總經辦辦理。收到機票后可付現金或寫借條交總經辦，出差回來后三天內將機票交總經辦沖帳。如機票遺失，自行到財務部沖賬。第三條 其它人員出差，需總經辦代訂機票、火車票的，需向總經辦付現金。總經辦不予掛帳、墊款。第四條 所有出差人員預訂酒店必須經總經辦統一辦理并事先填寫“訂房單”，寫清姓名、職務10、人數，房型等。第五條 訂普通酒店的客房需部門經理簽字后由總經辦審核辦理。訂高級酒店的客房，需由總經理簽字同意。第六條 因公司工作需要需預訂酒店會議室的，由總經理簽字同意后辦理。第七條 如遇總經理出差，可通過電話確認后由總經辦辦理預訂。并由總經理補辦簽字手續。第四章 公章管理第一條 公司公章由總經辦專人管理，如管理公章人員有事外出，交由總經辦其他人員代管。第二條 公章使用實行審查、登記說明制度。普通文件（通知、證明、招標資料等）由公章管理員審查后并進行登記方可蓋章。第三條 合同、協議須由總經理簽字方可蓋章。如總經理外出，需由總經理電話通知公章管理員方可蓋章，并由總經理事后補辦簽字手續。第四條 11、未經總經理允許，不得在空白文件、公函上蓋章，如有特殊情況，必須由當事人預先請示并說明情況。第五條 如有機密文件不能交公章管理員審閱，必須由總經理附情況說明并簽字。第六條 不得將公章外借，特殊情況需將詳細情況說明及用章人員名單報總經理審核后交總經辦備案方可借出。第七條 總經辦有權對存在違反公章管理制度、違反公司制度和存有疑慮的文件拒絕蓋章。第八條 蓋章必須在總經辦內進行，不得以任何理由借到其他辦公室。第五章 名片管理第一條 公司印制名片的范圍：部門經理以上的級別，部門工作人員因工作需要而需要印制名片的由部門經理批準。第二條 名片格式：公司名片格式統一化，由公司總經辦和行政部依據企業形象規劃設計。第三條 名片印制程序：公司總經辦統一負責對外印制名片的印制工作(經營二部業務名片由經營部負責印制)。印制名片申請者填寫名片印制申請單，經部門經理審批后由總經辦負責安排采供部印制。名片印制需要檢查名片職務與實際職務是否相符，是否有印刷差錯。 第四條 名片英文使用須符合國際慣例和規范要求。 第五條 名片使用：名片使用須恰到好處，不可濫用，合理掌握使用范圍。掌握名片遞送禮儀和交換規則。第六條 公務、客戶名片須在公司內共同使用，不得據為私人所有。