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1、公司辦公IT資產管理規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1目的32范圍33IT資產相關定義與分類33.1 IT資產相關定義33.2 IT資產的分類44IT資產硬件類管理44.1 IT資產硬件類管理中涉及的相關操作類型44.2 硬件類入庫驗收規定54.3 硬件類資產庫存管理規定54.4 硬件類資產使用申請規定64.5 硬件類資產的借用規定64.6 閑置硬件類資產的回收與發放規定74.7 硬件類資產的轉移84.8 硬件類資產轉交管理84.9 硬件類資產報廢規范94.10 硬件類資產的改造升級規范105耗材類資2、產管理115.1. 耗材資產范圍115.2. 耗材資產管理流程116. 軟件資產管理146.1. 軟件資產范圍146.2. 軟件分類146.3.軟件資產管理過程中的相關規定146.4. 相關責任界定157. IT資產盤點與對帳167.1. 盤點的方式167.2. 盤點人的指派與職責167.3. 資產對帳規定178罰則179附則171目的為加強公司IT資產的有效管理，實現長效管理，使IT資產管理更加規范化，特制定本制度。2范圍本制度適應于公司所有劃分為辦公IT資產的管理。3IT資產相關定義與分類3.1 IT資產相關定義（1） 本制度所稱IT資產主要包括為保證員工正常辦公而配備的個人PC機與筆記本3、及配套軟件、為構建辦公網絡環境而購置的網絡設備、以及為保證辦公網絡系統持續管理而購置的相關軟件、配件、耗材與工具等，包括資產性支出固定資產部分和費用支出非固定資產部分。（2） 本制度所稱受益人主要是指IT資產的實際使用者，通常為員工個人，也可以是多個使用者中的代表，受益人對所使用的辦公IT資產負有直接的保管責任。（3） 本制度所稱主管部門主要是指由公司授權負責代為管理IT資產的部門。主管部門負責所有庫存IT資產的直接保管和登記以及在使用中的辦公IT資產的維護與使用監督等責任，本制度中規定主管部門為技術保障中心IT支持部。3.2 IT資產的分類IT資產類別類別細分說明主管部門硬件類終端辦公設備P4、C顯示器、PC主機、筆記本電腦IT支持部網絡設備路由器、交換機防火墻、HUB等IT支持部辦公類服務器打印服務器、公司辦公類服務器等IT支持部耗材類配件硬盤、內存、網卡、顯卡、主板、CPU等IT支持部耗材鍵盤、鼠標、風扇、光驅、軟驅、網線和電源線以及電源插座等IT支持部軟件類個人辦公使用辦公必用軟件、辦公輔助軟件IT支持部服務器使用操作系統軟件與服務器應用軟件等辦公必用軟件IT支持部綜合使用網絡管理軟件與財務軟件等辦公輔助軟件IT支持部4IT資產硬件類管理4.1 IT資產硬件類管理中涉及的相關操作類型IT資產硬件類屬于資產性支出的固定資產部分。在IT資產硬件類管理過程中，不同階段會出現資產的入庫5、驗收、庫存管理、使用申請、借用、轉移、報廢等操作。以上所有操作都必須嚴格遵守相關操作規程方可執行。4.2 硬件類入庫驗收規定（1） 本制度中所稱硬件類入庫驗收是指主管部門接收到行政部按采購申請單采購的個人電腦等IT硬件類資產后，辦理資產入庫前對相關資產進行的資產清點、外觀檢查等查點和核實的過程。（2） 在資產入庫驗收時如發現所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現嚴重變形，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給行政部門，由行政部門負責處理退貨或更換等事宜。（3） 主管部門在取得相關IT資產并驗收完之后在發放給受益人之前依其類別和科目與財務部門達成統馭關系予以分類粘貼資產編號標簽。（4） 所有經過驗收6、后入庫的資產均由主管部門負責保管，如出現由于保管不利而造成的資產遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。（5） 主管部門在辦理完入庫驗收工作后，必須對所有入庫資產進行登記，填寫驗收、入庫、出庫登記表。4.3 硬件類資產庫存管理規定（1） 本制度所稱硬件類庫存管理是指主管部門在資產經過驗收入庫到資產分配到受益人這段時間內對庫存資產進行管理的過程。（2） 對于入庫的個人PC機與筆記本，主管部門負責進行軟件初始化工作，檢查或安裝辦公必用軟件、系統補丁與軟件補丁等。（3） 資產主管部門應根據驗收、入庫、出庫登記表中的信息，隨時掌握庫存情況，對某些類別的應保證一定庫存量的硬件類資產應急提出采購申請7、。（4） 存貨的放置應力求整齊、集中、分類存放等。4.4 硬件類資產使用申請規定（1） 本規則中所稱硬件類資產使用申請是指采購申請提交人在物品到貨入庫后，由受益人向主管部門提出使用意向后，主管部門按照采購申請單進行資產發放，同時領用人填寫IT硬件類資產領用申請單的過程。（2） 主管部門必須嚴格按照最初的采購申請單進行發放，并針對發放的硬件類資產填寫驗收、入庫、出庫登記表。4.5 硬件類資產的借用規定（1） 員工個人或部門在由于業務需要而暫未申請采購或已提出申請但所申請采購的硬件類資產未能及時到位時都可以向主管部門提出硬件類資產借用申請。（2） 所有借用操作都必須由受益人向主管部門提出借用申請并8、同時提交借用申請單，由主管部門根據庫存情況進行安排；如申請人已與某一受益人達成共識，對方可暫時讓出申請人所需之硬件類資產，申請人也必須向主管部門提交借用申請單，經過必要的簽字和資產核實等規程后，由主管部門具體安排借用事宜，同時核對已粘貼在資產上的資產編號，并在驗收、入庫、出庫登記表進行登記。（3） 除主管部門外，任何受益人都無權出借硬件類資產或安排出借硬件類資產事宜。（4） 如借用時間較長，則應考慮發生在借用期間的折舊問題。（5） 主管部門的硬件類資產登記臺帳應反映出借用部分，保證使用權和其它權限的清晰明確。4.6 閑置硬件類資產的回收與發放規定（1） 本制度所稱閑置硬件類資產是指由于員工離職9、升遷、調動或辦公服務器原有應用需求取消帶來的空閑硬件資產。（2） 當部門或中心由于以上原因出現閑置硬件類個人PC機時，資產管理人員負責上報主管部門，由主管部門進行回收，并在驗收、入庫、出庫登記表中進行相關登記。（3） 閑置類硬件資產回收后，主管部門將根據評估其性能等，并記錄閑置類資產臺帳中，根據以后的需求情況進行再次發放和調控，投入再使用。（4） 對于回收的硬件類資產在進行再分配原則上遵從哪回收分配到哪的原則，如回收的硬件類資產分配到不同的部門或中心，則此部分回收的資產分配參照資產轉移規范進行操作，并在資產轉移登記表中進行登記。4.7 硬件類資產的轉移（1） 員工由于工作調動或業務需要等原因10、，而引發的資產在不同的部門之間轉移時，硬件資產受益人所在中心的資產管理人員必須督促受益人提交資產轉移申請單，必須在得到主管部門以及財務的確認認可后方可發生轉移行為。（2） 資產轉移申請單一式兩份，資產管理人員留底一份，主管部門簽署意見后留底一份，同時在資產轉移登記表中進行登記。4.8 硬件類資產轉交管理硬件類資產的轉交主要發生在終端辦公設備的使用過程中，主要發生在員工與員工之間的一種行為。是指原有終端辦公設備在一定程度上已經無法滿足某一受益人的需求，而此受益人將此終端辦公設備轉交給另一受益人使用或主管部門的過程。（1） 原受益人在進行終端辦公設備中的PC機轉交之前是必須經過主管部門的同意，由主11、管部門做好登記后就可進行；如轉交設備屬筆記本，如轉交后不產生新的采購申請，則主管部門同意并做好登記后即可，如轉交后產生新采購需求，則必須提交轉交申請單，由經過必要的審批后方可執行。（2） 轉交只允許發生在同一部門之內，或發生在某一受益人和主管部門之間，否則將作為資產轉移處理。4.9 硬件類資產報廢規范. 本制度規定辦公IT硬件資產的報廢采用兩種方式，即主動報廢方式和被動報廢方式。. 被動報廢方式是指當硬件類資產受到嚴重損傷且簡單維修無法恢復使用時，其價值明顯減少的情況下應提交申請報廢。此外這種報廢還包括已經滿折舊年限且無法維持正常工作的硬件類資產部分。被動報廢方式是通常意義上的報廢方式，相關報12、廢規定如下：（1） 主管部門按照規定提交相關報廢申請，由財務或行政部門安排報廢，并由財務作相應的會計處理。（2） 報廢的發起人為IT支持部，個人無權申請報廢。（3） 報廢時主管部門必須填寫報廢申請單，同時在報廢登記表中進行登記，反映已經報廢的那部分資產。（4） 報廢的編號不重新使用。. 主動報廢方式是指硬件類資產由于使用時間的增長，作為辦公平臺所能提供的性能、效率、可靠性和穩定等已經很難滿足公司辦公的最低端業務的需要時，由主管部門根據資產本身的性能指標分析并結合受益人的意見，提請對硬件類資產的報廢。主動報廢方式是從辦公效率和新業務需求等角度去主動地做適當的淘汰。主要操作規范參照被動報廢方式的相13、關規范4.10 硬件類資產的改造升級規范. 硬件類資產的改造升級可分為兩種：主動升級和被動升級。. 本制度中所稱被動改造升級適應于涉及面和代價較小的改造升級部分，主要作如下規定：（1） 當硬件類資產原有的配置經主管部門確定確實不能滿足現有的需求，但僅作少量投入就可以達到需求標準時，則受益人可以申請對相關的硬件類資產進行改造升級。（2） 在進行硬件類資產改造升級過程中，增強其能力和延長其使用年限的部分應計入該硬件類資產的價值中。對于替換式升級則應計算其差價部分，如做增加式升級則直接計算增加部分的價值。如僅做維修以維持使用效果的費用應計為一般性費用支出。. 本制度中所稱主動升級主要是從公司IT資產14、管理的整體角度出發，全面調節和配置公司IT資產，達到改造升級和節省在投入的目的，主要規范如下：（1） 主管部門根據掌握的全公司的IT硬件類資產的配置、性能和使用時間 長度以及使用部門的需求等信息，從主管部門的角度在多個中心或部門間安排資產的轉移，轉移的相關操作見本制度第4.7條中的相關規定。（2） 在主動升級過程中，主管部門的職責是提出主動改造升級的可行性方 案，并提交相關申請，經必要的審批和確認后執行。（3） 在進行主動升級過程中，最后被淘汰的硬件類資產將按報廢方式處理或拆整為零的方式投入在使用。5耗材類資產管理5.1. 耗材資產范圍本規則中所稱耗材類資產主要是指PC機與服務器等設備的主要配15、件和相關耗材。5.2. 耗材資產管理流程在耗材類的管理過程中主要涉及耗材類的采購申請、入庫驗收與庫存管理、分配管理、修理和報廢等操作。.耗材類的采購申請規定（1） 耗材類中的配件部分采購申請主要由受益人根據其使用的PC機或服務器配件的性能狀況等提出更換或升級需求，經主管部門確認后由其部門主管提出采購申請。另外主管部門可根據公司平時配件的損害統計，申請采購一定的配件作為庫存，以應付日常故障維修的需要。（2） 耗材類中的耗材部分的采購申請原則上全部由主管部門負責提出，采購數量和規格以日常的消耗情況為依據。（3） 采購申請遵照公司的相關采購制度執行。. 耗材類的入庫驗收和庫存管理（1） 主管部門在辦16、理耗材類入庫驗收時必須按照采購清單進行詳細資產清點、外觀檢查等核實與檢查的工作。驗收完成后由主管部門相關責任人填寫驗收、入庫、出庫登記表。（2） 在資產入庫驗收時如發現所驗貨物與裝箱單等不符或設備外形出現嚴重變形、損壞時，主管部門負責人有責任將驗收結果反饋給行政部門，有行政部門負責處理退貨或更換等事宜。（3） 主管部門在取得相關資產后依其類別依其入庫的先后順序編寫順序號并填寫驗收、入庫、出庫登記表，做好登記。（4） 耗材類中的所有類別都劃為費用支出部分，不算入資產支出部分，不進行資產編號和粘貼標簽。（5） 資產主管部門應根據庫存情況編寫和更新驗收、入庫、出庫登記表，準確反映耗材類中配件與耗材的17、庫存情況。（6） 存貨的放置應力求整齊、集中和分類并置標志牌。（7） 所有經過驗收后入庫的資產均由主管部門負責保管，如出現由于保管不利而造成的資產遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔主要責任。.耗材類的分配管理規范（1） 配件中由受益人申請采購的部分，由主管部門辦理入庫驗收和相關登記之后依采購申請單分配給具體的受益人，并填寫驗收、入庫、出庫登記表；由主管部門統一申請采購的部分在主管部門辦理好入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，根據日常維護的需要進行發放。分配時受益人必須填寫配件使用申請單。主管部門必須在配件發放登記表中進行發放登記。（2） 耗材由主管部門辦理入庫驗收后，由主管部門作為庫存進18、行管理，其中耗材中的一部分由主管部門根據各中心的實際需求，以批量的方式發放給各中心的資產管理人員，按中心進行批量登記，受益人根據客觀需要到各資產管理人員處進行領取，資產管理人員在耗材領用登記表上進行領用登記。（3） 主管部門每兩周負責對耗材類的使用情況進行一次統計，跟蹤庫存情況和耗材類的使用情況，并及時補充庫存。（4） 所有耗材類資產在分配過程中，都必須遵從以舊換新原則，回收的耗材類資產由主管部門根據其性能部分投入在使用，不能使用的部分參照耗材類報廢規定進行處理。. 耗材類報廢規定（1） 本制度中所稱耗材類報廢非嚴格意義上的固定資產報廢，只是一個廣義上的報廢概念。（2） 當耗材類因自身損耗嚴重19、或受到嚴重損傷且簡單的修理也無法恢復使用時，可以由主管部門提請報廢。此外報廢的耗材類還包括因性能落后已無法滿足工作需要而被淘汰下來的部分。（3） 對于無法繼續使用的原價值在兩百元以上的耗材類按規定提交報廢申請單申請報廢，由公司統一進行折價出售等處理并作相應的會計處理。6. 軟件資產管理6.1. 軟件資產范圍本制度所稱軟件資產是指公司根據業務實際需要而采購的相關辦公軟件，包括操作系統、辦公平臺軟件和開發平臺軟件等軟件構成的那部分資產。其上所指軟件資產不包含那部分未購買版權而只是付一定費用以換取一定時段使用權的那部分軟件。6.2. 軟件分類從業務需要的角度出發，將公司使用軟件分為三類：（1） 辦公20、必用軟件：計算機操作系統、Office等等對辦公環境或個人辦公來說都是所必須依賴的最基本的那部分軟件；（2） 必要軟件：oracle,tomcat,weblogic等等與核心業務有密切關系的、業務化需求表現較強的那部分軟件；（3） 非必要軟件：并非辦公所必需的或與公司辦公無多大關聯甚至毫無關聯的那部分軟件。6.3.軟件資產管理過程中的相關規定. 軟件采購申請規定軟件采購申請由主管部門以部門或中心為單位進行統計，將公司各中心或部門需求匯總后統一提交采購申請。統計表單和相關申請流程單見附件。采購的軟件支包括辦公必用軟件和辦公輔助軟件兩類軟件。. 軟件的入庫驗收和庫存管理軟件采購完成到貨后，主管部門21、負責軟件的驗收工作，驗收完成后由主管部門做好軟件庫存管理登記，隨時掌握軟件資產的庫存情況。. 軟件資產發放辦法（1） 主管部門在發放PC或服務器時必須完成辦公必用軟件的安裝和初始化工作；（2） 主管部門負責批量發放辦公輔助軟件，軟件受益人自行安裝，管理可以提供安裝和配置等方面必要的技術支持等。對于以上兩種軟件，主管部門必須做好發放登記和統一管理。6.4. 相關責任界定（1） 主管部門負責所有辦公必用軟件的初始化安裝和重新安裝，任何未經軟件主管部門同意所進行的辦公必用軟件的初始安裝行為和重新安裝行為非公司行為而均屬個人行為，由此引發的一切后果與將公司無關。（2） 主管部門負責統計各中心或部門所需22、要的辦公輔助軟件的采購需求，統一采購和發放。辦公輔助軟件的安裝由各中心或部門按采購上報人進行針對性發放，由軟件受益人自行安裝。任何未經上報需求的個人不得私自安裝具有同類型的非采購范圍內的軟件，否則均屬個人行為，由此引發的一切法律后果將于公司無關。（3） 公司任何個人不得私自安裝非免費的非必要性軟件，否則均屬個人行為，由此引發的一切法律后果將于公司無關。（4） 主管部門負責每月進行一次軟件使用情況抽查，將抽查結果反饋給相關行政部門，以便形成有效監督。7. IT資產盤點與對帳7.1. 盤點的方式（1） 年中(終)盤點：盤點的范圍包括存貨盤點和已發放財產盤點，這種盤點方式有主管部門和財務部門于年中(23、終)時，實施全面的清點一次。（2） 季度抽點：主要是主管部門抽樣檢查。（3） 主管部門有義務根據財務部門的專項需要配合隨時實行盤點。7.2. 盤點人的指派與職責（1） 主盤人：由財務部門指派人員擔任，負責實際盤點工作的發起、推動和實施工作；（2） 盤點人：由財務部門指派人員擔任，主要負責點計數量以及盤點數據的整理與報告的編寫等工作；（3） 協點人：由主管部門指派人員擔任，負責盤點過程中資產的分布指引。7.3. 資產對帳規定主管部門每個月末給財務提供一個硬件類資產新增、借用、轉移、庫存和報廢方面的報告，由財務進行對帳。8罰則（1） 對所保管的資產有盜賣、調換或化公為私等營私舞弊者，將賠償同等金額并報送人事部門做相應的處理，情節嚴重者將保留追究法律責任的權利。（2） 如受益人在未提交以上相關條款規定的申請單并得到必要的簽字確認，擅自轉移、撥借或人為損壞不報而事后被查實者，將視情節嚴重或造成的影響程度做出扣罰不等的獎金相應的處理。（3） 主管部門或受益人由于未盡責任或由于過失而導致資產被竊、損壞等情形，事后必須追究責任。（4） 主管部門在執行IT資產管理制度的過程中，發現任何違反本制度以上條款規定的行為，都有權對此行為提出警告或將相關人員名單提交人力資源部，由人力資源部按情節嚴重程度做出相應處罰。9附則本制度自發布日起正式實施 。