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1、企業員工行為規范及行政辦公管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司行政管理制度 員工行為規范1 目的和適用范圍1.1 規范員工行為，提升員工精神面貌，樹立公司良好的對外形象。1.2 本規范適用于公司全體員工。2 管理與組織2.1 本規范由行政部與人力資源部負責檢查和監督執行。2.2 各部門經理有對本部門員工行為是否規范進行監督和管理的職能。3 基本規定3.1 儀表 儀表應端正、整潔。 頭發要保持清潔，梳理整齊，請不要留怪異發型和怪顏色。 男員工請不要留長指甲，發不過耳，不留胡須。 女員工上班提倡畫淡妝，要體現清2、潔健康的形象，飾物的佩帶應得當，不得濃妝艷抹，不用香味濃烈的香水。 襯衫領口、袖口要清潔。 出席重要場合要符合著裝要求，大方文雅得體。 上班前不得喝酒或吃有異味的食物，口腔保持清潔。3.2 著裝 員工在周一至周四的工作時間內請著正裝，建議為：.1 男士.1.1 西裝：深色（深藍、藏青、灰、鐵灰）西服套裝，以不易起皺的面料為最佳。.1.2 襯衫：單色長袖襯衫。.1.3 領帶：以單色或帶有小巧的幾何或條紋圖案為最佳。.1.4 皮鞋：以黑色、深色的皮鞋為最佳。.1.5 襪子：顏色應以深色、單色為宜，最好是黑色。質地以純棉、純毛為宜。避免穿與西裝對比鮮明的白色襪子。.1 女士.2.1 職業套裝：以黑色3、灰色、暗紅色或藏青色為最佳。.2.2 襪子：穿西服套裙必須穿長襪，以中性顏色為主。.2.3 皮鞋：著職業套裝或西服套裙必須配相應的皮鞋。 夏季男士可不用穿西裝外套，可只穿款式簡單的長或短袖襯衫，以單色為主；不用佩帶領帶（若有接待任務、正式會議等必須著正裝、佩帶領帶）；應穿長西褲結皮帶，款式、顏色莊重得體，建議以黑、深/淺灰、深藍、棕色等深色或中性色為主。 夏季女士著裝應以莊重、大方、得體的職業套裝為主；可穿襯衫、短袖襯衫、針織開衫或裙子；有領有袖的連衣裙配長襪；如穿無袖連衣裙，應外套長袖或短袖的上衣。 如果沒有接待任務、正式會議等，每周五工作時間可著便裝；要求為：.1 男士：建議上衣為帶領的4、T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下衣為單色休閑長褲；鞋為便裝皮鞋，運動鞋.1 女士：建議上衣為帶領的T恤衫或休閑外套，不要透明或上面有字；下裝為單色休閑長褲/裙、；鞋為便裝鞋、運動鞋。 任何人、任何時候（包括周五及休息日）都不得著如下裝束進出公司、會見客戶。.1 衣冠不整（不整齊、不整潔）。.2 穿著短褲、超短裙。.3 穿著無領且無袖、過透、過露的服裝。.4 穿拖鞋（含拖鞋式涼鞋）。3.3 接打電話 接打電話是我們與用戶交往的重要途徑；個人的形象就是公司的形象。員工在日常的接打電話中要給對方以良好的形象，更好地表現公司員工的文化修養及素質，也使外界對公司的辦事效率，管理水平等方面留下良好5、印象。 基本要求.1 在電話鈴響三聲之內接起電話；.2 接打電話，先說聲“您好”， 并主動報出部門、姓名。.3 通話言簡意賅，時間不宜過長。.4 鄰座沒人時，請代接電話，有事請寫留言條，并及時轉告。.5 盡量減少私人電話，嚴禁撥打信息臺電話。3.4 言語行為 言語、行為、舉止文明、禮貌。 嚴禁在公司內打架斗毆，互相吵罵。 公司內與同事相遇應點頭表示致意，同事以姓名或職務稱呼；客戶以先生、小姐稱呼，并使用普通話。 站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平穩不得拖拉散漫。 公司內職員與領導或客戶相遇，應主動讓行，以示禮貌。 公司領導進入辦公室應主動起立相迎。 握手時應主動熱情，不卑不亢。 進入辦公室應輕輕6、敲門，聽到應答后再進，進門后回手關門不能大力粗暴。 同事之間或部門內部如有業務問題進行討論時，應避免影響他人工作。 請不要在辦公區走廊或通道內奔跑、大聲叫喊、高談闊論。 在辦公區走廊或通道內請靠右行走，互相禮讓，不要搶行。 未經同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。 辦公時間內不得在電腦上玩游戲、看影碟、做與工作無關的事。 請愛護公司的辦公用品、設備及其它財物，不得公私不分。 厲行節約，減少浪費。 嚴禁在公司內用餐、吃零食。3.5 個人環境 請保持個人辦公位整潔，辦公桌椅、計算機表面不能有灰塵，物品要擺放整齊，辦公區請不要隨便張貼。 請不要在辦公區堆放資料、紙箱等物品。 有事離開或下班離開辦公位7、時，請將座椅推入辦公桌下。 下班離開辦公室前，請關閉機器電源（包括電腦），收好所有資料和文件，最后離開者請關閉電燈、門、窗、空調等。3.6 公共環境 除指定地點外（行政部確定并明示），在公司任何地方（包括衛生間）都禁止吸煙。 無特殊事由請不要帶家人、親屬、朋友到公司辦公場所。（特殊情況需行政總監批準，并報行政部備案）。 員工外衣請統一懸掛指定地方（如衣架等），不要隨意擺放。 請不要在辦公家具上和公共設施上任意寫字、刻畫、張貼。 請把廢紙、廢物放入指簍，杯中剩水請倒入指定地點，請不要用飲用水沖洗杯子。 請不要在辦公區大聲喧嘩，有來客請帶至會客室或洽談區。 請不要讓客人在沒有任何員工的陪同下在辦公8、區內走動。 車輛請停至指定區域，不要隨意停放。 愛護公共財物，使用辦公設備要嚴格遵照使用說明操作。 下班前關好本辦公區域內的門窗、空調、電腦及其他設備，隨手關燈。 一切有礙觀瞻，有損形象的行為。如：隨地吐痰，亂扔雜務。4 獎懲措施4.1 行政部和人力資源部將不定期對本規范進行檢查，并對檢查結果進行公布；員工遵守此規范的程度將作為受聘的依據。4.2 對檢查出的不符合規范的行為，要求予以糾正或整改。4.3 對違反規定的人員，根據情節輕重分別給予當事人和部門負責人警告、公司通報批評、經濟處罰、降薪、辭退直至開除的處罰。 在公司內打架斗毆對當事人予以辭退。 在公司內互相惡語吵罵，將對當事人每次罰款209、0元，情節嚴重者還將給予行政處分直至辭退的處理。 在禁止吸煙的地方吸煙，發現一次罰款200元。三次（含）以上對責任人予以辭退。 工作時間內在電腦上玩游戲或做與工作無關的事情，發現一次罰款200元。 其他違規情況第一次違反予以口頭警告；第二次違反除警告外，填寫過失單，予以經濟處罰20元；第三次違反，予以經濟處罰100元，并在公司內通報批評，同時對主管領導予以經濟處罰50元。 對三次以上違反規范的、屢教不改者，可根據情節予以降薪、辭退直至開除的處罰。4.4 罰款以現金的形式當場繳納。4.5 所有罰款將作為員工活動經費，經行政總監審批后使用。行政事務管理制度 總 則 為進一步適應公司質量、環境體系雙10、認證的實施，規范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率，特制定本規定。本制度匯編了公司內部的行政事務類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。 第一章 會議管理制度 一、內部會議管理辦法 （一）公司會議主要包括總經理辦公會議、工作調度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。 （二）公司級會議的組織者為綜合處。 （三）會議由綜合處提供服務，會議召開應提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項服務，會議結束后，根據情況撰寫會議紀要，必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務。 （四）會議通知形式主要為電話通11、知，處長、部門經理及以上人員應通知到本人，其他人員通知到部門，由各部門自行通知。 （五）因故不能參加會議的，必須親自向綜合處說明理由。 （六）會議決議事項，與會人員應在會后立即執行，不得拖延或敷衍了事。 （七）各處室、部門要把每次調度會及其它會議精神傳達到基層，也可根據自己部門的實際情況，定期召開部門級會議傳達會議精神。 （八）部門有關會議如需綜合處協助的應提前通知綜合處，以便做出統一安排。 二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法 （一）公司所屬會議室及多功能廳由物業處負責辦理租用手續，綜合處負責提供相關會議服務。 （二）物業處根據會議室使用情況與租用會議室單位商定相關出租事宜，填寫會議室使用登12、記單，經主管經理簽字確認后通知綜合處，綜合處同使用單位協商會議室使用的具體事 . 4、公文簽發。將經審核的文稿交領導簽字，批準發文。公司級公文由總經理簽發，各處室、部門或某特定業務范圍的行文，由處室、部門負責人簽發。 5、公文的印刷、用印。 經審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按印章管理辦法加蓋公章。 二、公文發放 指將公文發放到相關部門。確定發文后，綜合處發文人員要在高新物業發文表上編制發文編號，登記公文名稱、發文日期、數量、發放部門等。對內發放文件須有各處室、部門相關人員簽收。公司級文件發放時只發到處室及相關部門，處室、部門內部的傳達由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文13、件后要簽字確認。 三、公文的傳閱 接收的文件需由多部門閱看時，經綜合處處長、總經理在文件批閱卡上審批后，原文件附文件批閱卡交由相關處室、部門閱看，閱看人員簽字確認。 四、公文歸檔 公司發文由綜合處及時歸檔，填寫文件歸檔登記表。各處室、部室自行發放的文件，如有必要應及時報送綜合處歸檔。 第四章辦公用品管理制度 為進一步開源節流，規范辦公用品管理，特做如下規定： 一、職責及范圍 （一）本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規定了辦公用品計劃、采購、發放、使用、保管等方面的職責和管理要求。 （二）辦公用品的采購、保管及發放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計劃、領取、使用、保14、管等由各處室、部門負責人或指定專人負責 二、辦公用品計劃、采購、保管及發放管理辦法 （一）每月15日以前，各處室、部門自行統計本處或部門的辦公用品需求狀況，并列出詳細計劃，分類（日常辦公用品、印刷品、其它）填寫用料計劃單，計劃本著“節省、實用、必需”的原則，經處室、部門負責人審批后統一提交綜合處。 （二）綜合處采購人員根據實際情況給予審核并制定采購計劃及預算，報經綜合處處長審 . 中小型企業行政管理制度范本 (一)總 則 第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。 第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公15、及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。 (二)檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條 檔案的借閱與索取： 1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔； 2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續； 3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，16、嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。 第六條 檔案的銷毀： 1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； 2.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。 3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。 (三)印鑒管理 第七條 公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。 第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。 17、第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。 第十一條 蓋章后出現的意外情況由批準人負責。 (四)公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經理辦公室留底存檔。 (五)辦公及勞保用品的管理 第十18、五條 辦公用品的購發： 1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室； 2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回； 3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用； 4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； 5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好； 6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦19、好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字； 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 第十六條 勞保用品的購發： 勞保用品的配給，由總經理辦公室根據各部、室的實際工作需要統一購買、統一發放。 (六)庫房管理 第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。 第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。 第十九條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。 第20、二十條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫。 第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準，辦理外借手續。 第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。 第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。 (七)報刊及郵發管理 第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續。 第二十五條 報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員21、統一保管、存檔備查。 第二十六條 任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經總經理辦公室主任批準。 (八)附則 第二十七條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。 (一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。 (二)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發； (三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經各部室主任批準，總經理辦公室登記后方可郵發。 第二十八條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究并提請總經理批復。 第二十九條 本規定解釋權歸總經理辦公室。第三十條 本規定從發布之日起生效。以下是22、我們公司的行政事務管理制度，可供參考： 行政事務管理制度 一、目的 為了加強公司行政事務管理，使公司各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本管理制度。 二、適用范圍 本制度行政事務管理所指的是公司會議管理；辦公環境衛生管理；文件打印、復印管理；保密規定；檔案管理；電話管理規定等。 三、職 責 3.1綜合部負責組織執行并監督各項管理工作； 3.2其他所有部門需遵守各項管理規定。 四、會議管理制度 4.1總則：為規范公司會議管理，做好上情下達和下情上報工作，實現公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，確保會議內容及議定的事項得到有效落實，特制定本管理制度。 4.2為避免會議過多或重復，全公司正23、常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下： 公司全體會議：每月底或月初進行一次，公司所有人員參加，主要內容是各部門報告本部門工作情況；對照上次會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況；由總經理安排和部署下月公司整體工作；需要公司協調解決的問題。 銷售會議：每周及每月底召開，銷售部所有人員及財務人員參加，主要內容總結公司本周/當月銷售工作情況；對下一工作月度銷售工作進行預測；研判行業發展趨勢及銷售工作的對策。 季度總結會議：每季末或下季初召開，公司所有人員參加，總經理對各部門工作進行總結講評并安排今后工作方向。 臨時性會議：因工作需要或其他方面原因需開24、會進行說明的，不定期進行。 4.3會議主持 會議由總經理召集并主持召開，總經理因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持會議。其他會議成員可以用書面或口頭的形式，說明理由，申請并獲取會議召集和主持權。在這種情況下，召集和主持權獲得者，必須盡早召集會議。 4.4所有與會人員要按時到場，無故不得遲到、缺席、早退，并在會議簽到表上簽到及簽退。因故不能參加會議的，必須親自向會議主持人說明理由。 4.5所有會議都要指定專人負責做好會議記錄，會后應及時將會議記錄整理上報，并交綜合部備案。 4.6業務聯系會每兩周召開一次，由銷售助理負責做好會議記錄、存檔并呈報總經理審閱。 4.7會議決議事項，與會人員應在25、會后立即執行，不得拖延或敷衍了事。 4.8此制度由綜合部負責制定解釋。 五、辦公室衛生管理細則 5.1總則：為創造一個整潔有序的辦公環境、增強員工對公司的責任感和歸屬感、推進公司日常工作規范化、秩序化、樹立公司形象，特制定此衛生管理細則。 5.2辦公室所有人員要講究衛生，做到辦公室內外環境清潔、整齊、統一，嚴禁隨地吐痰，杜絕臟、亂、差現象。 5.3辦公室環境衛生的管理由辦公室人員負責，所有人員按照衛生安排表，每天一小掃，兩天一大掃，消除衛生死角。 5.4當天負責衛生管理人員要嚴格執行衛生標準，分工合作、盡職盡責，到崗時間要求提前10分鐘上班，離下班時間提前10分鐘開始打掃。 5.5衛生要求: 26、保持地面干凈清潔、無污物、污水、浮土。 門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。 辦公桌椅及桌上的辦公用品擺放整齊、有序、合理，桌椅隨時保持清潔、無塵土、無破損。 電腦、打印機等辦公設備表面無塵土，污垢，墻壁無灰塵，墻上不亂掛物品。 書櫥、書柜內各類書籍、資料分類擺放整齊，便于檢查。櫥頂無亂堆亂放現 象，報紙擺放整齊有序，無塵土。 衛生間要求鏡面保持無污濁，洗手臺面無水痕，毛巾清潔干凈，坐便保持清潔衛生，垃圾日產日清，各物品擺放整齊。 5.6辦公室人員應尊重值日人員的勞動成果，良好的衛生環境重在維持，各人員需做好日常維持工作。 5.7此制度由綜合部負責制定解釋。 六、文件打印、復印及傳真管理辦法 627、.1總則:為使公司打印、復印及傳真工作規范化、制度化，并節約辦公紙張，特制定本規定。 6.2 打印機、復印傳真機由公司綜合部負責管理，各機器設備須定期檢查、及時維修，確保工作業務正常進行。 6.3公司提倡無紙化辦公，非需要均使用電子防潮柜檔文件。 6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、復印使用白紙外，其他資料的打印、復印請使用單面紙以降低紙張消耗。 6.5各部門人員在進行打印或復印時，必須填寫紙張使用登記表，登記使用紙張的用途和數量。 6.6綜合部每月月底根據使用紙張的實際數量，同辦公用品的使用一起提交報表。 6.7本管理辦法同辦公用品管理辦法一起配合執行。 七、保密管理規定 7.1總則:28、為維護公司利益，保守公司秘密，進一步加強公司信息及資料管理，特制定本規定。 7.2公司保密內容包括以下幾個方面: 公司重大決策及事項； 公司尚未實施的經營戰略，經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策； 公司內部的合同、協議、及可行性報告、重要會議記錄； 客戶檔案； 公司各類財務報表、統計報表； 公司產品資料、產品報價等各類信息； 公司員工人事檔案、工資、勞務性收入及資料； 公司內部管理制度。 7.3公司資料按密級分為：絕密級、機密級、秘密級三種。 絕密級：公司經營發展過程中，直接影響公司權益的重要決策文件及技術 信息資料； 機密級：公司的工作規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、客戶資 料、29、經營狀況、管理制度等； 秘密級：公司人事檔案、合同、協議、員工工資等各類信息。 7.4屬于公司機密文件、資料由專人專職進行管理，其他人員不得摘抄、復制及打聽。 7.5負責機密文件、資料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公 共場所談論公司秘密，不得通過其他方式傳遞公司秘密； 7.6對于泄露公司機密文件、資料者，并給公司造成經濟損失的，按照公司獎懲制度進行處理，公司并有權追究當事人的經濟和法律責任。 八、檔案管理制度 8.1總則:檔案管理是企業管理的重要內容之一，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。 8.2適用范圍:主要用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密30、統計、銷毀等管理內容。 8.3檔案的歸檔管理 各部門的檔案資料需指定專人進行負責，明確責任，保證原始資料及單據 齊全完整，密級檔案必須保證安全。 檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。 檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補，保持整潔、衛生。 建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。 8.4檔案的借閱 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，31、嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。 各部門人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須說明原因并經公司領導批準，方可借閱。 8.5檔案的銷毀 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。 對超過保存期限檔案，檔案管理人員需填寫檔案銷毀申請單，經總經理批準方可執行。 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理人員須認真核對，將批準的檔案銷毀申請單和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。 8.6本管理制度同人事檔案管理制度一起配合執行。 九、電話使用規定 9.1總則:為了提高公司辦事效率，節約辦公經費，保證通訊聯絡，結合公司實際，特制定本規定。 9.2公司電話主要用于32、業務開展與外部交流，禁止在電話中閑聊，嚴禁撥打私人電話、聲訊和信息電話。 9.3撥打長途電話應盡量長話短說，簡明扼要，不得煲電話。 9.4公司業務電話應盡量避免接私人電話，接聽私人電話盡量長話短說，一般應控制在3分鐘內。 9.5業務員撥打所屬各自固定業務電話，不得共用、混用、它用。 9.6接聽私人電話時間控制在三分鐘以內，非緊急事項一般少接私人電話，嚴禁占用業務資源并保持通話暢通。 9.7倉庫電話的使用遵守倉庫電話管理細則。 9.8電話響鈴不得超過三聲，總機電話接聽外線電話的標準用語為：“您好！民安長程！”轉接用語為：“請稍等！”接打電話用語要求規范、簡潔、禮貌。 9.9每月底由辦公室打印電話清單核對電話登記及監督使用情況，進行統一扣費。 9.10電話出現故障應馬上通知綜合部，由綜合部安排專業人員進行維修，部門非專業人員維修導致機器報廢或主要部件人為損壞的，由當事人承擔責任。 9.11享有電話補助的人員要求手機一天24小時處于開機狀態，以備業務聯系。