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1、公司辦公用品、郵政通訊事務等后勤保障制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 后勤保障制度1. 目的和范圍:為公司全體員工服務，通過規范公司后勤保障管理，保證公司各項業務正常運作，從而，為員工創造良好的工作環境，提高員工工作效率。主要包括采購及倉庫管理、車輛管理、郵政通迅事務管理、安全衛生管理及電腦管理等。2. 職責2.1 人力資源部后勤保障人員服務于公司全體員工，保證各項辦公物資及時送達，提供便捷的交通工具和整潔的工作環境，合理安排各項行政開支、節省費用。2.2 人力資源部后勤保障人員致力于為公司員工創造良好的工作氛圍2、，進而提升人力資源物理環境管理水平。3. 工作流程： 3.1 辦公用品管理制度 公司辦公用品（包括部分固定財產、日常低值易耗品等）由人力資源部指定專人負責管理。 各部室應于每月15日（5日內，如遇節假日順延），將部門經理審簽過的當月份辦公用品申購單報人力資源部統一購置、領用。 臨時需要購置的特殊用品，應報總經理批準，由人力資源部統一按總經理批示辦理。 各部門的辦公用品應指定專人統一簽領。凡屬固定資產的物品，領用者應填寫財產領用單。 工作調動或離開本公司者，必須先辦理原領用物品的清查及上繳手續。 上繳回歸之物品要完整齊備，若已損壞，應作合理解釋，故意損壞或遺失者，除照價賠償外，還應酌情處罰。3.3、2 公用辦公設備的使用規定 復印機：人力資源部派專人負責維護，以便及時排除故障。 傳真機：人力資源部為每部傳真機設登記冊，上詳列日期、發送地、頁數、發件者等項目。各部門傳真時要認真填寫。凡未在公司本部的傳真機，也應參照本通知精神，制定有關規定，并由專人管理，人力資源部根據電信局的月底對帳單進行監控。 3.3 車輛管理辦法 公司駕駛班隸屬人力資源部。駕駛員實行崗位責任制，包干使用和維護車輛。 各部門因公用車，報由人力資源部行政內務主任統籌安排。 凡公司外聯人員的摩托車，每輛每月包干使用汽油20公升。公司配發的摩托車每年的包干維修費用為400元/輛，超出部分自理，但其年檢、保險費用由公司負責繳納。4、 駕駛員（包括摩托車手）的一切違章罰款均不能報銷。 員工需要用車時，由申請人填寫元洪（融僑）地產派車單（一式兩聯），經所在部門經理簽字（派用中巴須經總經理批準），再交人力資源部派車。駕駛員憑單（第一聯）出車，第二聯由人力資源部留存，保管期限為一個月。 所有車輛均在人力資源部指定點進行維修、清洗。 用車畢，車輛統一停放在元洪大廈地下室規定的車位，不得私自將車開走。 各分公司若借用公司車輛，應在一周前提出有關方案（含行車目的地、借用時間等）。在借用期內所發生油費、通行費、停車費及駕駛員的加班費等費用均由借用單位承擔，具體辦法如下：駕駛員負責記錄該車的起始與終止公里數（應與借用單位有關員共同確認），5、并負責收集所發生的通行費、停車費等票據；由公司人力資源部提供該車的行車標準（每百公里耗油量），如實統計本次借車的油費及其他有關費用，并將費用提交借車單位，由借車單位承擔該筆發生額。3.4 郵政通訊事務管理制度 個人通訊費用報銷標準 A. 公司副總經理、工程材料部經理、外聯經理、經營銷售部經理等每人每月可報銷手提電話費1000元。 B. 公司部門正職經理，每人每月可報銷手提電話費500元。 C. 公司部門副經理（或相當于部門負經理待遇），每人每月可報銷手提電話費300元。 D. 公司中級職員，每人每月可報銷手提電話費200元。 E. 除駕駛員及外聯人員外，其他人員的傳呼費用不予報銷。 做好與公司6、業務有關的國際、國內長話登記。 每年年底，與圖書檔案室密切配合，做好公司下一年度的報刊、書籍訂閱工作。 人力資源部委派專人每月定期前往電信局，辦理手機、傳呼機繳費及打印詳情單等電信業務。 員工因公需辦理快件、平信等郵政事務，可委托人力資源部代辦。 3.5 采購與倉庫管理辦法 采購范圍：公司辦公所需的用品用具。 規范采購點：所有物品均需定點采購，建立合格供應商檔案。 申購程序 申請部門 人力資源部審核、采購 登記入庫 發放至申購者 倉管員需對所采購的物品憑申購單進行登記、核實，并做好入庫登記手續，然后按申購單發放。倉管員應定期對倉庫進行盤點，統計辦公用品的使用金額。 倉管員對所有物品應整齊、有序7、地予以擺放。 倉管員應定期對倉庫進行清理，保持倉庫整潔。 倉管員應對庫存物品妥善保管，不得丟失。 倉管員應為倉庫采取定期除濕等有效措施，避免產生物品腐爛、變質等現象。 倉管員要樹立安全防患意識，避免產生火災、盜竊現象。3.6 安全、衛生管理辦法 辦公場所嚴禁吸煙，注意用電安全，嚴禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器；注意防火，如發現事故苗頭，必須立即處理并及時報告人力資源部，及時消除隱患。 注意將貴重物品、重要文件妥善保管，人員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。 公司辦公場所須保持整潔、有序的辦公環境以提高員工的工作效率，提升公司的對外形象。 各部門員工須嚴格遵守公司關于維護辦公環境秩序的有8、關規定，自覺維護辦公場所的環境衛生，各部門應對本部門的辦公環境負責，并落實到個人。 公司人力資源部每周定期開展衛生檢查活動，對各部門的環境衛生情況進行評比并給予公開通報。3.7 各售樓部的財產管理辦法 各售樓部在籌備之時，需配備辦公設備。應由該部門提出申請，經總經理批準后，人力資源部的采購員與申請部門的申請人共同采購。 各部室所需物品，原則上由人力資源部的采購員統一采辦。由于各售樓部受地域因素的限制，部分急需物品（零星物品）經口頭請示后，可自行采購。事后，需到人力資源部倉管員處補辦進、出倉手續。 購得物品（特指財務計統部規定需入庫的物品），申請部門的申請人員需到人力資源部辦理相關手續，即填寫財9、產入庫驗收單及財產領用單，并報財務計統部統一作賬。 當售樓部需撤點時，必須以書面形式通知人力資源部。人力資源部的倉管員到現場進行財產清點，并辦理相應的財產轉移、入庫等手續。3.7.5 各部室指定財產管理員對各部室財產進行統一管理，財務計統部與人力資源部對公司財產進行每年一次的盤點。3.8 電腦管理程序 電腦的軟硬件的維護.1 在使用電腦的過程中，如發現軟件操作與安裝問題，致電于人力資源部電腦管理員，由電腦管理員在電話中進行指導。.2 電腦出現系統崩潰或死機，將由電腦管理員根據報修順序在1個工作日內給予解決。.3 電腦管理員在維護的過程中，判定為硬件問題的，將由電腦管理員根據該機的供應商進行報修10、，從報修之日起3個工作日內給予解決。.4 打印機的硬件故障由電腦管理員送到指定的維護站給予維修，從送修之日起5個工作日內給予解決。 各部門應用軟件的申購流程、培訓及使用.1 應用軟件的申請必須經過部門經理的批準，然后報于人力資源部，由人力資源部根據實際情況進行分析及價格與功能的確認，最后報總經室批準。.2當應用軟件購買后，由該部報人力資源部進行軟件使用的培訓，由人力資源部的培訓口和軟件供應商安排培訓事宜。.3總經室確定該軟件正式使用日期和軟件系統管理員后，由系統管理員分配該部門中使用人員的權限，并根據實際情況予以指導。.4在該軟件經銷商許可下，電腦管理員及該軟件系統管理員均要對該軟件的安裝程序11、產品序列號和使用說明書進行備份。 電腦操作使用制度 .1 電腦使用者領用電腦前，須經過電腦管理員的操作常識培訓和測試，測試合格者方能使用電腦。 .2 不得將外來的與工作無關的光盤或軟盤帶到公司的電腦中使用。不得擅自安裝與工作無關的軟件或游戲。 .3 如需安裝工作中所需的軟件，必須經電腦管理員的核實后方可安裝，安裝前先查此軟件是否有病毒。 .4 對于電子文件的復制，復制方需經過被復制方的同意后方可復制，復制后的文件未經許可不得再將其復制給其他人。凡是從別處拷貝來的文件，須經過殺毒后才可以使用。 .5 必須確保電子文件在網絡中的安全性。如要把自己的文件共享給其他人，須進行共享加密，或者只添加共享12、人的用戶名。 .6必須不定期的對電腦中的文檔進行備份，可通過軟盤、光盤、網絡等。公司重要性文檔的保護，首先使用者須對此電腦加設開機密碼，以防止其他人使用，把此類文檔放在非共享的目錄中，要設打開密碼；如有軟盤（或其它外部存儲設備）備份，需把此軟盤（或者其它外部存儲設備）存放入到安全處，以保險柜為宜。 .7 對于電子文件的銷毀，必須進行物理刪除，以確保不被反刪除。對于軟盤的銷毀，應先將其中的文件刪除后，然后剪成兩半，再行銷毀。 .8 如需使用別人的電腦，需經過該電腦使用者的同意后，方可使用，不得擅自刪除他人的文件，如需保存，必須建立一新的目錄，保證文件存放有序，整潔明了。 .9 任何人不得在公司的13、電腦或網絡中散發計算機病毒，或對計算機的硬件或軟件系統進行設置，不得從互聯網上下載與工作無關的軟件，不得利用公司網絡進行黑客軟件測試或攻擊，不得利用公司網絡瀏覽非法的網站，由此所產生的一切后果由當事人承當，同時人力資源部將追求其責任。 .10 不要隨意打開陌生人的電子郵件，遇到此類文件必須將其徹底刪除。 .11 電腦使用者必須每周對自己的電腦進行殺毒，殺毒軟件須保持同步更新。 電腦配置制度 .1 每個工作崗位的電腦配置數量與性能由人力資源部根據其行政級別和專業性質進行合理配置。 .2 不同崗位和專業對電腦的性能要求不同，電腦的性能級別分為：A 高級：在當前市場情況下的電腦新產品，具有卓越的性能14、表現；具體表現在：高速度的CPU，具有3D圖形加速卡，較大屏幕顯示器，大容量硬盤，大容量內存。選擇類型為品牌機或筆記本電腦。B 中級：在當前市場情況下的電腦主流產品，具有較好的性能；具體表現在：中高速度的CPU，3D圖形加速卡，15寸顯示器，中大容量硬盤，中大容量內存。選擇類型為品牌機。C 普通：在當前市場情況下的電腦入門級產品、歷史產品，可以滿足一般性辦公文書處理的需要。選擇類型為兼容機。具體電腦的性能級別，由電腦人員按照以上原則，根據當年市場情況做出評定。 .3部門經理級以下職員原則上只能配置臺式電腦，數量及性能級別應根據其專業性質進行配置。 .4職員電腦等級配置原則：A. 董事長、總經理15、可以配備桌面臺式電腦和手提便攜式電腦各一臺，性能級別：高級；B. 中高級職員及設計部職員配備一臺桌面臺式電腦,如有必要經總經室特批后可配置一臺手提便攜式電腦，性能級別：中高級；C.普通職員一般配備一臺桌面臺式電腦，性能級別：普通級； .5電腦配置程序：A缺少電腦的部門，應向人力資源部提出固定資產購置申請，說明該電腦的用途、應用軟件和使用人。B人力資源部收到申請后，根據使用人的行政級別或專業崗位，確定應該配置的電腦數量和性能級別；然后結合公司內剩余電腦的狀況，決定是否購買新電腦。C如果不需要購置，由人力資源部在內部調配解決。D如果需要購置，則在固定資產購置申請內填寫擬購置電腦的數量、配置和價格情16、況，然后報總經理批準后執行。 .6電腦更換程序： A由于電腦不能滿足使用需要的部門，可以向人力資源部提出更換申請。申請中要說明更換電腦的用途和使用人。 B人力資源部收到申請后，對使用人電腦進行評估。 C如果電腦能滿足使用，則不予更換； D如果電腦不能滿足使用，則根據公司電腦現狀，電腦管理員給出公司內部解決或購買新電腦的意見。經主管領導副總經理、總經理批示后，在內部協調更換或購買新電腦。 .7 購置電腦后必須在人力資源部倉管員處辦理登記入庫及領用手續。3.8.4.8 更換電腦后必須在人力資源部電腦管理員處辦理更名手續。 3.9 竣工物業交付過程中的可移動資產的管理如物業交接過程中涉及產權屬于公司的可移動資產，在接到工程材料部的交接通知后，人力資源部負責根據經審核的施工單位提供的資產清單參與驗收、造冊登記。今后移交給資產使用單位時，由人力資源部負責辦理移交手續。4相關文件 關于維護辦公環境秩序的有關規定5相關表單、記錄 5.1辦公用品申購單 5.2傳真登記冊 5.3復印登記簿 5.4融僑/元洪地產派車單 5.5財產領用單 5.6財產入庫驗收單