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1、公司員工日常、招待及車輛費用財務報銷制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章、總則第一條、為進一步強化公司財務管理，完善財務管理制度，合理控制費用支出，規(guī)范公司的會計核算工作和財務報銷行為，使公司財務管理制度化、規(guī)范化和可控性，發(fā)揮財務在公司生產(chǎn)經(jīng)營管理中的作用，以保障提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本制度。 第二條、 凡涉及公司日常物資（包括零星材料、輔助材料、設備配件、固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用具、設備儀器及工具等）采購、稅費支出、日常辦公費用、招待費用、差旅費用、車輛費用、職工勞保及福利費用以及其他涉及費用支出2、項目的報銷均按此制度要求執(zhí)行。第三條、 本制度適用公司全體員工。第二章、借款及預付款管理規(guī)定第四條、借款是指公司員工因公務需要的臨時性借款；預付款是指因公司業(yè)務需要，需預先支付的購買材料、貨物及各項需要預先支付的款項。第五條、借款管理規(guī)定 (一) 、出差借款：出差人員憑審批后的出差審批單按借款審批流程和審批權限辦理借款，出差返回5個工作日內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。 （二）、日常物資采購借款：凡涉及公司日常物資采購借款，業(yè)務經(jīng)辦人員憑審批后的采購申請單按借款審批流程和審批權限辦理借款；公司日常零星物資采購單項業(yè)務超過500元以上的支出原則上需以銀行轉賬支付，不得用現(xiàn)金支付。（四）、其他臨時借款：凡涉及3、公司費用性其他支出項目（如日常辦公費用、招待費用、車輛費用等），業(yè)務經(jīng)辦人員憑審批后的“借支單”按借款審批流程和審批權限辦理借款；業(yè)務經(jīng)辦人員在業(yè)務辦理完畢后應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上在結清前帳后方可辦理借款。 (五) 、各項借款金額超過3000元應提前一天通知財務室備款。 否則，財務室有權拒付超出借款金額。第六條、預付款管理規(guī)定（一）、各項工程預付款:凡涉及公司固定資產(chǎn)（房屋建筑物、機器設備、工具等）建設、安裝、維修等需要支付預付款，由業(yè)務經(jīng)辦人員依據(jù)合同規(guī)定的付款方式及金額填寫“借支單”按審批程序批準后辦理付款手續(xù)。（二）、日常零星物資、材料采購預付款：凡涉及公司各項物資、材料采4、購需要提前預付貨款由業(yè)務經(jīng)辦人員依據(jù)物資供應采購合同和采購申請單按借款審批流程和審批權限辦理預付款手續(xù)。（三）、辦理公司各項預付款時，業(yè)務經(jīng)辦人員必須向財務室提供審批的“專項合同或協(xié)議”和采購申請單后，方可辦理預付款支付手續(xù)，預付的金額不得超出合同規(guī)定的金額，財務人員要與經(jīng)濟合同核對后，方可支付。（四）、公司各項預付款的支付原則上使用銀行轉賬方式支付，若因特殊原因需要現(xiàn)金支付必須經(jīng)財務部和總經(jīng)理批準。第七條、借款及預付款流程（一）、借款人憑審核批準的費用申請單（出差預先審批單或資金使用申請單、采購申請單等）填寫公司統(tǒng)一印制的借款單注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）、支票或現(xiàn)金5、。 （二）、審批流程：部門主管經(jīng)理審核簽字財務復核總經(jīng)理審批。（三）、財務付款：會計依據(jù)審批后的借款單編制會計憑證總會計師審核借款人在會計憑證上簽字確認出納依據(jù)會計憑證付款。第八條、借款及預付款審批權限（一）、因公司業(yè)務借款在5千元（含5千元）以下由部門主管或經(jīng)理審核，財務部復核，總經(jīng)理批準。（二）、因公司業(yè)務借款在5千元以上和員工私人性借款由主管副經(jīng)理審核，由董事長、總經(jīng)理雙簽審批。（三）、公司所有借款須經(jīng)財務部會計憑證審核批準。第八條、凡涉及公司經(jīng)濟業(yè)務需要領用空白轉賬支票的，由財務人員在支票存根上寫明日期、用途及限額后，由業(yè)務經(jīng)辦人員在支票存根上和支票領用登記表上簽收；支付時必須完整填寫6、支付日期、用途及大小寫金額并及時告知財務人員具體付款日期和金額；任何人不得將空白支票交給其他單位或個人，作廢支票要及時交回財務室留存。遺失支票，領取人必須在第一時間告知財務室并按規(guī)定和程序辦理掛失手續(xù)，若遺失支票已被支付，領取人要按全額賠償已支付金額。第九條、公司所有借款及預付款，原則上必須在前帳結清之后方可再借付，確因業(yè)務需要而來不及結清前帳，必須以書面形式告知財務室，經(jīng)總會計審核同意后方可再借付。第十條、公司業(yè)務經(jīng)辦人員必須在單項借款業(yè)務辦理完畢后按五個工作日內(nèi)憑有效票據(jù)報銷并結清借款或預付款；凡無理由未按規(guī)定期限報銷者依據(jù)實際超出天數(shù)按當期銀行貸款利息加罰滯納金；凡超過一個月不結賬者，一7、律不予報銷，財務室有權從其本人工資中扣除借款或預付款。第三章、公司費用報銷規(guī)定及流程第十一條、費用報銷的控制原則：實行計劃管理、分級負責、層層把關。由各部門負責人負責本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性的一級審查；由財務會計和財務負責人對報銷票據(jù)的合法性、可行性及合理性進行二級審查；由總經(jīng)理進行最后的審核批準；超出總經(jīng)理審批權限的由董事長批準。 第十二條、公司費用報銷規(guī)定（一）、公司一切費用支出必須按先申請.后辦理的原則進行，對未進行申請、審批的一切費用開支不予報銷，特殊情況必須經(jīng)董事長和總經(jīng)理批準。（二）、公司所有費用支出報銷原則上依據(jù)總會計審核總經(jīng)理批準的資金限額憑有效票據(jù)實報實銷；報銷人員8、所報銷的費用支出必須真實.合規(guī),嚴禁和杜絕弄虛作假行為。（三）、報銷人員必須憑真實.合規(guī).有效的原始憑證報銷,所持票據(jù)必須是國家稅務機關統(tǒng)一印制的票據(jù)并要填寫完整.數(shù)字清楚,嚴禁和杜絕白條入帳和費用支出項目與所附票據(jù)不符以及其他違規(guī)行為。（四）、報銷人員所報銷費用的票據(jù)必須按時間順序分類整理、粘貼并按規(guī)定和要求填寫費用報銷憑證,待逐級審核批準后,方可報銷。（五）、費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔相關責任；（六）、報銷當事人應在費用發(fā)生過程中充分取得費用的相關單據(jù)，如：合約或協(xié)議、合法的票據(jù)等，如因未能取得合法（被稅務機關認可）的票據(jù)而遭受財務人員剔9、除的部分支出，原則上不予報銷，由當事人自行負責。特殊情況需總經(jīng)理簽字確認方可報銷。 （七）、費用發(fā)生完畢后，當事人應及時將收集到的費用單據(jù)加以整理歸類，采用公司統(tǒng)一印制的“費用報銷單”規(guī)范粘貼，粘貼過程中應區(qū)別費用性質(zhì)（如：交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費、日常物品采購費等；車輛費用按養(yǎng)路費、加油費、保養(yǎng)費、過路過橋費、停車費等；）分類粘貼，便于歸類計算和整理。（八）、報銷當事人在填寫“費用報銷單”時，應遵照“實事求是、準確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字， “費用報銷單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必10、須一致，否則無效。第十二條、費用報銷流程（一）、公司所有資金支出報銷按報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應費用報銷單 須辦理資金申請或出入庫手續(xù)的應附批準后的資金申請單或物資驗收單和出入庫單部門經(jīng)理審核簽字財務會計復核主管副總審批主管總經(jīng)理審批到出納處報銷的程序辦理。（二）、報銷人應將填寫完整、附件齊全的“費用報銷單”和已經(jīng)審批過的“用款申請單”一起送交本部門負責人和主管經(jīng)理進行審核，部門負責人和主管經(jīng)理應重點對費用發(fā)生的真實性、費用預算金額與實際金額的差異合理性進行審查，審查無異議后，應在“費用報銷單”上簽署審核意見并簽名。（三）、報銷當事人將取得經(jīng)過本部門負責人審批簽署后的“費用報銷單”以及原審批11、的“用款申請單”送交財務會計進行審核，財務會計應重點對“費用報銷單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性及費用金額的計算進行復核；（四）、報銷當事人將取得本部門負責人或主管經(jīng)理、財務會計、審批簽署后的“費用報銷單”以及原審批的“用款申請單”一起，通過公司內(nèi)部單據(jù)傳遞程序報送到公司總經(jīng)理處，由總經(jīng)理進行最后的審查和審批。總經(jīng)理一般僅從“費用報銷單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。總經(jīng)理審查無異議后，在“費用報銷單”上簽署審批意見并簽名；公司總經(jīng)理對公司所有資金支出的報銷有審核批準權利并承擔相應責任。（五）、報銷當事人取得審批齊全的“費用報銷單”以及“用款申12、請單”后，應在2天之內(nèi)送交財務部門，辦理報銷手續(xù)，出納人員應對“費用報銷單”和會計憑證進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。 （六）、公司所有資金支出報銷必須由公司會計在會計憑證上審核簽字。第三章、日常費用報銷規(guī)定第十三條、公司日常費用主要包括差旅費、電話費、辦公費、低值易耗品及備品備件、業(yè)務招待費、培訓費、資料費等。在一個預算期間內(nèi)，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。第十四條、差旅費報銷規(guī)定（一）、差旅費報銷根據(jù)按商管部差旅費管理辦法報總經(jīng)理核定執(zhí)行。（二）、差旅費報銷的一般規(guī)定：1、擬出差人員首先填13、寫出差申請單，詳細注明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，并按審批程序和權限進行報批。2、出差人員將審批過的出差申請單交財務室,按借款管理規(guī)定辦理借款手續(xù)，出納按規(guī)定支付所借款項。 2、出差人員應在出差歸來五個工作日（以報銷原始票據(jù)日期為準）內(nèi)辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費用標準填寫差旅費報銷單，并按審批程序和權限進行費用報銷，結清借款。 3、出差人員借款原則上前款不清不再預借差旅費。第十四條、電話費報銷規(guī)定（一）、電話費報銷標準1、公司為管理人員提供工作必須的固定電話，并由公司統(tǒng)一支付話費。公司辦公電話原則上嚴禁員工在上班期間打私人電話。 2、公司辦公電話費及網(wǎng)絡使用費依據(jù)辦公14、室核定的各職能部門電話費標準進行交納和報銷。3、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準按商管部通訊費辦法有關規(guī)定的執(zhí)行。（二）、電話費報銷的一般規(guī)定1、公司固定電話費由辦公室指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續(xù)，若遇電話費異常變動情況應到通訊部門查明原因，特殊情況報財務和總經(jīng)理批示處理辦理。2、員工手機話費在一個年度內(nèi)（上年12月至當年11月）按月度報銷，在報銷期內(nèi)可隨時報銷，報銷標準可“以豐補欠”，超過報銷期限不予報銷。第十五條、業(yè)務招待費報銷規(guī)定（一）、招待費是指公司管理15、人員及各職能部門在業(yè)務往來中招待有關人員所發(fā)生的餐費、禮品費及其他相關費用，招待費報銷原則上實行“事前申請，確認標準，按標準報銷”的控制程序，對超出標準的招待費公司不予報銷，由經(jīng)辦當事人承擔。（二）、公司所有招待必須填寫招待費用申請表，經(jīng)逐級批準后，方可辦理。特別情況，在外辦事期間需發(fā)生招待而無法填寫招待費用申請表，需電話請示并做好備注，在發(fā)生招待次日補齊手續(xù)。所有招待必須在申請表寫明真實宴請人員和陪同人員姓名、時間、事因、電話。招待費用憑招待費用申請表和發(fā)票報銷，并由經(jīng)辦人在該張發(fā)票背后簽字。無審批招待費用申請表的或發(fā)票背面無經(jīng)辦人簽字的不予報銷。 nEQ!5Dvu) （三）、為了規(guī)范招待費16、的支出，各職能部門當月累計發(fā)生的業(yè)務招待費用，不得超出當月預算指標，超預算總額的開支需按預算管理制度報批后方可開支。（四）、所涉及購買招待禮品、招待日常用品（招待煙、茶以及其他招待用品）等按物品申購程序辦理；統(tǒng)一購買，按需領用。（五）、需簽字欠帳的招待費（餐費及臨時性住房等）經(jīng)辦當事人必須在欠帳明細單上注明時間、事由、招待單位或個人名稱、金額等。（六）4xfsP、 2&SHV*公司內(nèi)部人員來往費用不在招待費列支。 pT+fIs HS （七）、各級管理人員業(yè)務招待費開支標準1、副總經(jīng)理級以上的業(yè)務招待費按預算指標控制開支；2、一般工作及業(yè)務招待用餐每人不得超過100元；3、一般工作及業(yè)務招待住宿17、標準為標準（普通）雙人房。4、超出以上招待標準由財務部審核總經(jīng)理批準報銷。（八）、公司發(fā)生的所有招待費原則上須在發(fā)生的（出差發(fā)生的招待費以出差歸來之日）五日內(nèi)回單報銷，否則，財務室有權拒絕報銷。第十五條、辦公費、低值易耗品等報銷規(guī)定（一）、一般管理規(guī)定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司辦公室統(tǒng)一計劃管理，集中購置,并指定專人負責。（二）、公司辦公室每月根據(jù)需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。（三）、辦公用品及低值易耗品的購置由辦公室按計劃統(tǒng)一購買，并建立實物帳，詳細登記辦公用品的進、出情況。報銷辦公用品必須有正式發(fā)票，并附有供貨單位加蓋18、公章的出貨單或電腦小票。 xLqR2P, 第十六條、車輛費用報銷規(guī)定（一）、車輛費用是指公司車輛工作過程中發(fā)生的油料費、過橋費、停車費、維修費、養(yǎng) 路費、檢車費、保險費及車輛肇事應由公司負擔的費用等。（二）、車輛費用的管理實行單車核定費用的辦法。由辦公室和財務室負責核定單車費用標準，經(jīng)批準后執(zhí)行，同時將車輛費用標準報財務部一份備案; （三）、車輛油料由辦公室統(tǒng)一預算、計劃、購置，依據(jù)單車油耗標準進行加油，并進行登記、考核和管理。（四）、公司駕駛人員因工作需要（長途出差或其他特殊情況）用現(xiàn)金加油者應事先爭得行政人事負責人同意并有隨同人員在加油票上簽字證明方可報銷，否則加油費不予報銷，由駕駛員個人19、承擔。（五）、駕駛員登記用車情況臺賬，詳細記錄用車人、起止時間、起止地點、發(fā)生的路橋費、汽油費、維修費 、停車費，并要求用車人簽名及注明部門、項目。幾人一起用車的，按受益原則分攤項目、部門費用。用車情況臺賬經(jīng)總經(jīng)理審核后方可報銷相關費用。 !ETY $c Jy|rieL（六）、汽車每年一次性必須支出的費用，如：年保險費、車船使用稅、年審費、檢測費等統(tǒng)一由辦公室按報銷程序和審批權限統(tǒng)一辦理報銷。 lR i9 WSg （七）、車輛定點維修廠的維修費，報銷時要附上具體維修項目明細單；車輛外出臨時加油和維修發(fā)生的費用報銷時除提供有效憑證外，用車人必須在發(fā)生費用當天在發(fā)票上簽字，否則不予報銷。 cAm+20、1- On （5=2H |j 八八八）、車輛外出發(fā)生的路橋費、停車費，用車人必須當天在每張發(fā)票上簽字，以防忘記，駕駛員單個外出所發(fā)生的路橋費、停車費等駕駛員外出歸來由行政部依據(jù)派車單簽字證明，否則不予報銷。 9A-Gb /WMwc/（九）、各輛汽車所需零星購買的機油、配件、工具備件、清潔用品等，駕駛員應先向行政人事部負責人提出申請，經(jīng)批準后才能購買，否則不應予以報銷。 C9_f%1q #6 |8Pl（十）、因車輛違章的罰款、拖車費、保管費，一律由駕駛員本人負責。 xt(Wn 第十七條、工薪福利及相關費用支出制度及流程：工薪福利及相關費用支出依據(jù)公司薪酬管理規(guī)定及流程執(zhí)行。第十八條、日常物品采購21、費用報銷（一）、日常物品采購費用支出是指因采購零星材料、機械設備配件、勞保福利性用品及辦公設施用品等所發(fā)生的費用支出。（二）、公司所有物品采購必須填寫統(tǒng)一印制的采購申請單，經(jīng)部門負責人和主管經(jīng)理簽字確認后報會計審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可辦理。（三）、申購當事人將批準的采購申請單給到行政人員進行采購詢價和比質(zhì)比價，由公司行政統(tǒng)一進行采購。（四）、公司行政人員進行物品采購，并按規(guī)定程序辦理物品驗收和入庫手續(xù)。（五）、物品采購后行政人員必須及時辦理物品驗收及入庫手續(xù)，所購物品發(fā)票作為報銷原始票據(jù)，在三個工作日內(nèi)按報銷程序辦理報銷手續(xù)；若有特殊情況不能在規(guī)定期限內(nèi)報銷應及時以書面形式向財務人員說明情22、況，否則財務人員有權拒絕報銷。第四章、專項支出財務報銷規(guī)定第十九條、專項支出主要包括公司固定資產(chǎn)支出、咨詢顧問費用、工程安裝施工費、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。第二十條、專項資金支出報銷的一般規(guī)定（一）、公司固定資產(chǎn)支出（包括大修理支出）按日常報銷流程辦理，金額具體的需提前告知財務部。（二）、公司所發(fā)生的一切咨詢顧問費用必須經(jīng)會計審核總經(jīng)理批準，否則一律不予報銷。（三）、工程安裝施工費、廣告宣傳活動費及其他專項費用等報銷由職能部門提出資金預算待逐級審批后按合同或協(xié)議審批權限簽訂“專項”合同或協(xié)議，并按日常費用報銷程序和審批權限辦理報銷手續(xù)。（四）、公司專項資金支出報銷必須附正規(guī)發(fā)票、各項驗23、收單、“專項”合同或協(xié)議，財務人員依據(jù)合同或協(xié)議之約定辦理付款手續(xù)。第五章、其他費用的報銷 第二十一條、其他費用是指公司因工作需要而發(fā)生,并且上述條款不包括的費用。第二十二條、其他費用的報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權限辦理報銷手續(xù)。第六章、財務報銷原始憑證的規(guī)定第二十三條、原始憑證的審核（一）、各項報銷的原始憑證，經(jīng)各部門經(jīng)理審核簽字后，報財務審查其合法性并送公司總經(jīng)理批準。（ 二）、原始憑證應具備的內(nèi)容： 1、原始憑證名稱； 2、填制憑證的日期； 3、填制憑證單位的名稱或填制人的姓名； 4、 經(jīng)辦人的簽名或蓋單； 5、接受憑證的單位名稱； 6、經(jīng)濟業(yè)24、務的內(nèi)容； 7、數(shù)量、單價和金額；8、各種發(fā)票、收據(jù)必須符合中華人民共和國發(fā)票管理辦法和實施細則的規(guī)定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章,從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋單；對外開出的原始憑證，必須加蓋單位公章，其中辦理收款業(yè)務的要加蓋本單位財務專用單。 第二十四條、對原始憑證的技術性要求： 1.凡填有大小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。 2.支付款項的原始憑證，必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字，有審批人簽字，并有付款的依據(jù)。 3.職工因公出差借款的借據(jù)，必須附在記賬憑證上。收回款項時應另開收據(jù)，不得退還原借款借據(jù)。 4.預付性匯款，由經(jīng)辦人填制付款申請單25、，作為原始憑證，不得以匯款回單代替。 5.屬于現(xiàn)金發(fā)放性質(zhì)的原始憑證，原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的，由代領人簽名；由一人代領多人的，須逐個簽章，不得通欄劃大括號簽一個章。 6.自制原始憑證應設計科學、格式規(guī)范、計算清楚。如計提折舊、職工福利基金等，要列名稱、計提基數(shù)、提取率、提取額等。分配工資及費用時，要列分配標準、分配率、分配額。 7.凡憑證內(nèi)容不全、字跡模糊不清、與經(jīng)濟業(yè)務本身內(nèi)容不 符者，應予退回或重新補正。第七章、附則第二十五條、本制度未涉及事項，暫按財務或總經(jīng)理的意見核定報銷，之后由財務室或行政人事部對該制度進行補充及完善。第二十六條、本制度解釋權歸公司財務部、行政人事部。第二十六條、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。