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1、公司日常及對外行政付款費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件名稱費用報銷與付款管理制度文件編號： STC/ADMIN-1-005-2012版 本 號：編制部門： 綜合部編 制審 核批 準生效時間1 目的為規范公司費用報銷及行政付款，加強費用控制，提高報銷與付款效率及資金使用效率，制定本制度。2 適用范圍2.1 本制度適用于員工各類日常管理費用報銷與公司各類對外行政付款。2.2 報銷主要包括交際應酬費、差旅費、交通費、通訊費、車輛費、培訓費、辦公費及其他零星報銷。2.3 付款主要包括社保、房租、水電費、2、快遞費、印刷費、報刊雜志費、會議費、辦公用品、原料、包材、助劑、工程等支付給外單位的款項。3 管理原則3.1 從嚴控制。從工作需要出發，厲行節約，從嚴控制，在合理前提下爭取費用最低。3.2 責任明確。各部門審核簽字人是所轄部門費用的決策者和責任人，對本部門發生費用的合理性、真實性、必要性和總體費用水平負責。財務部負責費用報銷單據的合規性及合法性審核，同時執行預算控制。3.3 受益者承擔費用。如果費用經辦人不是費用的受益人，則此項費用歸屬于受益人部門名下。3.4 實事求是。杜絕虛假，一經發現，按公司實付金額的10倍進行罰款，嚴重者開除。4 管理細則4.1 報銷與付款規定4.1.1 除銀行自動扣除3、的財務費用外，所有報銷與付款必須填寫申請單。4.1.2 報銷與付款申請人和部門意見人一欄不能為同一人，報銷金額到角，分不計。4.1.3 對其他部門委托辦理的事項，費用需由委托部門承擔的，申請單應由經辦部門填寫，并經委托部門負責人簽字或郵件確認，否則費用記入經辦部門賬。4.1.4 禮品（含臨時禮品和節日禮品）由使用部門申請，行政部統一購買或行政部授權自行購買，不得擅自自行購買。出差期間在外地臨時產生的禮品費用，應事先征得副總以上分管領導同意，方能購買。招待用煙、酒、糖、茶、水果、飲料等，由行政部統一購買，使用部門按需求領用。4.1.5 招待類報銷遵循誰經手誰報銷的原則，不得由他人代為報銷，報銷時4、所附發票必須是開有日期的正式發票，發票票面應有2人以上共同參與人簽字證明。4.1.6 各公司第一負責人的報銷由集團財務管理部和集團總裁（或授權人）審批。4.1.7 除行政部采購的物品以外的其他所有采購由采購部統一購買。4.2 附件要求4.2.1 行政部代辦的快遞費、辦公費、印刷費等可以直接按部門歸屬的費用，應提供OA請購單、發票及匯總清單，以方便財務部按部門確認費用歸屬。車輛維修除提供以上單據外，還需提供維修清單，涉及固定資產、工程的需提供工程驗收報告、合同。4.2.2 辦公用品采購付款時，除提供付款申請單外，還需提供列有資產清單的入庫單，月末提供辦公用品領用存報表。4.2.3 出差報銷除提供5、差旅費用報銷單外，還要在OA提交出差計劃及出差報告，出差費用報銷應與出差計劃相吻合。4.2.4 采購部付款申請附件規定如下：1、 原料、助劑、包材、備品配件應付款，需提供付款申請單、發票、入庫單、OA請購單；2、 工程付款，需提供付款申請單、發票、工程合同、工程立項、工程審批、工程驗收報告；3、 出口相關的港雜費付款，需提供付款申請單、發票、集團確認單、數量金額匯總清單；4.2.5 物控部運費付款申請，需提供付款申請單、發票、物流費用匯總清單、簽字回傳的發貨單。4.3 申請單填寫和裝訂規定4.3.1 所有申請單的填寫及負責人簽字，一律使用鋼筆或者水筆，不能使用圓珠筆或者鉛筆。4.3.2 所有申6、請單的內容填寫必須完整、字跡清晰，空白處用線劃掉。4.3.3 申請單項目填寫必須和原始發票事項保持一致，嚴禁出現“補貼”、“抵用”等字樣。4.3.4 必須寫明用途，項目較多的可另列清單；出租車在發票背面寫明起止點；所有招待費和活動費性質的報銷必須列明發生原因、目的和參與人等，涉及商業秘密的，需另附說明文件，各環節審核完畢后由財務部存檔。4.3.5 用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別，票據較多的申請單，要按時間先后順序梯形粘貼，正面向上，要露出必要的數據，原始單據的邊角不能超出粘貼單的范圍。4.4 原始發票規定4.4.1 原始發票必須是正規發票，除政府、行政事業機關的法定收據可以作7、為報銷與付款憑證外，其他收據包括機打水單一律不能作為報銷與付款的憑證。4.4.2 用于報銷與付款的非定額發票特別是招待類發票必須填開本公司全稱，不填、填錯及人為涂改的，不予報銷。4.4.3 上年的發票在次年3月31日以后不予報銷。4.4.4 除餐飲機打發票可以沒有收款單位發票專用章外，所有發票須同時具有地稅局監制章和收款單位發票專用章。4.4.5 報銷或付款必須取得收款方開具的真實合法的發票；無正當理由私下拿其他發票沖賬的報銷或付款，財務不予受理。特殊情況需總經理特批。4.4.6 離職員工必須及時清理手中未報銷款項，及時填寫報銷單，不允許其他人以該離職員工名義代其報銷，財務人員在離職流轉單簽字8、即默認該員工與公司一切往來已經結清。4.5 幾類常見費用報銷管理規則4.5.1 國內差旅費報銷A. 差旅費是指員工外出公干期間為完成預定任務所發生的必要的合理費用，具體包括：長途交通費、市內交通費、住宿費、出差餐費補貼、其他零星支出等。B. 國內出差申請：員工申請出差或者公司指派出差的，員工需在出差前通過公司OA按要求填寫出差計劃，經公司領導審批同意后，方可成行。若遇緊急情況來不及審批的，須事先征得公司領導口頭同意后，方可成行，事后需及時補上出差計劃。出差期間如有臨時變動或者中轉其他城市，出差人員需征得其直屬上級同意，并及時報行政部備案。C. 出差需要借款的，需以出差計劃審批為前提，且在出差計9、劃中列明借款金額。對于下次出差前仍未結清原借款者，公司將不再批準其新的借款。D. 國內出差費用報銷：出差人員應及時報銷出差費用，對實際報銷費用與出差計劃存在差異的，要在報銷單中予以說明。E. 出差盡可能選擇直線路線，如確需經非出差地點轉乘飛機、火車，應根據就近中轉的原則，在中轉地逗留時間不得超過一天，超過時間不報銷任何費用。F. 去程時間以去程長途交通工具的票面出發時間為準，返程時間以返程長途交通工具的到達時間為準，到達時間以財務部確認為準。G. 訂票須知：a) 員工出差所乘汽車、輪船和飛機等長途交通工具，一律由行政部預訂相關票項。若員工自行訂票，且高出行政部預訂票價，其差價由出差人員自行承擔10、。同時，若員工能拿到比行政部更優惠的票價，應及時通知行政部。b) 員工出差所需票項，應盡量提前告知行政部，使行政部有充裕的訂票時間，以便獲得更低折扣的優惠。c) 員工出差若能確定返程日期，應通知行政部預訂往返票。若不能確定返程日期，則應在確定返程時間后，立即通知行政部預訂返程票。行政部如無法取得更低的票價，可由出差人自行購票返回。H. 出差標參照以下執行：職位餐費補助住宿標準交通費標準說 明副總及以上￥80元/日￥350元1. 乘飛機限經濟倉。乘火車（白天限八小時、晚上四小時以上）限硬臥，其它場合只限座位票；2. 市內交通以公共汽車或地鐵為主，出租車為輔，出差人員根據實際情況選擇，報銷時移動路11、線需背書清楚1. 享有餐費補助者，出差期間其午餐補貼暫停發放；2. 出差前往集團或集團其他公司者，補助減半；3. 非杭州市區中午十二點之后出差或中午十二點之前出差返回者（以往返交通票據所書時間為依據），當日餐費補助減半；杭州市區（蕭山區之外）中午十二點之后出差或中午十二點之前出差返回者，餐費補助不可享有；4. 當天（8小時內）往返的短途（蕭山區之外）出差發放餐費補助減半；遇公休假日出差者，餐費補助全額發放；5. L.住宿費僅指住宿費用和稅金，住宿費發票中不應包含其它餐費、電話費、洗衣費等賓館其他服務費用。住宿發票應由開票單位列明實際住宿天數；6. 同性別同級別兩人同往須同住一個房間且按一個人的12、標準執行。7. 蕭山區內出差不適用此規定。總監級￥80元/日￥300元經理級（含副）￥80元/日￥250元經理級（含副）以下￥60元/日￥200元4.5.2 國外差旅費報銷A. 國外出差申請：員工國外出差須提前兩個月在公司OA按要求填寫出差計劃，并附相關材料做出申請，經公司相關領導審批同意后，方可成行。B. 國外出差借款：出差需要借款的，需以出差計劃審批為前提，且在出差計劃中列明借款金額。出國護照、簽證等手續辦好以后，出國人員需提前10天填寫借款單，并附準備好的相關材料到財務部辦理借款手續。C. 國外出差費用報銷：實報實銷的各項費用，回國報銷時必須單據齊全，手續完備，嚴禁開具總額付款憑證，應提13、供詳細列示每筆開支的清單（清單內容應至少包括：出差城市、事項、發生時間、幣種、金額），付款憑據與清單須一一對應，否則不予核銷。短期因公出國人員發生的國外費用必須嚴格控制在批準額度內，除匯率因素影響外，如有超支必須追加超支審批手續。D. 出國人員在國外的移動路線原則上應以公司核準的路線為限，出國人員不得隨意變更，如需要變更或者增加，必須事先征得公司總經理同意，否則所產生的相關費用不予核銷。如因個人原因變更路線或則增加國外滯留天數，也必須事先得到公司總經理批準，但由此產生的額外費用自理。E. 國外出差報告及國外出差訂票：具體要求參考國內出差。F. 出境候機中轉，除業務需要外，不得在中轉地逗留超過214、4小時。因業務需要逗留的，需在填寫報銷單行程時注明。如航空公司不包中轉候機住宿費，員工應取得正式賓館住宿發票，憑票實報，補貼按目的地所在國家標準執行。中轉候機不超過12小時的，不予報銷任何費用。G. 匯率核算： a) 出國人員報銷時應提供當次出差所有的匯兌水單，匯兌水單中列出的兌換手續費可單獨報銷。當次報銷費用同一幣種的匯率按全部匯兌水單加權平均計算。b) 對于沒有匯兌水單的，以借款日、出發日、報銷日官網公布的匯率的平均匯率為準。c) 出差補貼比照無兌換水單的情況進行處理。d) 對未按規定及時報賬或歸還差旅借款的人員，在欠款結清前，不予再次借款。H. 國外出差標準，參照一下執行：出差地址餐費補15、助住宿費說明美國、加拿大、歐洲（獨聯體除外）、西非、日本等國家住辦事處500美元/月（不足月的按天數折算）在辦事處安排的宿舍入住1、 國內費用包括：護照辦理費、簽證手續費、衛生檢疫費、機場建設費人身保險費、交通費及其它相關費用。國內費用可憑有效票據實報實銷；2、 享有餐費補助者，出差期間其午餐補貼暫停發放。中午十二點之后離境或中午十二點之前出國返回者（以往返交通票據所書時間為依據），當日餐費補助減半。不住辦事處$50/日$100/日其他國家住辦事處400美元/月（不足月的按天數折算）在辦事處安排的宿舍入住不住辦事處$40/日$80/日4.5.3 手機費報銷A. 手機費報銷額度標準每年核定一次。16、每年初，各公司人力資源部編制手機報銷額度標準報公司總經理審核，審核通過后再報集團人力資源部審批，財務部須依照集團人力資源部審批通過的標準進行費用控制。B. 如因工作需要需增加手機費額度標準的，需逐級申請，由集團人力資源部最終審批同意后方能執行，財務部收到最終的審批文件后，方能按照新的標準執行報銷。C. 員工報銷手機費僅限公司OA通訊錄上備案的號碼。D. 手機費報銷執行年標準。若員工年度內中途離職，要退回按年標準平均到月金額的超出部分。E. 員工須憑借運營商出具的加蓋收訖章的手機賬單，在額度內實報實銷，預存款發票不予報銷。5 監督檢查集團審計部遵照本制度規定對報銷與付款管理進行定期檢查。注：本制度自頒布之日起實施。