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1、集團員工信息控制管理制度及流程說明編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 員工信息管理1 范圍公司內部員工自被聘用之日起到離開公司止的各項信息（包括崗位描述與人員編制信息、員工招聘信息、專業技術職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調整信息、合同管理信息、培訓管理信息、出國管理信息、人員待崗、辭職、解聘信息、社會保險信息及其他有關信息）的建立、分類、更新、維護、處理、調用、統計分析等方面的管理2 控制目標2.1 確保員工信息的準確、及時、完整與安全2.2 為歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用管理人才提供重要依據2.3 確保對信息調用的有效控制和提高處理的效率3 主要控制點3.2、1 對于保密信息，人力資源部經理審批是否同意借閱員工信息3.2 對于重要的保密信息，總經理審批保密信息的調用申請4 特定政策4.1 每月5日前統計打印人員結構表及上月變動匯總表，并上報人力資源部經理、公司總經理和董事長4.2 每季度向部門經理、分管副總經理、總經理及董事長提供人力資源信息分析報告4.3 使員工信息管理形成制度- 形成員工信息材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應錄入信息庫的材料送交人力資源部- 人力資源部綜合管理員要經常了解和掌握形成信息材料源的信息，溝通渠道，建立聯系制度并提供規范的信息統計報表文件，不定期或定期地向形成信息的部門收集應收集錄入的材料- 人力資3、源部人事信息檔案管理員對送交的需錄入信息庫的材料，核對信息，剔除無用信息和重復信息，并對不符合錄入信息庫要求的材料，要及時通知形成信息材料的部門，補送材料。形成信息材料的部門，要按規定認真、及時辦理- 人力資源部人事信息檔案管理員，對各崗位管理員錄入信息庫的員工基本信息、崗位變動信息、績效考核信息、獎懲和晉升信息、薪資及其變動信息、福利費用信息、人力資源成本信息、招聘信息、培訓信息、考勤和合同信息、辭職和離退休變動信息進行相應的處理，并定期出臺人力資源統計報表和分析報告- 人力資源部人事信息檔案管理員在收到外部信息材料后，一星期內須將材料錄入信息庫4.4 員工信息的鑒別及錄入制度- 對收集的信4、息源，必須經過認真的鑒別，屬于錄入員工信息庫的材料應真實、完整、對象明確，方能錄入信息庫- 不屬于錄入信息庫范圍的材料不得擅自錄入，應經過鑒別，分類予以處理- 員工信息材料，須統一用十六開規格的辦公用紙，或軟盤提供，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍墨水和復寫紙書寫4.5 信息的保管保密制度- 建立各類員工信息庫- 員工信息應建立登記、統計制度并定期出臺分析報告- 不斷地改進人力資源信息管理系統平臺技術，做好信息的保管和維護，從而實現信息管理的資源共享化、科學化、規范化- 依據人力資源信息管理規范和人事工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定制定公司信息保密制度并嚴格執行（重要保密信息： ；保密信5、息 ；共享信息： ）4.6 人力資源信息分析報告應包括：月度工資總額匯總表（薪資管理員負責）、年度工資總額匯總表（薪資管理員負責）、人員結構表（薪資管理員負責）、人員調動表（薪資管理員負責）、員工信息采集表、人工成本信息報表（薪資管理員負責）、年度員工名冊、勞動合同訂立情況臺帳、勞動合同訂立情況報表、歷年增加職工登記表、歷年減少職工登記表等5 員工信息管理流程說明C-11-08-001步驟涉及部門步驟說明1人力資源部人事信息檔案管理員根據崗位描述與人員編制信息、員工招聘信息、專業技術職稱聘任信息、員工績效管理信息、考勤管理信息、工資調整信息、合同管理信息、培訓管理信息、出國管理信息、人員待崗、6、辭職、解聘信息、社會保險信息及其他有關信息建立員工各類信息庫2各部門及時記錄員工工作情況，將涉及員工的基本信息、其它相關管理信息、各類相應的報表上交至人力資源部3人力資源部各管理員各管理員匯總各類信息4人力資源部人事信息檔案管理員將各管理員匯總的信息錄入員工信息庫5人力資源部人事信息檔案管理員收集統計分析所需其他數據，對信息庫進行維護，并定期出臺內部統計報表及人力資源信息分析報告6人力資源部績效薪酬主管人力資源部經理績效薪酬主管審核人事信息檔案管理員提供的報表及報告；人力資源部經理審閱7各部門員工需要借閱人員信息時，借閱部門提出借閱申請，填寫信息調用申請表8人力資源部人事信息檔案管理員審核借閱7、申請并根據信息類別進行處理9人力資源部人事信息檔案管理員如果借閱信息是共享信息，辦理借閱手續，開具信息調用登記表；如果是保密信息，提交經理審批，不屬保密信息，提交借閱者的分管負責人審批10人力資源部人事信息檔案管理員如果借閱信息不是共享信息，則判定是否屬于保密信息10.1借閱者的分管負責人、人力資源部人事信息檔案管理員如果員工信息介于共享信息和保密信息之間，則由借閱人的分管負責人審批，如果不同意，則結束，如果同意，則辦理借閱手續，開具信息調用登記表11人力資源部經理如果是保密信息，人力資源部經理審批11.1人力資源部經理不同意借閱，則結束流程12人力資源部經理同意借閱，則根據借閱部門或員工信息的級別，判斷是否需要總經理審批12.1總經理如果需要總經理審批，則由總經理審批。若同意，則辦理借閱手續；若不同意，則結束流程12.2人力資源部人事信息檔案管理員如果不需要總經理審批，則直接辦理借閱手續13人力資源部人事信息檔案管理員按規定追查違反信息保密制度人員的責任