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1、企業員工工作辦公用品規范化管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 版本/修改次第更改頁次/章節編制審 核批 準生效日期A/001. 目的制定本程序的目的在于規范辦公用品的管理，加強控制，提高工作效率。2. 范圍本程序適用于公司所有員工。3. 定義3.1. 固定資產：指企業使用期限超過一年的房屋建筑物、機器、機械、運輸工具以及與生產經營有關的設備、器具、工具等。不屬于生產經營主要設備的物品，單價在2000元以上的，并且使用年限超過兩年的也應當作為固定資產。3.2. 低值易耗品：指未達到固定資產標準的各種用具、物品，它2、多次參加周轉而不改變原有的實物形態。3.3. 常用消耗品：通常指低值易耗品中的常用辦公用品。3.4. 非常用消耗品：指低值易耗品中常用消耗品以外的用品。4. 職責本制度由行政部負責執行。5. 程序5.1. 辦公用品的分類5.1.1. 辦公設備：辦公桌椅、檔案柜、電腦、打印機、復印機、音像設備、傳真機等。5.1.2. 日常辦公用品：消耗品：木質鉛筆、筆芯、膠水、膠帶、曲別針、訂書釘、口曲紙、信封、復寫紙、筆記本、卷宗等。管制品：剪刀、訂書器、打孔機、削筆器、計算器、米尺、印臺、電話機等。5.2. 辦公用品申領程序5.2.1. 辦公用品由行政部統一申購并發放。辦公用品購買以節約為原則，凡倉庫內已有3、的可替代申領物品的，原則上不予新購。5.2.2. 行政部負責每年12月對各部門下一年度的辦公費用下達指標，各部門于每月20日前向行政部報下個月的辦公用品計劃，填寫月辦公用品申請單(附錄二)。行政部整理后（確定單位及金額）交由商場總經理審批，辦公用品領用不得超出月計劃，且超出規定時間不予領用。5.2.3. 對于日常消耗量大的辦公用品，行政部將根據各部門計劃酌情予以庫存。5.3. 每周一上午各部門將備品領用單（附錄四）交至行政部（要求每個部門設立一名兼職備品管理員）。周一下午行政部將備品配好分發至各部門。 凡月辦公用品計劃內已列的備品，行政部直接將票據傳至總部物業部保管員（凡計劃外備品，原則上不予4、配備）。辦公用品的保管5.3.1. 部門共同使用的，由該部門的備品管理員保管；個人使用的采取“誰使用、誰保管”的原則。5.3.2. 各部門的備品管理員要將管制品造冊登記，記錄保管人和移交手續；如有非正常損壞或遺失由責任人或部門自購賠償。5.3.3. 在責任者調離時，由行政部督促備品管理員清點及暫存管制品。5.4. 辦公用品的使用規定：5.4.1. 部分辦公用品根據部門工作性質，須部門內共用而不予人人均備，具體種類由行政部與部門負責人共同確定。5.4.2. 部分消耗品，如修正液、白板筆、膠水、膠帶、碳素筆、電池等自第三次申領起，必須以舊換新，否則不予核發（舊物由備品管理員負責交至行政部）。 5.5、5. 辦公設備維修管理5.5.1. 如辦公桌椅等設備需維修，由各部門隨時填報辦公用品維修單（附錄五）直接交至物保部。5.5.2. 如電腦、打印機等設備需維修，由各部門隨時填單直接交至財務信息部。5.5.3. 如通訊設備等需維修，由各部門隨時填單直接交行政部，由其協調維修。5.5.4. 各負責單位在接到維修單后要在第一時間安排相關人員維修，維修期限不超過七天。5.5.5. 如果維修的設備需具體協助聯系維修者時，采買人員必須全力支持。5.6. 辦公用品采購管理5.6.1. 采購計劃5.6.1.1. 各部門的辦公用品如另有所需（所需辦公用品不在月辦公用品申請單中），行政部則需另行審定。需求部門填寫呈6、報審批件，經行政部負責人、財務信息部負責人批準后上報商場總經理審批。行政部根據商場總經理的批示，直接購買或訂購。5.6.1.2. 采購物品需在使用前10日提報。行政部嚴格控制辦公用品的成本，對各部門所申請的辦公用品進行核準、匯總。5.6.2. 采購實施5.6.2.1. 公司300元以下的辦公用品采購，經商場總經理批準由行政部直接負責采購。各部門需每月20前填寫月辦公用品采購計劃(附錄三),采購計劃應在每月30日前完成，臨時性采購計劃應在批準后2日內完成。5.6.2.2. 公司300元以上的辦公用品采購，需將采購的備品明細傳至總部行政管理中心，經總經理批準后，由總部物業部負責采購。5.6.2.37、. 采購原則：公司有售的商品不得在外采購，公司無售的進行市場調查，多家報價。5.6.3. 采購要求：5.6.3.1. 充分的市場調查。調查項目包括產地、質量、等級、出廠日期、價格等。5.6.3.2. 適合的性價比。5.6.3.3. 需考慮市場的變化及庫存成本等因素。5.6.3.4. 盡量向原廠或總經銷、總代理購買。5.6.3.5. 需注意供應商實力、售后服務的質量及信用度。5.6.3.6. 需注意供應商資源儲備，每類商品儲備23個供應商。5.6.4. 采購票據要求：5.6.4.1. 必須有符合稅法規定的正式發票。5.6.4.2. 在確保價格的前提下，如供應商具有一般納稅人資格，需開具增值稅發票8、。5.6.5. 采購驗收要求5.6.5.1. 采購、驗收不得為同一人員。5.6.5.2. 采購品到貨后，由庫管員、行政部共同組織驗收，并按規定做好入庫、投入使用手續。5.7. 辦公用品的使用管理5.7.1. 公共固定辦公消耗品，如：墨盒、碳粉、傳真紙、復印紙、打印紙、收款機色帶等，按填報,逐級審批后審購領用。5.7.2. 固定耐用辦公用品，如：文件夾、長尾夾、檔案盒、打孔夾、A4板夾、軟盤、光盤、CD包、書歷、訂書器、計算器、直尺等領用后丟失不補。部分辦公用品能夠公用或班、崗共用的不按人領用，使用頻率較低的用品以部門領用（如訂書器等）。部門負責人對辦公用品領用應嚴格控制把關。5.7.3. 行政9、部建立員工個人辦公用品領用臺帳，每月領用辦公用品時將個人領用明細登記建帳。領用前要核對個人帳，對已經領用過的耐用辦公用品不予領用，以控制節約辦公用品的消耗。5.7.4. 員工離職須將使用的固定資產和低值易耗品交接清楚后才可辦理離職手續。6. 記錄6.1. 月辦公用品申請單、月辦公用品采購計劃、備品領用單由行政部保存，保存期為一年。6.2. 辦公用品維修單由相關維修單位保存，保存期為一年。7. 相關文件無。8. 附錄附錄一 采購流程圖附錄二 月辦公用品申請單附錄三 月辦公用品采購計劃附錄四 備品領用單附錄五 辦公用品維修單附錄一：編號：版 本 號A辦公用品管理修改次第00頁次/總頁數7/10附錄10、二： 部 月辦公用品申請單編 號：版本號：A/00年 月 日序號備品名稱單位規格單價數量小計序號備品名稱單位規格單價數量小計131232333434535636737838939104011411242134314441545164617471848194920502151225223532454255526562757285829593060合計 元編號：版 本 號A辦公用品管理修改次第00頁次/總頁數8/10附錄三：月辦公用品采購計劃編 號：版本號：A/00 年 月 日物品單位數量規格單價用 途到位時間備注合計編號：版 本 號A辦公用品管理修改次第00頁次/總頁數8/10附錄四：備品領用單編 號：版本號：A/00申請部門： 年 月 日物品名稱單位數量領用人備注編號：版 本 號A辦公用品管理修改次第00頁次/總頁數9/10附錄五：辦公用品維修單編 號：版本號：A/00申請部門： 年 月 日維修物品損壞原因：申請部門填寫要求維修時間申請人簽字損壞程度部門經理簽字實際維修時間維修結果：維修部門填寫備注:編號：版 本 號A辦公用品管理修改次第00頁次/總頁數10/10