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1、公司辦公室行政管理規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 企業管理制度提綱隨著市場經濟的迅猛發展，企業經營范圍的不斷擴大，企業若想有發展就離不開管理，企業內部的管理也必須實行規范化管理，以提高企業的管理素質和水平，增強企業的經營能力，適應競爭日趨激烈的市場，達到企業的經營目標。現代化的企業規模大、分工細、協作緊密，管理的地位也日益突出，企業直接面向市場，面向客戶。在當今市場上，消費需求多種多樣，且不斷變化，市場競爭越來越激烈，為了更好的滿足客戶的需要，擴大規模，提高企業的經濟效益和社會效益，必須加強規范化管理，須運2、用現代化科學的管理方法和管理手段，通過規范化的管理促進經營，向管理要效益，應改善企業的各項工作，在全面、系統、協調的原則下，劃分職責范圍，明確工作任務，優化工作流程，確定工作標準，指明工作方法，規范行為，進行客觀公正的考核，同時，制訂有效的獎罰措施，使員工各司其職，各負其責，人盡其才，物盡其用，時盡其效，因此制訂相關的管理制度是必要的，也是提高企業管理水平的重要前提，根據企業的發展，管理的內容越來越豐富，管理由淺入深，由粗到細，不斷成熟和完善。只有制訂出相關的管理制度，定崗定員，責任到人，按照一套標準的程序溝通，傳遞和協作，才能使工作秩序井然，有條有理，使企業進入良性循環，正常運轉，提高效率。3、（一）、辦公室人員管理制度 一、接待訪客技能與禮儀接待訪客是辦公室人員的一項重要工作內容。因此，接待訪客的禮儀與技能就成了辦公室人員的基本要求。1 基本技能1） 既要機敏，又要有禮貌。2） 要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。3） 要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見，就表示遺憾，并為他安排以后會見。4） 接順序請訪客進去，可事先安排次序或以到達先后為次序。5） 要做好訪客登記，記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關系，以及通訊地址等。2 基本禮儀1） 客人來訪時，應立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“歡迎4、光臨”，當對方遞過名片來時，應用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。2） 引導訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應先把桌上的文件合起，避免他人看到。3） 在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調，在訪客右側前一公尺處引導。4） 在會客室前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應用手按住門，讓訪客先行進入；如果門向內開，應先進入，按住門后再請訪客入內。5） 進入室內后，應請訪客坐上位（離入口較遠處），并說“請坐，稍候”。辦公室人員退出會客室時，應以正面倒走方式退出，并關上門，掛上“訪客中”，等字樣的牌子。3 款待訪客指在訪客與有關人員面談時辦公室人員應注意的一些問題。5、面談時，應當在適當的時候端上飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應放在大盤中端出并放在距離訪客近的茶幾上；面談時間若很長，應當在適當時間入內添加茶水；面談結束后，應將訪客的物品交給對方，若發現訪客離開后有遺忘之物，應馬上處理。4 善后事務辦公室人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務。當一位訪客剛走，馬上又來了一位訪客時，為了避免讓訪客久等，整理的動作要利落、敏捷。如果距離下一個訪客來臨還有段時間，應先開窗通風。煙灰缸里如有前一位訪客的煙蒂，應馬上清除。清潔完畢后，馬上查對下一位訪客。總之，無論在任何時，或處于何種狀態，辦公室人員都應以最快捷的速度迎接訪客。辦公室人員著裝規定1. 為樹立和保持6、公司良好的社會形象，實現規范化管理，本公司員工應按規定的統一穿著工裝。2. 員工在上班時間內要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。3. 員工上班應注意將頭發梳理整齊。男員工頭發不過耳，不得留胡子；女員工上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。4. 員工違反本規定的，除通報批評外，每次扣罰50元；一個月連續違反三次以上的，扣發當月獎金。5. 各部門負責人應認真配合，督促屬下員工遵守本規定。xx公司電話接待服務規定本公司為了規范辦公人員的電話接待服務，特制訂如下規定：1. 響鈴時。電話鈴聲響起之后，應盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。2. 7、找人時。來電話指名找人，應迅速把電話轉給要找的人。如果不在，應明確告訴對方，如果需要留言，必須作好記錄。3. 接聽時。一般由最低職位的職員接聽，但是，新職員對企業情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。4. 聲小時。對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點小。”5. 通話時。通話時如果有其他客戶進來，不得置之不理，應該點頭致意。如果需要與同事講話，應有禮貌地說，“請您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。6. 中斷時。通話突然中斷，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。7. 掛斷時。打完電話，不要自己先掛電話，應該等對方掛斷之后再輕8、輕放下。8. 高峰時。在業務通話高峰時，盡量不要往外打電話，不要占線時間太長，并且設法告訴客戶，“現在正是進電話高峰時間，對不起辦公物品的保管1. 填寫臺賬。所有入庫辦公用品，都必須一一填寫臺帳（卡片）。2. 保管。必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。3. 盤存。辦公用品倉庫一年至少盤點兩次（6月12月）。盤點工作由管理員負責。盤點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調整臺帳，使兩者一致。4. 印刷品與紙張管理。印刷制品與各種用紙的管理按照盤存的臺賬為基準，對領用的數量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。一旦一批消耗品用完，立即寫報告遞交專人。9、5. 持有量調查。必須對公司各部門所擁有的辦公用品低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調查。調查方式是，每月5日對前一月領用量、使用量以及余量（未用量）作出統計，向上報告。主管人員對報告進行核對，檢查各部門所統計數據是否與倉庫的各部門領用臺帳中的記錄相一致。最垢 把報告分部門進行編輯保存。辦公用品好放規定1. 本公司為規范辦公用品的發放工作，特制訂本規定。2. 公司各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品。3. 各部門須指定專人管理辦公用品。4. 各部門應于每月28日前將下月所需辦公用品報計劃辦公室。辦公室于每月6日前一次性發放各部門所需辦公用品。5. 采購人員須根據計劃需要采購，保證供應10、。6. 辦公用品入庫和發放應及時記帳，做到帳物相符。7. 任何人未經允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。8. 應加強庫房管理和消防工作，防止失盜、失火。辦公消耗品管理規定1. 本公司為加強對辦公消耗品的管理，特制訂本規定。2. 辦公消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。3. 辦公消耗品一年的消耗限額為萬元；各部門及有關人員必須節約使用，避免浪費。4. 辦公消耗品的購買與管理，由總務部負責，下設保管員處理領用事務。5. 辦公室必須把握消耗品在正常情況下每月平均消耗量以及各種消耗品的市場價格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎上，確定采購量與采購時間11、，以最小的采購量，滿足日常事務運營對消耗品的基本需求。6. 領取辦公消耗品時，必須填寫申請書，寫明申請時間，使用場所（部門名稱）以及物品名稱與數量。同時申請者以及其部門主管必須加蓋印章或簽字。另外，特殊辦公消耗品的申請，必須填寫用途。7. 辦公室必須在填寫辦公消耗品購進登記的簿的基礎上，對照各申請采購傳票，在每月末進行統計，向總裁作出報告。文具用品管理制度1. 為使辦公文具用品管理規范化，特制訂本制度。2. 本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。3. 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、磊頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、像皮擦、夾子等。4. 管理消耗品：簽字筆12、熒光筆、修正液、電池、直紅紙等。5. 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算機、印泥等。6. 文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管用品，如圓珠筆、像皮擦、直尺等。部門領用旨本部門共同使用用品，如打孔機、釘書機、打碼機等。7. 消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。8. 管理品移交如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。9. 文具的申請應于每月25日由各部門提出“文具用品申請單”交辦公室統一采購，并于次月一日發放，但管理性文具的申請不受上述時間限制。10. 各13、部門設立“文具用品領用記錄卡”，由辦公室統一保管，在文具領用時作登錄使用，并控制文具領用狀況。11. 文具嚴禁帶回家私用。12. 文具用品一般由辦公室向文具批發商采購，其中必需品、采購不易或耗用量大的，應酌量庫存，特殊文具辦公室無法采購原，可以經營辦公室同意授權各部門自行采購。13. 新進人員到職時由各部門提出文具申請向辦公室領取文具，并列入領用卡，人員離職時，應將剩余文具一并交辦公室。長途電話管理辦法1. 為使電話發揮最大效力并節省話費，特制訂本辦法。2. 電話由辦公室統一負責管理，各部門主管負責監督與控制使用。3. 電話使用規范：1） 每次通話時間以三分鐘為限。通話時間簡潔扼要，以免耗時占14、線、浪費資金。2） 使用前應對通話內容稍加構思或擬出提綱。3） 注重禮貌，體現公司員工良好的文化素養和精神風貌。4. 長途電話使用規范：1） 各種外線電話須配置專用長途電話記錄表（待制訂），并逐次記錄使用人、受話人、起止時間、聯絡事項及交涉結果。該表每月轉總經理審閱。2） 長途電話限主管以上人員使用。3） 其他人員使用長途電話需先經主管批準。4） 禁止因私撥打長途電話。5. 違反長途電話使用管理辦法，或未登記和記載不實者，將視情節輕重給以批評或處分。各種表格：1. 領物卡部 門領用人核發領用物品及規格用 途數 量單 位價 格總 價經理： 保管員：2. 辦公用品申請單申請部門成本負擔部門用 途品15、 名單位數量申請交件日 期實際交件日期核 批核發簽收申請理由申請部門主 管申請人3. 辦公用品領用單項次品名規格單位數量單價金額12345678910合計金額保管管理部門領用部門主管經辦主管經辦點收注：本單一式二聯；第一聯交領用部門，第二聯為出庫憑證，由管理部門入帳。關于每周例會制度1部門管理人員例會每周舉行一次，由總經理主持，副總經理及各部門經理級人員參加。2會議主要內容為：1） 總經理傳達辦公室精神。2） 各部門經理匯報一周工作情況，以及需提請總經理或其他部門協調解決的問題。3） 由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。4） 其他需要解決的問題。3全會參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。4. 會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未下式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。