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1、公司信息化建設電子文檔管理和銷毀制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 電子文檔管理和銷毀制度第一章 總 則第一條 為了公司信息化建設需要，規范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發揮電子文檔的憑據參考作用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法及國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法、國標GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規范等有關法規，特制定本制度。第二條 基本術語解釋 （一）電子文件：是指在數字設備及環境中生2、成，以數碼形式存儲于U盤、光盤、移動硬盤等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 （三）電子文件的邏輯歸檔：指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。（四）電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。（五）電子文件的真實性：指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。（六）電子文件的完整性：指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。（七）電子文件的有效性：指電子文件應具備可3、理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性。（八）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。（九）元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。第二章 管理體制和職責第三條 公司應明確電子文件歸檔管理工作的分管領導，協調解決實際問題,為電子檔案的保管、查驗、復制提供支持。第四條 公司各部門從電子文件產生時就要有嚴格的管理制度和技術措施，對其實施超前管理。電子文件的形成、承辦、運轉、整理與歸檔等工作，由承4、辦部門負責，要將電子文件的整理歸檔工作納入電子文件承辦人的崗位職責，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。第五條 公司各部門兼職檔案員負責本部門形成的電子文件的收集、積累與向檔案室移交工作。 第六條 對電子文件日常管理的監督、指導、檢查和分類保管、開發利用等工作，由公司檔案室負責。檔案室應對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管與利用實行全過程管理。 第七條 歸檔電子文件與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理。檔案室應配備與業務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統，保證歸檔電子文件的有效識讀。并應開發相關電子文檔管理系統軟件，管理歸檔的電子文檔。公司檔案管理人員要學習掌握計算機和電子文5、檔管理系統的操作技能，利用歸檔的電子文檔，積極開展檔案編研、信息開發和服務利用工作。第三章 電子文件收集、積累第八條 各部門在主要職能活動中產生的電子文件，凡有查考利用價值的均應定期制作文件備份，并要及時邏輯歸檔。采用物理歸檔歸到檔案室后的電子文件，仍要在本部門保留一年后方可刪除或銷毀。第九條 收集積累的電子文件類型（一）電子文件稿本 電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。 （1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時需落實必要的簽字手續，明確公文擬稿、核稿、簽發等環節的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，6、每一稿應以不同標識加以區別。 （2）正式電子文件：將修改、簽發完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。 主要收集積累定稿和正式版本的電子文件，草稿視情況保存。電子文件稿本代碼為：M草稿性電子文件；U非正式電子文件；F正式電子文件. （二）電子文件信息類型 要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結文件、程序文件和數據庫文件。1、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。歸檔時應重點收集定稿電子文件和正式電子文件7、。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、NSF為通用格式，歸檔后檔案室要盡可能用軟件轉為PDF格式保存，以確保電子文件的真實性和不可改動。2、圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換為通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。 3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。4、影像8、文件：指用數碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態圖像文件。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。 5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 6、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。 7、數據庫文件：指用計算機軟硬件系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。數據庫文件以DBF、XLS文件為通用格式。 8、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發的系統軟件9、應用軟件等。 對用專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。（三）電子文件載體類型目前主要有U盤、光盤、移動硬盤等介質的載體類型。第四章 電子文件的歸檔第十條 電子文件歸檔范圍 電子文件的歸檔范圍參照公司制定的各門類檔案紙質文件歸檔范圍。此外，還應將各部門形成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、多媒體課件、超媒體鏈接文件（WEB網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等電子文件收集積累歸檔。（電子文件歸檔范圍附后）第十一條 電子文件歸檔 電子文件的歸檔可分為兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔10、。 一、邏輯歸檔： 具有穩定可靠的網絡環境、有嚴密安全管理措施以及對內容重要的電子文件制作了紙質版本的部門，可以直接向檔案室實施邏輯歸檔，其基本要求是： （一）電子文件歸檔操作由具體經辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標識。 （二）檔案室要會同各部門設定查詢歸檔電子文件的權限。 （三）網絡管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。 （四）歸檔的電子文件要有該電子文件產生及運行過程的背景信息及元數據。 （五）局域網內部要有可靠的安全防范措施，系統設備更新時，必須制定嚴密的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。 （六）電子文件11、歸檔后，檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。 （七）各部門設備更新時要及時做好數據向新設備的轉換工作，做好數據更新記錄，將轉換后的新數據向檔案室移交歸檔。 二、物理歸檔：檔案部門應在每年一季度將已邏輯歸檔的電子文件分門別類地制作成光盤，并制作相應的歸檔電子文件登記表一式兩份，待各歸檔部門確認無誤后雙方簽署，以實現物理歸檔。物理歸檔的基本要求是： （一）電子文件承辦人應根據歸檔范圍，在電子文件產生時就對應歸檔電子文件標注一定的標記（文件題名、形成日期、編號等）。 （二）各部門辦理完畢的電子文件，在規定的期限內進行邏輯歸檔，凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物12、理歸檔。物理歸檔的電子文件仍要在部門保留一年后方可銷毀。 （三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應在存儲載體上同時備份相應查看軟件。對用數據庫管理系統生成的數據庫文件，數據庫結構字段名為非漢字的結構歸檔時應附數據庫結構說明書，標明每個字段的漢字名稱；如記錄內容用代碼表示的應全部轉換為漢字表示，以確保數據庫信息的可利用性。 第十二條 電子文件鑒定電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、劃定保管期限等。各部門兼職檔案員對歸檔的電子文件要進行文件真實性、完整性、有效性檢驗，發現問題及時采取補救措施。第五章 歸檔電子文件的移交第十三條 電子文件的形成部門一般應13、在每年一月底前將上年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向檔案室移交歸檔，數據庫文件可視情況按月或按季度向檔案室移交歸檔。 第十四條 檔案室應對已歸檔的電子文件的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率必須達到100%。 檢驗項目如下： 1、載體有無劃痕，是否清潔； 2、有無病毒； 3、核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續； 4、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全； 5、對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 凡檢驗不合格的，應及時重新制作，并再次對其檢驗。檢驗合格的應填寫歸檔電子文件登記表，雙方簽字確認。登記表一式兩份，一份交電子文件形成單位，一份由14、檔案室保存。第六章 歸檔電子文件的整理第十五條 歸檔電子文件的整理 （一）把帶有歸檔標識的電子文件按載體和文件類別代碼進行相對集中分類組織存儲載體。 （二）歸檔電子文件以件為單位進行整理。 （三）電子文件編制分類號。 （四）存放載體的編號方案為：存儲載體類型代碼文件格式代碼順序號。 存儲載體類型代碼為：GP-光盤；CP-磁盤等。 文件格式代碼為：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；H-超媒體鏈結文件；D-數據庫文件；P-程序文件等。電子文檔編號方案為載體編號文件號。 （五）把通過分類的電子文件按存放載體編號重新排列，將必要著錄項目輸入計算機數據庫內，編制機讀目15、錄和簡要的檢索工具。其基本著錄項目為：序號、題名、責任者、文號、文件形成時間、全文標識、實體分類號、電子文檔號（盤號及件號）、密級、保管期限、硬件和軟件環境等著錄內容。歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。第七章 電子檔案保管、統計、利用第十六條 歸檔電子文件移交到檔案室后，檔案室要封存保管。 第十七條 接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于10%，發現問題要及時采取恢復措施。第十八條 隨著計算機技術和設備的發展更新，設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作。庫存電子檔案要在完整、準確性有保障的前提下，同步轉換更新復制。復16、制或補救新版后，原載體仍需保存三年。第十九條 對電子檔案的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉換復制。在同等條件下，要優先考慮載體的可靠性和先進性。第二十條 磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復制轉存一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。第二十一條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設備和保護技術手段。歸檔電子文件載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，常溫保存；距離強磁場10米以上。第二十二條 隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作。 第二十三條 歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項： （一）封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件。 （二）電子檔案查閱利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網上提供利用，確有必要以聯網方式利用時，應嚴格遵守有關保密規定，并采取穩妥的安全保密措施。第二十四條 電子文件的保管期限參照紙質文件材料保管期限的有關規定執行。超過保管期限的電子檔案應實施銷毀，并要確保載體與信息的徹底銷毀。 第二十五條 屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除的載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯銷毀。 第二十六條 綜合管理部應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。