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1、企業集團會議接待費用與成果管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為規范公司會議管理，保障會議質量，降低管理成本，特制會議及接待管理制度。二、會議類別會議類別分公司內部會議和公司外部會議，其中公司外部會議包括主辦、承辦、參加三種類型。（一）公司內部會議1、總經理辦公會（1）總經理辦公會是由總經理本人或委托人定期召開的工作例會。（2）參加人員為總經理層、總經理辦公室、企業管理部及相關的部門負責人。（3）時間原則上定為每周日下午。2、部門經理例會（1）部門經理例會由公司層面組織的部門會議。（2）會議由企業管理部2、負責主持。參加人員為總經理層、各部門負責人（負責人出差時由部門行政主管或指定代理人參會）。（3）會議紀要由總經理辦公室負責整理，經主管總經理審核，總經理批準后在公司OA上發布，會議紀要在總經理辦公室存檔。3、部門例會（1）部門例會是由各部門負責人定期召開的工作例會。（2）例會時間由各部門根據部門工作開展合理安排，原則上每半月召開一次。（3）會議紀要由各部門行政助理負責整理，每月28日之前報總經理辦公室存檔。4、項目相關會議(1）項目組內部會議。項目經理根據需要，主持召開項目組內部會議，由項目經理指定人員負責整理會議紀要。會議紀要由各自部門負責存檔備查。(2）與客戶溝通的相關會議。項目組與客戶進3、行溝通或匯報項目的工作情況時，由項目經理或項目組指定人員記錄客戶的意見，并形成會議紀要，由客戶簽字確認后提交企業管理部存檔，同時報送主管總經理。(3）對于公司組織召開項目評審會議及驗收會議，由企業管理部組織召開。項目管理員或項目經理指定人員負責記錄會議紀要，并于次日呈會議主持人員，經審批后在項目中存檔。(4）對于聘請外部專家召開的項目評審會，由項目負責人組織召開。由項目管理員或項目經理指定人員記錄會議紀要，并于次日呈會議主持人員，經審批后在項目中存檔。5、公司大會公司大會為公司層面董事會、全體員工大會等公司規模會議，會議安排由總經理辦公室或企業管理部統籌負責。（二）公司外部會議由公司主辦、承辦4、的外部會議由總經理辦公室負責統籌，具體由市場營銷部負責組織會議的準備與接待工作，會議紀要與會議材料由專人提交企業管理部存檔，對于公司派出參加的外部會議，參會人員在會議結束后將會議紀要（會議影音材料）和資料交企業管理部存檔。二、會議的準備1、所有會議主持人和參會人員都應分別做好有關準備工作（包括會議室準備、會議議程、發言要點、會議所需材料、會議決定草案、通知與會人等）。2、參會人員準時參加會議并簽到，手機保持振動狀態，不得由于接聽電話而影響他人。3、會議涉及機密事件，所有與會者要執行保密制度，不得外傳泄密，否則按公司有關規定處理。4、會議形成的決議應由會務負責人責成專人及時書面或者口頭通知有關執5、行部門，并負責監督落實情況。三、會議記錄1、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。2、會議記錄員應遵守的規定（1）做好會議的考勤記錄，填寫參加會議人員簽到表（見附件3），根據會議內容整理會議紀要。（2）會議紀要整潔、清晰，在記錄中要注明“待解決內容”和“會議決定”等字樣。（3）會議紀要應在會議結束兩個工作日內呈報會議主持人審核簽名。四、會議費用管理1、涉及到費用的會議，會議組織方需提供會議用款申請表（見附件2），經批準后從財務領取備用金，會議結束三個工作日內，提供會議申報表（見附件6），對費用情況進行詳細說明，履行報銷6、手續。2、會議組織方嚴格遵守各項費用開支標準，不得有瞞報、漏報的行為，會議的各類費用開支標準見附件6。五、會議的成果管理會議結束兩個工作日內，會議紀要與相關資料交企業管理部存檔，若有錄音文件要一并存檔。會議紀要由企業管理部上傳公司OA，方便員工知識共享。六、會議接待1、接待管理：總經理辦公室在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，了解來賓基本情況確定接待方式。必要時由辦公室負責統籌，會議接待成立會務組，填報會議任務單（見附件1）確定會務組負責人，項目會議會務組負責人原則上由業務部門經理擔任，其他由辦公室負責安排，會務組負責人依據實際情況填報客戶接待計劃表和會議接待計劃表，統籌會務組其他人員的安7、排。每次會議結束后，由會務組負責人與總經理辦公室對會務人員表現進行考核打分，填報會務考核打分表（見附件7），考核結果作為薪資、職位與獎金調整的重要參考。2、接待禮儀：（1）儀表：面容清潔，衣著得體。（2）舉止：穩重端莊，從容大方。（3）言語：語氣溫和、禮貌文雅。（4）態度：誠懇熱情，不卑不亢。（5）迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。（6）接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。（7）過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。（8）進電梯時：要告訴客人上幾樓，8、讓客人先進、先出。（9）座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。（10）送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。本制度由總經理辦公室負責解釋。附件1：會議任務單會議名稱會務組負責人時間地點會議內容與范圍會務組成員及職責 總經理辦公室（市場營銷部）意見公司總經理層意見附件2：用款申請表會議名稱申請人時間金額參會人員及職責說明會議用款情況說明及預算 部門經理：總經理辦公室（市場營銷部）意見公司總經理層附件3： 會參加會議人員簽到表序號姓名單位簽字12345678910附件4：專家組名單表序號鑒定會職務姓名工作單位現從事專業職稱聯系方式19、2345附件5：專家咨詢費發放表姓名身 份 證 號咨詢費金額/元代扣營業稅/元代扣所得稅/元實發金額簽名合計批準： 審核： 制表：附件6：會議申報表會議名稱會議主要議題與會總人數會議時間至經費來源費用項目單人標準人數天數金額辦公費伙食費住宿費交通費租會議室會議資料費其他費用合計 主辦部門負責人辦公室審核財務部審核總經理審批附件7：會務考核打分表內 容得 分說 明（2分及以下請說明具體案例）住 宿5分 4分 3分 2分 1分用 餐5分 4分 3分 2分 1分會場安排5分 4分 3分 2分 1分資料準備5分 4分 3分 2分 1分接送服務5分 4分 3分 2分 1分會議禮品發放5分 4分 3分 2分 1分考察安排5分 4分 3分 2分 1分備 注