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1、科技網絡公司印章證照及合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一部分：印章使用管理一、總則公司印章是企業合法存在的標志，是企業權力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規行為的發生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制1、公司印章的刻制均須報公司總經理和董事長審批。（見附件：表1印章刻制申請表）2、法人個人名章、財務章、發票專用章、公章、合同章等，由公司開具介紹信到公安機關指定的地方辦理雕刻手續，印章的形體、規格按國家有關規定執行，并經公安局備案。3、未經公司總經理和2、董事長批準，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。 三、公司印章的啟用1、新印章要做好戳記，并統一在行政部留樣保存，以便備查。（見附件：表2印章保管登記表）2、任何部門在啟用印章前，均需到行政部辦理領取手續，接受相應的責權告知，簽定印章領用簽收手續（附表3）并備案。四、公司印章的管理責任者及使用范圍公司所有印章必須按規定范圍使用，不得超出范圍使用。1、公司公章公章由行政部專人保管。各部門需要蓋公章的文件、合同，協議，通知等，須由總經理和董事長核準后方可蓋章。公司公章使用范圍主要為：（1）公司對外簽發的文件。（2）公司與相關單位聯合簽發的文件。（3）由公司出具的證明及有關材料。（4）公司對外提3、供的財務報告。（5）公司章程、協議。（6）員工任用及勞動合同。（7）協議（合同）資金擔保承諾書。2、公司合同專用章合同章行政部保管。主要用于公司簽訂各類對外合同，蓋章前須先由總經理和董事長審批后方可蓋章。公司合同專用章的使用范圍主要為：（1）對外投資、合資、合作協議。（2）各類經濟合同等。3、公司（法人）個人名章法人私章由公司財務部財務主管會計保管，主要用于銀行匯票、現金支票等業務，使用時憑總經理和董事長審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。法人私章的使用范圍主要為：主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表等文件。4、財務專用章：財務章由財務部保管，主要用于銀行匯票、現金支票等需要加蓋銀行預留印鑒等4、業務或發票上使用，財務專用章由財務部財務主管會計保管。5、發票專用章：發票專用章由財務部現金出納保管，主要用于發票蓋章。五、公司印章保管人的職責：1、負責印章的保管。 2、負責設立印章使用登記臺帳。 3、負責印章使用的審核工作。 4、印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人代替，但必須辦理移交手續，并填寫印章移交登記表。（見附件：表5印章移交登記表）六、公司印章的管理、使用1、印章的使用（1）印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經審批后方可用章（2）印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。5、（見附件：表4印章使用登記表）（3）公司法人個人名章由法人本人簽字或被授權人簽字后方可使用。（4）財務章、發票專用章、法人個人名章由財務部門按崗位職責權限使用。（5）嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出登記表后，由總經理和董事長簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（見附件：表6攜帶印章外出登記表）（6）以公司名義簽定的合同、協議、訂購單等，由專業人員審核，總經理和董事長批準后方可蓋章。對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。（7）任何6、印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經填寫完畢，字跡須清晰、正確。2、有下列情況之一的，印章管理人員不得用印：（1）涉及個人財產、經濟、法律糾紛等方面的文件、材料；（2）未批準的文件、材料；（3）非公司員工或與公司工作、業務無關的文件、材料；（4）空白的介紹信、空白證件、空白紙張等。3、印章的保管（1）印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。（2）印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。（3）印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續，以免貽誤7、工作。（4）非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。（5）印章應及時維護、確保其清晰、端正。（6）印章保管有異常現象或遺失，應保護現場，管理員應及時總經理報告，并備案，配合查處。（7）公司領導因異地執行重大項目或完成重要業務，需要攜帶公司印章出差的，須辦理攜帶印章外出登記手續（見附件：表6攜帶印章外出登記表）。（8）公司印章只適用于與公司相關業務，不得從事有損公司利益之行為。（9）所有印章的使用，必須嚴格執行公司的印章使用規定，做好申請和使用登記。如違規使用出現問題，后果自負，給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責任。七、公司印章的停用1、有下列情況，印章須停用：（1）公司名稱變8、動。（2）印章使用損壞。（3）印章遺失或被竊，聲明作廢；如遺失公司基本印章時必需按規定登報申明。2、印章停用時須經總經理和董事長批準，及時將停用印章送行政管理中心封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（見附件：表7印章停用申請表）3、印章的更換更換印章時應由印章保管人員根據相關文件填寫印章停用申請表，經總經理和董事長核準后，交由行政部按批示處理，并填寫印章刻制申請表申請新的印章。注：所有印章未經總經理和董事長共同授權，私自簽字蓋章的合同，協議，文件等公司一律不承擔任何法律責任。八、附表附表1印章刻制申請表附表2印章保管登記表附表3印章領用簽收手續附表4印章使用登記表附表5印章移交登記9、表附表6攜帶印章外出登記表附表7印章銷毀申請表第二部分：證照使用管理一、總則加強公司證照的管理，制定本制度。二、范圍1、公司司證照是指經政府職能部門核發給公司的證明企業合法經營的有效證件。2、公司證照包括：法人營業執照、行業經營許可證、組織機構代碼證、稅務登記證、行業資質證、房產證、土地證、及其它證件。3、公司應依據政府職能部門的規定，及時辦理有關證照，積極參與職能部門或行業舉行的有利于公司經營、可以提高公司聲譽、信譽的評比活動。三、證照的管理1、行政部是公司證照管理的職能部門。負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案；在辦理證照過程中公司相關部門根據職責承辦部分事項10、和全部事項。2、公司證照的管理范圍：公司的法人營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證。3、公司證照的管理內容：證照的保管、登記、備案、歸檔和根據公司經營變化需加強管理的其它內容。4、證照管理的具體要求（1）證照在申報、注冊、年檢辦理完畢后，其相關文件和材料一律交由行政部妥善保管，正本，副本、副證入柜。（2）如需使用證照必須經總經理和董事長同意批準，說明使用范圍和使用時間，辦理外出攜帶手續后，方可攜帶外出。（3）公司證照未經總經理和董事長批準同意，任何人不得隨意翻動、復印、外借。（4）公司證照不得丟失、損壞。如出現損壞或丟失，除立即向部門主管報告外，要立即與發證機關聯系，及時按公司規定程序和流程辦11、理證照的掛失和補辦手續。（5）不許擅自使用公司的證照進行各種擔保。（6）企業證照交行政部保管，管理人員要及時登記證照管理臺帳。證照的登記內容包括：企業名稱、住所、注冊資金、企業類型、主要經營范圍、稅務登記證號、注冊號、組織機構代碼證號、使用期限等。四、證照的備案1、經有關部門核準后的證照每年均需到公司行政部進行備案。（連續使用的證照除外）2、備案內容：法人營業執照、營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、企業資質證書等3、凡備案內容涉及到的企業證照，公司各部門均需將復印1份報公司行政部備案。未能通過年檢和未經有關部門核準的證照要及時說明原因。五、證照的歸檔1、各種證照要分類歸檔。歸檔的資料要齊全12、完整，自申報到各種相關手續辦完的資料都要歸入檔案。2、歸檔的證照要復印全套資料隨法人執照、營業執照一并歸檔。注：所有證照未經總經理和董事長共同授權，私自辦理的以公司或個人名義的業務公司一律不承擔任何法律責任。第三部分：合同及協議等文件管理總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護文件的完整和安全，特制定本制度。適用范圍：適用于公司各類行政性文件、記錄、檔案資料的管理。一、文件收集1、負責部門：行政部2、收集范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表、薄冊、照片等都要完整地收集，具體內容包括13、：（1）上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件。 （2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。（3）公司向上級部門提交的申請、請示、申報材料及上級批復文件。（4）公司已定稿下發的章程、制度、通知、管理辦法、辦事流程等文件材料。（5）公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結。（6）公司各部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告等文件資料。（7）公司領導在公務活動中形成的重要信件、采購協議、客戶服務等（只要動用合同、印章）、協議、合同等。（8）公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會14、議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、工作來往文件等。（9）公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料。（10）公司在各類經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議等。（11）公司及下屬機構成立、合并、撤銷、更改名稱的營業執照等文件的原件。二、文件歸檔 按照文件的相互聯系、保存價值分類整理歸檔，以完整、有序、標記清晰、查閱方便為歸檔原則。具體操作流程如下：1、各部門應將各自的文件按照歸檔原則整理清晰，并建立索引明細，便于查找。2、行政部應定期下發通知，要求各部門在規定時間內將需要上交的公司存檔的文件原件15、匯總整理，交至行政部。各部門可留存復印件。3、行政部做好登記、統一編號并建立明細表，包括上交時間、部門、文件編號、文件名稱、文件下發時間、主要內容等，方便查閱。4、所有資料一年一封存。三、文件保管1、所有存檔文件必須入框上架，科學排列，標記清晰、便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3、圖紙入庫要認真檢查，平放或卷放。4、所有存檔文件要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。四、文件借閱1、所有文件的原件原則上不允許外借。2、借閱文件必須辦理借閱手續。3、借閱的文件要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。4、要注意16、保密，不得將檔案帶離公司、帶入宿舍或公共場所，如有特殊情況須經領導批準。不得讓無關人員翻閱。5、如到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。6、歸還時，由管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。7、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須報請部門領導、總經理、董事長批準。8、借用印章須按照公司印章管理制度進行操作。五、文件銷毀經確定需銷毀的文件，由管理人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由行政部永久保存。六、文件保密1、相關人員要嚴守機密，檔案柜存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。2、不得傳播、議論有關機密問題。3、檔案資料不準帶到公共場所。七、文件借閱流程17、編號步驟步驟說明1申請1、至行政部領取借閱申請表。2、按要求填寫完整。2報批1、報請相關領導簽字批準。3借閱1、將通過審批的借閱申請表交至相關部門（行政部或財務部）。2、填寫借閱登記表。3、借閱相關文件。4歸還1、由申請人本人將借閱文件歸還至相關部門。2、由相關負責人員核查借閱文件是否完好。3、在借閱登記表的相關記錄上填寫歸還時間。注意：借用印章應按照公司印章管理制度進行操作。表1：印章刻制申請表申請單位申請時間申請原因及用途刻印文字申請人批準人備注表2：印章保管登記表印章刻制時間印章名稱印模領用人領用時間發放人表3：印章領用簽收手續領用部門領用時間印章印模領用人發放人備 注承 諾 書科技網絡18、有限公司： 本人于 年 月 日起負責保管、使用科技網絡有限公司 章，承諾嚴格按印章管理制度執行，若因自身保管、使用不當引起的不良后果，或被查實屬違規用印，愿意承擔一切經濟責任和法律責任。承諾人： 年 月 日表4：印章使用登記表日期用印材料名稱份數印章類別承辦人部門審核領導審批備注表5：印章移交登記表移交時間印章名稱印模移交人接交人監交人表6：攜帶印章外出登記表日期攜帶印章外出用途印章類別攜帶人簽字日期及時間歸還印章日期及時間接收人備注表7印章銷毀申請表印章種類報備機關事由印章文字制發日期印章印模印章管理部門銷毀日期印章銷毀部門申請人批準人表8文件借閱申請單借閱人借閱日期借閱文件名稱及內容利用目的是否復印是 否復印份數預計歸還日期復印件不歸還歸還原件_年_月_日歸還復印件_年_月_日主管領導意見HRBP意見CEO意見董事長意見