合成革市場經營集團公文文書管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1100950
2024-09-07
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1、合成革市場經營集團公文文書管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目 錄第一章總 則1第二章公文文書種類1第三章公文文書格式2第四章 行文規則4第五章 公文文書起草、校核、簽發4第六章公文文書辦理和傳遞6第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀7第八章 附 則8公文文書管理制度第一章 總 則第一條 為規范集團公司公文文書處理規范化、制度化、科學化,完善和規范集團公司和權屬公司之間經營管理相關文書資料傳遞工作,提高公文文書處理工作效率和質量,特制定本辦法。第二條 公文文書處理包括公文文書擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的2、一系列相互關聯、銜接有序的工作。第三條 公文文書處理必須堅持實事求是、精簡、高效的原則和準確、及時、安全、保密。第四條 集團公司行政管理部主管公司公文文書處理工作,并對公司下屬各單位的公文文書處理工作進行業務指導。第五條 受集團公司外派董事、監事統一委托,權屬公司召開董事會、監事會會議前須將所有提案提交集團公司行政管理部,由行政管理部轉交相關董事,根據提案內容將相關提案轉交相關集團公司職能部門并負責跟蹤協調工作。第六條 公司下屬各單位必須配備專職或兼職公文文書處理人員。公文文書處理人員應具有較高的政治和業務素質。第七條 本制度中除特殊注明之外,“集團”是指萬華集團,“集團公司”是指萬華合成革集3、團有限公司,“權屬公司”是指萬華合成革集團有限公司擁有實際控制權的對外投資企業。第二章 公文文書種類第八條 萬華集團公文文書包括紅頭文件及專業性規范文書,主要有以下種類:(1) 決議 用于經會議討論通過的重要決策事項。(2) 決定 用于對重要事項作出決策和安排,獎懲有關單位及人員。(3) 意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。(4) 通知 用于發布規章制度;任免、聘用(解聘)干部或管理者;傳達上級機關的指示;轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文文書;批轉下屬單位的公文文書;發布要求下屬單位辦理和有關單位共同執行或周知的事項。(5) 通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情4、況。(6) 報告 用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議,答復上級機關的詢問。(7) 請示 用于向上級機關請求指示、批轉。(8) 批復 用于答復下屬單位的請示。(9) 規定、辦法 用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。(10) 函 用于不相隸屬的單位之間相互商洽工作,詢問和答復問題;向有關主管部門請求批準的事項等。(11) 會議紀要 用于記載會議主要精神、傳達會議情況和議定事項。(12) 其他專業規范性文書:細則、規程、制度、章程、可行性研究報告、工作要點、決議、簡報、計劃、規劃、總結、會議記錄、廣告宣傳方案等第三章 公文文書格式第九條 集團公司紅頭公文文書一般由文頭、發文5、字號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、印制單位、印發時間和份數組成。部分公文還應包括份號、密級、緊急程度、簽發人、引發傳達范圍、附注、抄送機關等內容。(1) 文頭 由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字或者加括號標明文種組成,用套紅大字居中印在公文文書首頁上部。 集團公司使用的文頭:“中共煙臺萬華合成革集團有限公司委員會文件”、“中共煙臺萬華合成革集團有限公司委員會( )、“煙臺萬華合成革集團有限公司文件”、“煙臺萬華合成革集團有限公司( )”、“工作督查”、“會議紀要”、“中共煙臺萬華合成革集團有限公司委員會辦公室文件”、“煙臺萬華合成革集6、團有限公司行政管理部文件”。 各權屬公司使用的文頭應報集團公司行政管理部備案。(2) 份號 公文文書印制份數的順序號,標注于公文文書首頁左上角。秘密公文文書應當標明份號。(3) 密級 秘密公文文書應按照密級劃分規定確定絕密”、“機密”、“秘密”,標注于左上角份號下方。(4) 緊急程度 緊急公文文書應當分別標明“特急”、“加急”,標注于公文文書首頁右上角。(5) 發文字號 由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成,標注于文頭下方居中或左下方。聯合行文,一般只標明主辦機關的發文字號。發文年號一律用公元紀年全稱,括于方括號內,置機關代字之后發文序號之前。(6) 簽發人 上報公文文書應在發文字號右側標7、注“簽發人:X X X”。(7) 標題 由發文機關名稱、公文文書主題和文種組成,位于發文字號下方。標題中除法規、規章和規范性文件名稱加書名號外,一般不加標點符號。(8) 主送機關 主要受理公文文書的機關。主送機關名稱應用全稱或者規范化簡稱,位于正文下方,頂格排印。(9) 正文 公文文書的主體,用來表述公文文書的內容,位于標題或者主送機關下方。(10) 附件 公文文書附件,應置于主件之后,與主件裝訂在一起,并在正文之后發文機關署名之前注明附件的名稱。(11) 發文機關署名 應當用全稱或者規范化簡稱,位于正文的右下方。 (12) 成文日期 一般署會議通過或者領導人簽發日期。需兩位以上領導簽發的公文8、文書署最后簽發時間。成文日期應當寫明年、月、日,標注在正文之后右下方。決議、決定、規定、辦法等不標明主送機關的公文文書,成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。“會議紀要”、“工作督查”成文日期標注于文頭右下方。(13) 印章 除“會議紀要”、“工作督查”外,其它公文文書應加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方,上沿不壓正文,底邊在成文日期之下,不再落款。如成文日期在前,印章可蓋在正文右下方空檔處;正文末頁無空檔,將正文內容擴大、縮小行距使印章頁有正文內容。(14) 印發傳達范圍 加圓括號標注于成文日期左下方。(15) 主題詞 主題詞由反映文件主要內容的規范化名詞或名詞詞組和文種組成,標注在文件末9、頁下部、抄送機關之上。(16) 抄送機關 指除主送機關以外的其他需要告知公文文書內容的上級、平級、下級和不相隸屬機關。抄送機關標注于主題詞之下、制發機關之上。(17) 印制單位、印發時間 標注于抄送機關之下。(18) 打字者、校對者、份數 標注于印制單位、印發時間之下。(19) 其他專業性規范文書依照各自文書樣例制作。第十條 公文文書文字一律從左至右橫排。標題用2號宋體,正文用3號仿宋體。打印每頁22行,每行285字。第十一條 公文文書用紙一般采用國際標準A4開型(長297毫米、寬210毫米),左側裝訂。 第四章 行文規則第十二條 行文應當確有需要,注重實效,堅持少、短、精。第十三條 公文文書10、處理應貫徹黨政分開的原則。確因工作需要,黨政可以聯合行文,黨辦編號印發。第十四條 各級黨政部門應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系。第十五條 集團公司各職能部門不直接對公司內外發文。各權屬公司根據需要可以對內外發文,在集團內可以發上行文或函,在公司內發下行文。各職能部門需發文,應以公司黨委或行政的名義上報或下發。第十六條 “請示”公文文書應一文一事。一般只寫一個主送機關,以便批復。如需同時送其他機關,應當用抄送形式。 “請示”應當送上級機關的文書處理部門按規定程序處理不應直接送領導者個人,也不應同時抄送下級機關。第十七條 “報告”公文文書中不得夾帶請示事項。第十八條 不相隸屬單位之間一般11、用函行文。第十九條 原則上不應越級行文。 第五章 公文文書起草、校核、簽發第二十條 公文文書起草、校核、簽發的基本順序是起草審核會簽校核簽發。第二十一條 起草、校核、簽發公文文書,應根據檔案管理要求一律使用鋼筆(不得用純藍墨水)、簽字筆或毛筆。第二十二條 起草公文文書首頁一律用“中共煙臺萬華合成革集團有限公司委員會擬稿紙”或“煙臺萬華合成革集團有限公司擬稿紙”,第二頁起一律用國際標準A4型或同型號稿紙。應做到:(1) 符合黨的路線、方針、政策和遵守國家的法律、法規及集團、集團公司章程,上級機關的指示,完整、準確地體現發文機關的意圖,并同現行有關公文文書要求相銜接。(2) 情況確實,觀點明確,條12、理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。(3) 人名、地名、數字、引文準確。(4) 結構層次序數,第一層為“一”,第二層為“”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。公文文書應避免采用過多的層次結構。(5) 文種、格式使用正確。(6) 用詞用字要準確、規范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。(7) 必須使用國家法定計量單位。(8) 公文文書中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和詞詞組、慣用語、省略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。(9) 正確擬定公文文書密級,需定密級的公文文書,擬稿人應在擬稿紙密級欄內注明。第二十三條 公司綜合性的公文13、文書一般由行政管理部負責草擬,各專業性文書由各職能部門草擬,個別特殊內容的文書也可有權屬公司草擬。草擬的文稿由起草部門負責人審稿、擬定密級。需要會簽的,由擬文稿部門組織會簽。第二十四條 集團公司職能部門或權屬公司代擬的文稿,應當首先送集團公司行政管理部文秘校核。不應將代擬文稿直接送公司領導個人。未經集團公司行政管理部文秘校核的文稿,公司領導原則上不予受理、簽發。第二十五條 公文文書校核的主要內容是:(1) 是否確需行文。(2) 文件指導思想是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規以及公司決議、決定精神,所提措施和辦法是否切實可行。(3) 是否符合第七條、第十六條、第二十條、第二十一條、第二十二14、條、第二十三條的要求。第二十六條 公文文書文稿如需作較大修改,應當與原起草部門協商或請其修改。第二十七條 經集團公司行政管理部文秘校核后的文稿應及時送公司領導簽發,根據公文文書內容由公司分管領導簽發:黨、政聯合行文由公司黨、政領導簽發。公司領導簽發公文文書,應當明確簽署意見,并寫上姓名和時間。若圈閱,須署明圈閱時間,視為同意。 A. 公文文書辦理和傳遞第二十八條 公文文書辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文文書的簽收、拆封、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦和催辦等程序。發文辦理包括公文文書的核發、登記、印制和分發等程序。(1) 簽收 收到公文文書應以簽字或蓋章的方式給發文方以憑據。簽收公文15、文書應注明時間(急件應注明簽收的年、月、日、時)并逐件清點,如發現問題,應及時向發文機關查詢,并采取相應的處理措施。(2) 拆封 公文文書拆封必須由專兼職文管人員負責。 寫明“領導同志親收”的公文文書,由領導同志本人或其指定的人員拆封。(3) 登記 公文文書登記應實行分類分薄登記。要將收文日期、公文文書標題、發文機關、份數、發文字號、密級等逐項填寫清楚、公文文書右上角同時加蓋收文專章并逐項填寫清楚。(4) 擬辦 文管人員將收到的文件填寫“批辦文件專用紙”或“文件閱辦單”(急件應加蓋“特急”或“加急”印章)后,送交行政管理部經理或副經理擬定處理意見。(5) 請辦 文管人員根據行政管理部經理或副經16、理擬定的處理意見,及時送公司分管領導批示或轉主管部門研辦,對需要兩個以上部門辦理的,應當指明主辦部門。(6) 傳閱 公文文書傳閱由文管人員統一掌握,應按公司分管領導批示及時將公文文書送或轉有關公司領導、部門領導閱知或主辦部門承辦。傳閱公文文書應嚴格履行閱文簽字手續。(7) 承辦 主管部門對需要辦理的公文文書進行辦理。由幾個承辦部門共同辦理的公文文書,主辦部門應主動與協辦部門研究辦理。公文文書辦結后,主辦部門應簽署承辦結果并將公文文書退交行政管理部注銷。(8) 催辦 行政管理部文秘對公文文書的承辦情況進行督促檢查。對緊急或者重要公文文書應及時催辦,對一般公文文書應定期催辦,并隨時或定期向公司領導17、反饋辦理情況。(9) 核發 行政管理部文秘在公文文書正式印發前,對公文文書的審批手續、文種、格式等進行復核,確定發文字號、上報或下發單位和印制份數,集團公司印發的公文文書原則上只發到職能部門及權屬公司。(10) 印制 打印公文文書應做到準確、及時、規范、安全、保密。秘密公文文書應由機要打印員打印。(11) 分發 上報公文文書一般由主辦部門郵寄或直接呈送受文部門;下發公文文書由各單位專、兼職文管人員到行政管理部文管人員簽字后領取,特殊情況可在會前簽字后直接分發,第二十九條 各級領導或其他人員參加上級機關會議所領取的公文文書(含領導講話)或者上級機關直接郵寄給各職能部門的公文文書(舍領導講話),應18、送行政管理部文秘,按收文程序辦理。公司各類會議上下發公文文書,與會人員應交本單位文管人員。第三十條 公文文書處理過程中,應當使用符合存檔要求的書寫材料。具有存檔價值的傳真件,應復制后再辦理。第三十一條 公文文書處理過程中必須嚴格遵守中華人民共和國保守國家秘密法,確保黨和國家秘密的安全。第三十二條 機構合并或撤銷,其所收的公文文書全部退交行政管理部文秘。人員調整或更換文管人員時,要嚴格履行文件交接手續。 第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀第三十三條 公文文書辦理完畢后,行政管理部文秘應及時將公文文書定稿、正本和有關材料收集齊全,于次年上半年進行公文文書立卷并移交檔案管理歸檔,歸檔的公文文書應19、在收文或發文登記簿上注明。第三十四條 集團公司印發的公文文書,權屬公司可根據需要留存,并填寫留存文件總目錄,行政管理部核查蓋留存印后留存,以便備查,個人不得私存公文文書。第三十五條 不需留存的公文文書應退回發文機關。上級機關發給公司的公文文書,由行政管理部按上級文管部門要求清退。集團公司印發的公文文書由權屬公司于每年春節后清退。第三十六條 需銷毀的公文文書,由行政管理部文秘填寫銷毀文件登記表,經行政管理部主任鑒別批準后,送指定地點銷毀,秘密公文文書由2人監銷,任何單位或個人不得向廢品收購部門出售公文文書,非特殊情況下,個人不得銷毀公文文書。第三十七條 各集團公司各職能部門與權屬公司在公文文書辦20、理過程中,如發現公文文書短缺要及時查找并向行政管理部報告。對問題嚴重的,行政管理部視情節給予通報處理。第八章 附 則第三十八條 本辦法適用于公司內各單位的公文文書處理工作。第三十九條 本辦法適用于集團公司及各權屬公司的公文文書處理工作,本辦法如與上級機關規定相抵觸時,以上級機關規定為準。第四十條 集團公司公文文書處理涉及到電子文件的處理問題可參照上級機關有關電子公文處理辦法執行,集團公司將另行制定處理辦法。第四十一條 本制度由萬華集團公司行政管理部起草和修訂,經由萬華集團公司總裁審批后發布。第四十二條 本辦法由公司行政管理部負責解釋。第四十三條 本辦法自印發之日起施行,原煙臺萬華合成革集團有限公司公文管理辦法廢止。