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1、對外經濟貿易公司業務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1 目的、綱要及適用范圍42 業務的分類及組織設置43 業務工作管理53.1 業務及業務資金計劃53.1.1 目的及意義53.1.2 種類53.1.3 計劃內容53.1.4 計劃撰寫及提交程序：53.2 工作計劃及執行匯報53.2.1 目的53.2.2 計劃制定時間53.2.3 計劃的內容63.2.4 計劃撰寫及提交程序63.2.5 計劃執行匯報63.3 工作交流與總結63.3.1 目的63.3.2 類型63.3.3 組織方式63.3.4 程序64 客2、戶管理74.1 客戶的定義74.2 客戶的拓展74.2.1 種類74.2.2 原則74.2.3 責任74.3 客戶檔案管理74.3.1 原則74.3.2 內容74.3.3 責任人74.4 查看權限74.5 客戶分析與評審84.5.1 種類84.5.2 責任人84.5.3 程序84.6 客戶政策的制定84.6.1 內容84.6.2 依據84.6.3 原則84.6.4 責任人84.6.5 程序84.7 客戶服務94.7.1 種類94.7.2 內容95 供應商管理95.2 供應商的拓展95.2.1 種類95.2.2 選擇供應商的原則95.2.3 責任95.3 供應商檔案管理95.3.1 原則95.33、.2 內容105.3.3 管理責任人：分為填寫人和保管人兩類。105.3.4 查看權限105.4 供應商分析及評審105.4.1 種類105.4.2 責任人及程序105.5 供應商政策的制定105.5.2 依據115.5.3 責任人116 合作關系管理116.1 報關公司、運輸公司、倉庫116.1.1 選擇原則116.1.2 合同要求116.1.3 合作公司檔案116.1.4 合作公司評審126.2 政府機關126.2.1 定義126.2.2 主要工作126.2.3 責任人126.2.4 檔案管理127 應收帳款管理137.1 定義137.2 責任人137.2.1 產品經理應對每筆業務所涉及的4、應收賬款進行記錄；137.3 管理要求138 單證管理138.2 單證的管理要求138.2.1 印制138.2.2 填寫、審核和備案138.2.3 保管138.2.4 查看148.2.5 借用149 合同管理149.1 合同的簽訂149.1.3 部門經理作為簽約代表對外簽訂業務合同。149.2 合同的保管159.2.1 所有合同正本由行政部統一歸檔保存。159.3 合同的查詢1510 理賠處理1510.1 原則1510.2 程序1511 業務流程管理1511.1 原則1511.1.1 公司所有的程序文件需經總經理批準后方可實施。1511.3.1 原則1611.3.2 程序1612 附則16125、.1 本制度經總經理簽署后生效，并開始實施。16xx公司外貿業務管理制度1 目的、綱要及適用范圍1.1 為了規范與提升xx對外經濟貿易有限公司外貿業務管理，提高公司運營效率與質量，促進公司戰略計劃的實現，特制定本制度。1.2 本制度包括業務的分類及組織設置、業務工作管理、客戶管理、供應商管理、合作關系管理、應收帳款管理、單證管理、合同管理、理賠處理、業務流程管理及處罰意見等內容。1.3 本制度適用于xx對外經濟貿易有限公司及下屬各從事外貿業務的公司。1.4 本制度由公司*部門負責擬定，其解釋權及修改權屬*部門。1.5 本制度從xx 年 月 日起執行。2 業務的分類及組織設置2.1 公司外貿業務6、包括進口和出口兩部分，分別由業務一部、二部和出口部負責管理與發展。其中，業務一部和二部同時從事出口與進口業務。2.2 各部門在部門經理的領導下做好行業領域拓展、客戶開發與維護、業務的執行等事宜。努力為公司創造更多的長期盈利與發展機會。2.3 業務部門內部按產品系列設產品經理職，負責該產品系列的開拓、客戶發展與維護及業務合同的履行。單證管理作為后臺工作，應及時、準確做好單證收、發、存工作，為業務的開展提供支持與監督。3 業務工作管理3.1 業務及業務資金計劃3.1.1 目的及意義為了配合公司業務戰略的推進，確保業務開展的前瞻性和有序性，加強公司相關部門間的協作與溝通，有效控制業務發展進程，并為業7、績考評和工作總結提供科學的依據，公司業務部門需制定業務計劃。3.1.2 種類業務計劃分年度計劃和月度計劃兩類。年度計劃應在上年12月底前完成；月度計劃應在上月 日前完成。3.1.3 計劃內容包括業務范圍、業務量、業務量分布情況、資金占用情況、毛利情況等，具體內容詳見附錄業務計劃表、業務資金表。3.1.4 計劃撰寫及提交程序：3.1.4.1 每年 月 日及每月 日前，產品主管負責完成年度或月度業務計劃和業務資金計劃的撰寫并提交部門經理審核；3.1.4.2 月 日及每月 日前，部門經理匯總主管提交的計劃后進行部門內平衡、調整，并制定部門年度/月度業務計劃，向總經理提交；3.1.4.3 總經理對各部8、門計劃進行審核，提出調整意見。 月 日及每月 前，部門經理完成調整，報總經理審定；3.1.4.4 計劃經總經理同意后，由業務部經理負責業務的實施，同時業務資金計劃交財務部制定公司資金計劃。（詳見制定資金計劃程序文件） 3.2 工作計劃及執行匯報3.2.1 目的 為了配合業務計劃的實施，加強工作管理的規范性，有效控制工作進度與質量，為相關領導進行工作指導或檢查提供依據，各位員工均需制定工作計劃并記錄實際執行情況。3.2.2 計劃制定時間工作計劃以周為計劃單位周期，每周五制定下一周計劃。3.2.3 計劃的內容主要工作內容、涉及人員、時間安排等等，見附錄工作計劃表。3.2.4 計劃撰寫及提交程序每周9、五上午，業務部所有人員根據部門月度業務計劃及相關業務發展情況撰寫個人工作計劃，提交上級領導審閱；下午，相關領導將審閱意見通知直接下屬，進行必要的調整，得到批準簽字后執行。3.2.5 計劃執行匯報每天工作完成后，各員工須填寫計劃完成情況。一周工作結束后交上級領導，上級領導審閱后對其工作完成情況做出評價。如有必要，上級領導可隨時抽查工作執行記錄。3.3 工作交流與總結3.3.1 目的為了對階段性工作情況及時總結與回顧，交流方法和經驗，以提高工作效率及質量，并對下階段工作開展提供指導，各部門應定期進行工作交流與總結。3.3.2 類型工作交流與總結分年度與月度兩類。每月日各業務部門對上月工作進行小結，10、每年一月對上年工作作總結。3.3.3 組織方式由業務部門經理主持，部門全體成員參加。3.3.4 程序3.3.4.1 每月 日前，個人對上月工作情況做簡單的書面總結，交直接上級；年度總結應在每年一月 日前完成并提交。3.3.4.2 日前，相關人員對直接下屬的總結作評價并提出建議和希望；部門經理根據下述總結，撰寫部門月度/年度工作總結。3.3.4.3 日，召開由部門經理主持、部門全體成員參加的總結會議，評價上階段工作情況，交流經驗和方法，回顧公司或部門內發生的重要事件或其他重大事項，并提出下階段工作重點。3.3.4.4 日前，部門經理將部門工作總結交總經理審閱。審閱后備案保存。4 客戶管理4.1 11、客戶的定義公司進出口貿易分自營和代理兩類。自營業務的客戶指購買xx公司所提供產品的合法經營者；代理客戶指委托xx公司完成進出口事務的合法經營者。4.2 客戶的拓展4.2.1 種類客戶拓展包括新客戶的發展和原有客戶業務范圍的發展兩類。4.2.2 原則4.2.2.1 客戶的拓展應本著成本效益原則，并重視行業優勢的培養與發展。4.2.2.2 對于現有業務量較大、未來發展潛力較大或客戶所處行業是公司未來發展重心的客戶應進行重點拓展。4.2.2.3 為了降低經營成本與風險，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎設施狀況）等應作為是否列為開拓重點的依據之一。4.2.3 責任各產品經理負責客戶拓展工作12、；部門經理進行督導，必要時提供一定的支持。對于非常重要或發展難度較高的客戶，可向總經理申請支持。4.3 客戶檔案管理4.3.1 原則4.3.1.1 對所有的客戶都應建立相應的檔案；4.3.1.2 客戶檔案必須及時、完整、真實地反映客戶信息：每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；客戶基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。4.3.2 內容客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評審意見及客戶政策記錄等內容。（見附表）4.3.3 責任人4.3.3.1 產品主管負責做好客戶檔案的記錄與整理，并按時向部門經理提交；4.3.3.2 部門經理負責督導產品經理做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔13、案的匯總與管理，接受總經理審查，同時確保客戶檔案的安全性。4.4 查看權限4.4.1 產品主管只可查看所轄業務范圍內的客戶檔案。4.4.2 部門經理只可查看本部門的客戶檔案。4.4.3 總經理可對所有業務部門的客戶檔案進行檢查。4.5 客戶分析與評審4.5.1 種類4.5.1.1 客戶評審分年度定期評審與特殊要求評審兩類。4.5.1.2 對于長期穩定的客戶，在每年年底進行統一分析與評審；對重要的新客戶，或業務量發生反常波動的客戶，應組織特殊要求評審。4.5.2 責任人4.5.2.1 產品主管根據客戶檔案，主持分析、評審工作的開展。并提交相應的分析報告、應對措施及工作計劃，為客戶政策的制定、客戶14、服務的實施及業務的拓展提供依據。4.5.2.2 業務員及財務主管應配合提供必要的客戶信息及評審意見。4.5.2.3 部門經理對客戶評審結果及相應的分析與改善措施進行審核，確定本部門客戶等級及相應的實施措施。4.5.3 程序詳見客戶評審程序文件4.6 客戶政策的制定4.6.1 內容客戶政策包括提供給客戶的價格、結算方式、服務及其他待遇等內容。4.6.2 依據客戶政策應根據客戶評審的結果、公司發展戰略及相關管理制度而制定。4.6.3 原則根據不同的客戶評級，制定差異化措施。應重視重點客戶的維護與發展，為其提供附加值較高的服務。必要時，部門經理或總經理應親自拜訪或接洽。4.6.4 責任人部門經理負責15、主持客戶政策的制定；產品經理可提出相關建議或意見；總經理負責對客戶政策進行審核，提出改善建議。4.6.5 程序詳見指定客戶政策程序文件4.7 客戶服務4.7.1 種類4.7.1.1 客戶服務包括售前、售中和售后三部分，分常規服務和特殊服務兩類。4.7.1.2 根據客戶評審結果，對一般客戶提供常規服務，對重點客戶提供特殊服務。另外，可根據業務實際情況，為客戶提供相應的特殊服務。4.7.2 內容4.7.2.1 常規服務售前：主動拜訪或聯系客戶，建立合同關系；禮貌地接受客戶詢問或調價等要求，并及時給予回復；售中：合同執行過程中，與客戶保持較密切的聯系，就合同進展情況進行必要的溝通；對客戶提出的質詢進16、行解答或說明；售后：追蹤產品情況及客戶需求，提供必要的支持。4.7.2.2 特殊服務應根據客戶具體情況和公司的現有能力酌情提供。5 供應商管理5.1 定義：供應商是指在與公司簽訂供銷合同中處于供貨方地位的合法經營者。5.2 供應商的拓展5.2.1 種類供應商的拓展分為發展新供應商和拓展原供應商業務領域兩類。5.2.2 選擇供應商的原則同種產品不集中于一家供應商；同種產品供應商地域分布不過于集中；資信度較高；價格或結算方式較優惠；交通便利。5.2.3 責任供應商的拓展由業務部門的產品主管主要負責；部門經理進行督導，并提供必要的支持。5.3 供應商檔案管理5.3.1 原則5.3.1.1 公司所有供17、應商（包括未發生實際業務的供應商）均應建立相應的檔案，保存供應商信息。5.3.1.2 供應商檔案必須及時、完整、真實地反映供應商信息信息：每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；供應商基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。5.3.2 內容包括基本信息（供應商名稱、地址、聯系人、聯系電話等）、業務信息（業務合同履行情況等）、供應商分析評審意見、供應商政策等，詳見附錄供應商檔案。5.3.3 管理責任人：分為填寫人和保管人兩類。5.3.3.1 產品主管負責供應商檔案的填寫。基本信息在與供應商建立關系或供應商內部有所調整時填寫，業務信息在每個業務合同實現后填寫。5.3.3.2 業務部經理負責供18、應商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和保密性，并督促產品主管及時填寫供應商檔案。5.3.4 查看權限產品主管只能對其負責的供應商檔案信息進行查看；業務部經理對本部門檔案信息有查看權；總經理可以查看所有檔案。5.4 供應商分析及評審5.4.1 種類5.4.1.1 供應商評審分為定期評審與特殊要求評審兩類。5.4.1.2 對于長期穩定的供應商，在與其簽訂年度（或較長期限）合同/協議前，需組織定期評審；5.4.1.3 對將建立合作關系的新供應商或產生業務量反常波動等特殊情況的原供應商，可以在需要時即組織特殊要求評審。5.4.2 責任人及程序5.4.2.1 由業務部門經理負責組織；5.4.2.219、 產品主管對其負責的供應商在評審時間段內的業務情況進行匯總分析，撰寫分析報告、提出應對措施，并提交部門經理。5.4.2.3 業務員和財務主管應配合提供必要的信息或建議。5.4.2.4 部門經理根據審核各客戶評審報告，對本部門供應商進行統一評級，并確定應對措施。5.5 供應商政策的制定5.5.1 制定的時間：每一次分析及評審后即制定相應的供應商政策。5.5.2 依據客戶評審結果、業務發展要求、相關管理制度。5.5.3 責任人由業務部門經理主持供應商政策的制定；產品主管和財務主管可提出相關建議；總經理負責進行審核，提出改進意見。6 合作關系管理6.1 報關公司、運輸公司、倉庫6.1.1 選擇原則部20、門經理負責根據服務質量、價格、信譽、地理位置等因素選擇合適的報關公司、運輸公司及倉庫、。必要時進行多家比較，并設定一段考察期。 對于客戶指定運輸公司應對其信譽、服務質量等進行考察，提出獨立意見，供客戶參考。對于有特殊要求的倉庫，也應盡可能擇優選用。6.1.2 合同要求6.1.2.1 在對報關公司、運輸公司或倉庫進行考察期間，可按月簽訂委托合同；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同。6.1.2.2 合同應明確規定服務要求（時間、交貨地等）、交接手續和相關單證、結算方式、違約責任、賠償要求等內容，并經法律顧問審核、總經理批準后方能生效。6.1.2.3 涉及合同糾紛，由部門經理首先與相關人員交涉，并請21、法律顧問提供相應支持。6.1.2.4 對于需解除或提前終止合同的現象，部門經理應負責向總經理提出申請，內容包括原因、可能的后果、備選報關公司信息等。經總經理批準后，聽取法律顧問建議，并由部門經理負責對外交涉。6.1.3 合作公司檔案6.1.3.1 內容包括報關公司、運輸公司及倉庫基本信息、每筆業務執行情況、評審意見等。6.1.3.2 責任人6.1.3.2.1 負責處理報關、運輸或倉儲事務的人員應對各筆業務的報關執行情況進行記錄，并在年終評審時提出相應的意見和建議。對違約或突發事件應及時向部門經理匯報。6.1.3.2.2 部門經理應督導相關責任人做好報關公司、運輸公司及倉庫檔案整理，負責對基本信22、息的變更及時記錄，并提出調整方案。若涉及合同條款的更動，必須報總經理審批、法律顧問審核。6.1.4 合作公司評審6.1.4.1 考察期滿，部門經理聽取相關意見并做好評審，決定是否簽約、并記錄歸檔。6.1.4.2 年終由部門經理組織對合作公司進行評審，決定是否續約及合同相關條件，做好記錄，并向總經理匯報。對于客戶指定的合作公司，也應提出評審意見，向客戶提交。6.2 政府機關6.2.1 定義政府機關包括外經貿委、海關、機電辦、外管局等與公司外貿業務有較高相關性的政府單位。6.2.2 主要工作6.2.2.1 及時做好相關申報、審批手續，符合法律法規規定。6.2.2.2 加強與政府機關的聯系，建立良好23、的關系。6.2.2.3 及時、合理處理政府機關的內部調整或其他突發事件。6.2.3 責任人6.2.3.1 業務人員應根據業務流程規定，按時赴政府機關完成有關操作手續。6.2.3.2 公司指定責任人負責加強與政府機關的溝通，建立良好的關系。6.2.4 檔案管理6.2.4.1 內容各政府機關的基本信息、聯系人情況、業務與之配合情況、相關事件分析總結、重要人事或管轄范圍調整的應對方案等。6.2.4.2 責任人由指定責任人負責記錄整理各政府機關相關檔案；對政府關系進行分析總結；對突發事件或重大調整提出應對措施等。并接受總經理審查。7 應收帳款管理7.1 定義應收帳款泛指貨款、稅款、運費、倉儲費等在合同24、中規定由客戶支付給xx公司的款項。7.2 責任人7.2.1 產品經理應對每筆業務所涉及的應收賬款進行記錄；根據合同，提示客戶按時付款，并及時通知財務部準備收款；根據財務主管的反饋，對到期未付或逾期未付賬款進行催討。7.2.2 財務部應配合業務部做好收款工作，由財務主管及時反饋收款情況。7.2.3 部門經理督導產品經理做好催收工作，并對本部門所有應收帳款情況負責。7.3 管理要求7.3.1 業務部應記錄每筆應收帳款，并及時通知財務和客戶準備收付款。7.3.2 對所有的賒帳業務，業務部與財務部應定期對賬，發現問題，及時糾正。7.3.3 對拖欠的應收帳款應加強催討力度，密切注意客戶動向、并注意方式方25、法，直至貨款收到或委托律師提請法律訴訟。（對于是否提請訴訟，業務部和財務部應根據公司資金狀況與客戶財務及營運狀況進行溝通，并報總經理審批。）8 單證管理8.1 單證的分類：公司業務單證分外部單證和內部單證兩類，外部單證是指由公司以外單位制定并使用的，內部單證是指由公司制定并在公司內部使用和流轉的。8.2 單證的管理要求8.2.1 印制公司單證的印制應由使用部門提出申請，行政部統一聯系印制。8.2.2 填寫、審核和備案公司單證的填寫、審核和備案的流轉程序按照公司業務流程相關文件的要求執行，詳見附錄程序文件。8.2.3 保管8.2.3.1 空白單證：由使用部門指定專人負責保管，領用時須辦理簽字領用26、手續，領用記錄留存備案。 8.2.3.2 原始單證的保管：外部結算單證由財務部保管，其他外部單證由相關業務部門保管；內部單證按照單證使用說明，各留存部門負責保管各自留存的聯次。各部門須指定專人負責單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規定的時限內不得銷毀。8.2.3.3 單證復印件的保管：單證的復印件由收件人負責保管，保證復印件的完好、不缺失，在規定的時限內不得銷毀。8.2.4 查看8.2.4.1 責任單證保管人應確保單證的保密性和安全性。必須根據公司權限規定，提供查看人員相應的查看內容，并做好登記手續（記錄須留存）。8.2.4.2 權限的設定業務員只能查看經辦業務的相關單證；產品主管或客戶27、主管只能查看其負責范圍內的相關業務單證；業務部經理只能查看本部門業務的相關單證；財務主管只能查看其負責的業務范圍內的相關單證；總經理和財務部經理可以查看所有單證。8.2.5 借用8.2.5.1 無特殊情況，單證不得外借；8.2.5.2 借用者須辦理借用手續，由總經理簽字認可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時返還。 9 合同管理9.1 合同的簽訂9.1.1 所有與業務相關的合同都由法律顧問負責擬定合同范本。業務部根據范本填寫數量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內容。9.1.2 合同條款的變動或附加條件的提出都需經法律顧問審核，報總經理批準。9.1.3 部門經理作為簽約代表對外28、簽訂業務合同。9.1.4 行政部對合同簽訂是否履行了必要手續進行審核后方可蓋章。具體程序詳見合同簽訂及新合同簽訂程序文件。9.2 合同的保管9.2.1 所有合同正本由行政部統一歸檔保存。9.2.2 業務部和財務部各留一份合同副本，分別由業務部單證員和財務主管負責保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。9.3 合同的查詢9.3.1 產品經理只可對所轄業務范圍內的合同進行查詢。9.3.2 部門經理只可對本部門所涉業務的合同進行查詢。9.3.3 財務主管只可對所轄公司或業務的合同進行查詢。9.3.4 總經理和財務部經理可對所有業務合同進行查詢。10 理賠處理10.1 原則10.1.1 合同條款中應29、明確界定理賠責任和相關手續，充分預計可能的風險并加以合理防范。10.1.2 發生理賠時，應在法律顧問的指導下，及時追索相關責任方的責任，以盡量降低公司損失。10.1.3 理賠處理應以合同條款為依據，首先進行協商；協商不成尋求調解或仲裁；最后提請法律訴訟。10.2 程序按照具體處理方法的規定程序執行，執行過程由業務部經理負責，須法律顧問參與或支持。11 業務流程管理11.1 原則11.1.1 公司所有的程序文件需經總經理批準后方可實施。11.1.2 各部門各崗位應嚴格按照業務流程規定執行各項工作。如有特殊情況需調整，應向流程總責任人匯報，獲得批準后方可執行。11.2 具體業務流程及責任界定（詳見30、外貿業務程序文件）11.3 流程的制定與調整11.3.1 原則11.3.1.1 公司所有人員均可提出制定或調整要求；11.3.1.2 流程的制定與調整須按照公司規定的程序進行；11.3.1.3 新制定或調整的流程若與公司管理制度的原則性條款相沖突，須報總經理審批，得到批準后方可修改有關制度條款，并報總經理審定。若總經理對修改制度意見予以否決，則應調整流程使之符合公司制度。11.3.2 程序按照公司統一規定執行，具體內容詳見附錄流程的撰寫與調整程序文件。12 附則12.1 本制度經總經理簽署后生效，并開始實施。12.2 公司所有員工都必須遵守本制度。各部門人員在直接領導的督導下嚴格執行制度。總經理對部門經理的執行情況進行監督考核。12.3 若擅自違反制度規定，應予以懲罰（按公司統一的處罰措施執行）。對公司造成經濟損失的，還應承擔相應的經濟責任。12.4 違規人員的直接上級對下屬的違規現象應承擔一定的經濟或行政責任。（按公司統一的處罰措施執行）12.5 本制度附屬文件包括進出口業務程序文件、合同及客戶管理程序文件、制定資金計劃程序文件、年度業務計劃表、月度業務計劃表、一周工作計劃及執行表、客戶檔案、供應商檔案、合作公司檔案、政府機關檔案等。