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1、公司借款、費用報銷及付款管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、借款制度員工因公需預借差旅費、備用金，必須填制公司規定使用的一式兩聯借款申請單。第一聯留底、第二聯財務作帳。1、借款流程交會計審核制成錄入電腦憑證后出納付款財務負責人簽字常務副總經理或總經理簽字批準主管副總經理簽字批準部門經理簽字確認借款人填制好出差報告和借款單并簽字2、借款流程審核內容（1）、部門經理簽字：審核借款單填寫內容的真實性和必要性并對其負責，審查借款金額。（2）、主管副總經理簽字：對借款事務進行評估，并審核部門經理簽字的合理性，批準借2、款金額。（3）、財務負責人簽字：審核借款程序的準確性，手續是否齊備。（4）、會計處理：審查該筆借款是否符合“前款不清、后款不借”在原則。根據經過以上流程審批的借款單，由會計將其錄入電腦后制成支付憑證交出納付款。（5）、出納付款：根據會計處理憑證支付借款。二、費用報銷程序及時間1、費用報銷流程員工沖銷預借差旅費、備用金，報銷其它因公司業務發生的日常費用，必須取得能完整反映該費用發生情況、真實、合法的原始憑證（發票）為依據，在報銷前需妥善保管，如有遺失，自行負責，不得以其它票據代替。并按公司要求填制公司規定使用的費用報銷單。并經過以下流程辦理審核事項后方可沖銷借款、報銷費用。根據發票填寫費用報銷憑3、證部門經理審查簽字財務審核是否符合公司規定主管副總經理簽字批準常務副總經理或總經理簽字批準財務負責人簽字會計錄入電腦憑證出納付款 2、費用報銷審核內容（1）、部門經理簽字：審核費用的真實性，并對該費用的歸屬進行區分，對該費用的考核負責。（2）、財務部審核：審核報銷費用票據的真實性，合法性。是否符合公司管理制度規定，審核報銷金額是否填寫正確。（3）、主管副總經理簽字：由分管各部門的副總經理進行審批確認，對于金額在10萬元以上的費用，必須報總經理簽字確認。（4）、財務總監簽字：審核費用報銷程序的正確性，為總經理把關。（5）、財務部報銷：在審核費用報銷單已符合公司費用報銷制度的規定后，錄入電腦，制成4、付款憑證支付費用或沖銷借款。三、付款制度1、付款流程員工辦理支付預付材料款、支付購貨款，支付運輸費等其它費用、支付財務已掛帳而尚未支付的費用。按公司要求填制公司規定使用的付款申請單。并按以下流程辦理審核事項后，交財務部，由財務部辦理付款事宜。（簽定采購合同、運輸合同需提前到財務部備案，方可支付貨款、及運費）按規定填寫付款申請單會計錄入電腦憑證出納付款部門經理審查簽字認可財務負責人簽字常務副總經理或總經理簽字批準財務審核是否符合公司規定主管副總經理簽字批準支付預付款、材料款、購貨款，以及支付超過金額為10萬元以上的費用，由總經理簽字批準2、付款審查內容（1）、部門經理簽字：審核付款及支付費用的真5、實性，并對該費用的真實性，對該筆付款和費用支付負責。（2）、財務部審核：審核該筆付款是否符合公司管理制度規定，查、對帳，審核付款金額是否正確。（3）、主管副總經理簽字：由分管各部門的副總經理進行審批確認支付。 （4）、財務總監簽字：審核費用報銷程序的正確性，根據公司資金情況確定是否支付。（5）對于支付金額在10萬元以上的款項和費用，必須報總經理簽字確認。（需由總經理決定（6）、財務部付款：在審核費用報銷單已符合以上公司規定流程后，錄入電腦，制成付款憑證后付款。借款、費用報銷、付款的其它要求一、 公司員工因公出差借款的限額為出差報告中列明的出差地點的往返路費及必要的業務費用。如發生出差行程變化及6、業務費用超支，借款不夠的情況，經請示各部門領導后，由各部門助理到財務部代為辦理再借手續，并在返回辦公所在地后及時報銷。不得在借款中預借與以上內容不相關的費用，嚴厲禁止在出差借款中預借出差補貼。二、 出差人員應在出差返回公司后5日內到財務辦理借款沖銷和費用報銷手續（鑒于公司出差人員出差時間較為急中，出差人員宜盡早提前辦理，以免耽誤出差行程），未辦理借款沖銷手續，財務不再支付二次借款。如果各部門負責人出差不在北京沒有簽字無法報銷沖銷借款的員工，因公需再次出差，可以在沒沖銷上次借款的情況下，向財務部再借一次。如果二次借款都未能沖銷，財務部將不再辦理其借款。三、 借款辦理公司事務人員，要盡快向對方索取7、付款發票并及時將有關發票按規定流程辦理費用報銷后到財務辦理借款了結手續，如發票丟失、本人承擔全部責任。四、 凡公司人員購買的贈予客戶的禮品，盡量開具“辦公用品”發票，一律不得開具寫明“禮品”字樣或具體的物品如“手表”、“照相器材”“服裝”等字樣的發票，否則不予報銷。不允許在發票上擅自書寫與發票無關的信息。五、 公司員工因上、下班發生的出租車費不予報銷，公司員工出差時因乘坐飛機、火車發生的出租車費，以及在出差地發生的出租車費按公司差旅費管理制度的規定辦理。六、 公司員工報銷辦公所在地地區出租車費，只允許報銷辦理公司事務發生的費用。未經許可，報銷辦理私人事務的出租車費用將處以報銷金額3倍的罰款。并8、報公司有關領導知曉。七、 公司員工在辦公所在地地區報銷辦理公司事務的出租車費用，必須在出租車票上注明起始地和到達地以及會見的客戶和辦理的事務。并在費用報銷憑證上經相關的部門負責人簽字認可（各部門負責人發生的費用由分管部門的副總經理簽字認可），如不按要求規定辦理以上事項，財務部門有權不予審核。屢次發生沒有辦理規定事項的情況，將會被視同報銷私人費用處理。（原則上公司員工外出辦理業務以乘坐公共交通工具為主，特殊情況下，需請示部門經理，經同意方可乘坐出租車）八、 銷售員工經部門經理批準同意后，可以在外地辦理一部手機，手機號碼必須報公司行政辦公室備案（未在行政辦公室備案，不予報銷）。手機的費用報銷標準仍9、按公司規定報銷金額范圍內予以報銷，超過核定標準由本人自行承擔。九、 各部門人員的費用報銷必須經得各部門經理簽字審核批準，部門經理對各自管轄員工報銷的費用負責，如出現費用超支和報銷不合理費用，報銷違反公司管理制度的情況，公司將要追究直接責任人和部門負責人的責任。十、 員工因業務拓展需要支付公關費，必須在知曉的第一時間報告相關領導和總經理，并在合同執行完成（收回合同全款）后，填制公關費事前申報單和借款單辦理付款事宜。沒有事前申報一律不得支付公關費。十一、 為支付公關費填寫的借款單，（填寫借款單另定名稱），不得填寫其它內容。十二、 對于合同未完成，但確需支付公關費，在總經理同意后，以個人借款的名義在10、公司財務借款支付。待收回合同全款后，再填制工程費申請單沖銷個人借款。公司財務有權隨時從個人的工資和其它收入中扣出此借支工程費。十三、 公司向供應商購貨，必須簽訂購貨合同，對長期合作的供應商應納入公司采購的招、投標管理，按招、投標條件簽訂合作協議。十四、 在向供應商支付貨款時，經辦人員應填寫付款申請單，并在付款申請單上注明合同號、所購的材料名稱、規格以及合同簽訂的付款方式和發票送達公司的時間交財務部審核。經審核后按公司付款流程支付應付款項。十五、 合同簽訂的付款方式，應簽有“貨隨票到”或“貨到票到后付款”字樣。十六、 對于同意以銀行承兌、商業匯票方式結算的供應商優先支付其貨款。十七、 報銷發票要11、求、填寫項目齊全、內容真實、字跡清楚，全部聯次一次復寫、打印、內容完全一致，并在發票聯和抵扣聯加蓋單位財務印章或者發票專用章。、開具辦公用品發票，在單筆金額為元以下的，需提供購貨清單。、所有報銷憑據必須是國家統一印制（或監制）發票，其他臨時性收據，一律禁止報銷入賬。發票抬頭必須與公司名稱一致，報銷時發票及報銷憑證須注明用途，否則不予報銷。、所有發票需真實有效，一旦發現有虛假發票，報銷人負全責。（新增）十八、 若報銷票據遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行或有關人員簽字證明，經部門經理簽署意見，報常務副總經理審批后，按票價的50%報銷，同時需另找票據抵頂該項費用報銷憑據。（刪除）十九、 固定資12、產采購需符合固定資產管理制度。二十、 手機補貼、交通補貼等補貼費用報銷額度由公司人力資源擬定文件由總經理簽字后交財務部作為報銷標準，財務部將嚴格按照文件規定執行審核。如需調整，人力資源提供由總經理簽字后的報銷額度調整文件到財務做備案，方可執行新的報銷標準。（新增）二十一、 不符合上述規定要求的報銷單據，財務部有權退回并要求報銷人重新整理。外地辦事處報銷規定（1）外地辦事處嚴格執行費用預申報制度。在月底將下月的費用預算及本月費用詳情單詳細列表上報財務，并及時寄出當月的費用報銷憑證，隨同單據需附費用匯總表。會計審核，總經理簽字批準后，將費用預算撥付辦事處。（2）購買固定資產應上報固定資產申請，注明13、購買的需求、購買物品名稱、數量、金額、使用人，待常務副總經理批準后方可購買，對于未經申請的財務將不予報銷。購買后應填寫固定資產卡片，定期檢查實物與賬目并認真核對，對正常損壞要進行維護，對人為損壞要追究原因，報財務處理。（3）各地辦事處必須把房屋租賃合同傳真給公司財務部備案，由辦事處借支房屋租金時，需按月或按季單獨提出費用申請（不能與日常費用混合申請）。財務部將根據合同復印件和每次的費用申請表做審查登記工作。（4）辦事處辦公費用等綜合費用需附明細清單。辦事處公共費用需注明。（）報銷單據中凡有業務招待費及禮品費、出租車費的均需附明細說明，明細表應填寫合計的大小寫金額。各明細表均需主管簽字確認。財務部將每個人的費用情況單獨核算，與個人的獎勵、提成緊密掛鉤。部門負責人、公司財務人員要嚴格把關，按照本制度的規定審核各項應付的款項和費用，并對自己的簽字負責。如有在后一個流程中審核中發現有不符合公司規定且情況屬實，公司除追究直接責任人外，也將對有關的審核人員進行處罰。備注：報銷發票必須在發票日期當年內報銷，不得超過每年月日。本制度財務部負責解釋