信息技術公司檔案庫房收集保管及接收管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1101155
2024-09-07
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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度信息技術公司檔案庫房、收集保管及接收管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、專人管理,外人不得擅入。二、嚴格遵守檔案安全、保密的有關規定,嚴防破壞和竊密。三、認真保管檔案資料,未經允許不準攜帶檔案外出,不準將檔案外借,嚴防遺失。四、做好防火、防盜、防灰、防蟲、防光、防潮、防霉、防高溫、防高濕等“九防”工作。五、庫房內嚴禁吸煙,不準存放易燃易爆物品及食物。 六、庫房內保持整潔和通風良好,定期開關空調、去濕機,并作好每日的溫濕記錄(庫房溫度應控制在14-240c2,濕度應控制在452、-60%)。七、經常檢查庫房內電源線路及其他安全設施,及時排除各種隱患。八、保持庫房內衛生,檔案入庫要作消毒處理,人員入庫換鞋,穿工作服。九、庫房和檔案柜鑰匙妥善保管,人離落鎖。十、庫房內檔案定期檢查,發現問題及時匯報,及時解決。檔案保管制度一、對各門類、載體檔案均由檔案室集中整理,案卷質量必須符合規范要求,方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。二、庫房管理應嚴格執行檔案庫房技術管理暫行規定做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸煙和使用明火,嚴禁存放易燃、易爆物品。三、堅持定期或不定期檢查、統計檔案,如有破損、字跡褪變3、霉變生蟲等情況,應及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。 四、經常保持庫房、柜架整潔整齊,定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查,發現問題及時解決,檔案人員離開庫房時,必須切斷電源,關好門窗。五、堅持溫濕度測記和調節,檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間,相對濕度應控制在45%-60%之間。六、檔案庫房由專人管理,非庫房工作人員未經許可不得擅入,檔案交接應嚴格履行手續。檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網絡數據采集等方式。二、檔案材料收集范圍:凡是對我單位有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。三、檔案材料收集堅持定期送交制度和聯系催要制度。(一)定期送交制度。4、形成檔案材料的各職能部門,應在文件材料辦理完畢的第二年,按照檔案室的歸檔時間、歸檔質量的要求,歸檔到檔案室。(二)聯系催要制度。檔案工作人員應經常了解和掌握形成檔案材料的信息,及時向形成材料的部門催收應歸檔的材料。 四、收集材料的要求。(一)收集入檔案的材料必須是辦理完畢的原始材料(原件),要完整齊全、真實、文字清楚。(二)不符合歸檔要求的檔案材料,檔案室將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統一使用A4(80G)規格的辦公用紙(專業特殊要求的除外)。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。3.現代化設備形5、成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止傳真形成材料歸檔。(三)材料必須齊全、完整。1.各部門完成的當年工作職責應該有相應材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。2.整件事情形成的成套材料必須配齊,保持文件材料之間的邏輯聯系。檔 案 接 收 制 度 一、檔案室應依據歸檔范圍,按時認真做好文件材料的移交接收工作,并與有關部門及人員辦理好移交接收登記手續。二、歸檔的文件材料必須齊全、完整,不完整、不準確以及不符合歸檔要求的文件材料,檔案室應要求有關部門和人員進行補交、整理,做好補收補立工作。三、接收時間:文書檔案應在第二年第一季度前移交接收;業務檔案在辦結完畢后移交6、接收;會計檔案按有關要求移交接收。檔 案 整 理 制 度一、檔案的整理工作必須按照一定的原則和要求,根據其形成特點和規律進行整理。二、根據國家檔案局的檔案分類原則,結合本單位實際,編制科學的檔案分類方案。三、根據文件材料所反映的不同問題,區別不同保管期限,進行系統整理、合理組卷。四、經過整理的檔案,必須保持文件之間的有機聯系,便于保管和利用。五、案卷的封面要采用國家規定的標準格式,并按規定填寫。 六、案卷編目要正確,案卷題名要簡明,要準確反映卷內文件內容,書寫要用毛筆或鋼筆,字跡要工整、清晰。 檔 案 修 改 補 充 制 度一、檔案的修改、補充必須是以維護歷史真實面貌為前提,以維護檔案的完整、7、準確為原則。二、檔案一般不得隨意修改,如確因工作需要修改已歸檔的檔案,必須持有經領導批準的“檔案修改、補充通知單”。三、修改內容較小時,可直接在頁面“杠改”、“刮改”或者發送“變化通知單”,修改后應在修改處加蓋“更改章”。四、修改內容較多時,應另外行文,原文作廢。新文列入原文目錄并注明所代替的原文編號。作廢的文件應注意新文的編號,根據需要另行保管。五、對修改后的檔案,入檔案室前要認真檢查,發現問題及時采取措施,以維護檔案的安全。檔 案 借 閱 制 度一、 因工作需要借閱檔案,須認真填寫“檔案借閱登記簿”,借閱密級以上檔案,需經有關領導批準并履行完備手續方可查閱。 二、查閱檔案一般在閱覽室內,因8、工作需要借出檔案,必須辦理借閱登記手續。外單位借閱檔案應持有介紹信,并經有關領導批準。三、借閱者必須愛護檔案,不準拆散、圈點、涂改、抽出、轉借他人,必須注意保密和保證檔案的絕對安全。四、檔案外借時間一般不超過一周,借閱者要按期歸還檔案。檔案管理人員對借出的檔案應及時催還。五、歸還檔案的必須當面點清,并在登記簿上注銷。發現損壞、丟失,立即追查,并立即報告辦公室。檔 案 保 密 制 度一、按照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法有關規定,遵守各項檔案管理制度,自覺執行保密制度。二、嚴格執行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度,認真履行登記、審批、簽字手續。三、外借檔案,必須有安全保護措施,節假9、日前及時催還,防止丟失。四、未經批準,不得隨意復印、摘抄檔案。五、非專職人員未經許可,不得進入檔案庫房。檔 案 統 計 工 作 制 度 一、檔案室應按照檔案管理要求和我院實際情況,認真做好統計工作。二、按年度做好檔案接收、保管、借閱、銷毀的統計工作。三、按年度做好檔案管理人員狀況、檔案設施情況的統計等工作。四、建立健全檔案統計的登記臺帳、統計應及時,數據要準確、可靠,帳物相符。五、加強對統計數據的利用和分析,及時提供給領導及有關部門,為制定計劃、規劃和總結經驗提供依據。檔 案 鑒 定 銷 毀 制 度一、檔案的鑒定、銷毀工作,應由檔案管理部門和有關職能部門組成鑒定小組進行這一工作。二、鑒定小組根10、據國家有關檔案保管期限的規定,對檔案進行甄別,對已超過保管期限的檔案進行鑒定,鑒定工作結束后應提出工作報告。三、要銷毀的檔案必須慎之又慎,嚴格審查,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,送交領導審批后辦理銷毀。 四、凡需銷毀的檔案送造紙廠化漿,應指定兩人負責監銷,防止檔案遺失和泄密,監銷人要在銷毀清冊上簽名。五、銷毀清冊形成的檔案專項保管。檔案利用制度1、查閱利用本檔案室檔案資料,需出示個人身份有效證件。檔案資料一律不外借,只能在“查閱室”內閱覽,如需復印,由檔案室出示復印件,并加蓋檔案室查檔專用章及檔案室公章。2、本單位工作人員利用檔案資料,借閱者需要親自登記“查閱登記”或出據“借條”,用后及時11、還回。不得擅自更改內容,保證檔案資料的完整,避免有損壞、丟失檔案資料的現象發生。 3、外單位利用本檔案室檔案資料需要出示介紹信,不收取查閱費用。 4、 檔案資料查閱利用后,要立即放回原處,不得隨處亂放,以免丟失。檔案整理編目制度 一、按照國家有關規定和檔案工作規范要求,檔案室 內所有檔案必須按全宗進行整理,同一個全宗的檔案不能分散,不同全宗的檔案不能混雜,各全宗檔案存放有序。 二、檔案的系統整理,應在文件收集齊全的基礎上,按照一定的原則和屬性進行整理、分類、編號、排架。 三、檔案實體的分類、編號和排架,一經確定,不可隨意變動。 四、編制不同門類檔案的文件目錄、專題目錄、文件字號索引等多種檢索工12、具,逐步編制配套的檔案室指南,全宗介紹等參考資料。 五、各部門在每年三月底前完成上年度各類文件材料的歸檔工作。 六、重大活動、重要會議、工程項目、設備檔案隨時移交,隨時歸檔。安全保衛制度及責任制為確保檔案安全,提高檔案管理人員的安全防范意識,維護檔案室正常工作秩序,特制定本制度。 一、檔案室主任是檔案室安全保衛工作第一責任人,負責抓好本檔案室的安全保衛工作,辦公室主任是直接責任人,辦公室其他人員協助做好安全保衛工作。 二、堅持貫徹“預防為主”的方針,定期對全體干警進行安全教育,對安全責任落實到人。 三、認真做好檔案庫房的安全保衛工作,確保庫房及檔案的安全,非本室工作人員未經許可一律不得入內。 四、檔案庫房、閱檔室屬重要部位,嚴禁吸煙,嚴禁攜帶易燃、易爆、腐蝕物品及火種入內,嚴禁違規用電行為,不準在庫房內堆放雜物。 五、切實做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等“八防”工作,堅持記錄庫房溫濕度,保持庫房通風、干燥、清潔、整齊。 六、堅持安全巡查。每天下班前應關好門窗,切斷電源、水源,并對庫房進行安全檢查。節假日進行大檢查,發現安全隱患及時報告處理。 七、固定設置的滅火器,任何人不得搬動,并定期檢查,及時更新,全體干警都要學會使用滅火器。 八、檔案庫房鑰匙必須專人保管,發現鑰匙丟失,應及時報告,并認真處理。 - 12 -