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1、公司員工費用支出報銷流程及管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷流程及管理制度為嚴格控制費用支出，加強費用管理，為規范本公司報銷程序，提升報銷流轉速度和精確度，充分發揮會計核算及監督職能，提高管理效益，根據公司財務管理制度的有關規定，制定本制度。一、借款管理制度1、借款審批流程根據工作需要，公司員工因公出差或業務活動等可預先向公司借支借款（現金或支票），借支人應填寫借款單，借支額度根據實際情況確定，并注明借款事由及行程，由部門經理審簽后，并送副總經理、財務總監及總經理簽批。2、借款申請要求（1）現金借2、款：員工因公參加會議、學習、辦理業務需要借現金的，應填寫借款單，詳細注明借款的內容、金額；并依照審批流程簽批后，方可交財務部記賬存檔。員工每次借款原則上不得超過人民幣5000元，員工須在工作完畢后的當月將合法的報銷單據整齊粘貼后，填寫報銷單，依照審批流程簽批后再交財務部辦理報銷，結清借款。對借款未還清者，不得再借支款項，對超過一個月不歸還的借款，從該員工下月工資中扣回。（2）其他預付款項：如購買辦公用品、維修費、加油費等，通過填寫領用支票審批單，寫明用途、金額，辦理審批手續后，財務予以支付。實行定額備用金的借支人須每年結清一次。注：實行定額備用金制度的人員須經財務總監和總經理簽批認可。3、借款3、流程：經辦人預借現金時，填制借款單，按審批流程簽批后交由費用核算會計編制記賬憑證，由財務負責人復核、簽章，出納根據復核后的記賬憑證，向經辦人支付現金，同時經辦人須在記賬憑證上簽字。如需領用支票，經辦人按審批流程簽批后直接到出納處領取支票。現金借款流程：經辦人部門經理總經理費用核算員財務經理出納；支票、電匯申請流程：經辦人部門經理財務經理總經理出納費用核算員。二、差旅費報銷管理制度1、因公出差審批權限員工因公出差（包括參加工作會議、學習、培訓等），應事先填寫“出差審批單”。憑審批后的“出差審批單”到財務部辦理差旅費借款及差旅費報銷手續。（1）部門經理出差必須經主管副總經理或總經理批準；（2）部門4、副職及普通員工出差必須經部門經理同意后，呈總經理批準；（3）總經理外出時，員工出差由副總經理批準。2、出差人員的交通費標準（1）公司班子成員公出可乘火車軟席、輪船二等艙位、飛機普通艙位、乘坐其他交通工具按實報銷；（2）部門經理及員工出差使用交通工具為長途汽車、火車硬席、二等座、輪船等普及工具按實報銷，乘坐交通工具8小時以上可乘坐火車硬臥，超標準的費用自行承擔； （3）出差人員乘坐飛機要嚴格控制，因工作需要或遇出差任務較急的，經批準后可以乘坐飛機的普通艙位，由辦公室相關負責人統一詢價后訂票。3、出差人員的住宿費標準（1）出差人員的住宿費用在規定的限額標準內憑據報銷，實際住宿費超過規定的限額標準部5、分需經財務總監審批，并將酒店的結算清單附在住宿費發票后面，否則不予報銷；（2）住宿費的限額等級標準：職務住宿標準公司領導每天每間房不超過400元部門經理每天每間房不超過200元部門副經理省內每天每間房不超過120元；省外每天每間房不超過200元。員 工1、深圳、珠海、廈門、汕頭、海南等經濟特區每天每間房（1-2人）不超出220元；2、直轄市、省會城市，每天每間房不超過160元；3、省內大中城市（如大連）及省外一般地區每天每間房不超過120元；4、省內縣（含縣級市）以下地區80元；（3）出差人員由接待單位免費接待或住在親友家，無住宿費發票的，一律不予報銷住宿費；4、出差補貼標準（1）公司員工到外6、地執行公務按自然天數可享受差旅費補貼，每天30元；（2）經批準參加各種會議的人員，可憑據報銷會務費、宿費、交通費，但其他雜費及補助不予報銷；（3）如出差人員由接待單位免費招待，一律不予發放差旅費補貼；（4）如出差人員發生招待費，招待期間不發放相應差旅費補貼；（5）出差期間餐費及交通費補貼規定如下：a、交通費補貼： 工作人員出差期間，不分職務高低，一律按自然天數，每人每天發給市內交通費10元，包干使用，不再憑票據報銷交通費； 經批準乘坐飛機的，其乘坐往返機場的專線客車及民航客車的費用，可憑票據報銷，不再發給交通費補助； 公出期間不得乘坐出租汽車，如情況特殊，需乘坐出租汽車的，必須經總經理批準，可7、據實報銷，但不再發給交通費補助； 下列人員不實行交通費包干辦法： 參加各種培訓班、學習班的人員； 自帶交通工具或接待單位提供交通工具的人員。b、餐費補貼：工作人員出差的餐費補助，不分途中和住勤，每人每天補助標準為20元；工作人員經批準外出參加各種會議，會議期間不再報銷餐費補助。5、差旅費包干的開支標準（1）包干開支標準凡符合上述條件的業務員經批準公出的，可按下列標準報銷差旅費:到省內的撫順、鞍山、遼陽、鐵嶺、本溪五市及沈陽市所轄的遼中、新民、康平、法庫四縣，當天往返無住宿的，每人每天包干補助30元；到省內地區有住宿的，市級每人每天包干補助120元；縣級以下100元；上述包干補助費包括宿費、伙食8、費、市內交通費、夜餐費及其他附加費，不再另行報銷住宿費，但必須附住宿費發票；（2）差旅費包干的報銷辦法享受差旅費包干的人員，不分途中和住勤，一律按出差的日歷天數，以到達地的標準為準，報銷差旅費；報銷差旅費時，必須將公出期間實支的住宿發票貼在報銷單上，作為原始單據保存；同時，在報銷火車票時，必須將標明乘車日期、車次及時間的原車票一同貼在原始單據上，作為公出起止日期的證明。上述2種原始單據不齊全的，不予報銷差旅費；6、補助天數：計算補助的天數按出差期間的工作日計算。出差期間天數，以乘交通工具所取得的有關憑據上注明的離開區域所在地、抵達區域所在地的時間為準。對首日和尾日以中午12：00為界線進行折算9、，中午12：00前出發的按一天計算，12：00以后出發的按半天計算；回程時計算方法一樣，中午12：00前抵達的按半天計算，12：00以后抵達的按一天計算。計算出出差期間的天數后減去其中的休息日即為應付出差補助的天數。出差時間最短不得少于6個小時。三、日常費用報銷管理制度公司各部門的各項費用報銷應嚴格按照年度費用預算指標執行，由財務部定期審核。（一）通訊費通訊費報銷標準（移動電話、住宅電話）總經理 元/月副總經理、助理總經理 元/月部門經理 元/月部門副經理 元/月業務經理 元/月普通員工 元/月1、員工的移動電話費和住宅電話費每月在限額內合并報銷一次，報銷時須憑抬頭為本人姓名的發票，填制費用報10、銷單，實報實銷。2、員工崗位如有變動，各部門需及時知會財務部，據以調整報銷資格，移動電話、住宅電話由員工自行配備，公司不負責提供電話等設備和辦理開戶。3、報銷通訊費用的人員應按公司相關規定保持通訊工具暢通并及時回應，不得影響工作聯系。如經核實，一個月內有累計三次未開機或未復機情況，本月通訊費用不予報銷。（二）招待費1、各部門日常性費用、招待用餐和禮品等費用，由各部門經理按費用預算嚴格控制，不得超支。（1）凡在酒店簽單月結賬的招待費、住宿費等報銷，均須附流向作以下說明：招待費：應注明招待的時間、地點、客戶、人數、具體人員，將有簽單人簽字的酒店簽單明細附在票據后面，經費用經手人、部門經理、分管經理11、簽字后報送財務部審核；住宿費：應注明招待住宿的具體人員、房間數、住宿天數（何時至何時）、房間標準，將酒店結算清單附在票據后面，經手人、部門經理、分管經理簽字后報送財務部審核；（2）凡部門加班餐費、車費，均須附明細表說明（每日一結）：公司不主張員工加班，確需要加班的要提前申請。加班餐費：應注明加班的時間、具體人員及人數、金額，每人標準15元，各部門因開會等原因發生的餐費一律按加班餐費標準報銷；加班車費：必須附當時機打的出租車票，背面注明人員、起始地點外，還需另附表格，按人員統計費用。注：凡有車補費用的部門不予報銷交通費。（3）部門聚餐：一律不予報銷部門聚餐費用。2、各部門確因工作需要，重大節日或12、年末舉辦大型宴請活動的，按下列原則和辦法辦理：必須事先書面出具費用預算申請，并按流程審批；預算申請中應詳細說明會議或宴請的時間、地點、內容及日程安排，參加會議的客戶單位、具體人員、人數，所要發生費用的項目名稱、額度、流向，以及費用的經手人；嚴格按照會議預算執行，會議結束后應及時作會議總結，并列明各項費用的實際支出情況，如超出預算申請的額度，應提出補充費用預算申請，詳細說明超支理由及費用流向，由部門經理審簽后，并報財務總監及總經理批準。五、通則1、費用報銷流程（1）費用報銷審批流程報銷人部門經理人力資源部經理（注：僅限交通費、通訊費補貼）費用核算員財務經理總經理（2）費用報銷程序報銷人按規定要求13、自行粘貼票據并填制差旅費報銷單或費用報銷單，按規定流程審批后交費用核算員編制記賬憑證，由財務經理復核，出納根據復核后的記賬憑證通過網銀打卡方式向報銷人支付報銷款或收取歸還的借款余款；出納收取歸還的借款余款須向報銷人開具收據，借款單不予退回；報銷人領取現金時須在記賬憑證上簽字。2、關于費用報銷發票的要求所有費用發票均須在當年年度內報銷完畢，如當年年末（11-12月份）有特殊情況未能報銷的費用，書面提出情況說明，經部門經理及財務總監審批同意后，準予在次年初（1-2月份）報銷，超期未報銷者一律不予報銷，后果自負。所有報銷的發票、收據必須符合中華人民共和國發票管理辦法和實施細則的規定，發票必須是具有稅14、務局監制章的正式發票，收據必須是財政廳監制的合法收據。除交通票據外，所有票據必須如實注明票據開支的日期、用途、金額，并加蓋開具發票單位的發票專用章或財務專用章，且必須開具我公司名頭，凡未開名頭、開錯名頭或開具個人名頭的（機票、交通費、通訊費票據除外）或未加蓋專用章的票據，以及涂改、大小寫不符、不合法的票據，一律不予報銷，具體內容如下：（1）差旅費：含交通費（機票、火車票、汽車票），住宿費，機票注明的乘機人必須是公司員工本人，住宿費發票必須是公司名頭，長途汽車票必須在票面相應處填寫出發時間、地點及到達時間、地點。（2）辦公用品系列：如文具、紙張、公文包等，要求列示明細，其中日期、單位名稱、品名、15、數量、單價、金額等填全。（3）辦公費用：如郵寄費、復印費、印刷費等，實報實銷；EMS郵寄費由辦公室統一郵寄、統一報銷，相關負責人須將郵寄的附件按部門匯總，經各部門經理簽字確認后報送財務部報銷。（4）交通費、通訊費：手機費，發票必須是公司員工本人姓名，且必須是當月實際話費，實報實銷，如有充值卡或繳費卡代繳的，須附相應金額的發票才予以報銷，且充值卡發票必須與手機所屬的通訊公司相一致；各部門中層的手機費須按照人力資源部下達的標準報銷，主管及其他人員需申請手機費補貼的，必須以書面形式（列明人員、標準、申請原因）上報給人力資源部，經財務總監、總經理審批后方可執行報銷；以上補貼人員及標準需每年重新申請，僅16、限當年有效。辦事處電話費也必須以當月實際話費單報銷，情況特殊的需另外申請。 交通費：中層交通補助原則上限沈陽市內的汽油費、機場過路費、停車費、修車費、出租車費、公交IC卡，開具發票的地區不能超出遼寧省，且開具日期必須是當年度的發票；業務人員的交通補助僅限沈陽市內交通費。（5）會議費：會議費報銷必須附有會議通知或會議紀要，列明會議內容、日程安排及參會人員。（6）業務招待費、小額的汽車修理費、汽油費、路橋費、停車費等均可報銷。汽車修理費如額度過高會涉及固定資產增值。員工不報銷任何市內交通費用，如在本市內公出辦事需要乘坐出租車的，須經部門經理同意后，報總經理批準，方可報銷。（注：除實際發生的招待費外17、，其他一切費用，包括贊助費用等，一律不得用招待費性質的發票報銷。）特別說明：業務招待費僅限于招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用，宴請客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等費用。與企業經營活動無關的票據，如紀念品、禮品、工藝品、飾品、服裝、鞋帽、日用品等一律不予報銷。單價在2000元以上屬固定資產或2000元以下屬低值易耗品等有形資產的發票而無實物存在的不予報銷。3、費用報銷填寫規定費用報銷單應嚴格按下列要求填寫并貼好，不符合標準，或填報單據不符、金額不符，一律退回經辦人。（1）差旅費報銷出差人員應按照差旅費報銷單上的要求填寫如下內容：部門、姓名、出差任務、出差日期、住宿費等，車船費要按照時間18、先后順序填寫，機票、火車票、長途客運票應分類填寫并匯總小計，并在規定處注明各類面額票據的總張數和總金額；如自帶交通工具出差的，準予報銷油料費、過路費、停車費等相關費用，但不予報銷交通費補貼；油料費需根據行駛公里數填寫公出油料費報銷單，并附汽油發票、過路費等票據，經公司車輛主管審批后方可報銷；粘貼注意事項：將各類票據按交通票據、住宿票、招待票等不同類別和不同金額，分門別類進行粘貼，不能混合粘貼，票據金額處朝外，如金額不清楚或金額被粘貼看不到的票據，一律不予報銷。（2）日常費用報銷報銷人應按費用報銷單上的內容要求填寫內容：費用一般是指員工在工作中所產生的辦公費、通訊費、招待費、車輛費用等（不含差旅19、費），須在報銷單上注明所辦事由、用途，各項費用分類匯總填寫，及票據的總張數和總金額，招待費須附流向說明；粘貼注意事項：將所有票據分類粘貼，單據的折疊應整齊而美觀。原則上只報銷發票，無發票，需事先向財務說明情況，并以其他票據充抵，但需要附流向單注明情況。4、對報銷時間的要求：通訊費和市內交通費每人每月只報銷一次，報銷時間為下月報銷上月費用，逾期不予報銷，如屬特殊情況，需另外說明原因。差旅費、借款及其他費用應在出差回來后或相關工作結束后7個工作日內報銷。當月發生的費用應盡量在當月報銷，最晚不得超過發生月份的次月（包括各辦事處人員的報銷票據），否則逾期財務部不予報銷。因財務部月底結賬的原因，每月最后20、3個工作日不再受理大批量的報銷單，各部門須盡早報銷，如有個別急用的報銷可另行批準。5、對報銷憑證的填寫要求：每一報銷事項必須分開填寫。報銷憑證必須準確而完整地填寫費用報銷單和差旅費報銷單所列示的相關欄次。如姓名欄內有多人不便填列，可只填寫主要負責人，加注“等”字樣。經辦人如有借款，應對筆沖賬，多退少補，即須在費用報銷單上注明原借款日期及金額、公司應補付的具體金額或應補交公司的具體金額。報銷單據必須填寫大小寫金額，且大小寫金額必須一致。付款方式必須正確填寫，如現金、支票、轉賬。如付款方式是支票或轉賬，必須注明收款單位全稱，且與發票或收據上的單位名稱一致；轉賬方式還需注明收款銀行及其賬戶。報銷憑證21、必須有報銷人的簽字。如報銷人與原借款人不為同一人，應在姓名欄填寫原借款人，在經辦人欄加注“代”或“代辦”等字樣。五、本制度由公司財務部負責解釋。六、本制度自3月1日起執行。 財務部 2011-2-11附件：付款申請單、出差審批單、借款單、交際費用報銷明細表、司機出差費用報銷明細表、市內交通費用明細表付款申請單部 門：年 月 日收款單位（人）付款方式收款銀行收款行賬號合同號已累計付款金額(大寫) 幣 百 拾 萬 仟 百 拾 元 角 分(小寫)總經理副總經理財務審核部門經理經手人 出差審批單 部 門： 年 月 日姓 名職 務出差地點出差時間 月 日 至 月 日 共 天出差事由：（副）總經理批示部門經理借 款 單部門： 年 月 日借 款 人付款方式借款事由：收款單位收款銀行收款銀行賬號預計還款日期金額(大寫)幣 佰 拾萬 仟 佰 拾 元 角 分 (小寫)總經理副總經理財務審核部門經理經手人交際費用報銷明細表日期地點事由宴請對象我司參加人員總人數金額合計司機出差費用報銷明細表日期時間車牌號事由過路過橋費油費其他費用乘坐人員簽名車隊隊長簽名合計市內交通費用明細表日期起止地點金額事由備注-合計填報人：