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1、公司市場部財務資金商品保管、費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 市場財務管理制度分為實務核算辦法和財務管理制度兩部分內容，是市場部進行財務管理、核算的依據和根本。本制度根據國家會計法和公司會計核算制度結合市場部的實際情況，制定市場部的會計核算辦法，是規范市場部的會計核算真實、完整地提供會計信息的重要舉措。 按照市場部目前的財務人員的配置及業務技能情況，為了簡化核算，減少業務核算流程，本辦法不設立“固定資產”、“待攤費用” 、“銷售稅金及附加”等資產、損益類科目。基本依照商業企業會計核算辦法設置了一套內部帳務2、處理流程，并設置了月報表和附表以及部分日常傳遞報表，旨在更好地反映市場部月度、季度、半年、全年的經營情況，為公司總部管理部門提供財務數據和經營決策。 我們力求做到內容完整，不遺不漏，財務處理依據清楚，帳務處理合理，報表格式簡單，鉤稽關系平衡，填表方法明確，使之成為標準的樣本，市場部發生什么經濟業務，遇到什么問題，只需對號入座，照此辦理就行。為此，不經過請示批準，不允許市場部增加和減少會計科目，不允許市場部更改報表格式和填制方式。會計核算是一個龐大的體系，除了上述內容，還包括會計憑證、帳簿、分析報告等內容，因為時間有限，我們稍后再不斷完善和補充，同時，上述內容在實際工作中可能存在著不全、不匹配等3、問題，望在執行中發現后及時通知我們，以便作出修訂。第一部分 市場財務管理制度篇第一章 崗位設置與崗位職責一、 市場部崗位設置 A市場部財務設置以下崗位： 市場部銷售內勤一名 B市場部經理對市場部財務人員的任免有建議權而無決定權。二、 崗位職責市場部銷售內勤崗位職責l 認真學習、理解公司的財務管理制度并嚴格依照執行。l 組織地區有關人員進行財務管理制度的培訓和學習、規范和指導所屬區域各辦事處的財務行為。l 嚴格執行“收支兩條線”的原則，嚴禁挪用貨款、坐支貨款的違規行為。l 嚴格出入庫手續，根據出/入庫單序時登記商品管理臺帳，每日結出庫存余額，每旬核對一次。l 嚴禁白條抵庫（私人借貨、私人借款）現4、象發生。l 審核所屬區域各辦事處的原始憑證及各項費用的審批并實行按需撥付的原則，編制記帳憑證，登記帳簿，在規定時間內上報財務部有關市場部銷售、經營情況的報表。l 管好所屬區域各辦事處應收帳款，督促落實貨款的回收。l 定期或不定期對所屬區域各辦事處的財產、物資、帳務進行審計監督。確保帳實相符、帳帳相符、帳證相符。l 負責對所轄市場的固定資產、低值易耗品、宣傳品、促銷禮品等物品的管理。l 對辦事處物流、發票、回款及費用使用情況進行監督，確保各辦事處資金、貨物的安全。l 對所屬區域各辦事處人員的移交工作進行監交，參與所屬區域各辦事處主任或其他人員的離任審計工作。l 每月協同市場部經理以及所屬區域各辦5、事處制定下月財務收支計劃，并對當月的計劃執行情況及計劃完成情況進行分析，并向公司財務部上報有關市場經營情況的分析報告。l 辦理現金收支以及貨物的出入庫，保管好庫存現金及存貨。l 接受并配合公司財務部的審核及指導。l 保守公司的商業機密。l 積極參與市場部的其他工作與活動。 第二章 資金管理1.市場部及辦事處分設“現金-收入戶”、“現金-費用戶”兩個帳戶管理資金收付業務。1） 現金-收入戶：辦理銷售貨款存入、電匯等業務。2） 現金-費用戶：辦理市場部的日常運營所需支付的各項費用、廣告費等的日常開支業務。2. 嚴格實行收支兩條線的資金管理辦法，市場部銷售款全部電匯 總部，不得以任何理由，任何名義挪6、用銷售收入款。3. 帳戶的設置、使用、備案l 收入戶（一折一卡）：以市場部財務負責人（銷售內勤）名義開戶，將銀行卡分發至所轄區域辦事處內勤用于存入每日銷售貨款。存折、密碼均由市場部財務內勤掌握和保管。l 所有帳戶一經設置，填制帳戶設置確認單，上報財務部備案。發生丟失及變更時，必須及時通知財務部批準后辦理。第三章 商品的保管一、 商品收進l 市場部申請訂貨量=辦事處申請訂貨量所屬辦事處個數+（審批天數+運輸天數）；辦事處申請訂貨量=辦事處日平均銷量（申請審批天數+運輸天數）。l 填制需貨申請單上報公司銷售部審批。l 根據公司儲運部/庫房傳真的發貨通知單及寄到市場的提貨單及時辦理提貨。l 提貨時，7、在車站工作人員在場的情況下認真核對數量、重量是否相等，外包裝是否完好無損，以便辦理有關索賠手續。l 提貨歸來，在發貨通知單上簽字確認后當日電傳公司儲運部/庫房。二、 市場部庫存商品的發出1. 向醫院、醫藥公司、藥店鋪貨時，采用“三單一條“制度，三單為：鋪貨申請單、出庫單、收貨單，一條為借據。 送貨結束后，向內勤交款或拿回收貨單（或者是收貨單位出具的有效憑據）交給內勤，換取借款申請單。 到期結款時，業務員填寫借據向內勤領取收貨單。 業務結束后，交款或用收貨單換回借據。 樣表附后：鋪 貨 申 請 單-市場部 年 月 日品名數量批號單價金額目前庫存剩余數量本次申請合計經理： 財務： 借貨人：出 庫 8、單單位：- 年 月 日 第 XXXX 號編號品名規格單位單價金額經理： 業務主管 提貨人： 制單： 收 貨 單（結款依據）今收到-公司-產品-批號-盒，已全部驗收入庫。收貨單位：-收貨人簽字：- 收貨單位（蓋章） 年 月 日 借 據今從-市場內勤-處借到“收貨單結款依據）”-張前往-辦理結款事宜。客戶名稱-產品名稱-金 額（大寫）-結款日期：-借單人： 借出人： 年 月 日2.直銷、回訪發出商品時，借貨人必須填制借貨申請單，主任簽字后，向庫管借貨；業務結束后，交回貨物（未銷售）或向出納交款（實現銷售），同時換取借貨申請單；直銷、回訪實現銷售的，需補辦出庫單。3.向專柜發貨，采用“三單制”收 貨9、 單出庫單借貨申請單 借貨人借貨時，填寫鋪貨申請單，經理、內勤、業務主管、借貨人簽字。 內勤開出出庫單，經理、業務主管、提貨人簽字。 提貨人將商品送到柜臺，營業員在收貨單上簽字，提貨人拿回收貨單換取鋪貨申請單。三、 商品的贈送l 商品贈送在規定額度內的可根據批準后的方案直接入帳；若有特殊優惠政策或外聯關系需贈送的，則需附有常務副總批示后的申請表連同贈送回執單作為原始憑證入帳。l 商品的贈送費用屬市場經營費用，計入市場總費用中核算費銷比。l 此費用單列科目、單獨核算，本月的贈送用于下月的，需經公司銷售部批示后方可核銷。附表如下： 贈送商品明細表 市場部 年 月 日 編號XXXX日期姓名地址電話購10、藥數量購藥金額贈藥數量贈送原因受贈簽字合計市場部經理： 經辦人： 財務內勤：四、 商品檢驗與損耗l 發現商品損耗，由市場部銷售內勤填寫商品損耗報告報公司財務部、市場銷售部經理核實批示后方可入帳。l 人為造成損耗，由責任人按零售價賠償。五、 商品的盤點l 每月至少盤點一次商品l 盤點時，要求市場部經理、市場部銷售內勤與庫管在場。l 每月必須對市場部庫存和各辦事處的庫存進行抽查盤點并編制市場部庫存商品進銷存月報表，有關責任人簽字后隨月報傳回公司第四章 銷售款的管理一、 商品銷售l 商品銷售采用“收付實現制”，交款人將現金或銀行匯票交于銷售內勤人員，填制交款單或財務開具收款收據。l 市場部內勤將收到11、的貨款及時送存銀行，將收到的銀行匯票當日用“特快專遞”方式寄出。l 業務員向藥店結款，貨款中藥店已扣稅時，憑藥店收款收據（收稅證明），市場部銷售內勤應從“現金-收入戶”中支出，記入“經營費用-稅費”科目。l 嚴格限制賒銷鋪貨數量及期限，賒銷期超過三個月必須向市場部申報。l 設立專柜、賒銷點前必須取得協議由市場部經理批準后方可執行。l 發生銷售退回，均沖減當月銷售。實際退款金額與零售價的差額紅沖“商品差價”。二、 營業外收入市場部營業外收入，收到的現金存入“現金-收入戶”連同銷售款一并匯往公司指定帳號。三、 回款l 嚴格執行每周回款一次的制度。l 無論是電匯、還是銀行匯票，向公司回款后，當日填制12、回款執行單電傳公司財務。l 每月25日為市場結帳日，市場部務必于25日將本月最后一筆貨款電匯公司（遇節假日順延）。l 月末，編制市場部月度銷售明細分解表特快郵寄/電傳公司財務部。l 公司財務部按照規定時間內的市場銷售回款，作為考核市場業績的依據第五章 費用的管理制度一、 借款報銷管理（一） 業務借款-其他應收款科目l 市場員工因公借款，必須填制借款單，說明借款事由。l 經市場部內勤人員審核、經理批準后方可付款。l 嚴格執行“前帳不清，后帳不借”原則。l 嚴禁個人私借公款。l 員工離職、調動或請假時，如有欠款，必須要求其清理借款。l 員工借款日期超過3天報銷時間仍不報銷，必須要求其歸還借款。l 13、禁止非本市場人員在本市場借款，特殊情況下需要借款，必須經總經理審批，且電傳借條。（二） 報銷二、 明細費用的管理（一） 廣告費 廣告費是指與電視臺、電臺、報社等媒體發生的大額制作和播發費用。夾報勞務費用也在本項目核算。l 廣告費統一由公司/市場部以銀行匯票或電匯方式撥入廣告發布/制作單位指定帳號。廣告合同電傳公司/市場銷售部備案留存。l 市場部收到銀行匯票后，交內勤保存，支付時由經辦人借匯票支付，程序同借款。l 廣告費付訖后，必須取得正規、有效的廣告發票，且報銷時所有廣告操作人員都必須簽名。對于白條，市場部內勤有權不予受理。l 廣告費支付后需附有廣告合同及廣告發票方可入帳。l 廣告費的核算采用14、“權責發生制”。l 不得故意、惡意拖欠廣告費。（二） 進場費指藥品進入大型商場、綜合超市及其他藥品連鎖經營場所的專賣柜臺而發生的一次性開支費用。l 費用的支出必須在公司銷售主管部門批示的額度內。進場費必須取得對方單位開具的收款證明，于月末匯總原始票據制做憑證。l 上報公司財務部。（三） 促銷宣傳費 是指市場部為了提高銷售業績、擴大產品知名度、提升品牌影響力度而舉行的各類優惠、促銷活動以及公益宣傳活動中使用的專刊、畫冊、POP招貼畫、宣傳海報以及雨傘等小禮品等的費用開支。 l 促銷費的特點是發生頻繁、金額較小。l 包括 A：促銷小禮品等：扇子、雨傘、畫冊、手提袋等B：專刊印刷及投遞：如專刊全部用15、于本月發放，直接記入促銷費。C：贈藥及非賣品：為了提高銷售業績而舉行的各項優惠活動（如“買十贈一”等）中對典型病例、大療程購藥以及其他為吸引患者購買等發生贈藥、非賣品。l 藥店、商場、超市收取的促銷員管理費用。（四） 勞務費指包括醫院銷售費用、（臨床觀察費、統方費、藥店營業員的促銷提成獎勵等）、非本公司/市場部人員為辦理某項具體業務（如：租賃房屋而發生的看房費、宣傳報紙或專刊的排版設計費、外聘培訓師的講課費）而發生的各種非招待費用支出的紅包、回扣等l 所有項目由辦事處負責人制訂方案，市場部經理審批、市場部財務內勤備案。l 勞務費需附有計算方案及領取人簽字后的勞務費發放明細表方可入帳。l 勞務費16、的發放必須由本人簽字，不得代領、冒領。（五）專柜費l 是指市場部租賃醫藥公司、OTC終端藥店的柜臺而發生的費用。l 租賃柜臺必須簽訂租賃協議，電傳總部銷售部審批備案后方可支付費用，協議原件由財務內勤人員保存。l 采用“權責發生制”核算。l 專柜費的支付需附有藥店的有效收款收據。（六）房租費l 是指市場部租用辦公室、宿舍、庫房而發生的房屋租賃費用。l 租房時必須簽訂租賃協議，市場部審批備案后方可支付費用，協議原件由財務內勤人員保存。l 采用“權責發生制”核算。l 房屋租賃費用的支付需附房東或中介公司的有效的收款收據。（七）工資提成l 工資每月由市場部內勤人員根據考勤表統一計算l 工資開支的范圍：17、總部下派員工及當地聘用的正式員工，營業員工資及獎勵、咨詢專家工資及獎勵、接線員工資及獎勵（以上獎勵中包括提成）、臨聘人員勞務費。（八）貨運雜費是指市場部發生的運輸費、打包費、裝卸費、特快專遞費、郵寄費、托運費等。（九）差旅費差旅費是指旅途費用及各類補助，市場部差旅費用的補助可根據本市場部的實際情況執行，本制度不予以特別規定。l 旅途費用：飛機票、火車票、汽車票、輪船票。l 各類補助：住宿補助、伙食補助、交通補助。l 補助計算以零點為界，超過8小時（含8小時）為1天。l 以機票、車票、汽車票、船票為依據計算出差天數。l 員工報銷住宿補助時，必須取得正規的住宿發票。市場部銷售內勤根據發票上記載的實18、際住宿天數補助標準，計算住宿補助。l 員工出差必須填寫出差申請單，經本部門經理或主管、負責人簽字后批準在市場部內勤人員處借款出行。l 出差歸來，出差人員必須填寫出差工作總結，經主管、負責人簽字后，內勤方予以報銷。l 外地出差，根據往返路線報銷交通費，除以下情況：n 攜帶大量現金（10000元以上）n 攜帶貨物（2件以上）n 公關事件招待客人n 初次到達目的地，路線不熟、乘坐火車、汽車、輪船等交通工具時間超過8小時的n 可報銷火車站、汽車站、碼頭至辦事機構的往返各一次的該地市內出租車票。并在背面備注（目的、日期、起至地點、實付金額），其他情況一律不允許乘坐出租車。l 差旅費報銷依照“前帳不清，后19、帳不借”的原則，回到市場部駐地一周內及時報銷沖帳，否則在次月工資中扣除。l 帶車出差，不報銷交通補助和各項違章罰款。附樣表 出差申請單 編號：XXXX姓名部 門出差期限出差事由：出差地點出差借款協同人員 市場部經理： 部門負責人： 出差人：（十）財務費用專指票據工本費、匯款手續費，利息收入沖減財務費用（附利息清單或存折復印件）（十一）外聯招待費是指市場部以及所屬區域辦事處因營銷交易和與政府主管部門、客戶溝通而發生的餐飲、住宿、娛樂、旅游、禮品等的費用，其次本市場部舉行的聯歡晚會、培訓會議發生的費用也記入本費用中。l 業務招待對象要區別等級，同時控制陪餐人數，根據所涉及的業務重要性，確定招待標準20、，一般的招待一次控制在200元之內；重要的招待一次控制在500元以下，批復件保留在市場部內勤作為審計依據。l 業務招待費報銷，必須取得正式發票并在背面注明日期、招待對象、目的及效果，然后根據合法的原始憑證、經市場部負責人的批示報銷，不得出現白條現象。l 業務招待費應按次報銷，不準采取“記帳方式”，更不準予付款項。（十二）辦公文印費l 為辦公而購入的筆墨、紙張、直尺、市場部銷售內勤憑證等。l 為辦公而支付的文件、資料、報表等的文印費等。（十三）水電費是指水、電、暖、煤、衛生等物業管理費。（十四）汽車修理費 是指市場部使用汽車而發生的過橋費、汽油費、修理費、年檢費、掛牌、養路費用等各項開支。（十五21、）電話費l 包括辦公電話、傳真電話及個人手機費，禁止撥打私人電話。l 熱線電話自主安裝，其他電話可以租用。l 每月在電信局打印話費清單，留存備查。（十六）低值易耗品購置及攤銷l 標準A價值在2000以下B在經營過程中實物形態不變，價值在30元以上使用年限在1年以上的物品l 主要包括：電視機、傳真機、電話、VCD、錄音機、照相機、自行車、驗鈔機、辦公桌椅、床、電風扇、電暖氣等。l 低值易耗品采用一次攤銷法，記入費用；市場部登記備查簿。l 低值易耗品的管理：1）低值易耗品要設明細帳進行管理：注明購買日期、金額、數量、經辦人、使用年限、存放地點和使用人等內容，落實使用人辦理領用手續。物品損毀或丟失，22、由使用人照價賠償。2）購入的低值易耗品，其保修單等有關證件交財務統一保存。3）購入的低值易耗品，在月末需填制低值易耗品使用明細表報公司財務部備案。4）各市場部應于每月進行一次實物盤點，并與帳簿核對，若不符應及時報回公司。5）員工調離需辦理實物交接手續，內勤驗收簽字。6）特殊原因丟失或正常損耗，由市場部銷售內勤造表，寫明情況，市場部經理和實物負責人簽字確認，審批后轉報財務部沖帳。l 配置標準（一個單位的上限標準）電視機 500元 傳真機1000元 VCD 300元錄音機 100元 照相機 200元 自行車 100元計算器 30元 辦公桌 100元 電 話 150元架子床 150元 電風扇 50元23、 電暖氣 150元廚 具 200元 煤氣灶 300元 凳 子 40元（十七）返點費、稅費、藥店營業員（非本公司的駐店人員）的銷售提成獎勵、指根據銷售協議在營銷交易完成后返還給銷售單位的約定勞務費用。l 返點費必須取得對方單位財務部門開具的收款收據并加蓋印章方視為有效票據。l 不同于各種形式的促銷獎勵、紅包、回扣等。l 返點費用必須計算準確、完整、及時支付。l 銷售（代理及賒銷）合同由市場部內勤人員統一留存備案。（十八）藥檢費是指市場部進行藥檢所發生的分析費以及藥品毀損的價值。（十九）其他l 指不能包括在以上18項費用科目中的雜費（包括福利費、罰款等）。l 開辦費需按費用發生的明細分列到以上科目中，不再單列開辦費科目。l 員工生日補助需附有身份證復印件方可入帳。附樣表 帳戶設置確認單 市場：- 年 月 日類 別開 戶日 期戶名開戶銀行帳號地址收入戶銀行戶儲蓄戶費用戶儲蓄戶市場部經理 ： 銷售內勤：