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1、企業行政辦公用品分類及使用、維修管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政辦公用品管理制度第一章 總則第一條 目的為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制定本制度。第二條 適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含U盤、錄音筆、5墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。第二章 辦公用品分類第三條 行政辦公物品的分類行政辦公物品2、分三類：辦公固定資產、辦公低值資產（辦公固定資產和辦公低值資產統稱辦公資產）、辦公用品。1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設備。2、辦公低值資產指使用期限較長，在使用過程中不易消耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。第三章 行政辦公物品的管理職責第四條 辦公室的主要職責：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品費用支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：1、供應商選擇及管理：2、組織各部門行政3、物品管理程序監控；3、年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行：4、行政辦公物品的分配、調撥、維修和報廢；5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責日常維護和修理。第五條 部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；部長負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部室內的辦公設備等資產。第六條 資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由人力資源總部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送辦公室進行維修登記。第四章 行政辦公物品采購第七條 辦公用品采購4、1、辦公室每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，納入公司全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。2、辦公室持相關票根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門的年度預算執行臺帳。3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由辦公室主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。第八條 辦公類服務采購辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。1、公司辦公室辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。2、公司各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在公司辦公室公布服務供應商范圍內選擇。第九條 辦公資產采購1、辦公資產采購計5、劃辦公資產使用部門編制年度辦公資產采購計劃并納年度預算和經營計劃，經主管領導審批通過后提交辦公室匯總。辦公室匯總各部門年度辦公資產采購計劃后編制公司年度采購計劃，提交公司領導審批，審批通過后由辦公室執行采購計劃。2、辦公資產臨時采購報批各部門臨時需要購置辦公資產時，填寫資產購買申請單（見附件二），經公司領導審批通過并簽字后，提交辦公室實施采購。3、實施采購辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后，連同資產申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。4、驗收辦公室匯同使用部門根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，辦公6、室和使用部門各自登記辦公資產臺帳，填制固定資產卡片。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。資產購買申請表和購物明細復印件由辦公室統一保管。第五章 辦公物品的管理第十條 辦公用品配發1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。2、辦公用品每月領用一次，由辦公室于每月25日配發。辦公室負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單（見附件一），并進行臺帳登記，寫明物品的名稱、規格、單價、購買日期、使用人等。3、辦公用品原則每月一次領清，不得另行申領。如有特殊需求提前與辦公室申請。單價超過100元以上的辦公文具由辦公室主管主任審批。配發后辦公室登記臺帳，寫明物品的名稱、規格、單價、購7、買日期、使用人等。4、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以帶走。第十一條 辦公資產的管理1、資產調撥部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫資產調撥單（見附件三）。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人調入部門負責人辦公室確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。2、資產報廢由部門負責人填寫資產報廢申請單（見附件四），報公司辦公室，辦公室會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由辦公室主管領導審批，審批后方可報廢。辦公室與財務部門同時銷帳。有再使用價值的，由辦公室收回統一維修、保管、再分配，資產臺帳做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則本部門按照其原8、值賠償，并按照公司相關規定處罰。3、資產的租用、出租和外借（1） 公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司辦公室審批，辦公室應盡量考慮在公司內部調配，調配確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由公司辦公室統一辦理。（2）公司長期不使用的行政辦資產品可考慮對外出租和外借。辦公室定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。4、辦公資產的日常維護、維修（1）辦公室是辦公資產日常維護、維修的責任部門。（2）辦公室編制辦公資產維修計劃，并納入預算和9、經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫辦公設備維修申請表報送辦公室。不經過部門資產負責人而私自報送維修申請，則辦公室不予受理。（4）辦公室接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維修、更換，一般性修理應在三個工作日內修理完畢，其它較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記辦公設備維修記錄表（見附件五），資產使用部門負責人簽字確認。（6）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。（5）由于人為原因造成辦公資產損壞，要按照物品的原價進行賠償。5、辦公資產的年終盤點（1）年10、終資產清查由辦公室對各部(室)進行實物清查，丟失的辦公資產由丟失部門按照原值賠償。資產清查結束后，由辦公室將年終清查報告上報公司領導。具體清查程序可參照固定資產管理辦法（2）辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的，過失人應承擔相應的賠償責任。6、各部門部長要調離本部門時，人力資源要及時通知辦公室，辦公室根據辦公資產臺帳清點調出人負責部門所使用的資產，有短缺者，按照物品原價賠償，待辦理完辦公設備移交手續后，方可調離本部門；一般員工調離本部門，由部長負責該員工使用資產的移交，由人力資源部協助完成。第六章 附 則第十二條 本制度由公司辦公室負責制定、解釋、修訂并監督實施。第十三條 本制度自頒布之日起執行11、。附件：1. 文具領用登記表 2. 資產購買申請表3. 資產調撥單4. 資產報廢申請單5. 辦公設備維修記錄表資 產 購 買 申 請 表申請日期： 申請人：申請部門：采購目的：資產名稱數量單價金額1)-2)-3)-4)-5)-6)-7)-8)-9)-10)-合計：-備注：注：請嚴格按照審批順序簽字申請部門：部門負責人簽字：部門主管領導簽字：辦公室負責人 審核：總經理 審批：資 產 調 撥 單日期資 產 名 稱型號、機號原使用部門現使用部門原、現部門負責人簽字資 產 報 廢 申 請 單日期資產編號 資產名稱使用部門使用人數量原值累計折舊資產凈值報廢(丟失)原因處理方法注：請嚴格按照審批順序簽字申請部門(1)： 辦公室簽字：部門負責人簽字： 財務部門簽字： 總經理簽字：序號報修日期報修部門/人員設備類別品牌/型號報修故障報修部門備注（維修結果）辦公設備維修記錄表