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1、軟件公司內部溝通及信息管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 軟 件 有限公司文件編號553-1類別內部溝通及信息管理制度版次1.0程序書頁次1/5發布單位質管部1.0 目的為加強公司內部溝通及實行網絡化管理，規范公司范圍內郵件系統、服務器、用戶和郵箱的使用與管理，保證員工正常使用郵件系統和正常登錄網絡進行溝通，特此規定。2.0 范圍本管理規范的適用范圍為公司內部全體員工，包括在深圳、西安及各駐外辦事處的員工。3.0 定義無4.0 職責：、4.1.1 信息管理部負責郵件及內部網絡的日常維護和技術支持。4.1.2 各2、部門的信息負責人負責公司內部網絡本部門工作簡報/服務的信息發布、更新。4.1.3 企管中心負責監督此程序的執行情況。5.0 內容5.1 郵件系統：公司的郵件系統為公司法定的郵件系統，公司范圍內的人員須用此系統進行日常工作。5.2 內部網絡使用：5.2.1 公司員工須把公司內部主頁設為默認的主頁。5.2.2 公司員工每天必須登錄內部網絡一次，檢查是否有與自己工作相關的內容。5.2.3 公司各部門信息管理員負責把本部門相關信息在內部網絡公布。5.3 用戶管理5.3.1 郵件系統用戶管理工作由信息管理部負責。主要內容如下：凡員工均有一個指定的郵件系統帳號，一般為該員工的姓名拼音加。 員工的郵件系統帳3、號用戶名注冊錯誤或同名，用戶需要更改時，應通知信息管理部對員工郵件系統帳號進行重新命名或重新注冊。軟 件 有限公司文件編號553-1類別內部溝通及信息管理制度版次1.0程序書頁次2/5發布單位質管部5.3.2 刪除用戶刪除用戶操作一般是在以下情況下執行：員工離開公司；員工因工作變動不再需要擁有郵件系統帳號；5.3.3 具體操作如下：員工離開公司或調動，由企管中心將員工的辭職/離職/調動的信息放到內部網絡上，以便相關部門辦理交接手續 ，信息管理部則按期刪除該用戶的郵件系統帳號5.3.4 管理員對刪除情況記錄備案。5.4 郵件管理5.4.1 員工郵件監控5.4.2 個人郵件由員工個人使用，用戶在使4、用中應注意以下問題：發給公司以外的郵件，若郵件被退回，應檢查被退回的原因，用戶可將郵件服務返回的錯誤報告轉發給信息管理部，由管理員分析解決。5.4.3 用戶應經常整理自己的郵箱：5.4.4 刪除無用或過時的郵件；5.4.5 備份重要郵件到本地；5.4.6 定期壓縮郵箱使之保持較小的尺寸和較高的磁盤利用率；5.4.7 收到或發出特別大的郵件后，應將其從郵箱中刪除，必要時在本地備份。5.4.8 管理員經常性監視用戶郵件的大小，對于郵件文件已經很大（如：超過 10M字節） 的用戶，管理員會通知用戶，用戶應在看到通知后一周內清理郵箱，一周后管理員有權對未清理的郵箱進行壓縮、清理等操作。5.5 Inte5、rnet郵件收發管理5.5.1 每一個注冊郵件系統用戶均擁有一個唯一確定的Internet E-mail地址，并擁有自由收發Internet郵件的權利。5.5.2 為保密和避免公司專線帶寬擁塞，用戶向外發送的Internet E-mail尺寸大小暫 （中 國） 有限公司文件編號553-1類別內部溝通及信息管理制度版次1.0程序書頁次3/5發布單位質管部定為不超過100K字節。5.6 安全管理5.6.1 公司郵件系統用戶需定期（至少每月一次）修改密碼，修改密碼由信息管理部指定的管理人員協助完成。5.6.2 公司用戶必須安裝防病毒軟件，公司推薦的防病毒軟件是 企業版，并定期清掃病毒，防止病毒的傳播6、。5.6.3 不將不明的軟件及其存貯媒體帶入本公司，不得下載黑客軟件和其他不安全的軟件。5.6.4 未經允許不得將涉及公司的任何文件、資料、數據向外傳播。5.6.5 非特殊原因，公司員工必須使用公司的郵件系統進行郵件處理。5.6.6 非特殊原因，公司員工向外發送的郵件大小不得超過100k。5.7 網絡帶寬管理5.7.1 由于Internet帶寬的限制，為確保他人正常使用的帶寬需要，未經特許工作時間不得下載文件（瀏覽網頁和接收郵件除外）、不得長時間上網、不得使用聊天軟件。私人郵箱郵件的接收一律放在非工作時間如中午等。5.7.2 有關限制措施的說明5.7.3 各部門管理員不得越權管理服務器或用戶，7、如某一單位的管理員不得修改通訊錄中非其管理范圍內的服務器、連接、網絡域、群組、用戶設置及應用程序，違者按失職論處5.7.4 員工不得在網上發布違反國家法律法規和公司規章制度的反動、迷信、消極、淫穢的言論和消息，違者除禁止其網絡使用權限外，按情節移送有關部門處理；5.7.5 員工不得利用郵箱或其他郵件設施向外單位發送涉及公司技術秘密和商業秘密的信息，違者一經發現，除禁止其網絡使用權限外，按情節移送有關部門處理； （中 國） 有限公司文件編號553-1類別內部溝通及信息管理制度版次1.0程序書頁次4/5發布單位質管部5.7.6 員工不得在網上傳播來路不明或帶有病毒傳播可能性的程序或文件；5.7.78、 員工不得使用或傳播各種黑客工具，對服務器或其他用戶計算機進行侵入或破壞，此行為屬于破壞公司經營活動，違者一經發現，除禁止其網絡使用權限外，按情節移送有關部門處理； 用戶在使用NOTES應用時，不得將文檔隨意復制粘貼，違者將禁止其網絡使用權限。5.8 本規范由信息管理部負責解釋、修訂。5.9 內部溝通見內部溝通流程圖。6.0 附則本規定呈總經理核準后，自發行之日起實施，修訂時亦同。7.0 相關文件和記錄內部投訴管理辦法 軟 件 有限公司文件編號553-1類別公司內部溝通及信息管理制度版次1.0程序書頁次5/5發布單位質管部 內部溝通流程圖流 程 圖責 任 者說 明表 格不滿意不滿意內部投訴內部溝通流程圖將處理結果通知投訴人投訴處理接受投訴達成共識完成溝通處理自己相關部分在討論區發表自己意見查閱公司相關信息使用公司內部網和公司郵件系統網絡溝通會議板報其他方式投訴人公司相關負責人接受投訴處理部門處理不滿意重復投訴流程投訴處理單